二手房中介财务部业务管理规定.docx

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二手房中介财务部业务管理规定

二手房中介财务部业务管理规定-

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财务部业务管理规定

一、财务管理制度

<一>收款管理

1、本公司收款可接受现金（包括无折划款）、银行支票、银联卡三种结算方式。

2、财务部与门店均可直接收取款项。

3、所有收款必须及时开具收据。

4、客户将款项交至财务部或采用无折划款将款项划至公司帐户的，由财务部出纳员负责清点、查收，确认无误后为交款客户开具收款收据，当日收取款项应及时存入银行。

5、门店文秘（或助理）负责门店的收款事宜。

6、客户将现金交至门店，由门店文秘（或助理）负责清点无误后，存入公司指定帐户；采用无折划款的由文秘（或助理）陪同客户确认款项划入公司指定帐户；而后由门店文秘（或助理）为客户开具收款收据，客户交付支票的由文秘（或助理）收取并于当日送至财务部，由财务部出纳存入银行，查实款项确已到帐后通知门店进行下一业务程序的操作。

客户要求到公司财务部交款的由门店文秘（或助理）或经理开好收据并一同至公司收款。

7、门店将所收取款项存入（划入）公司指定帐户后，文秘（或助理）应立即电话通知财务部出纳员查收，并在当日的资金日报上加以反映。

8、一般情况下，门店当日所收款项应全部存入公司帐户，当日无法存至公司或第二日急需使用的款项需提前通知并征得财务部同意后方可滞留门店，由文秘（或助理）存入门店备用金存折。

<二>付款管理

1、财务部负责全公司的业务支出、费用报销及工资发放工作。

2、任何职能部门及个人用款需提前上报呈批件并填制借款单（领取支票需填制支票领用单）经总经理批准后方可支取。

3、付款金额超过500元的支出原则上使用支票支付。

4、除过户付款外，所有付款（5万元以上）原则上须在财务部进行。

财务部出纳人员从银行提取大额现金（5万元以上），须由行政部安排专车及专人方可提取，门店文秘存取款项在5000元以上，应有门店人员陪同方可进行，任何人不得以任何理由拒绝配合。

5、门店申请支付房款需提前（当日收付提前1天；需公司划款20万以下提前2天、20万以上提前3-5天）上报呈批件（凡对付款银行有特殊要求的须提前在呈批件上写明，否则财务部将根据资金情况自行安排付款银行），写清房屋位置、房主、房款收付情况，用款金额，用款时间，由区域总监批准，财务经理审核后，由财务部出纳在用款当日划入门店备用金存折（5万元以下），门店文秘（或助理）负责给付房主，同时应取得房主的收款收条，非房主本人收款的须提供房主签字确认的收款委托书及受托人身份证复印件，连同收条附在“支出凭单”后据此报销；房主为公司或其他单位的应提供有效的收据并加盖单位财务专用章。

6、过户用款由过户员负责提前上报呈批件（同门店），经过户部经理签字，财务部审核批准，报总经理签批后，由财务部出纳在付款当日将款项划到过户员个人存折中，过户完毕后，由过户员划给房主。

当日未支付或未完全支付的款项应及时通知财务部出纳人员，并划回公司帐户。

无论金额大小，门店或过户部当日用款，财务部于当日划存，不得提前划至门店或过户员帐户。

其他须在门店支付的房款（5万元以上），由财务部出纳在用款当日划入门店指定帐户（经理或助理的个人帐户），经理及助理相互监督付款。

凡当日因故未能支付的款项，须即时通知财务部，未经财务部批准，不得滞留在门店或个人处，必须于当日划回公司帐户。

7、门店备用金存折只可用于业务支出（付定金、房款），实际支出时，由门店上报呈批件，同时填制借款单，批准后方可付款，因情况紧急需即时支付的款项（只限于同一单业务同时收付且收款大于付款的情况）须征得财务部同意后进行支付，而后仍需补办相关手续。

8、门店自身费用（房租、物业费、水电费、办公费、电话费、复印费）由门店文秘（或助理）填制“费用报销单”，门店经理签字后，经财务经理审核、总经理签批后按规定标准进行借款及报销。

9、备用金存折由文秘（或助理）保管，文秘不在时由经理保管，经理与文秘共同知晓密码，严禁将存折及密码交付他人。

10、除文秘（助理）以外的其他人员一律不得收付款项及携带公款外出，文秘（助理）不在而又必须即时办理的收付款，可临时由门店经理代为办理。

11、财务部根据各门店业务开展情况确定备用金金额并及时补充，最高限额为1万元。

12、客户需领取发票，门店应提示客户本人在过户日后一个月内，凭门店开具的代理费收据，至公司财务部换开发票，发票金额以代理费金额为限，一般不应超过成交价的2.5%，发票的付款人名称应为客户名称，与签订合同的客户名一致。

<三>报销

1、职能部门人员领用款项须在自领款日起一周内报销，借款一周仍未使用的款项应及时交回财务部，待确定准确付款时间后再重新借款。

门店领用款项须在一周内进行报销，未按规定时间报销又无正当理由的，财务部有权在工资发放及业绩考核时建议行政人事部扣发或停发责任人工资。

2、门店报销须填制支出凭单（与房屋相关的房款、税费、信息费或其他与某单业务直接相关的费用）或费用报销单，并将取得的收条、收据、发票或其他正规、合法单据粘贴完好附后，由经办人签字、门店经理签字后交至财务部，由费用会计进行审核后，交财务经理审批，报总经理签批核销。

<四>资产管理与清查

1、财务出纳员负责现金的管理及保存，并按日登记现金日记帐，每日终了与现金实物核对，确认帐实相符，财务经理将进行不定期抽查。

2、财务出纳员要及时将收到的各种资金票据存入银行，保证资金回笼，登记银行日记帐，月末领取银行对帐单，编制银行存款余额调节表，报财务经理。

3、财务部应建立固定资产明细帐，登记资产存放地点、使用部门、原值、购入时间、预计残值和可使用年限；办公用品及低值易耗品等应归口由行政人事部建立相应记录，进行实物管理，并于每季度末会同财务部组织清查盘点，门店资产由门店经理及助理进行盘点，并于每季末最后一日将资产盘点表传至行政人事部，如发现损毁、遗失，应查明原因，报总经理进行相应处理，并报财务部进行相应帐务处理。

<五>门店财务管理

1、门店应设置资金日记帐，反映每日门店资金收支情况，由助理按日逐笔登记，并核对余额，确保与上报财务部的资金余额相符。

2、门店文秘（或助理）须于每日16：

00前向财务部上报（可传真）当日资金余额日报表、立契日报表、购房交易日报表（表样附后），16：

00以后发生的资金收支立即电话通知财务部，并纳入第二天的收支报告。

3、门店文秘（或助理）应于每月1日前向财务部上报上月签单统计月报表，每季度终了21日上报季报表。

4、财务部出纳每周至少一次通过电话银行、网上银行或其他方式对各门店的备用金余额进行查询，核对备用金余额与门店上报金额相符。

另外，财务部可随时安排对门店资金状况进行不定期检查。

<六>过户用款

1、门店将过户申请表传至过户部，过户员确定过户时间后，提前上报呈批件，并填写借款单送至财务部，财务部审核后将呈批件与借款单报请总经理批准后，安排付款。

过户员负责此款项报销事宜。

2、一般情况下门店应在过户前五天收齐房款，方可申请过户，未按此规定执行的门店须专门上报呈批件，经区域总监批准后，过户部据此安排过户。

3、过户之前，过户员必须与门店核实确认房款全部结清（含过户当日收付），公司应收取的代理费，代垫税费全部收齐（贷款客户须确认批贷），方可申请过户用款，未收齐的款项且计划于过户时收取的应由门店文秘（或助理）配合过户员收取。

4、过户部为客户办理贷款审批必须交纳首付款，并取得门店或财务部开具的首付款收据方可进行，凡未交清首付款的客户，过户部有权不予办理。

<七>押房用款

1、门店申请押房应首先由业务员及门店经理进行实地看房，核查房屋资料，确认没有问题后方可与房主商谈签售事宜。

2、门店与房主初步达成意向后，门店经理应将房屋情况、价款及签售、代理合同期限、代理形式及押房需用款项填报呈批件，报区域总监审批同意后签订代理合同，而后将呈批件传至财务部，财务部审核后安排付款。

3、对所押房屋申请推全款的区域门店须提前一周上报呈批件经区域总监签字后报至财务部，由财务经理审批同意后及时安排付款。

4、门店经理对所押房屋资金（定金）的安全负责，区域总监对已推全款的押房资金负责，因合同到期或其他原因未能及时收回押房资金的视为押房失误，损失款项从门店经理当季业绩中扣除（当季未完成任务，从下一个完成任务的超额部分中扣除）。

5、一般情况下，已推全款的门店在该房款未收回前原则上不得再对其他押房推全款。

6、各门店每月30日将本门店押房及回款情况上报总经理（区域总监）及财务部。

<八>监督与检查

1、财务经理每月对财务部现金进行一次抽查盘点，并做好相应记录。

2、财务部出纳员每周至少一次对门店备用金情况进行抽查，确认帐实相符。

3、财务部每月不定期到门店进行财务检查，监督门店资金使用、保管、收付及帐表记录的情况。

<九>文秘（或助理）交接

文秘变动时，新老文秘在财务方面的交接由财务部负责监督进行，交接内容按照财务部规定，交接完毕，由新老文秘（或助理）及财务部人员签字后，一式三份，作为备查。

财务交接完毕，老文秘（或助理）方可办理变动或离职手续。

二、门店收付款管理制度

1、各门店所设文秘（助理）兼行使门店出纳职能，办理门店收付款业务，文秘（助理）不在时，由经理办理。

2、财务部根据每店周边银行情况，为每店开立一个备用金存折（卡），户名统一使用：

刘春光。

财务部根据各门店业务开展情况确定备用金金额，最高限额为1万元。

3、备用金帐户一般只用于5万元以下的，且必须由门店支付的业务性支出，不能用于门店自身的费用支出。

未经批准，门店的任何资金收入都不能存入备用金存折（卡）。

4、存折（卡）由文秘（或助理）保管，文秘（或助理）不在时由经理保管，经理与文秘共同知晓密码，严禁将存折（卡）及密码交付他人。

5、备用金支出时，由门店上报呈批件，同时填制借款单，经区域总监、财务经理批准后方可付款，因情况紧急需即时支付的款项（只限于同一单业务同时收付且收款大于付款的情况）须口头征得区域、财务部同意后进行支付，而后仍需补办相关手续。

门店每周定期将上周报销单据送至财务部，及时冲销借款。

6、门店用款须提前上报呈批件，批准后由财务部根据实际用款情况及时间，于用款当日将款项存入门店备用金帐户，并及时通知门店支取；门店因情况有变当天暂不付款的，须将此款划回公司帐户，未经财务部同意，除备用金外的任何款项滞留在门店的时间不能超过一天。

7、5万元以上的业务性支出，原则上由财务部支付，门店借款单及呈批件获批后，由文秘（或助理）在用款前一日的资金日报上注明第二日用款，用款当日由门店人员带领领款人持相关付款要件到公司总部，由财务部人员进行审核后支付，付款银行由财务部根据资金状况而定，一般以中信银行为主。

领款人有特殊要求时，门店须提前告知财务部，并于呈批件上注明，财务部视实际情况进行协调。

公司接受现金（含无折划款：

客户将所交款项直接存入各行公司指定帐户）、支票、银行卡（不含信用卡）三种收款方式，门店收款以POS机收款为主，5万元以上收款原则上应使用POS机，其他收款可采用现金、无折划款方式。

门店将所收取款项存入（划入）公司指定帐户后，文秘（或助理）应立即电话通知财务部出纳员查收，并在当日的资金日报上加以反映。

8、为降低风险，门店应减少或避免收取大额现金，如确需收取应即时交至或送存银行；门店收到支票，文秘（或助理）应首先审核支票内容填写无误、印鉴清晰后，即日送交财务部，另外，凡交纳支票的客户应按银行规定上交支票“证明”一份。

9、门店收到客户款项，必须即时开具收据，客户不需要收据时，客户联可保存于存根联后备查；收据由文秘（或助理）保管，由文秘（或助理）或经理开具，门店付出款项时，必须要有对方的收款单据，收款方为个人，应出具定金（房款）收条；收款方为公司或其他非个人客户，须提供正式收据，并加盖该公司财务专用章；实际领款人非房主本人，必须提供公证书或房主本人签名的收款委托书、实际领款人的身份证复印件、房款收条，以上要件不齐时，不能付款。

10、门店收现必须于当日存入公司指定的收款帐户，除文秘（或助理）以外的其他人员一律不得收付款项及携带公款外出，文秘（或助理）不在而又必须即时办理的收付款，可临时由门店经理代为办理。

11、客户退款形式原则上应与收款形式一致，即收取现金可退现金；收取支票须退支票；POS机刷卡须退款回卡。

12、文秘（或助理）应每日核对备用金余额，并在每日16：

00前将当日门店收支情况以资金余额日报表的形式上报（传）财务部出纳，16：

00以后发生的资金收支立即电话通知财务部，并纳入第二天的收支报告。

13、门店应设置资金日记帐，反映每日门店资金收支情况，由文秘按日逐笔登记，并核对余额确保与上报财务部的资金余额相符。

14、财务部出纳每周至少一次通过电话银行对各门店的备用金余额进行核对确认，另外，财务部可随时安排对门店资金状况进行不定期检查。

15、本制度自下发之日起执行，以前规定与本制度相抵触的，均以本制度为准。

16、对违反本制度的情况，公司将按相关制度进行处理，并对责任人进行处罚；情节严重的调离相应岗位，或者辞退。

三、借款及报销制度

<一>借款

1、权证部

由过户员或贷款员按要求提前填写借款单及呈批件，呈批件应写明借款事由、金额、用款时间，经权证部经理审核无误后签字，报财务经理审核，借款人对财务经理的审核负有解释义务，财务经理签字后，报总经理签批，对总经理的审批，财务经理负有解释的义务。

借款人应于用款前一日将批准后的借款单及呈批件送至或告知财务部准备资金，财务部出纳员据此件支付款项，无此手续或手续不全者财务部有权拒绝付款。

当日用款当日支付，无特殊情况，不能提前支取。

当日未付的款项应及时交回（划回并告知）财务部，实际使用时再履行借款手续。

2、其他部门

其他部门的所有费用本着计划、节约、先做后付的原则进行使用。

需事先借款的，借款程序同权证部；先做后付的，需先报呈批件，写明呈批事项、需用资金、结算方式、结算时间等内容，经部门经理签字，主管领导签字，报总经理审批同意后，可进行操作，待用款事项完毕后，填写借款单（或费用报销单附发票），将原呈批件附后，作为结算的要件，经财务部经理审批后，由财务部出纳付款。

3、门店

门店借款应由文秘或经理填写借款单及呈批件，经门店经理签字后，于付款前（时间按公司规定）传至公司，经区域总监签字后，转财务部，经财务经理签字后，财务部出纳员安排付款，门店进行支付。

特殊情况须先支付后补呈批件的必须经区域总监、财务经理口头批准，方可先行支付，当日支付的款项必须于当日18：

00前将呈批件传至财务部，作为当日付款依据。

门店申请支付房租、水电、物业等门店自身费用，须经行政部经理签字后，转财务部经理签字，而后报总经理签字后，方可支付。

<二>报销

财务部费用报销的时间为每周一、周四下午。

借款人应于借款后三日内履行报销手续。

报销单据后所附发票需粘贴在单据背面左上角，正面朝上，所有手写事项需使用蓝黑或碳素墨水。

所有报销单据均须部门经理或主管领导签字。

借款金额与报销金额一致的，报销时直接按要求填制报销单据，部门经理签字后，交财务部经理，冲销借款，借款单及呈批件作为财务部入帐单据不再返给借款人；

借款金额大于报销金额的，应在报销时填写退款单，将多余款项连同报销单交至财务部出纳处；

借款金额小于报销金额的，按实际花费填制报销单据，经部门经理签字，财务部经理签字，交前台报总经理签批，报销人凭签批后的单据从财务部出纳处领取垫付款项。

1、权证部

报销房款及相关税费以及其他应计入业绩的支出应使用“支出凭单”，后附房主本人收条（非本人收款需附委托书及收款人身份证复印件）、税费复印件或其他相关单据。

2、其他部门

报销均使用“费用报销单”，付款后，即应取得正规、合法、有效的发票作为报销单据，未经批准，所有花费均须取得发票，凡不能取得的，事先须在呈批件中写明，并经总经理批准。

购置或订制物品报销时须附物品清单及入库单，由相关责任人验收，经保管员、使用人或其他收货人清点数量并书面签字确认。

装修工程款结算应由经办人会同装修公司及主管部门负责人员对实际装修项目及质量进行实地验收，与报价进行比对后，按实际完成情况确认应结算项目及金额，并签字确认，作为结算依据，报财务部审批付款。

3、门店报销

凡在财务部门办理借款手续并已支付的款项须及时办理报销手续，借款事由完毕后，应在一周内报销完毕，超过一周未予报销者应向财务部说明情况及原因，财务部将视情况对未及时报销之借款从借款人当月工资中扣除。

门店每周二将上周二至本周一的报销单据送至财务部。

门店在传递报销单据时（每周二将报销单据或其他需送交财务部的单据送至财务部），须附签收本或清单，注明单据数量、种类、交付日期、由财务部接收人员签字后，门店文秘自行妥善保管备查，以防止单据遗漏或丢失。

报销房款及相关税费以及其他应计入业绩的支出应使用“支出凭单”，后附房主本人收条（非本人收款需附委托书及收款人身份证复印件）、税费复印件或其他相关单据。

门店自身费用支出（房租、水电、暖气费、卫生费、复印费、办公用品费用）报销时应使用“费用报销单”，后附相应正规、合法发票，在费用报销单上写明费用期限、水、电用量、表底数、计算方法，复印费及办公用品费用按月合并报销，报销金额不应超过规定限额，超限额的按规定金额报销，否则为实报实销。

门店报销所附发票应完整无损，带有兑奖联的发票不得擅自刮开兑奖区，也不得将兑奖联撕去，对缺损的发票财务部将不予报销。

报销单据应由文秘（或助理）填制单据并签字（领款人处），门店经理签字（主管审批处），而后方可报销。

凡不能取得合法票据或报销票据不符合规定的，财务部有权不予报销。

后附借款及报销流程图：

<三>门店借款流程图

门店文秘填写借款单、呈批件

门店经理

签字

区域总监

签字

财务经理签字

财务部出纳付款

<四>门店报销流程图

报销人填制支出凭单或费用报销单

门店经理

签字

已付款

行政及办公费用报销

财务部经理

签字

行政部

负责人签字

未付

其他

未付

款报

销

财务部

经理签字

签字

总经理

签字

财务部

出纳付款

<五>职能部门借款流程图

借款人填写借款单、呈批件

部门经理

签字

财务部

经理签字

总经理

签字

财务部

出纳付款

<六>职能部门报销流程图

报销人填制支出

凭单或费用报销单

部门经理

签字

已付款报销

财务部

经理签字

未付款报销

财务部

经理签字

借款借款

大于小于

支出支出

总经理

签字

财务部

出纳付款

借款人填写退款单连同多余款项退交出纳

四、关于过户加急费用的规定

1、门店要求过户立契在房地局（或其他办理手续机构）规定时间基础上提前办理，或提前取得房本的情况为加急过户，为此需额外支付的费用（除正常过户需缴纳的税费外）为加急过户费。

2、加急过户费的承担本着“谁加急，谁承担”的原则，凡房主要求加急，由房主自行承担；客户要求加急，由客户自行承担；门店要求加急，由门店本单业绩中扣除。

3、凡房主或客户要求加急的，由门店与过户部沟通确定所需加急费用金额，由房主或客户将此费用交至门店或公司，而后由门店上报呈批件，经区域总监批准传至过户部，负责办理的过户员填制借款单，报总经理批准，财务部核准后支付。

4、门店要求加急必须具备正当理由，并填写呈批件，经区域总监批准后，报过户部批准，而后由过户员填制借款单，报总经理批准，财务部核准后支付，计入本单业绩。

5、凡以下情况允许申请加急：

本单业务有公司垫款，为缩短垫款时间，及时回收资金的；每季最后一月签单且当月要求加急过户的；除此之外的加急都为非正常加急，原则上不予批准。

五、关于过户后发生费用的处理规定

鉴于有些门店存在过户立契完毕后又出现未结费用的情况，直接影响公司及业务员当月/季利润数据的真实性，既不利于考核，又造成很多遗留问题，为杜绝此种情况，现做如下规定：

1、凡本单业务有未确定、未结算费用或其他涉及到钱款的遗留问题的情况，即使已过户但仍不能计入本月业绩，直至此问题解决后，计入解决当月的业绩考核及提成计算；如门店要求计入业绩，且未结算费用金额可以确定，并无其他遗留问题，则按扣除此费用后的金额计算业绩。

2、凡提成已计算及发放完毕的，又出现该单的任何费用，不再加回此单业务员原过户立契月的业绩追溯计算业务员应扣减的提成，而改为直接按该费用金额从当月相关业务员及经理的工资和季度提成中予以扣除（合作门店按各自分单比例扣除）。

3、如不能确定责任人或业务员已离职，则业务员应扣除的此笔费用全部由门店经理负担，从当月门店经理工资和季度提成中扣除。

4、同一业务员或同一门店一年内累计出现3次此种情况，视为恶意提升业绩，除按以上计算方法扣除外，对该业务员处以罚款300元，门店经理罚款500元。

5、凡因过户后发生的费用影响提成比例的，如此费用金额高于经理、业务员多提成部分，则按此费用金额扣除，如低于经理及业务员多提成部分，按经理、业务员多提成部分扣除。

六、关于门店报销出租车费用的通知

门店在办理业务过程中所发生的出租车费用报销时须符合以下条件：

1、必须携带现金。

2、所携带现金金额在2万元以上。

3、发生费用前，须获区域总监批准。

4、该费用计入本单业绩。

除此之外的任何原因、任何情况下发生的此项费用均不予报销。

七、关于支付房款的若干规定

关于支付房款事宜强调如下：

1、凡我公司支付房款，应使用公司统一印制的房款（定金）收条，或与此收条内容完全相符的手写收条，手写内容须使用碳素或蓝黑墨水填写，不得涂改，要注明日期及经办人。

2、房主为中介公司或其他单位，我公司向其支付房款时，必须取得该公司的正规、合法、有效、完整的收据（写明收到：

***责任公司支付房款、定金等，注明房屋位置；加盖该公司清晰、完整的财务专用章），其他的任何单据或凭证均不能代替，凡不符合此条件的不予支付。

3、领款人非房主本人的，我公司向其支付房款时，必须要求其提供公证书或有效的委托书（房主本人签名；写明房主授权由被委托人代其领取房款事宜）及领款人身份证，此两项为必不可少之要件，报销时，将此两项之复印件附在支出凭单后，不符合此条件的不予支付，凡未按要求支付、报销时缺少此要件的每笔付款对责任人（即付款人：

财务部出纳、过户员、门店文秘、门店经理经办的责任人为门店经理）处以200元罚款，由财务部直接报人事部，从当月工资中直接扣除。

4、多次支付房款的，以上委托书及复印件可只附在其中一次付款的支出凭单后，但其他付款所报支出凭单后须注明哪笔付款时已交过委托书及复印件，财务部据此查核，不符合此条件的不予报销。

5、财务部确定付款银行，并于付款当日或前一日告知经办人；未经财务部允许，门店不得擅自承诺付款银行，凡因业务必须指定特定银行的，门店经理或文秘应于付款前五日书面传真通知财务部，以便财务部及时准备资金，未按此规定执行而出现付款问题由门店自行协调解决。

八、关于信息费的规定

门店成单发生信息费准许列入本单费用须同时符合以下条