会展技能大赛团体赛总策划书.docx
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会展技能大赛团体赛总策划书
广州大学会展协会
2014年会展技能大赛初赛
策
划
书
二0一四年十月
一、竞赛名称
2014年第八届全国商科院校技能大赛会展专业竞赛初赛
二、主办方与承办方、赞助商
主办方：
广州大学旅游学院
承办方：
广州大学旅游学院会展协会
三、竞赛目的
1.提高学生对会议、展览和节庆活动进行策划的技能；
2.进一步丰富学生校园生活，营造积极向上，百花齐放，健康文明的校园文化，丰富我校学生的业余生活，加强校园精神文明建设展现我校师生锐意进取的精神风貌；
3.给同学们一个展现自我的平台，使广大同学对会展活动策划有进一步了解，锻炼同学们策划展会与大型活动的动手能力。
四、活动介绍
1.比赛赛制：
2.活动规则：
竞赛采用团体赛形式，由会展管理知识赛合格的选手组成团队（3-5人），采取会展项目策划方案评审、项目陈述和现场答辩相结合的方式。
每个参赛队15分钟，其中项目陈述10分钟，回答评委提问5分钟。
五、活动地点
广州大学理科南楼111
六、活动时间
2014年11月13日下午1点半
七、活动对象
广州大学旅游学院2011-2013级学生
八、活动内容
一个会展项目（展览项目或会议项目或节庆活动项目）的整体策划。
主题自选，既可以对市场上已有的会展进行重新策划，也可以选择新的项目进行策划。
九、竞赛要求
结合会展管理相关的专业知识，对所选择会展项目从立项到推广，以及项目的管理运作向评委做详尽的陈述，要求突出重点理论，并能用数据支持论点。
团队的每位参赛选手均需参加陈述。
在陈述答辩时，假设评委是公司董事会的委员。
如果策划的是一个新项目，力求说服董事会为什么这是一个可行的并值得公司投资的项目；如果是一个已经在运做的项目，应在策划中包括对以往项目运做中存在的不足的分析，并提出在新的一年如何改进及创新，以期继续得到董事会的支持。
在会展项目策划方案和PPT陈述中必须包括以下重点内容：
（一）立项分析（立项分析中需包括潜在风险分析及应对）
（二）项目运作计划（包括项目结构及时间表）
（三）项目营销推广计划
（四）项目预算（切合最实际情况的预估损益平衡的时间，并做最好和最坏情况分析（bestandworstscenario），以及最坏情况下的应对措施）
每个参赛队可按自己的策略及项目特色对以上内容有所侧重，并选择是否在策划方案及演示中包括其它相关内容的陈述，例如：
危机管理、信息管理，人力资源管理等等。
另外，会展项目策划方案在5000字以上，配套PPT在25页以上。
相关建议：
（一）项目陈述结束后，应力求清楚地让评委知道：
展商的目标全体、展会的展示范围、观众的目标群体，与同类展会比较，展会定位有何不同。
营销计划应该对吸引不同的目标群体有针对性。
（二）项性分析中除了对外部条件的分析（经济环境，地域优势等等），如果市场上有类似主题的展会，应该有和竞争对手比较的SWOT分析（我们项目的优势、劣势、机会、威胁）以及如何发挥优势、弱化劣势、应对风险。
同时，参赛者的SWOT分析结果应该是对项目操作策略和行为有影响的。
（三）各个部分的计划及执行（营销、运作、预算等）均应和项目定位策略保持一致。
十、评委评分
评委将从以下四个方面进行评分：
（一）项目策划的完整性
（二）项目实施的可行性以及各部分之间的逻辑性
（三）项目项目策划及实施的创意
（四）陈述表现和现场答辩
十一、奖项设置
本次比赛前七名将会代表学校参加赴苏州决赛
十二、比赛当天流程安排（11.13）
工作内容
工作人员
负责人
前期布场
运营部
罗茜彭一鸣方昱人叶颖平李暖莹朱泳仪宁小静钟燕青
罗茜
签到与调查问卷
秘书部
刘嘉丽杜颖曦
陈吕娣
引导
公关部
赵莹晴林东昕黄艳君刘雨佳
马奕豪
视频与拍照
宣传部
梁颖怡邓乐璇
郭丹云曾颖虹林嘉欣
梁颖怡
郭丹云
收分和记录
运营部
叶颖平
陈吕娣
举牌和计时
运营部
钟燕青朱泳仪
罗茜
控场
公关部
古炜杰
彭一鸣
罗茜
宣传部
艾凡又
秘书部
刘嘉丽
运营部
宁小静彭一鸣
机动
宣传部
陈欣量
罗茜
运营部
罗茜李暖莹
茶歇
秘书部
陈吕娣彭一鸣
陈吕娣
技术顾问
运营部
方昱人
罗茜
主持
公关部
卢一丹
陈嘉希
马奕豪
秘书部
张锂彬
后期撤场
运营部
罗茜彭一鸣方昱人叶颖平李暖莹朱泳仪宁小静钟燕青
罗茜
古炜杰
公关部
古炜杰
秘书部
张锂彬
十三、承办方工作安排
部门
具体工作安排
负责人
宣传部
①活动举行前设计好邀请评委老师、嘉宾的邀请函（与秘书部一起）；
②活动举行前设计好活动相关的海报、宣传单；
③负责扫班分配（扫班工作与其他三部一起完成）；
④现场拍摄工作；
⑤比赛当天PPT首页制作+背景音乐；
⑥赛前、赛后的信息发布（如微博、微信公众平台）；
郭丹云
秘书部
①活动举行前联系好评委老师、嘉宾（如团委学生会代表），并提前制作好名牌；
②报名表制作与发送至各班班长处；
③收集报名信息与统计，统计后汇报再确定比赛当天具体时间；
④邀请媒体（如广播站、新闻中心等）；
⑤参与扫班任务；
⑥赛前抽号（注意标记关键词，便于主持人写主持稿）；
⑦现场签到（对比赛小组）；
⑧维持好比赛顺序；
陈吕娣
公关部
①活动举行前拉赞助（现金或实物）；
②找礼仪队的人做主持（主持人培训）；
③参与扫班任务；
④现场礼仪（控场、维序、派发小礼品等）；
⑤微博稿、微信公众平台信息稿撰写；
马奕豪
运营部
①参与扫班任务；
②借教室（视比赛报名人数定）；
③准备物资（到时列清单，包括会旗、矿泉水、麦克风等等）；
④现场布置场地（可事先制定一个草图，观众席、嘉宾席、横幅位置等等）；
⑤现场控场（主要对物，如投影仪、麦克风等）；
罗茜
十四、活动筹备具体安排
时间
筹备具体安排
备注
前期
宣传部：
①要上交整个比赛活动的活动大纲与策划书；
②要加紧本次比赛活动的宣传（包括宣传单、宣传海报等）；
③活动举行前设计好邀请评委老师、嘉宾的邀请函（与秘书部一起）；
④负责扫班分配（扫班工作与其他三部一起完成）；
运营部：
①参与扫班任务；
②借教室（视比赛报名人数定）；
③准备物资（提前列清单，包括会旗、矿泉水、麦克风等等）；
秘书部：
①活动举行前联系好评委老师、嘉宾（如团委学生会代表），并提前制作好名牌；
②报名表制作与发送至各班班长处；
③收集报名信息与统计，统计后汇报再确定比赛当天具体时间；
④邀请媒体（如广播站、新闻中心等）；
⑤参与扫班任务；
⑥赛前抽号（注意标记关键词，便于主持人写主持稿）；
公关部：
①活动举行前拉赞助（现金或实物）；
②找礼仪队的人做主持；
③参与扫班任务；
中期
宣传部：
①现场拍摄工作；
②比赛当天PPT首页制作；
活动进行时要合理分布好场地，尽可能使候赛区、评委区、观众区能够清晰明了。
另外，还需要预留备用的场地以防出现突发状况。
运营部：
①现场布置场地（可事先制定一个草图，观众席、嘉宾席、横幅位置等等）；
②现场控场（主要对物，如投影仪、麦克风等）；
秘书部：
①现场签到（对比赛小组）；
②比赛叫号（维持好比赛顺序）；
公关部：
现场礼仪（控场、维序、派发小礼品等）；
后期
宣传部：
赛后的信息发布（如微博、微信公众平台）；
活动结束后，要把物资收拾好、清点好，以防遗失或损坏；要把现场的环境清理好；另外，可在出口处进行活动反馈，鼓励观众的参与。
为本次活动提出意见，与为下次的活动提出建议。
运营部：
清点物资
秘书部：
统计比赛结果
赛后结果通知与联系
调查小纸条的统计和反馈
公关部：
微博稿、微信公众平台信息稿撰写；
十五、应急预案
1．各部门必须控制好每一部分的时间，以免耽搁下一个流程。
2．各部门调配物资时检查是否完整、可用，提前检查清楚。
3．当天工作人员注意着装整齐以及佩戴工作证。
4．各工作人员随机应变，有事联络应急负责人。
5．应急处理
紧急事件
处理方法
评委老师迟到
打电话提醒，比赛待老师评委到后进行（秘书部）
电脑，资料拷贝出问题
用后备电脑，备用U盘（运营部）
多媒体出问题
立即打电话找工作人员（运营部）
现场秩序混乱或吵杂
协助现场的工作人员管理好（机动）
主持人冷场
安插卧底防止冷场（机动）
参赛小组临时调换出场顺序
视紧急情况而定，多数情况不允许
观众人数不足
通知班上同学参与
观众人数过多
准备胶椅（运营部）
参赛队伍未按时到场
通过事先记录的联系方式紧急联系（秘书部）
十六、附录
◆附录1：
《比赛器材准备》
物资
数量
总价（元）
比赛物资
麦克风
4（至少）
评委老师名字牌
10张
10
音响
2
相机
2
调查小纸条
50
横幅
1条
150
会旗
1条
50
椅子（胶凳）
30
海报（2张A0，1张A1）
3张
38
主持人
2
礼仪
4
宣传单（彩印）
42张
42
邀请函
10份
12
日常物资
矿泉水
1箱
20
奖励物资
茶歇
300
预算
622
元
◆附录2：
《2014会展技能大赛团体赛布场图》
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