行政机关办公室公文处理工作培训讲课稿.docx

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行政机关办公室公文处理工作培训讲课稿

行政机关办公室公文处理工作培训讲课稿

　　行政机关办公室公文处理工作培训讲义提纲

　　县政府办秘书室XX

　　一、《国家行政机关公文处理办法》的主要内容及有关要求

　　两个基本概念

　　1.行政机关公文的含义：

是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范性式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　2.公文处理的含义：

是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　公文种类

　　1.行政机关的公文种类主要有13种：

命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。

　　2.县政府及其部门规范性公文种类

　　按机关代字划分，目前县政府及县政府办公室共有文件12种。

　　“嘉政发”，主要适用于传达贯彻上级机关的方针、政策、指示，部署全局性工作，发布重要决定，批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件，以及必须以县人民政府名义发布的事项。

　　“嘉政”，主要适用于向上级人民政府请求指示、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复询问。

　　“嘉政人”，适用于县人民政府人事任免事项。

　　“XX县人民政府令”，适用于发布经县人民政府常务会议讨论通过的县人民政府决定。

　　“嘉政函”，主要适用于县人民政府与市人民政府部门或其他县市人民政府等不相隶或者平行的机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准，提请县人大常委会审议议案，批复有关乡镇、部门或单位的请示事项。

　　“县政府常务会议纪要”，适用于记载县人民政府常务会议情况和议定事项。

　　“嘉府阅”，适用于记载县人民政府领导、或受县人民政府领导委托由县人民政府办公室负责同志主持召开的专题会议情况和议定事项。

　　“嘉政通”，主要适用于县人民政府发布通告。

　　“嘉政公”，主要适用于县人民政府发布公告。

　　“嘉政办发”主要适用于根据县人民政府授权，传达、部署重要工作，转发有关部门文件，通知有关事项等。

　　“嘉政办函”，主要适用于经县人民政府同意，向乡镇和部门布置具体工作，答复有关询问，以及与不相隶属或者平行的机关商洽工作等。

　　“嘉政办”，主要适用于县人民政府办公室向县人民政府请求指导、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议。

　　各政府组成部门发文文种可参照此执行。

如县财政局，相关文种可定为嘉财发、嘉财办发等。

　　公文格式

　　1、公文组成部分

　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　依据《湖南省规范性文件管理办法》，新增“规范性文件登记号”。

　　2、公文基本要素

　　公文要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红反色线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

　　眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

　　主体，包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。

　　版记，包括主题词、抄送、印发机关和印发日期、版记中的反线。

　　3、公文要素标识的有关要求

　　秘密等级和保密期限：

密级有3种：

“绝密”、“机密”、“秘密”。

凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

　　紧急程序：

紧急情况有“特急”、“急件”。

其中电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

一般规定是，“特提”必须即收即办，在当天内处理完毕，“特急”3天内，“加急”5天内，“平急”10天内处理完毕。

　　发文机关标识：

由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。

联合行文，主办机关排列在前。

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。

年份用全称，用六角括号，序号不编虚号，不加“第”字。

　　签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文学号右侧。

签发文件的负责人。

　　标题。

公文标题中，除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　主送机关。

公文发送的主要单位。

　　正文。

排版规格，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字，主题词3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体；词目之间空1字。

　　附件说明。

说明附件内容的文字。

　　成文日期：

以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”。

　　印章使用：

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　单一发文印章，在落款处不署文发机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

　　联合行文印章，需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，两印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm；需加盖3个以上印章时，应将发文机关名称按加盖印章顺序排列出相应位置，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，均居中排列；在最后一排印章这下右空2字标识成文日期。

　　附注。

联系人及联系电话。

　　附件。

表格、参会人员名单等补充说明材料。

　　主题词。

用黑体3号字，居左顶格标识，后标全角冒号。

　　抄送机关。

公文需要抄送的单位。

　　印发机关。

印发机关名称，一般为单位办公室。

　　印发日期。

印发文件的日期。

　　规范性文件登记号。

登记号标注在红头文件第一页版心左上角第一行。

　　（四）行文规则

　　政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文（平行文、下行文）；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

　　部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。

　　（五）发文办理

　　1.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

公文中应当使用国家法定计量单位。

　　2.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（六）收文办理

　　收文办理中应注意的事项。

收文内容审核，提出拟办意见，及时送呈阅办，及时转办交办。

　　（七）公文归档

　　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　（八）公文管理

　　1.上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　2.公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　3.销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　　二、当前公文处理工作中常见的不规范现象

（一）发文处理中不规范。

一是公文格式不规范。

二是文件“升格”现象无法控制。

三是代拟公文质量不高。

四是文稿审核“倒流”、“倒行文”现象严重。

（二）请示性公文报送不规范。

　　请示与报告的行文目的不同。

“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，是请求性上行文，需要答复，时限性明显强行报告。

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，是陈述性行文，不需要答复。

　　（三）部门之间行文不规范。

向不相隶属的有关主管部门请求批准时不用“函”而用“请示”行文。

　　（四）发文字号中年份用方括号括起。

发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”，不用“[]”。

发文序号不编虚位（即“1”不编“001”），不加“第”字。

　　（五）成文日期汉字数字或阿拉伯数字混用。

成文日期须用汉字数字（小写）表示，不能用阿拉柏数字或混用，如将“二○○六”写成“二00六”。

其中的“0”必须写成“○”，“○”不用写成“零”。

　　（六）随意标注主题词。

公文不分行文方向，都必须标注主题词。

主题词的选用，一般不应超出主题词表所列词语范围（特殊情况可在类属词之后自选恰当词语并加“△”号注明），应先标类别词，再标类属词，标类属词时又应先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。

数量一般不能多于5个。

　　主题词标注示范：

　　1.关于加强水能源开发利用管理工作的意见：

　　水利资源意见

　　2.关于转发省交通厅省财政厅省物价局《湖南省取消政府还贷二级公路收费实施方案》的通知：

　　交通公路收费通知

　　3.关于印发《XX年省政府督查活动安排》的通知：

　　行政事务督查通知

　　（七）仍然使用“抄报”。

可用报送或抄送。

　　（八）标注“此页无正文”。

当公文排版后所属空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

　　（九）随意提及“单位主要负责人”。

“主要负责人”指各级行政机关正职或主持工作的负责人。

　　（十）随意标注“附注”。

“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

　　（十一）对文种“函”存在误解。

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有制发机关权限决定的法定效力。

　　三、县政府关于规范公文处理的有关要求

　　1.关于公文报送

（1）报送途径。

各级各部门向政府报送公文，必须严格扫行“一个口子进、一个口子出”制度。

（2）报送要求。

报送政府的公文必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，应采用规范的公文格式，并在附注处注明联系人和联系电话。

　　（3）不受理的请示件。

　　（4）往省、市报送材料注意事项。

以政府名义行文报送县政府或县直部门的，须先经县直对口或职能部门审核、会签。

如同意行文上报，再报送部门按程序行文。

　　2.关于公文审核

　　发文审核程序。

以县政府或政府办公室名义制发公文，由主办单位按照公文格式和标准起草初稿，送有关单位会签，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，再送县政府室审核，进入文件审签程序。

　　法制审核程序。

其中涉及公民、法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省规范性文件管理办法》先送县政府室初审，对材料的齐备性、规范性和制定该文件的必要性进行审查，再送政府法制部门进行合法性审核，然后送部门进入审签程序。

　　以政府或政府办公室名义出台重大政策措施，原则上需经政府常务会议审议通过或政府领导主持召开相关会议研究审定。