某大学招标采购流程管理制度.docx

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某大学招标采购流程管理制度

规范操作阳光彩购

仪器设备与器材招标采购工作小组，承担着全校仪器设备、家具等招标采购工作。

几年来，在学校领导、招标办和相关部门的指导、配合下，建章立制，规范操作，阳光彩购，探索出一套仪器设备与器材招标采购的工作模式。

为学校的教学、科研和管理工作，提供了优质的条件保障。

现将相关工作情形汇报交流如下，不妥的地方，请批评指正。

一、建章立制规范程序

仪器设备与器材招标采购工作，按照上级和学校有关实行政府采

购的文件精神，几年来，边学习、边工作、边立制，慢慢成立了较系统的*大学仪器设备与器材招标采购管理规章制度。

前后制定并实施了《*大学物资设备招标工作规程》、《*大学学科建设项目仪器设备购买与管理办法》、《*大学仪器设备验下班作规程》等制度。

规范了从购买计划的申报、论证、审批、招标直至安装调试、验收全进程的工作流程和相关要求，成立了仪器设备与器材供给的系统管理。

*大学仪器设备采购业务流程

流程：

申报、论证、审批、招标、签定合同、安装（调试）、验收。

仪器设备的购买，形成了一个较系统的管理进程。

其中的几个关键环节，论证、招标、签定合同、验收需要部门内部、部门之间、院部和专家的通力配合，方能圆满地完成每一次的设备购买任务。

大型仪器设备的购买尤其如此。

几年来，针对我校经费投入增加，购买大型设备较多的特点，增强了购前的可行性、技术的先进性的论证工作。

聘请专家，集合我处供给、管理、维修等科室相关人员一路参与论证。

指导思想是把大精仪器设备的购买论证与大精仪器设备的利用、保护结合起来，把“985”工程建设中的大精仪器设备与全校大精仪器设备的布局、利用结合起来。

专家的组成一部份是技术专家，一部份是校内正在利用同类设备的老师。

专家结合用户需求、老师对在用设备现状的分析，别离从技术指标、设备性能、系统配置、市场调研、利用效益、运行费用、保护维修等方面提出意见和建议，形成对需求设备可行性、先进性、布局合理性的论证意见。

2006年“985”学科平台大型场发射扫描电镜（价值万元美金）的购前论证，第一由平台负责人介绍了前期调研情形及拟购设备的性能指标、主要用途、利用效率、主要利用人员的技术背景、运行经费的落实情形等；现有电镜管理单位代表介绍了所属设备的运行情形、利用效率、功能开发情形、操作人员情形、可否共享及存在的问题等；以后，与会专家进行了烈火交流和讨论，提出了学校购买电镜的合理数量、性能配置的标准及未来利用管理等方面的建议，同时指出了学校大精仪器设备管理方面存在的一些问题，如大精仪器设备布局问题、实验操作人员的地位和作用问题、管理制度和政策的到位问题等，并提出了许多合理化建议和假想。

质谱仪（价值500万元）的论证，采取了一样的论证方式。

通过这种形式的论证，发挥了论证环节的把关、裁决作用。

方才招标采购的化学计算平台（价值200万元）由原来的设备采购，通过这种形式普遍地听取各方面的意见和建议，修改成设计方案与设备的招标，为用户节余了近20万元。

招标工作流程

*大学仪器设备验收单

INSTRUMENTACCEPTANCECERTIFICATEOFSHANDONGUNIVERSITY

仪器设备名称

Commodity

合同号

ContractNo.

型号/规格

Model/Specification

使用单位

Department

包装箱数量

QuantityofPacking-case

安装地点

Installationsite

原产国

CountryofOrigin

最终用户

EndUser

电话

Tel.

地址

Address

生产厂商

Manufacturer

设备出厂编号

SerialNo.

供货商Supplier

外观检查（Inspection）：

外包装是否完好无损，附件数量与货号是否与合同相符，技术资料是否齐全等。

Whetherouterpackingisexcellentwithoutdamageornot?

Whetherthequantityandtypeofaccessoriesarethesamewiththedescribedonesinthecontractornot?

Whetherthetechnicaldataiscompleteornot?

内容（Content）：

质量验收（AcceptanceofQuality）：

设备品质、性能，经试运行是否达到说明书或合同约定的技术指标要求。

Whetherthequalityandperformanceofinstrumentandequipmentisuptothetechnicalrequirementdescribedinthemanualorcontractaftertestrunornot?

内容（Content）：

仪器设备验收结论（Conclusion）：

验收小组成员签名

SignatureofAcceptanceMembership

验收工程师签名

SignatureofFieldEngineer

验收日期Date

设备主管部门盖章

StampofEquipmentDepartment

日期Date

注：

此表作为对卖方支付设备尾款的必备依据，无设备主管部门盖章无效。

*大学

贵重仪器设备验收记录

到货编号________

仪器设备名称

中文

外文

型号

规格

国别

公司或厂家

运单或提单号

到货数量

箱、件

港

到机场日期

站

年月日

重量

总计金额

美元

合同号

卡片号

使用单位

安装地点

使用保管人

验收日期

年月日

实践证明，制定的制度、流程和要求，在咱们的招标采购工作中起到了规范行为，按章办事的作用。

二、办法保障规范操作

为方便广大教师及时了解设备、家具的最新产品、了解学校的供

应信息，踊跃推行现代化的管理手腕，成立了实验室与设备管理处供给商网站、招标采购信息网和仪器设备招标运算机专家库。

通过建设的网站，给老师提供采购供给商、设备展示、家具样品、货物的技术规范，沟通信息，掌握行情，为申购提供参考。

目前专家库吸纳了涉及运算机、多媒体教学设备、分析仪器、医

疗器械、机械、电子等方面的校内专家200多名。

专家库实现了随机抽取，有效地保证了专家选取的公平和专业水平。

三、扎实工作做好服务

仪器设备与器材招标采购工作与其他类别的招标若是说不同的话，最大的不同应当是设备购买环节（专门是入口设备）较多，配置复杂，评标时刻长，对专家的要求高。

特别是近五年来，入口设备的招标比较多，招标前期首要的任务是尽可能完全掌握用户对设备的需求，稍有不慎，就会给评标现场带来许多麻烦；第二是评标现场的把握。

05年咱们对一台价值16万元的设备进行邀请招标，事前、评标进程中并未发觉投标方有任何违规的现象和行动。

临近结束时，咱们再一次对标书进行审核、对性能进行比较时，发觉投标的三个供给商的标书竟然出自同一台复印机。

三个厂家不在同一省（市），来自不同的地域，怎么会出现三家的投标书复印的痕迹完全一样的情形呢？

在专家组的严厉质问下，投标方举手投降；三是做好相关专家、教师的服务工作。

由于招标相对周期要长，往往换来老师的不睬解。

在做好招标工作的同时，还须做好耐心细致的服务工作，保质保量，以最有的价钱博得老师的满意。

有时碰到用户的需求与招标采购政策相悖，一样需要咱们做好耐心细致的政策宣传工作，耐心细致的说服工作。

采购供给工作繁杂、原则性强，同志们不辞辛苦，认真工作。

樊校长曾亲临设备的招标现场，给咱们带来极大的关心、支持。

鼓励咱们在工作中不断更新观念、转变作风，正确处置管理与服务的关系，牢固树立服务第一的观念，使学校给予的管理职能，通过为学术、学者、学生服务中表现，在服务中贯彻学校的各项管理规章制度；通过服务，博得院部的支持，学者的理解，学生的参与。

在服务中增强管理，提高管理水平，创建专家型的管理、服务队伍。

初步统计，2006—07二年仪器设备与器材招标137次，采购货物7906台（套），价值6200多万元，为学校节约预算资金1400多万元，节资率%。

四、廉政建设防微杜渐

采购供给，在人们的心目中一直以来是高危、高风险的工作。

如何用咱们的实际行动、实际工作证明咱们从事的是为学校的教学、科研提供条件保障，提供优质的服务，提供质优价廉的货物，做到勤政廉政是实验室与设备管理处坚持常抓不懈的工作。

在开展治理商业行贿工作中，按照学校党委关于《开展治理商业行贿工作的实施意见》（山大党字[2006]19号）文件精神结合我处工作的职责、性质和特点，有针对性的开展了宣布道育活动。

邀请法学院徐伟敏教授作了有关《反商业行贿法》、《反不合法竞争法》的法律知识讲座。

请专家从法律专业的角度，为咱们逐条讲解了“商业行贿”、“行贿财物”“行贿的其它手腕”、“帐外暗中回扣”等法律专出名词。

一一界定了商业行贿的各类行为。

为大家上了一堂形象、生动、符合实际的法律知识课，进一步强化了对开展治理商业行贿增强廉政建设，防微杜渐重要性的熟悉。

进一步规范、统一了《*大学仪器设备采购合同（国内）》、《*大学入口设备技术及售后服务协议》；认真分析政府采购各个环节有无违背商业行贿的问题。

组织相关工作人员和用户携带以往签定的合一样本，专门请教、咨询学校法律事务室的法律顾问，同意指导。

在标书的制作上，过去咱们制定商务条款有一项要求投标人赠送的规定；在与供给商谈判进程中，咱们往往在价钱肯定以后，又为保护学校利益，要求对方再无偿为用户赠送配件或附件。

对照《反商业行贿法》、《反不合法竞争法》这都是违犯反商业行贿的现象。

通过不断学习，不断工作，不断总结，在标书的制作上进一步规范，在与供给商谈判进程中，依据法律、法规，保护学校的最大利益。

初步统计，近几年通过仪器设备与器材招标为学校创收招标管理费收入150万元，全数上交学校。

五、存在的问题及对策

一、进一步做细、做好招标采购工作，减少单一来源采购方式采购

为从根本上解决这一问题，一方面咱们加大国家、学校招标政策的宣传，使每一个拟采购设备的老师了解、理解采购规定，在调研市场、与供给商沟通过程中有所说明、有所保留，尽可能减少对具有排他性技术指标的要求，形成一个公平竞争的气氛；另一方面，咱们加大了对拟购设备的市场调研，通过实验室与设备管理处招标采购信息网对外发布采购信息，广罗供给商；通过电话咨询同类或相似产品供给商，沟通需求，引入潜在的供给商；通过相关专家，提供技术支持，降低或去掉具有排他性的技术指标。

二、学习永无止境

随着学校教学、科研水平的提高，专项投入经费的加大，我校采购的大型或专业设备逐渐增加，初步统计：

2006--2007二年投标采购大型或专业性较强的价值100万元以上的设备：

11台件，价值2665万元。

大型或专业设备的增加，极大地改善和提高了我校科研、教学装备水平和技术手腕，同时，在采购工作中，深深地感到科技水平的迅猛进展，深深地感到从事采购供给管理工作的人员知识的缺乏，也深深地感到学习相关专业基础知识的重要性，只有咱们跟上时期的步伐，掌握先进的科技知识，具有或了解、掌握拟采购的大型或专业性设备的大体要求，才能在与老师、与专家、与供给商沟通中，有所把握，有的放矢。

3加大对国家、学校政府采购政策的宣传力度

我校采购供给的特点，是主管部门直接面对项目负责人或直接利用人，由于相当数量的老师不了解学校关于政府招标采购的政策、规定和有关手续，常有发生先斩后奏、历时再申请，或过度强调单一来源的现象。

一是造成了候补手法的困难，二是给招标采购带来的加班加点，仓促开标，三是个别情形很难说服单一来源的要求。

解决的方式一是加大对国家、学校政府采购政策的宣传力度，利用各类形式、多种场合，通过相关主管部门的配合，大家一路来宣传，明确学校的要求，使政策深切到所有掌握学校经费的人。

慢慢解决不规范采购现象的发生。

招标采购，任重道远，咱们必需认真学习国家、学校的政策、法律、法规，尽力学习相关的专业知识，仔仔细细、扎扎实实地工作，照章办事，规范操作，打造我校仪器设备与器材政府采购的阳光形象。

实验室与设备管理处

200八、7、2