测绘成果及资料档案管理制度.docx

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测绘成果及资料档案管理制度

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测绘成果及资料档案管理制度

一、档案管理工作程序

（一）档案工作的基本程序

一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。

（二）档案工作各环节的工作程序

1、收集:

收集是档案管理的起点和开端,是整个档案管理工作的基础。

1.1工作内容

A、收集各部门文书处处理完毕和分散在各部门领导、个人手中或散失在其他地方的各种形式和载体的文件材料。

B、收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。

C、收集精密仪器和贵重设备的随机资料（如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单）验收记录及性能鉴定书。

安装调试时的原始记录,技术操作规程等文件材料。

D、收集会计凭证、帐册、报表。

1.2工作步骤

A、文档从收文和自制文件材料形成起,做好分类收集工作。

B、文档从接受工程开始,由科技部门下达工作令,明确建档计划及要求和责任者。

C、档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。

D、档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。

E、归档时必须填写交接清单,交接无误后签名盖章以示负责。

1.3质量要求

A、收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。

B、制成材料要优良,字迹线条要清晰,归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨水书写。

C、归档材料必须是原件,归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

D、归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。

2、整理

2.1工作内容

A、将收集来的文件材料按各类归档制度的要求,进行整理,使归档材料达到标准化、规范化、程序化。

B、对组成的案卷进行分类、编号,建立起固定的存放程序。

2.2工作步骤:

分文件材料组卷和案卷整理两部分:

A、文件材料的组卷步骤:

将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷—划

-1-

分保管期限—抄卷内目录—装订—编页号—拟标题—填写案卷封皮—填写备考表。

B、案卷整理的步骤:

分类排列—编案卷目录—编档案号。

2.3质量要求

A、分类要正确,卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律,要保持文件之间的有机联系。

B、装订要整齐、牢固、美观,便于保管查阅和利用。

C、案卷的封皮（封面和背脊）,目录（卷内目录和案卷目录）备考表,填写压完整、清晰、正确,题名要简洁明了。

D、编号（档号和页码）要符合各类档案的标准规范要求。

3、鉴定

3.1工作内容,分初始鉴定和后续鉴定两个阶段,主要任务是:

A、对档案的完整性、正确性,系统性和外观质量,签署质量等方面进行检查。

B、对其保存和使用价值鉴别,确定保管期限。

C、编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案类材料。

3.2工作步骤

A、成立鉴定小组,以总工为主。

B、制订和修订各类档案的保管期限表。

C、具体鉴定:

（1）初始鉴定:

收集时首先鉴定是否有保存价值,归档后再按其价值大小确定保管期限。

（2）后续鉴定:

定期对已过保管期限的档案进行再鉴定,确认其存毁问题。

D、鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。

E、审批及处理,对科研、工程项目成套销毁后,应留有痕迹,选有关材料（如总图、说明书、鉴定报告等）做成简易档案,作历史凭证。

3.3质量要求

A鉴定档案的价值,要用全面的、历史的、发展的观点,防止片面性和实用主义。

B、鉴定方法,一般采用直接鉴定法,逐份逐张地鉴定档案。

C、鉴定结论正确,销毁档案手续齐全。

4、保管

4.1工作内容和步骤

A、首先将整理好的案卷,按分类要求存入档案柜,有醒目的标志。

B、对存放档案的柜进行编号,绘制库房布置图和档案存放示意图。

C、对库存档案要定期清理,检查其完整情况,借出的档案要及时催还。

D、对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。

E、做好库房温湿度记录,并及时调整库房温、湿度。

F、搞好库房及其周围的环境卫生。

G、要制订档案的保管、保密和销毁制度。

4.2质量要求

A、库房要有温度控制,做到“三分开”,达到“七防”要求。

B、装具要符合标准,存放科学合理,排列整齐,标引醒目,调阅方便。

C、要符合安全和保密要求。

5、统计

5.1工作内容和步骤

A、掌握家底,全面统计各部门类各种载体档案的数量。

B、做好当年各部门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。

C、做好档案日常借阅人次和数量统计。

D、做好档案复制、修改、复印、数量统计。

E、做好档案发挥效益情况的统计。

F、每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。

G、经常开展统计分析,了解动态,不断提高档案管理水平。

5.2质量要求

A、统计工作要做到准确、及时。

科学和连续。

B、统计要符合国家档案事业统计年报[国档发（91）31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。

C、各类目录和帐册的登记要字迹清楚,统计准确,做到帐物相符。

6、编目与检索

6.1工作要求:

编目与检索式关联的,编目工作是编制检索工具的依据。

具体要求:

A、通过编目工作反映整理成果,固定排列次序。

B、通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。

6.2工作内容和步骤

A、编制卷内目录。

B、编制案卷为单位的总目录。

C、按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。

D、根据工作需要,编制其它各种目录,卡片和索引。

6.3质量要求:

检索工具要标准规范,书写清晰,准确,便于查找。

7、提供利用

7.1工作内容和利用形式

以利用者为服务对象,以库藏档案为服务手段,采用多种利用形式和方法,开发和直接提供档案为各项工作服务。

利用形式有:

A、借阅:

包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。

B、提供复制件（复印）。

C、印发目录、通讯、报导及汇编材料。

D、咨询服务,办展览会。

上述各类利用均需办理审批、登记手续,并应做好利用效果信息反馈登记。

7.2借阅步骤

出示证件（含审批证明）——查检索工具（目录或卡片）——库房查找——借阅登记——归还验收注销——入库房。

7.3质量要求

A、提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。

B、熟悉档案内容和存放位置,能迅速、准确地提供利用。

C、档案利用约要符合保密和安全规定。

7.4借阅原则:

要严格遵守保密制度,保密资料须经过主管领导批准后方可借阅,借出后不得复印,用完及时交还。

8、编研

8.1工作内容

A、汇编档案文件。

B、以档案内容为依据,编写参考资料,如全宗介绍、组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等。

C、直接进行学术研究,如编史修志,撰写学术著作和文章。

8.2工作步骤

A、选题:

根据档案资源,社会需求和编研力量而定。

B、取材:

素材的选取和材料的考订（准确定、真实性和有效性）。

C、素材加工,辅文编撰:

确定体载,加工格式,加工规范,正文加工和辅文编撰。

D、总纂与审核:

核校、总纂、审查、批准。

E、印制发布。

8.3、质量要求

A、要尊重档案原件内容,维护档案信息的原貌,不得任意修改和杜撰。

B、编研材料和信息内容要具有适用性和先进性。

C、紧密结合可观需要进行编研。

二、档案员岗位责任制

（一）认真学习贯彻执行《档案法》和上级颁发的有关档案工作的法规、条例、标准、规范、制度等。

（二）做好档案的手机、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。

（三）对文件处理利业务部门文件材料立卷归档并进行指导利监督。

（四）及时进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案提出存毁意见。

（五）开展编研和计算机管理小作,开发信息资源,编制必需的检索工具和参考资料,做好档案的开发利用借阅服务工作。

（六）档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度,确保档案的机密和安全。

人民真贯彻执行档案的执法监督、检查工作。

（七）指导文书处理和简直档案员工作,完成单位领导交办的其他有关的档案业务工作。

三、兼职档案员的职责范围

（一）兼职档案员负责督促检查和帮助指导各部门在业务工作中所形成的文件材料（包括图纸、照片、声像、软件等）的收集、积累、整理与归档工作。

（二）负责本部门处理完毕的文件材料,按照所规定的各类文件材料归档要求与归档范围（1~5）进行收集、整理,保证文件的齐全、完整。

（三）兼职档案员要定期检查各项工程中间形成材料的保管、安全和参加成果鉴定、工程项目竣工验收、设备仪器开箱验收等。

（四）负责将本部门应归档的文件材料,文件在次年的上半年向综合档案室归档。

科研、工程、设备均在项目鉴定、竣工,设备开箱验收后按规定的期限内归档。

声像、照片档案于一次会议或一项活动结束半个月内归档。

（五）兼职档案员在档案业务上受综合档案室的指导,并参加行业有关档案专业法规文件的学习等活动。

四、档案归档制度

（一）坚持档案统一管理,认真执行档案管理制度,任何部门或个人不得据为己存。

（二）归档文件材料必须齐全完整、准确,保持文件材料之间的有机联系,区分保存价值,分类整理、立卷。

案卷标题简明确切,便于保管和利用。

（三）各类文件材料的归档,应由文书部门或业务部门整理立卷。

归档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围（1~5）的要求执行。

（四）归档份数,一般归档一份,主要的或利用频繁的文件材料归档二份（如发文、打眼文件等）。

（五）凡归档的文件材料,必须符合档案材料的归档规定,严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料,必须用碳素或蓝黑墨水书写。

（六）文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

五、档案管理制度

（一）档案库房必须坚固、安全、库内清洁、通风、应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施,做到办公、阅览、库房三分开。

（二）永久、长期保管的档案要定期检查,发现破损和字迹模糊及时修补和复制。

（三）定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。

（四）档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上,按照文件材料归档、立卷要求进行分类、整理、保管。

（五）建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

（六）档案工作人员下班时间应切断电源、关好窗、锁好门。

六、档案保密制度

（一）档案属于国家机密,档案工作人员和接触档案人员,必须严格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。

（二）档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。

（三）档案收进、移出必须建账登户,做好账档相符。

（四）不准在私人交往和通信中泄露档案内容。

携带秘密档案、资料外出工作不得违范有关保密规定,不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。

（五）档案的提供利用、复印、摘抄,应根据秘密等级,经相应的主管领导批准,并办理规定的手续。

（六）档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作,并根据库房要求,采取措施经常调节库房的温、湿度。

（七）档案库房应定期进行检查并做好检查记录,发现问题及时采取措施予以处理。

（八）档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁,每周打扫不少于三次,周末要全面进行清扫;严禁把食物或杂物带进库房,做好“七防”工作（防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮）。

八、档案借阅制度

（一）凡来查阅档案者,外单位必须持单位介绍信,经主管档案工作的领导批准后方可查阅,本公司职工必须办理登记手续,但不得查阅与本人无关的档案。

（二）因工作确需查阅泄密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准,严格办理登记借阅手续。

（三）查阅档案文件一般在档案阅览室查阅,如因特殊情况必须借出时,要经主管领导同意,但必须限制归还、并注销登记手续。

（四）查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密,归还时要当面点清。

（五）凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者,按《档案法》和《保密

法》有关条款处理。

（六）本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时,必须将文件、档案全部归还。

九、档案利用效果登记制度

（一）档案借出时,管理人员应给借阅者发放档案;利用效果登记表。

（二）借阅者应认真填写档案利用效果登记表,并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果,取得经济效益的要有部门领导认可。

（三）档案归还时,档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。

（四）技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例,应随时向档案部门报告,一般的档案利用效果由档案人员逐项统计,一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

十、库房防火制度

（一）认真贯彻“预防为主,防消结合”的方针,做好消防安全工作,保一方平安。

（二）学习消防法规和消防知识,不断增强防火意识。

职工应做到“三懂三会”。

即:

一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性,会报警;二懂得预防火灾的措施,会使用灭火器材;三懂得扑救火灾的方法,会扑救初期火灾。

（三）禁止在具有火灾危险的场所动用明火,确因工作（生产）需要时,必须按有关规定中报批准后,并有专人负责,采取严密的消防措施,以确保安全。

（四）禁止私接电线,私自使用电炉,以及使用代用保险丝和违章作业。

工作结束时必须做到人离电关。

（五）对电气设备要经常检查,发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时,必须立即维修更换。

（六）消防器材应保持完好,不得随意乱动,如有意损坏灭火设备者,根据情节分别给予照价赔偿、罚款,直至追究刑事责任。

（七）任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警,并积极参与补救。

（八）经常进行防火自检,及时制止和纠正违章行为,防止和消除火险隐患。

十一、档案统计制度

（一）统计工作是档案部门的基本任务之一,做好统计工作,对于了解和掌握档案工作情况,提高档案的管理水平,具有重要意义,必须认真做好。

（二）明确专人负责、统计,根据上级要求,按统一表格、统一项目、统一口径,做到各项数字统计准确、及时。

（三）每年对档案工作基本情况必须及时进行统计,上半年一次,下半年一次,全年上报档案工作综合报表。

（四）建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、查阅档案资料登记和利用效果登记本,对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

十二、档案计算机房管理制度

（一）计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地,非领导指定的计算机操作人员（含子女）禁止入内,操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。

（二）凡是档案有关数据（磁盘、打印纸等）,应由领导指定专人负责,专柜存放,未经领导许可,不得复制或携带出机房。

（三）操作人员提高警惕,严格执行保密纪律和有关规章制度,不得利用计算机打印涉密文件和资料。

（四）工作人员要保持机房内清洁卫生,禁止吸烟,树立安全防火意识,不得存放易燃易爆物品。

（五）不许在机房会客,接待参观人员必须经室领导批准。

（六）不准用计算机干私活,严禁在计算机上装游戏盘。

（七）外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。

（八）计算机人员要坚守岗位,保持计算机良好的工作状态,定期观察电源、电压等,发现问题及时报告并协调解决。

十三、底图管理制度

（一）底图主要用于复制,一律不外借,确因工作需要借出者,需履行借阅审批手续后,方可借阅,但不得在底图上进行修改,以维持其原貌。

（二）公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理,归档是要填写归档移交清单,签署手续完备,图样清晰整齐,方可接受。

（三）底图归档后一般不允许更改,需要更改时,须经有关领导批准后,填写技术更改单,在底图上更改时标注要清楚。

（四）接收归档底图应及时清理,按图纸部件逐一整理（修补、摺边,扎边）,然后进行登记上帐。

装袋贴卡,以便利用。

（五）对底图复制、更改,需要有详细记,以备考查和统计。

十四、测绘生产和成果保密制度

第一条测绘成果是指有密级的基础测绘成果和专业测绘成果,包括各种保密测量数据、图件、航片等。

测绘成果按国家保密法规进行管理。

第二条使用和保存的保密测绘成果,依法行使管理、监督和查处违法违规的行为。

第三条测绘成果的保存应符合国家有关规定,应加强对领取的保密测绘成果的保管,存放室要有安全防范措施;测绘成果要做到专人专柜保管,使用后必须及时放回存放室;禁止随意将保密测绘成果乱扔乱收;资料外用必须履行签收手续,做好登记,防止成果资料遗失、损坏。

第五条测绘成果不得擅自复制、转让。

成果资料转借必须经使用单位领导批准,保管人员做好登记签收手续。

使用单位如发生保密测绘成果遗失、损坏,应及时书面报告测绘主管部,接受处罚。

第六条测绘成果确需公开使用的,必须按照国家规定进行解密处理。

第七条测绘成果的保密检查

（一）领取、使用和保存保密测绘成果的单位每年应对成果资料进行一次自查,发现问题及时处理。

检查结果书面测绘管理部门及有关保密工作机构。

（二）认真学习有关法律法规。

资料室（柜）要有安全防范措施;专人管理和建立资料的外出、收回登记制度;不得擅自复制、转让、转借等行为和遗失、泄密等现象。

第八条私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者。

按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

十五、档案资料工作管理制度

（一）档案资料鉴定工作是档案管理的一项重要工作环节,为了是我公司档案资料鉴定工作如期正常进行,特制定本规定。

（二）成立由总工办等组成档案资料鉴定工作领导小组,领导小组组长由总工担任;组员由有关部门科技人员和档案管理人员组成。

（三）档案资料鉴定工作每年一次,具体时间由档案室提出计划。

（四）档案资料鉴定的内容:

1、归档为鉴定过的档案;

2、保管期限已达到规定时间的档案;

3、虽未超过保管期限,但长期无人利用的档案资料;

4、需要调整或确定密级的档案资料;

5、其他须要进行鉴定的档案资料。

（五）鉴定工作的任务

1、确定档案资料的保管期限;

2、对档案资料按卷质量进行评定,对不完整、不准确的档案提出修改的补充意见;

3、对不需要密级调整的档案资料进行调整;

4、已到保管期限,又无保管价值的档案资料剔出来,准备销毁。

5、档案管理人员每两年列出档案资料清单,报鉴定领导小组;

6、对销毁的档案资料,要造具清册,提出销毁报告,经鉴定领导小组长审批,方可实施;

7、销毁档案资料时,鉴销人员要到场,严格执行保密规定。