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outlook标准教程

OutLook标准教程

一、初识OutLook

很多用户只把Outlook当作一个收发电子邮件的工具，实际上，Outlook不仅是电子邮件收发器，而且还提供了强大的个人记事本、日历、提醒、公用文件夹等功能，它可以高效管理我们的日常工作和生活，是一个体贴入微的办公助手！

请大家注意，我这里提到的Outlook是微软Office软件的组件之一，而不是OutlookExpress。

OutlookExpress是Windows中的一个组件，安装了Windows98/2000/XP的系统都会自带OutlookExpress，它的功能比较简单，以收发电子邮件为主。

微软在最新的WindowsVista中不但对OutlookExpress做了升级，而且还将其更名为WindowsMail，目的就是为了更好的区分这两个名称相似的工具，请大家不要混淆！

Outlook的界面与其他Office组件的风格很相似，所以即便你是第一次用，也不会感觉陌生。

Outlook面板列出了Outlook中不同的功能组的快捷方式，让你可以快速切换到需要的界面下，Outlook的工具栏和工作区中的内容也会随之发生改变。

1.配置Outlook电子邮件帐户

使用Outlook收发电子邮件，首先必须在Outlook中设置你的电子邮件帐户。

只有正确设定你的帐户，Outlook才能连上邮件服务器来实现收发邮件。

如果你是第一次使用Outlook，在启动Outlook之后则会先出现“Outlook2003启动”向导，帮助你完成必要的设置。

当然，你也可以随时执行菜单栏中的“工具”→“电子邮件帐户”命令，启动“电子邮件帐户设置向导”。

在“电子邮件帐户”对话框中，选择“电子邮件”选项组里的“添加新电子邮件帐户”一项，然后单击“下一步”按钮。

接下来在对话框中要选择一种电子邮件服务器的类型，我们选择“POP3”一项，然后单击“下一步”按钮。

（很多国内的电子邮箱都支持这种POP3邮件的收发，如Sina、Sohu、yahoo、163等，它们都有自己的POP3电子邮件服务器。

如果，你的公司使用了ExchangeServer的话，则选择“MicrosoftExchangeServer”，你也可以通过邮箱设置，进入邮箱后，查看相关的POP3项与SMTP选项的设置）

接下来是最关键的一步，你需要在对话框中输入你的电子邮件地址、用户名、登录密码以及电子邮件服务器的名称。

●在“用户信息”栏中输入你的姓名和电子邮件地址，这些信息将会出现在你以后所发出的电子邮件之中。

●在“服务器信息”栏中，你需要分别输入帮你收信和发信的邮件服务器的名称，这些都可以在你的邮件服务商站点的帮助信息中查找到。

（如下图，即126邮箱的配置帮助信息）

这个对话框中的所有信息都要仔细填写，任何一个错误都将导致Outlook无法正常收发电子邮件。

将电子邮件帐户的资料输入完毕后，你可以测试一下帐户的设置是否正确：

在刚才的“电子邮件帐户”对话框中单击“测试帐户设置”按钮，Outlook便会自动连接邮件服务器，测试这些电子邮件帐户的设置值是否能正常运作。

在测试过程中，如果所有的检查程序都通过了，就表示电子邮件帐户的设置值是正确的。

你的第一个电子邮件帐户已经配置好了！

2.修改邮件帐户的配置

已经设置好的电子邮件帐户并不是一成不变的，你可以根据需要对原有的设置进行更改。

你同样要执行菜单栏中的“工具”→“电子邮件帐户”命令，在弹出的对话框中点击选择“查看或更改现有电子邮件帐户”一项，然后单击“下一步”按钮，在对话框中可以更改帐户的设置或删除这个账户。

另外，你还可以点击“添加”按钮添加更多的电子邮件帐户。

3.设置邮件发送服务器

最后需要大家注意的是，即便你严格按照以上的步骤操作下来，也不一定就能配置成功，因为许多电子邮箱网站的邮件发送服务器都要求用户在使用Outlook时先要验证身份，然后才允许发信，所以我们要学会邮件发送服务器的一些设置方法：

在“电子邮件帐户”对话框中单击“其他设置”按钮，弹出“Internet电子邮件设置”对话框。

打开“发送服务器”选项卡，选取“我的发送服务器（SMTP）要求验证”一项，即可实现先验证、后发信。

二、邮件在发送和接收过程中的一些操作技巧。

1.设置Outlook邮箱自动收发邮件

执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件设置】选项卡。

单击【发送/接收】按钮。

选择【安排自动/发送的时间间隔为】一项，在后面可以设定你想要自动收发邮件的时间间隔。

例如：

5分钟。

（默认是15分钟）

2.选择自己喜欢的信纸

Outlook提供了三种邮件格式供我们选择：

HTML格式、RTF格式和纯文本格式。

采用HTML格式的邮件种可以进行插入图片、修饰文字和设置段落等各种操作，而采用纯文本格式则无法做出任何文字变化，只保留最单纯的邮件格式。

只有采用HTML格式，才能使用Outlook提供的信纸写信。

通常情况下，系统默认新建邮件都采用HTML格式。

我们同样执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件格式】选项卡，在“信纸与字体”一栏中，单击【信纸选取器】按钮。

在弹出的“信纸选取器”对话框中，我们就可以选择自己所喜欢的信纸模版了。

当然我们也可以新建一个自己设计的信纸模板。

3.创建个性化签名

我们在写完一封邮件之后，总免不了要在结尾处署上自己的名字、E-mail地址等一串信息，非常麻烦。

Outlook具有“自动签名”功能，可以将你的签名自动添加到新邮件中，省去了很多重复的操作。

执行【工具】|【选项】命令，打开【邮件格式】选项卡，在“签名”一栏中，单击【签名】按钮。

在“创建签名”对话框中，单击【新建】按钮。

输入新的签名名称，选择【由空白签名开始】，单击【下一步】按钮。

在窗口里编辑自己的签名。

也可以单击【高级编辑】，使用Word或者FrontPage来编辑你的签名。

3.发给别人的重要邮件急待处理，如何提醒对方？

一、给邮件添加重要性标记

新建一封电子邮件。

单击【发送】按钮右边的一个红色感叹号。

这就是重要性标志。

当收件人收到你标有重要性标志的邮件后，收件人就可以看到你的邮件后面有一个红色的感叹号。

二、添加后续标志和提醒

如果你在邮件中提到的任务需要后续工作，可以在邮件编辑界面上单击工具栏上的【后续标志】按钮。

在“标志”列表中选择所需文本，或键入说明的文本。

在“标志颜色”列表中，选择所需的颜色标志。

在“到期时间”框中，你可以选择与此邮件内容相关的后续任务的到期日期和时间。

4.不知道对方是否收到我的邮件？

在新建邮件的窗口中，单击【选项】按钮。

在弹出的对话框中，选中【请在阅读此邮件后给出‘已读’回执】一项，这样只要收件人打开并阅读了你的邮件，对方的Outlook就会自动发一个“回执”邮件给你。

另外，如果选中【请在送达此邮件后给出‘送达’回执】的话，那么当你发出的邮件到达后，你会收到“送达”回执。

5.写好的邮件如何在指定的时间自动发送？

在“邮件选项”对话框中，如果选中【传递不早于】一项，就可在后面的下拉菜单中指定想要发送此邮件的具体的日期和时间，Outlook将会按时自动发送此邮件。

你的邮箱正在被越来越多的电子邮件所充斥，面对大量的邮件，怎样才能实现高效的管理呢？

如何才能快速找到所需的邮件呢？

以下给大家介绍一些Outlook的相关功能和操作技巧。

1.为邮件添加后续标志

后续标记功能可以帮助你用不同的颜色来标记不同类型的邮件。

1、在收件箱的邮件列表区里，对邮件单击后面灰色的小旗子。

2、单击鼠标右键可以选择所需的颜色标志。

在“搜索文件夹”中，标有后续标记的邮件可以按照颜色的不同分门别类的显示出来，供你快速浏览和查找。

2.为重要邮件添加提醒

利用邮件标志，我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加“定时提醒”。

右击邮件标志，选择【添加提醒】命令，弹出“后续标志”窗口。

在“标志”后选择对邮件进行标志的理由（默认为“需后续工作”，选择该标志后，邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中），在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。

这样，当指定的邮件到期时，Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。

3.使用“搜索文件夹”查找邮件

在文件夹视图中，单击“搜索文件夹”，选择“标有后续标志的邮件”，利用它可以方便的找到标有后续标志的邮件。

1、右键单击“搜索文件夹”，选择【新建搜索文件夹】。

2、在“新建搜索文件夹”对话框中，双击“特定人员发来的邮件”，在联系人列表中选择特定的联系人。

如果在联系人中没有的话，可以直接在下面“收件人”里手工填写。

4.使用“查找”按钮搜索邮件

方法一：

1、单击常用工具栏上【查找】按钮。

2、在“查找”栏中，填写发件人的信息（比如：

E-mail地址、姓名）。

在【搜索范围】里选择要搜索的位置。

单击【立即查找】。

3、查找条件可以保存为搜索文件夹，单击查找工具栏上的【选项】按钮，选择“将搜索另存为搜索文件夹”。

方法二：

在邮件标题上单击右键，“查找全部”，选择【来自发件人的邮件】。

5.新建电子邮件文件夹

随着时间的推移，收件箱里的邮件会越来越多，虽然可以用查找功能来整理这些邮件，但每次都这样做依然很麻烦。

建议大家建立新的文件夹来存放同类的邮件。

比如你可以将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。

执行【文件】→【新建】→【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。

建立好自己定义的文件夹后，我就可以将邮件分类保存了。

打开收件箱，先选择邮件，然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标即可。

6.实现邮件的自动分拣

现实生活中寄出的信件，是经过邮局的拣信和分信处理，才投递到我们的信箱中。

Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能，它可以帮助我们执行邮件的分类。

执行【工具】→【组织】命令，打开“组织”窗口。

接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。

单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】→【规则和通知】命令，可以创建更复杂的电子邮件自动分拣规则。

你可以直接选择某一种规则向导，通过模板快速创建分拣规则，也可以直接由空白规则开始进行创建。

例如在此我们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。

最后，你可以选择“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的所有邮件运行此规则进行分拣。

最后要说明的是，Outlook允许我们设置多条分拣邮件的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。

我们可以对某条规则的内容进行修改，只要点击选中这条规则，然后单击【更改规则】按钮即可。

今天先写到这儿，下次我们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操作技巧

我们在日常生活中，会将一些常用的电话记在电话本中，以便在需要时能够立即查阅。

Outlook的“联系人”列表也具有相似的作用，你可以建立一些同事和亲朋好友的通讯簿，不仅能记录他们的电子邮件地址，还可以包括电话号码、联系地址和生日等各类资料。

以下给大家介绍一些Outlook“联系人”的相关功能和操作技巧。

1.如何快速添加联系人?

在邮件的浏览区里，将鼠标移至发件人名称上，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【添加到Outlook联系人】命令，即可快速创建一个新的联系人。

你可以在“联系人”对话框里面填写各类资料，甚至可以将联系人的头像导入进来。

为了能让“联系人”列表发挥强大的功能，建议你填写的越详细越好，例如联系人的生日、头衔和绰号等。

打开“联系人”窗口中的“细节”选项卡，这些信息都可以在里面记录下来。

2.每次都要给固定的几个人发邮件，如何快速的添加联系人？

我们可以将相关的几个联系人加入到一个“通讯组”中，这样在以后发信时，只要我们选择这个通讯组，就相当于选择了这个组中的所有人，如此就方便多了。

（1）、打开“联系人”视图，单击工具栏上【新建】按钮右侧的下拉箭头，选择【通讯组列表】命令。

（2）、首先为新建的通讯组起一个名字，然后单击【选择成员】按钮，选择当前Outlook“联系人”中已有的人作为组成员；或者单击【添加新成员】按钮直接添加新的联系人作为组成员。

（3）、在发送邮件时，只需要在选择联系人的时候，选择相应的组就可以了。

3.联系人太多，如何快速找到需要的人？

方法一：

用字母定位

“联系人”列表中的联系人是按照姓氏拼音的开头字母的前后顺序排列的。

所以，使用“拼音索引”按钮可以很快寻找到联系人。

在联系人区域的最右边单击联系人名字的第一个字母，可以快速定位联系人。

方法二：

按单位排列

在联系人的项目预览区将“当前视图”由“地址卡”改为“按单位”，可以按照联系人所在的单位不同进行快速查找。

方法三：

按类别分类

为了方便识别和查找，Outlook还允许我们为众多的联系人分类。

在“联系人”窗口中右击联系人条目，执行快捷菜单中的【类别】命令，即可弹出“类别”对话框，在这里，你可以为这位联系人设定属于哪种类别。

联系人的分类不是唯一的，你可以为一个联系人指定属于多个不同的类别。

这样，我们今后在进行联系人查找时，就可以按照不同的类别进行分类了。

方法四：

用“查找联系人”输入框

在工具栏上的“请输入要查找的联系人”框中键入要查找的联系人的姓名，可以直接进行搜索。

方法五：

用“查找”按钮

单击工具栏上的“查找”按钮，键入要查找的联系人的姓名。

在“搜索范围”中选中【选择文件夹】，在“选择文件夹中”选择“联系人”。

单击【确定】再单击【立即查找】按钮。

4.怎样做好联系人信息的备份，防止重要信息丢失？

（1）、执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令。

（2）、选择“导出到一个文件”，单击【下一步】。

（3）、文件类型选择“个人文件夹.pst”，单击【下一步】。

（4）、在选出导出文件夹的位置中，选择“联系人”，单击【下一步】。

（5）、自定义保存位置。

单击【完成】。

生成的pst文件可以妥善保存起来，一旦需要还原Outlook联系人的信息，我们可以再次同样执行【导入和导出】功能，选择“从另一程序或文件导入”操作即可进行数据的还原。

5.如何查看与联系人的各种信息往来？

在“联系人”视图中，双击想要查看的联系人信息，打开联系人对话框中的“活动”标签。

这里会罗列出曾经与此联系人相关的所有活动信息，包括邮件往来、约会事件等，你可以直接双击这些条目查看详细情况。

6.如何制作和发送自己的电子名片？

为了方便与客户的业务往来，你可以为自己创建一个电子名片，并将其转发给相关联系人，以便日后进行联系。

首先为新建“联系人”，把自己的信息详细填写好，然后执行【动作】菜单下的【作为vCard转发】命令，Outlook就将会自动新建一封电子邮件，并将此联系人的信息以附件的形式附加在此邮件中（vcf文件），指定收件人，发送即可！

对方收到你的vCard后，既可以打开进行查看，也可以点击【保存并关闭】按钮将你直接保存为他的一个联系人。

当然，前提是对方的电脑里也安装了Outlook~~~