物业档案管理规程.docx

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物业档案管理规程

1.0目的

加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。

2.0适用范围

本程序适用于在管理服务活动中形成的各种档案。

（人事类、财务档案除外）

3.0职责

3.1执行总经理负责外单位（个人）查、借阅档案的审批。

3.2行政人事部经理负责公司员工查、借阅档案的审批及外单位（个人）查、

借阅的审核工作。

3.3档案员（公司由行政助理兼）职责

3.3.1负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；

3.3.2档案资料的移交；

3.3.3档案的借阅、登记、统计；

3.3.4保密；

3.3.5档案室设备、设施的保管维护等。

3.4各部门负责人负责指定专人配合公司档案员做好本部门档案资料的收集、整

理及交接及资料归档前的保管等工作。

3.5人力资源主管负责保管人事类档案，财务部经理负责保管财务类档案。

4.0程序

4.1档案资料的确定,凡属下列几类资料均属归档资料：

4.1.1物业项目基本情况资料，包括工业区规划、建设、发展现状资料及图

纸等；

4.1.2物业项目业户基本资料情况，包括业主接房资料、装修资料及二次装

修验收资料，房屋租赁合同，供水、供电合同以及治安、消防等资料；

4.1.3本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管

理制度、承包合同、工作基本情况描述等资料；

4.1.4公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；

4.1.5各部门资料，包括业务、行政管理等材料；

4.1.6外来资料，包括中央、省、市、区、置业公司来文、友邻单位及其它单

位、组织来文等；

4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；

4.1.8其它。

4.2档案编号

4.2.1档案分划

为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为十

四大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四

级分类）。

具体分划详见《档案分划编号表》。

各部门档案的一级类目、

二级类目均按本办法规定设置，三级和三级以下类目由各部门根据实际

情况自行设置。

4.2.2档案编号

为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。

具体编号方法如

下：

4.2.2.1卷宗编号结构形式

编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“•”隔开，四至五段之间用“—”隔开。

XXXX

—

XXX

部门缩写

一级类目代码

二级类目代码

年

度

码

案

卷

流

水

号

例：

X·1·01·2008·01表示是行政人事部内部管理制度2008年第1卷。

4.2.2.2部门缩写代码：

行政人事部—X

品质管理部—P

财务部—C

项目环境管理部—H

项目秩序维护部—Z

项目工程维修部—G

项目客服中心及综合—K

对项目下属各部门资料，代码前需加项目字母编写，如AB组团项目部客服中心及综合，则部门代码为：

AB-K

4.2.2.3电子档案的编号参同文字档案的类目编号要求，文件夹的命名参考《档案分划编号表》，保证电子档案与文字档案的一致性，对重要的文件、资料应及时进行光盘备份，并定期对电脑档案进行数据备份，光盘类档案由对应部门负责保管。

4.2.3机要档案：

4.2.3.1公司档案按其内容分为“机密”、“保密”二种。

4.2.3.2划分标准：

机密档案：

A、公司执行董事资料、重要或专项会议记要、保密期限内的重要决定事

项；

B、公司中层以上员工人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定；

C、公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、经营报表和各种综合统计报表；

D、公司有关经营资料、资源情报及供应商资信调研资料；

E、公司与同行对手的竞争策略、计划。

保密档案：

A、公司各部门人员调整、未公布的计划；

B、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件事故的调查登记资料。

C、人事档案、薪资性档案、经济合同、劳动合同；

4.3档案地址确定

4.3.1档案存放位置利用分类编号来确定。

4.3.2确定档案一级类存放区：

根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。

各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。

4.3.3各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。

4.3.4每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

4.3.5同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。

4.3.6每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。

4.4归档管理

4.4.1归档前资料管理

4.4.1.1分散在各部门的资料归档前由各部门（兼职）内业负责管理。

4.4.1.2各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。

4.4.1.3各部门（项目）负责人对应归档资料的完整、完好负责。

4.4.2归档时间

各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。

4.4.2.1公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；

4.4.2.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；

4.4.2.3用户（业主）资料在用户办理完各项手续后即行归档；

4.4.2.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；

4.4.2.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；

4.4.2.6图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。

4.4.2.7其它资料按公司领导确定的时间归档。

4.4.3归档要求

4.4.3.1归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；

4.4.3.2归档的文件资料必须是原件。

部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。

书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；

4.4.3.3归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。

4.4.4档案资料移交

4.4.4.1资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。

4.4.4.2移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

4.4.4.3移交清单一式两份，交接人各留存一份。

4.4.5资料编号归档

4.4.5.1档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。

4.4.5.2档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。

4.4.5.3编号后的档案，按本规定第4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存

放。

4.5档案管理

4.5.1档案室由行政主管负责管理，行政助理指定档案员负责具体管理工作。

4.5.2档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。

4.5.3档案保管

4.5.3.1保存期限（国家若有特殊规定的，按国家规定执行；国家无特殊或强制规定的且作业文件中有具体规定的，以该作业文件要求期限为准）

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

A、永久保存：

1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、执行董事、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。

B、十年保存：

1、会计凭证；2、其他经核定须十年保存的文书。

C、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。

D、二年保存：

1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。

4.5.3.2档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。

4.5.4档案的销毁：

超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的管理期限，

每年编制销毁计划及清单，报执行总经理审批，对确无保存价值的由行政人事部统一销毁。

销毁时应注意对备份件、附件的同时销毁。

4.5.4.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

4.5.4.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

4.5.4.3部门内部档案由部门（项目）经理核准销毁；机要档案由执行总经理核准后统一由行政人事部销毁。

4.5.4.4销毁档案须两人以上人员共同完成，行政人事部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

4.5.4.5档案销毁每年进行一次，即每年的2月清理上年度需销毁档案。

4.5.4.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政人事部一份。

4.5.4.7销毁档案编号的处理

经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识流水号，并将其装订放入专门存放区内。

4.6档案借阅

4.6.1档案资料一般只限于公司员工及置业公司需要查阅的人员查阅。

4.6.2外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经审批权限对应人员批准。

4.6.3档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案/文件查阅/借阅/复印登记表》。

4.6.4审批表经部门（项目）经理批准签字后，交相关权限人员批准签字，方可借

出档案。

4.6.5借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失，并保证如期归还。

4.6.6档案借还情况须在登记本上登记。

4.7档案统计

4.7.1档案资料定期进行清理、统计。

4.7.2档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政人事部经理。

4.8档案管理意外事件处理程序

4.8.1档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

4.8.2处理程序

4.8.2.1发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政人事部经理和执行总经理。

4.8.2.2当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；

4.8.2.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；

4.8.2.4若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。

4.8.2.5在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因由品质主管进行调查，追究有关人员的责任。

4.8.2.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。

4.8.2.7对发生的意外事件及处理情况须进行登记。

5.0记录

5.1《档案资料移交清单》

5.2《档案销毁申请表》

5.3《档案销毁登记表》

5.4《档案借阅/复印申请单》

5.5《档案/文件查阅/借阅/复印登记表》

5.6《卷内档案目录》

6.0附录

6.1《档案分划编号表》

档案分划编号表

一级类目编号表

一级类目

类号

制度类

行政人事类

工作计划、报告、预算

往来文件

会议记录

合同类

会计类

物业移交资料类

物业管理类

工程类

剪报

特殊介质类

产品说明类

证照类

（一）制度类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

制

度

类

内

部

管

理

制

度

岗位职责

长期

行政人事部及对应之部门

员工守则

长期

各岗操作程序

长期

其它管理办法

长期

公

共

管

理

制

度

装修守则

长期

行政人事部及对应部门

业户守则

长期

管理公约

长期

各种收费标准

长期

其它

长期

总部下发

制度

长期

行政人事部

（二）行政人事类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

行政人事类

人事

人员异动统计

五年

行政人事部

奖惩统计

五年

出勤统计

五年

考核统计

五年

员工档案

长期

薪资、福利

工资发放表

五年

行政人事部

薪资统计

五年

各类补贴发放表

五年

薪资标准

长期

培训

培训考核统计

长期

行政人事部及相应部门

培训计划

长期

培训记录

长期

培训协议

五年

物资管理

物资申购

长期

行政人事部

物资台帐

长期

（三）工作计划、预算及报告档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

工作计划、预算及报告

工作计划

月度计划

五年

行政人事部及相应部门

年度计划及目标

长期

工作报告

月度报告

五年

行政人事部及相应部门

季度报告

十年

年度报告

长期

预算

年度预算

长期

行政人事部及财务部

其它

（四）往来文件档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

往来文件

与地产公司

文件传签单

长期

行政人事部及相关部门

上报类文件

长期

来文

长期

其它

长期

与工程部

工作联系单

长期

行政人事部及相关部门

收文

长期

其它

长期

与营销部

工作联系单

长期

行政人事部及相关部门

收文

长期

其它

长期

其它

长期

与政府部门

工商

长期

行政人事部

房管局

长期

物业管理协会

长期

物价局

长期

与其它部门

发文

长期

行政人事部及相关部门

收文

长期

其它

长期

公司内部

通知

长期

行政人事部及相关部门

通报

长期

其它

长期

（五）会议记录档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

会议记录

管理例会纪要

公司年度、月度及周例会

长期

行政人事部

专项会议纪要

长期

地产公司会议纪要

长期

其它

长期

行政、部门

（六）合同档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

合同

物业服务合同

长期

行政人事部

购置合同

长期

其它

长期

（七）会计类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

会

计

类

凭

证

类

原始凭证

长期

财务部

记帐凭证

长期

涉外凭证

长期

汇总凭证

长期

工资单

长期

其他

长期

帐

簿

类

日记帐

长期

财务部

明细帐

长期

总帐

长期

银行存款帐

长期

固定资产帐

长期

涉外会计帐

长期

其他

长期

报

表

类

月、季会计报表

长期

财务部

年度会计报表

长期

其他报表

长期

其

他

类

会计档案移交帐册

长期

财务部

会计档案保管帐册

长期

销毁帐册

长期

其他

长期

（八）物业移交资料档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

物业移交资料

设施设备

长期

工程部

房屋初验收

长期

遗漏工程记录

长期

钥匙

长期

房屋正式验收

长期

竣工资料

长期

（九）物业管理类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

物业管理类

业主资料

入住资料

长期

客服中心

装修资料

长期

业主自治管理

长期

物管服务

保洁、安全、客户服务文件

长期

社区文化活动

长期

重点工作记录

长期

投诉/报事处理

长期

其它

长期

（十）工程类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

工程类

服务月报表

长期

工程维修部

设备操作说明书

长期

运行类

设备运行

长期

检查保养记录

长期

事故处理情况

长期

其它

长期

（十一）剪报类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管

部门

类名

类号

类名

类号

剪报类

物管类

长期

行政人事部

房产类

长期

招聘类

长期

其它

长期

（十二）特殊介质类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

特殊介质类

照片类

长期

行政人事部及相关部门

软盘类

长期

光盘类

长期

磁带类

长期

其它

长期

（十三）产品说明书类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

类名

类号

产品说明书类

办公设备类

长期

行政人事部

工程设备类

长期

行政人事部及维修服务部

（十四）证照类档案归档范围及保管期限

一级类目

二级类目

归档范围

保管期限

保管部门

类名

类号

证照类

原件类

长期

行政人事部

复件类

长期

空白样表

长期

档案销毁申请表

年月日

申请部门

经办人

销毁原因：

档案名称：

销毁份数：

部门（项目）负责人

意见

行政人事部

负责人意见

执行总经理

意见

档案借阅/复印申请单

年月日

申请部门

申请人

用途：

□借阅

□复印

档案名称：

份数：

部门（项目）负责人

意见

行政人事部

负责人意见

执行总经理

意见

档案销毁登记表

序号

文件编号

文件标题

页数

所属

部门

归档

日期

保存

期限

销毁

时间

备注

卷内档案目录

序号

文件编号

文件名称

页数

页码

归档日期

备注

档案资料移交清单

移交时间

移交原因

移交文件内容

移交份数

移交人签名

接收人签名

备注

档案查阅/借阅/复印登记表

日期

类别

事由

文件名称

经办人

审批人

档案员签字

备注

查阅

借阅

复印

预计归还时间

实际归还日期

份数

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