01供应商管理办法.docx

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01供应商管理办法

特变电工新疆新能源股份有限公司

发布时间

2011年3月12日

制度名称

供应商管理办法

修改时间

2012年4月12日

制度编号

XNY/G-02-28-2012

修改次数

1

起草部门

采购部

页数

11

供应商管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司供应商规范管理，提高公司采购工作质量，特制定此管理办法。

第二条适用范围：

本办法适用于为公司及下属各经营单位提供产品及配套服务的所有内外部供应商的管理。

第二章供应商管理机构及职责

第三条委员会构成

委员会主任：

新能源公司运营总监

供应商管理委员会成员：

各经营单位总经理、供应链管理负责人、生产（工程）负责人；技术中心及技术部负责人、质量管理部门负责人、采购部部长、招标管理部部长。

第四条公司供应商管理委员会主要职责是制订和完善公司供应商管理制度，指导及监督公司供应商管理活动。

决定公司涉及重要物资供应商的重大事项，审核供应商评价分级结果。

第五条公司供应商管理委员会下设供应商行政管理部门，供应商管理部门设在公司供应商管理组，负责公司供应商管理及相关日常工作，具体职责是：

（一）负责拟定并完善供应商管理的各项制度及相关流程。

（二）负责公司供应商日常管理工作；负责供应商的企业资质及评价的审核工作，将完成评价后相关资料进行统一归档编号管理；负责汇总供应商厂验结果并组织对关键重大物资供应商进行现场考察调研及供应商现场评定工作。

（三）负责组织制订公司供应商评价标准，监督督促采购部及供应链人员组织工程（生产）、技术、质检、招标管理部、技术中心等相关部门完成各分管供应商评价工作，形成评审意见上报供应商管理委员会。

（四）负责收集物资使用部门的产品使用的情况，定期组织相关部门对合格供应商进行动态评价，形成评价意见确定不同供应商的信用等级并定期上报供应商管理委员会，建立并及时更新合格供应商目录。

（五）负责新供应商开发管理评审工作，新开发供应商需求评审及资质审核。

（六）负责对供应商供货及时情况、合同履约情况、供货周期、价格、产品质量异常等进行信息采集及动态跟踪，建立公司供应商往来情况数据库。

（七）负责公司供应商管理委员会临时安排的有关供应商管理的工作。

第六条供应商评价部门遵循公开、公平、公正，严格按评价细则择优和诚实信用的原则对供应商进行评价。

主要职责为：

采购部及供应链管理部职责：

收集供应商调查及评价相关资料，组织相关事业部质检、技术、生产（工程）部门及公司招标管理部（技术中心）对供应商进行评价。

负责收集物资生产（工程）部门使用的情况，定期组织相关部门对合格供应商进行动态评价及分管供应商物资问题的及时处理等。

质检部门职责：

按照检验规范，对物资进行质量检查、判定，负责对供应商进行认证评审，对采购的物资质量是否满足设计标准或生产要求等要素进行评价并建立质量检验数据库，制定质检评价标准，出现质量异常且供方存在异议时负责进行质量问题沟通，并提供相关依据。

每月独立出具原材料入场分析报告在供应商评价工作中填报《供应商原材料入场分析报告》并签字确认。

每月25日及时向采购部及供应链管理部提供当月物资质量检验汇总结果。

生产（工程）需求部门职责：

物资需求部门（包括硅片经营计划部、生产车间或系统集成工程部、运维部）对于物资使用情况进行评价，要求建立供应商物资使用情况数据库，提供物资使用情况评价数据资料并签字确认，独立出具对物资供应商的评价意见。

技术部门职责：

为采购工作提供书面的需求物资参数、设计标准等验收要素，负责和供应商进行技术交流和对标，从技术角度结合生产部门需求对供应的物资参数、性能等进行检查、判定，对采购的物资是否符合技术工艺要求、是否满足技术标准、供应商技术能力等要素进行评价，制订技术评价标准；对供应商样品认证并协调组织样品的认证。

建立评价结果、样品认证结果数据库，在供应商评价工作中提供技术部供应商评价数据资料并签字确认。

经营单位总经理职责：

审核所在事业部技术、质量检验、生产（工程）等部门的评价结果，对供应商是否列为合格出具评价意见。

技术中心职责：

负责从技术管理角度核定对供应商的评价结果及依据，独立出具对供应商的评价意见。

招标管理部：

负责从本年度招标情况核对供应商是否具有参与竞标资格，独立出具意见。

供应商评价委员会主任：

对于是否同意评价为合格供应商进行审批。

以上部室在对供应商进行评价时严格按《供应商评价管理办法》执行，评价时必须给予明确意见并以数据等做为评价依据，并完成供应商绩效评分；不能只简单写同意或仅签姓名。

第七条供应商管理的监督部门为审计监察部，对供应商引进过程进行检查；对供应商评价过程进行全面监督；参与采购合同评审，对物资采购价格及供应商的选择进行合法、合规性检查；对供应商引进及评价管理过程的合法性、合规性发表独立意见，认为有违反公司相关制度的行为，可临时一票暂停新供应商引入或供应商等级评价，待审查清楚程序及过程实施的合法、合规性后确定是通过、还是报供应商管理委员会审批终止；对供应商管理过程中的违规违法行为进行查处。

第三章供应商分类及编码

第八条供应商按合格与否分为：

试用（备用）供应商、合格供应商、不合格供应商。

试用（备用）供应商：

指公司资质、物资价格、供货周期、付款方式等采购要素都符合公司采购需求，合作条款中较合格供应商有优势或为了引进新供应商优化供应渠道、拓宽供应群，尚未进行合格供应商评价或处于评价期，暂时进行物资采购试用合作的供应商。

合格供应商：

通过公司合格供应商评价流程确认并合作良好的供应商;

不合格供应商：

在产品试用或供应商评价中未达到公司要求或存在其他问题、风险，以及被公司取消合格供应商资格的供应商。

按物资采购量分为A、B、C三类供应商：

按物资采购量不同将供应商分为A类：

即主材类（采购业务量占总量10-20%，采购金额占总金额的50-60%）、B类：

即大宗辅助材料类（采购业务量占总量30-40%，采购金额占总金额的20%-40%）、C类：

即其他材料类（采购业务量占总量40-50%，采购金额占总金额的10-20%）。

第九条供应商编码原则

凡是进入公司合格供应商名录（被评定为合格供应商的供应商），在评价完成后全部评价资料原件转交至公司供应商管理组进行编码、整理归档工作，并作为公司对供应商实施管理的唯一编码：

编码规则：

供应商所属分管部门-供应材料-流水码（四位）

供应商所属分管部门:

即采购部及各事业部供应链主要名称每个字的拼音首字母简称如下：

采购部（CG）、硅片事业部（GP）、系统集成事业部（JC）、国际业务部（GJ）、国际光伏成套设备事业部（GFCT）。

供应材料：

该材料的名称首写字母取拼音首字母简称（2-4位字母），如变压器为BYQ，光伏支架为GFZJ、电池组件DCZJ。

如：

天津市特变电工变压器有限公司：

分管部门为采购部、主营变压器，按供应商编码原则，分配编码为CG-BYQ-0001。

第四章新供应商引进及试用流程

第十条供应商引进

（一）新供应商选择：

供应商各分管模块人员需不断拓宽公司现有供应渠道，根据市场信息选择开发新供应商实现降成本及保障物资供应。

新供应商选择标准：

在业内信誉较好（上市公司或在业界内排名在前优先选择），质量符合需求、采购成本低、供货周期满足要求、服务水平好、合作风险可控、风险承担能力强，可以拓宽公司现有供应渠道，可持续长期合作。

（二）新增供应商资质要求：

新供应商应满足三证齐全（营业执照、税务登记证、组织机构代码证），通过ISO9001质量体系认证，有检验机构和检测设备，且设备状态良好，确定持续满足我司需求的能力。

各类物资新引进供应商入门标准具体以《物资试用及考核管理办法》为准。

（三）新供应商开发报备：

供应商各分管模块人员必须按公司运营需求提前制定供应商开发计划，完成相应的供应商调查及资料收集工作。

主要内容为就新供应商背景、财务运营情况、生产规模、业界水平等基本信息，进行调查核实其合法性、准确性。

收集新供应商内部组织与管理是否具有健全的企业体制、产品质量控制、环境保护、健康安全、社会责任方面等资料的搜索、接收和审视供应商文档，同时对采购物资价格、供货周期、付款方式、原材料来源、主要客户群、产品业内情况等要素进行评价。

（四）组织评审：

对于新供应商资料进行整理，填写《新增供应商开发备案表》（详见附件1），经过供应商各分管部门、生产（工程）部门、技术部、质量管理部审、采购部供应商管理主管评审、供应商各分管模块领导审核，运营总监批准通过，由企管部备案。

（五）新供应商开发要求：

新供应商通过评审并备案后，各供应商分管部门方可开始实施新供应商样品认证及产品试用工作，要求在规定时限内按《新增供应商开发流程》（详见附件2）完成新增供应商开发,如果超出供应商报备时间（原则上供应商开发必须在60天内完成，针对特殊物资需多次样品认证及产品试用的，开发规定时限可顺延，原则上此类物资必须在半年内完成开发工作），则企管部可取消供应商开发资格。

通过评审后相关评价资料必须转交至公司供应商管理组进行整理归档工作，列入《试用供应商名录》（详见附件3）。

第十一条新供应商产品试用流程

（一）试用供应商产品试用及综合评定：

包括供应商产品认证和资质体系评定两大部分，总结分别涉及以下6个方面（技术、成本、质量、响应、交付、环保）。

产品合格反映供应商具有提供合格产品的能力；体系合格反映供应商具有持续提供合格产品的能力和持续满足客户需求的能力。

（二）供应商实地考察：

公司成立供应商厂验专家委员会（委员会由公司领导、经营单位领导、安质部、技术部、审计部、财务部、外聘专家等相关人员组成），各供应商分管部门视物资紧要程度及新开发供应商综合情况每年2次提出供应商厂验计划报告，报告经公司领导审批通过后，随机抽取厂验专家组成厂验小组进行供应商现场考察调研及供应商现场评定工作，对供应商的生产规模、生产能力、技术质量保证体系、售后服务体系、原材料供应体系等进行全面的实地考察，据实填写《供应商实地考察评审表》（详见附件4）相关内容。

（三）样品认证/小批量/中量试用:

提供样品的供应商必须按照我司技术要求进行样品认证，所提供试用物资需按照《物资试用申请表》流程进行测验。

首批样品测试合格后，决定是否需要小批量/中量试用，达到确切考察供应商供货质量的稳定性与响应能力。

具体供应商物资试用按公司下发的供应商物资采购流程及《物资试用及考核管理办法》进行管理。

（四）供应商综合评价:

根据以上流程，收集整理《供应商开发需求评审表》、《供应商调查问卷》、《供应商实地考察评审表》、《样品试验审批表》等资料，根据合格供应商评价流程进行供应商评价，评价结果经供应商各分管模块领导审核、供应商管理委员会主任批准判定后方可确定是否纳入新增合格供应商。

第十二条指定新供应商引进

指定供应商如为新供应商必须通过调查和评审两个流程后综合判定合格则可录入试用供应商名录，不合格则录入不合格供应商名录。

各经营单位原则上不得指定所采购物资的供应商（包括以指定品牌、物资特殊外观尺寸或指定独有的技术参数等方式变相指定供应商），如确有必要指定供应商时，指定部门必需出具经所在单位负责人及公司领导审批的指定报告，作为指定采购的依据，如遇到特殊情况考虑公司生产运营，按公司领导指示的实际采购策略执行。

公司及下属经营单位的所有物资新供应商均必须按本管理制度开发报备，并在公司供应商管理组进行统一整理归档并列入《试用供应商名录》。

试用供应商在评价完成后相关评价资料必须整理建档、扫描形成电子版档案（包括：

新增评审表、供应商调查问卷、供应商营业执照、税务登记证、组织结构代码证、相关认证等），供应商资料档案及电子版档案要求在3日内转交至公司供应商管理组

进行统一整理归档。

未经公司领导特批的新引进供应商，则必须通过新供应商开发需求评价并纳入试用供应商范围后方可进行合作（合作前提：

签订合同时所选新供应商的采购额度具体以《物资试用及考核管理办法》为准），对于劳务新供应商引进及试用流程适用新能源公司劳务分包（企业方包工劳务队）等级评定实施办法，新增及

备用必须由公司供应商管理组统一发布。

第五章合格供应商评价流程

第十三条除新开发供应商引进时的初次评价外，在年度供货过程中出现不合格率低于2%（采购批次不少于3次）的供应商可进行合格供应商评价，由采购部、供应链管理部及西科公司质量管理部每年定期按《供应商评价流程》（详见附件5）汇总组织评价，评价完成后报供应商管理委员会根据供应商年度考核评分确定供应商等级。

年度供货过程中出现不合格率高于2%的供应商，按照本制度第七章《供应商的剔除》流程申请剔除，将供应商列为不合格供应商，公司不再与该供应商进行合作。

（一）由供应商各分管模块人员向供应商发放《合作供应商调查问卷》（详见附件6）及《供应商自评表》（详见附件7）。

（二）由供应商各分管模块人员收集发放供应商的资料，并根据供应商资料与其合作情况对供应商进行初步评价，并填写《供应商评价表》（详见附件8）及《供应商年度绩效考核表》（详见附件9），由供应商各分管模块负责人审查相关资料与供应商各分管模块人员的评价意见后对此供应商进行评价。

（三）由需求相关部门进行评审，负责对其供应指标（到货及时率、交货周期、订单变化接受率）、经济指标（价格水平、付款等）、支持配合与服务（售后服务等）可满足我公司需求进行评价，并根据以上信息对《供应商年度绩效考核表》中相关项进行打分，最终由需求部门领导对供应商进行综合评价。

（四）各评审部门负责对供应商的评价结果及依据，独立出具对供应商的评价意见。

（五）公司供应商管理组负责人对供应商进行综合评定，判定是否录入《合格供应商明细目录》（详见附件10）。

（六）由供应商管理委员会负责人进行评审，如合格则转给公司供应商管理组进行等级评定录入《合格供应商明细目录》并整理归档，如不合格则进行整改，评审后合格转给公司供应商管理组进行等级评定录入供应商名录并整理归档，如整改后仍然不合格则录入不合格供应商名录。

（七）凡是被评定为合格供应商的供应商，在评价完成后相关评价资料需转交至公司供应商管理组进行整理归档工作，并编制相应的合格供应商编码与其唯一对应，供应商评价资料由公司供应商管理组形成全套电子资料，实行全公司统一资源管理。

对于形成的供应商数据库，采购部与供应链部门实行共享资源，按相关制度可以借阅原件，对公司外部严格保密。

公司及下属经营单位的所有原材料供应商均必须按本管理制度进行供应商评价，评价资料要求整理建档、扫描形成电子版档案（包括：

供应商评价表、供应商调查问卷、供应商年度绩效考核表、供应商营业执照、税务登记证、组织结构代码证、相关认证等），供应商资料档案及电子版档案要求在3日内转交至公司供应商管理组进行整理归档工作，并编制相应的合格供应商编码，评价结果由公司供应商管理组统一发布，实施统一档案化管理；对于劳务供应商评价流程适用新能源公司劳务分包（企业方包工劳务队）等级评定实施办法，原则上原材料供应商均必须通过供应商评价并纳入合格供应商范围后方可进行合作，下达采购/分包合同。

第十四条经营单位（含生产、检验、技术等各部门）整体评价过程需在2个工作日内完成，其他职能评审部门评价时间应在2个工作日内完成；审计部对供应商评价进行不定期审查。

第六章供应商动态评价流程

第十五条供应商各分管部门对合格供应商产品使用的情况建立数据库，完成《供应商动态评价表》（详见附件11）实时更新打分，对于重要的供应商或关键重大物资由各分管供应商部门每年分两次提出厂验要求，由公司供应商管理组负责汇总制订供应商厂验计划，并按计划组织厂验专家组对相应供应商进行厂验；现场调研完成后填写《供应商实地考察评审表》，根据供应商各分管部门所属供应商年度绩效评分，及供应商动态评价表打分情况，按照供应商评价流程进行报审，审核完成后进行备案，原则上专家厂验组的厂验费用由供应商各所属服务经营单位承担。

第十六条合格供应商动态分级评价细则

（一）供应商获得公司合格供应商资格后进行动态评价，动态评价基础分为供应商年度绩效考核分，后期供货时按动态评价加减分要素进行分级评价。

（二）供应商动态分级评价标准：

合格供应商根据不同的要素评分进行分级，供应商按得分高低共分5级：

一级特优合格供应商（首选供应商）：

90≤得分≤100、二级优秀合格供应商（次选供应商）：

80≤得分≤90、三级合格供应商（可接受供应商）：

70≤得分＜80、四级试用或考察期供应商（受限制供应商）：

60≤得分＜70、五级不合格供应商（淘汰供应商）：

得分＜60；（若无特别规定，否则总分低于60分为不合格供应商；四级供应商为限期整改后重新评定）。

具体等级说明如下：

一级：

属战略合作供应商须签定年度框架协议，对公司的发展起到重大影响作用。

为新能源公司供应商最高级别，公司尽可能将对方能提供的产品订单拔付（即物资需求直接向对方订货），视具体情况可预付货款60—100%。

每年公司视具体情况提供往返机票邀请对方董事长（或总经理）到公司参观考察，对方领导来疆住宿费用及业务招待费经公司总经理批准后由我公司承担。

公司每年至少安排一次公司副总经理级或经营单位总经理级领导专人赴对方企业拜访。

二级：

属优秀合格供应商可签定年度框架协议，在采购订单份额、扶持力度、新项目介入进行倾斜，参与公司三家比价同质同价情况下，可以优先得到订单。

但付款方式限于预付货款不超过30%，货到检验合格后合计支付总额最高不得超过95%，必须留5%的质保款且质保期为12个月，付款方式变更需得到供应商管理委员会主任的批准。

三级：

属合格供应商有资格参与公司三家比价，通过竞价等方式参与公司物资采购，视具体情况有所倾斜或保持原有采购份额不变，经过招标或议价确定可以签定年度合作协议。

但付款方式限于货到检验合格后支付额最高不得超过95%，必须留5%的质保款质保期12个月，付款周期应在货到检验合格后30天后，付款方式变更需得到供应商管理委员会主任的批准。

四级：

属试用供应商或被列为考察期的供应商，无权参与公司单笔采购金额超过50万元以上物资竞价，对于50万元以下物资仅有备选资格。

要求小量试用必须在规定时间内对不合格项目进行整改，在必要时对供应商实地考察进行整改确认。

五级：

属供应商因信用等级下降，已列入被撤消资格行列，不再具备合格供应商资质，将被清除出公司供应商名录，无权从我公司获得订单。

（三）动态评价得分计入供应商总体评价得分中，如供应商得分满足晋级或降级条件，由供应商分管部门提交管理委员会负责人进行确定。

（四）供应商管理委员会负责人接到供应商分管部门提交供应引进或供应商评价晋/降级资料后，应在3个工作日内完成批复；个别大宗或重要物资供应商评价，供应商管理委员会应组织专题会议在5个工作日内确定并批复。

（五）公司供应商管理组根据供应商管理委员会最终审批意见，将供应商变动信息当天及时录入《合格供应商名录明细表》中。

第七章供应商的剔除

第十七条供应商剔除条件：

供应商由于质量、成本和响应情况等因素不能满足采购单位需求，供应商各分管模块及各经营单位均可提出申请剔除该供应商，填写《供应商剔除申请表》（详见附件12）。

第十八条供应商剔除流程：

由公司供应商管理组统一审核供应商剔除申请表，报供应商管理委员会主任审批后，向供应商统一发布《供应商剔除通告》（详见附件13），将供应商列为不合格供应商，公司不再与该供应商进行交易合作。

第十九条被剔除的供应商如要重新进入公司合格供应商名录，按原材料试用制度进行新供应商试用。

若为指定采购则由供应商分管部门与相应客户协商更换品牌，根据客户回复意见报公司供应商管理组确定最终采购品牌。

第二十条能够证明被剔除的合格供应商有效改善了存在的问题，应具有明显的合作优势，可由供应商分管部门提出专项报告，经供应商管委会批准同意后可简化试用程序，按合格供应商评价程序重新评价是否列为公司的合格供应商。

第八章附则

第二十一条此办法自发布之日起开始实施。

由公司供应商管理组负责最终解释。

第二十二条附件表格

附件1、新增供应商开发备案表

附件2、试用供应商目录

附件3、新增供应商开发流程

附件4、供应商实地考察评审表

附件5、供应商评价流程

附件6、合作供应商调查表

附件7、供应商自评表

附件8、供应商评价表

附件9、供应商年度绩效考核表

附件10、合格供应商明细目录

附件11、供应商动态评价表

附件12、供应商剔除申请表

附件13、供应商剔除通告