某大学招标采购流程管理制度.docx

1、某大学招标采购流程管理制度规范操作 阳光彩购仪器设备与器材招标采购工作小组，承担着全校仪器设备、家具等招标采购工作。几年来，在学校领导、招标办和相关部门的指导、配合下，建章立制，规范操作，阳光彩购，探索出一套仪器设备与器材招标采购的工作模式。为学校的教学、科研和管理工作，提供了优质的条件保障。现将相关工作情形汇报交流如下，不妥的地方，请批评指正。一、建章立制 规范程序仪器设备与器材招标采购工作，按照上级和学校有关实行政府采购的文件精神，几年来，边学习、边工作、边立制，慢慢成立了较系统的*大学仪器设备与器材招标采购管理规章制度。前后制定并实施了*大学物资设备招标工作规程、*大学学科建设项目仪器设

2、备购买与管理办法、*大学仪器设备验下班作规程等制度。规范了从购买计划的申报、论证、审批、招标直至安装调试、验收全进程的工作流程和相关要求，成立了仪器设备与器材供给的系统管理。*大学仪器设备采购业务流程 流程：申报、论证、审批、招标、签定合同、安装（调试）、验收。仪器设备的购买，形成了一个较系统的管理进程。其中的几个关键环节，论证、招标、签定合同、验收需要部门内部、部门之间、院部和专家的通力配合，方能圆满地完成每一次的设备购买任务。大型仪器设备的购买尤其如此。几年来，针对我校经费投入增加，购买大型设备较多的特点，增强了购前的可行性、技术的先进性的论证工作。聘请专家，集合我处供给、管理、维修等科室

3、相关人员一路参与论证。指导思想是把大精仪器设备的购买论证与大精仪器设备的利用、保护结合起来，把“985”工程建设中的大精仪器设备与全校大精仪器设备的布局、利用结合起来。专家的组成一部份是技术专家，一部份是校内正在利用同类设备的老师。专家结合用户需求、老师对在用设备现状的分析，别离从技术指标、设备性能、系统配置、市场调研、利用效益、运行费用、保护维修等方面提出意见和建议，形成对需求设备可行性、先进性、布局合理性的论证意见。2006年“985”学科平台大型场发射扫描电镜（价值万元美金）的购前论证，第一由平台负责人介绍了前期调研情形及拟购设备的性能指标、主要用途、利用效率、主要利用人员的技术背景、运

4、行经费的落实情形等；现有电镜管理单位代表介绍了所属设备的运行情形、利用效率、功能开发情形、操作人员情形、可否共享及存在的问题等；以后，与会专家进行了烈火交流和讨论，提出了学校购买电镜的合理数量、性能配置的标准及未来利用管理等方面的建议，同时指出了学校大精仪器设备管理方面存在的一些问题，如大精仪器设备布局问题、实验操作人员的地位和作用问题、管理制度和政策的到位问题等，并提出了许多合理化建议和假想。质谱仪（价值500万元）的论证，采取了一样的论证方式。通过这种形式的论证，发挥了论证环节的把关、裁决作用。方才招标采购的化学计算平台（价值200万元）由原来的设备采购，通过这种形式普遍地听取各方面的意见

5、和建议，修改成设计方案与设备的招标，为用户节余了近20万元。招标工作流程 *大学仪器设备验收单INSTRUMENT ACCEPTANCE CERTIFICATE OF SHANDONG UNIVERSITY仪器设备名称Commodity合同号Contract No.型号/规格Model/Specification使用单位Department包装箱数量Quantity of Packing-case安装地点Installation site原产国Country of Origin最终用户End User电话Tel.地址Address生产厂商Manufacturer设备出厂编号Serial No.

6、供货商Supplier外观检查（Inspection）：外包装是否完好无损，附件数量与货号是否与合同相符，技术资料是否齐全等。Whether outer packing is excellent without damage or not? Whether the quantity and type of accessories are the same with the described ones in the contract or not? Whether the technical data is complete or not?内容(Content)：质量验收(Acceptance

7、 of Quality)：设备品质、性能，经试运行是否达到说明书或合同约定的技术指标要求。Whether the quality and performance of instrument and equipment is up to the technical requirement described in the manual or contract after test run or not?内容(Content)：仪器设备验收结论(Conclusion)：验收小组成员签名Signature of Acceptance Membership验收工程师签名Signature of Fie

8、ld Engineer验收日期Date设备主管部门盖章 Stamp of Equipment Department日期Date注：此表作为对卖方支付设备尾款的必备依据，无设备主管部门盖章无效。* 大 学贵 重 仪 器 设 备 验 收 记 录 到货编号_仪器设备名称中 文外 文型 号规 格国 别公司或厂家运单或提单号到 货 数 量 箱、件 港到机 场 日期 站 年 月 日重 量总 计 金 额美 元合 同 号卡 片 号使 用 单 位安 装 地 点使用保管人验 收 日 期年 月 日实践证明，制定的制度、流程和要求，在咱们的招标采购工作中起到了规范行为，按章办事的作用。二、办法保障 规范操作为方便广大

9、教师及时了解设备、家具的最新产品、了解学校的供应信息，踊跃推行现代化的管理手腕，成立了实验室与设备管理处供给商网站、招标采购信息网和仪器设备招标运算机专家库。通过建设的网站，给老师提供采购供给商、设备展示、家具样品、货物的技术规范，沟通信息，掌握行情，为申购提供参考。目前专家库吸纳了涉及运算机、多媒体教学设备、分析仪器、医疗器械、机械、电子等方面的校内专家200多名。专家库实现了随机抽取，有效地保证了专家选取的公平和专业水平。三、扎实工作 做好服务仪器设备与器材招标采购工作与其他类别的招标若是说不同的话，最大的不同应当是设备购买环节（专门是入口设备）较多，配置复杂，评标时刻长，对专家的要求高。

10、特别是近五年来，入口设备的招标比较多，招标前期首要的任务是尽可能完全掌握用户对设备的需求，稍有不慎，就会给评标现场带来许多麻烦；第二是评标现场的把握。05年咱们对一台价值16万元的设备进行邀请招标，事前、评标进程中并未发觉投标方有任何违规的现象和行动。临近结束时，咱们再一次对标书进行审核、对性能进行比较时，发觉投标的三个供给商的标书竟然出自同一台复印机。三个厂家不在同一省（市），来自不同的地域，怎么会出现三家的投标书复印的痕迹完全一样的情形呢？在专家组的严厉质问下，投标方举手投降；三是做好相关专家、教师的服务工作。由于招标相对周期要长，往往换来老师的不睬解。在做好招标工作的同时，还须做好耐心细

11、致的服务工作，保质保量，以最有的价钱博得老师的满意。有时碰到用户的需求与招标采购政策相悖，一样需要咱们做好耐心细致的政策宣传工作，耐心细致的说服工作。采购供给工作繁杂、原则性强，同志们不辞辛苦，认真工作。樊校长曾亲临设备的招标现场，给咱们带来极大的关心、支持。鼓励咱们在工作中不断更新观念、转变作风，正确处置管理与服务的关系，牢固树立服务第一的观念，使学校给予的管理职能，通过为学术、学者、学生服务中表现，在服务中贯彻学校的各项管理规章制度；通过服务，博得院部的支持，学者的理解，学生的参与。在服务中增强管理，提高管理水平，创建专家型的管理、服务队伍。初步统计，200607二年仪器设备与器材招标13

12、7次，采购货物7906台（套），价值6200多万元，为学校节约预算资金1400多万元，节资率%。四、廉政建设 防微杜渐采购供给，在人们的心目中一直以来是高危、高风险的工作。如何用咱们的实际行动、实际工作证明咱们从事的是为学校的教学、科研提供条件保障，提供优质的服务，提供质优价廉的货物，做到勤政廉政是实验室与设备管理处坚持常抓不懈的工作。在开展治理商业行贿工作中，按照学校党委关于开展治理商业行贿工作的实施意见（山大党字200619号）文件精神结合我处工作的职责、性质和特点，有针对性的开展了宣布道育活动。邀请法学院徐伟敏教授作了有关反商业行贿法、反不合法竞争法的法律知识讲座。请专家从法律专业的角度

13、，为咱们逐条讲解了“商业行贿”、“行贿财物”“行贿的其它手腕”、“帐外暗中回扣”等法律专出名词。一一界定了商业行贿的各类行为。为大家上了一堂形象、生动、符合实际的法律知识课，进一步强化了对开展治理商业行贿增强廉政建设，防微杜渐重要性的熟悉。进一步规范、统一了*大学仪器设备采购合同（国内）、*大学入口设备技术及售后服务协议；认真分析政府采购各个环节有无违背商业行贿的问题。组织相关工作人员和用户携带以往签定的合一样本，专门请教、咨询学校法律事务室的法律顾问，同意指导。在标书的制作上，过去咱们制定商务条款有一项要求投标人赠送的规定；在与供给商谈判进程中，咱们往往在价钱肯定以后，又为保护学校利益，要求

14、对方再无偿为用户赠送配件或附件。对照反商业行贿法、反不合法竞争法这都是违犯反商业行贿的现象。通过不断学习，不断工作，不断总结，在标书的制作上进一步规范，在与供给商谈判进程中，依据法律、法规，保护学校的最大利益。初步统计，近几年通过仪器设备与器材招标为学校创收招标管理费收入150万元，全数上交学校。五、存在的问题及对策一、进一步做细、做好招标采购工作，减少单一来源采购方式采购为从根本上解决这一问题，一方面咱们加大国家、学校招标政策的宣传，使每一个拟采购设备的老师了解、理解采购规定，在调研市场、与供给商沟通过程中有所说明、有所保留，尽可能减少对具有排他性技术指标的要求，形成一个公平竞争的气氛；另一

15、方面，咱们加大了对拟购设备的市场调研，通过实验室与设备管理处招标采购信息网对外发布采购信息，广罗供给商；通过电话咨询同类或相似产品供给商，沟通需求，引入潜在的供给商；通过相关专家，提供技术支持，降低或去掉具有排他性的技术指标。二、学习永无止境随着学校教学、科研水平的提高，专项投入经费的加大，我校采购的大型或专业设备逐渐增加，初步统计：2006-2007二年投标采购大型或专业性较强的价值100万元以上的设备：11台件，价值2665万元。大型或专业设备的增加，极大地改善和提高了我校科研、教学装备水平和技术手腕，同时，在采购工作中，深深地感到科技水平的迅猛进展，深深地感到从事采购供给管理工作的人员知

16、识的缺乏，也深深地感到学习相关专业基础知识的重要性，只有咱们跟上时期的步伐，掌握先进的科技知识，具有或了解、掌握拟采购的大型或专业性设备的大体要求，才能在与老师、与专家、与供给商沟通中，有所把握，有的放矢。3加大对国家、学校政府采购政策的宣传力度我校采购供给的特点，是主管部门直接面对项目负责人或直接利用人，由于相当数量的老师不了解学校关于政府招标采购的政策、规定和有关手续，常有发生先斩后奏、历时再申请，或过度强调单一来源的现象。一是造成了候补手法的困难，二是给招标采购带来的加班加点，仓促开标，三是个别情形很难说服单一来源的要求。解决的方式一是加大对国家、学校政府采购政策的宣传力度，利用各类形式、多种场合，通过相关主管部门的配合，大家一路来宣传，明确学校的要求，使政策深切到所有掌握学校经费的人。慢慢解决不规范采购现象的发生。招标采购，任重道远，咱们必需认真学习国家、学校的政策、法律、法规，尽力学习相关的专业知识，仔仔细细、扎扎实实地工作，照章办事，规范操作，打造我校仪器设备与器材政府采购的阳光形象。 实验室与设备管理处 200八、7、2