TCS实用标准化编写实用模板使用指南设计.docx
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TCS实用标准化编写实用模板使用指南设计
TCS2009标准编写模板使用指南
为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准，现规定使用“标准编写模板TCS2009〞—2009《标准化工作导如此第1局部：
标准的结构和编写》的规定，并且适应相关办公软件的升级需求。
具体使用方法如下：
一、启动或退出TCS2009
〔一〕启动
如果正确安装好了TCS2009，安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式，另外在“开始〞菜单中也有启动路径。
启动之后，屏幕上将出现如如下图所示的主界面，同时屏幕右下角会出现图标。
〔二〕退出
如果需要退出TCS2009，在屏幕上已经显示主界面的情况下，点击“退出〞按钮即可。
当屏幕上没有显示主界面时，需先点击右下角图标进入主界面后退出。
请注意：
只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。
如果在没有关闭TCS文件的情况下退出，系统会给出相应的提示。
二、新建或打开TCS文件
〔一〕新建TCS文件
如果需要编写一个新的标准，如此应进展新建TCS文件的操作：
在主界面点“新建〞按钮，屏幕上会弹出“新建TCS文件〞窗口。
在该窗口的“文件名〞中输入标准文件的名称后，按“保存〞按钮，屏幕上将出现标准首页的主要容，如下列图：
TCS2009自动设定了标准文件首页框架。
在此框架下，可以根据所编写标准的容，在章标题“围〞和“规性引用文件〞下的空白处输入相应的容。
可以视编写标准的实际需要确定是否保存第2章“规性引用文件〞。
在首页的顶行输入标准名称〔替换文字“标准名称〞〕。
如果标准名称需要多行显示，如此应在需要回行的位置使用软回车操作〔即同时按下Shift键和Enter键〕，而不应使用硬回车操作〔即只按Enter键〕。
请注意：
当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后，TCS2009会自动在首页添加标准名称。
〔二〕打开TCS文件
如需打开TCS文件，进入主界面后点击“打开〞按钮，选择所要打开的TCS文件打开即可。
请注意：
在没有安装TCS2009的情况下，也可以通过Word打开TCS文件，但无常使用TCS2009所提供的功能。
三、TCS2009“菜单栏〞的使用方法
在Word2007中，新建或打开TCS文件后，在标准文件首页工具栏里点击“加载项〞，就会出现TCS快捷菜单栏，如下列图：
〔一〕“要素与排版〞菜单
在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“要素与排版〞菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关容的编写。
如图：
点击“封面〞菜单条，弹出“标准封面选项〞，选择“企业标准〞点确定后自动添加标准封面，如下列图：
封面添加完毕后，TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为容的书眉。
在封面中，点击页面中具有灰色底纹的局部可输入相应容。
各部门在编写封面时，只需对
这2项容进展编写，其余容留空由综合管理部统一进展汇总编写。
请注意：
a.在灰色框中填写相应的容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择“取消保护〞对封面进展修改。
“标准名称〞、“标准英文译名〞如果需要在特定的位置回行，以便多行显示，如此应在需要回行的位置使用软回车操作
选择“目次〞菜单条后，会弹出如下列图窗口：
如果在该窗口上不做操作，直接点击“确定〞将自动按照默认的目次容添加目次，并自动冠以“目次〞标题。
如果还需添加其他目次容，请在“可选的目次容：
〞中进展选择。
TCS2009提供了默认向上自动选择的功能，如选中了“五级条标题〞，如此它以上的目次项都会被勾选，同样适用于附录条标题。
当修改了标准文本容后，如此可能需要更新目录。
此时只需再次选择“要素与排版〞中的“目次〞菜单条，这时系统会弹出对话框，询问“本文已经插入目次，是否修改目次？
〞当选择了“是〞后，即可完成目次的更新工作。
请注意：
TCS2009具有识别“有标题条〞和“无标题条〞的功能，在添加和更新目次时，将自动过滤“无标题条〞，使其在目次中不被列出。
3.前言、引言
选择“前言〞、“引言〞菜单条后，会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言〞或“引言〞。
大家只需在该标题下的正文位置输入相应的容即可。
选择“附录〞菜单条后，会弹出如下列图窗口：
可根据所编附录的性质进展选择，在输入附录标题后，点确定即可在相应的位置自动添加附录。
请注意：
所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置，并自动给予编号“附录A〞；光标位于任何一个附录中，如此附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置，并自动编号与自动顺延。
选择“参考文献〞菜单条后，会在相应位置以该标题生成参考文献，只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。
选择该菜单条后，TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。
TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版，当需要双面排版时，请选择此菜单条。
如需重新使用单面排版，再次点击此菜单条即可。
选择此菜单条可预览打印时的版面状况。
但不应直接选择Word的“打印预览〞，那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。
需将TCS2009创建的文件打印输出时，必须使用TCS2009提供的打印功能。
不能直接使用Word的打印菜单，否如此封面有可能不能正常打印。
〔二〕“层次标题样式〞菜单
在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式〞菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中各层次的标题样式，包括章、条、断、项列等。
如如下图：
当需要将文本的某些容设成章标题时，选择“章标题〞菜单条，TCS2009将自动生成相应的章标题格式，章的编号无须手工输入。
请注意：
〔1〕当所编辑的页面处于正文时，选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号，当所编辑的页面处于附录时，如此会自动生成附录的章标题编号。
〔2〕“层次标题样式〞菜单栏中的条标题、无标题条以与“要素容样式〞菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录，从而自动生成相应的样式。
条标题样式共分5级。
通过选择相应级别的“条标题〞菜单条即可自动生成相应的条标题格式，条的编号无需手工输入。
无标题条是指没有标题但有条编号的条文。
无标题条样式共分5级。
通过选择相应级别的“无标题条〞菜单条即可自动生成相应的无标题条格式，条的编号无须手工输入。
请注意：
在自动生成目次时，无标题条不会在目次中显示。
选择“段〞菜单条即可生成段的格式。
〔1〕列项——〔一级〕
选择“列项——〔一级〕〞菜单条，会自动在光标所在的行首插入“——〞符号，并设定为一级列项格式。
〔2〕列项•〔二级〕
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“•〞符号，并设定为二级列项格式。
〔3〕列项◆〔三级〕
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“◆〞符号，并设定为三级列项格式。
〔4〕字母编号列项
选择“字母编号列项〔一级〕〞菜单条，会自动在光标所在的行首插入“a）〞、“b）〞、“c）〞等编号，并设定为一级字母编号列项的格式。
〔5〕首字母编号列项〔一级〕
当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时，后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。
这时如果某个列项需要从a）开始编号，如此需要应用“首字母编号列项〔一级〕〞。
只需选择此菜单条即可实现从a）开始重新编号。
〔6〕数字编号列项〔二级〕
选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“1〕〞、“2〕〞、“3〕〞等编号，并设定为二级数字编号列项的格式。
〔7〕编号列项〔三级〕
选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“〔1〕〞、“〔2〕〞、“〔3〕〞等编号，并设定为三级数字编号列项的格式。
请注意：
“章标题〞和各级“条标题〞后，如敲击“回车〞键，会自动将回车后光标所在位置设置为“段〞的格式；
“无标题条〞后，如敲击“回车〞键，会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条〞；当你不输入任何容，在无标题条后紧跟着再次回车，如此会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“条标题〞或“章标题〞的格式；
c.同样，在编写各类、各级“列项〞后，如敲击“回车〞，会自动将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项；在“二级列项〞或“三级列项〞符号或编号后不输入任何容，紧跟着回车，如此会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格式。
〔三〕“要素容样式〞菜单
在编写标准的过程中，可根据“要素容样式〞菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中要素的容样式，包括示例、注、脚注、图、表、公示等。
如下列图：
〔1〕示例
当需要编写无编号的示例时，选择“示例〞菜单条，会自动在光标所在处的行首插入“示例：
〞并设置相应的格式，只需输入有关的示例容即可。
〔2〕示例×
当需要编写带有编号的示例时，选择此菜单条会自动插入“示例1：
〞、“示例2：
〞等并设置相应的格式，只需输入有关示例容即可。
〔3〕首示例×
当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时，后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。
当后面的示例需要从1开始编号时，请选择此菜单条，即可实现从1开始重新编号。
〔4〕示例容
当示例的容是一些文字并且与“示例：
〞或“示例×〞分行时，可选择此菜单条，将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。
〔1〕条文注
当需要编写无编号的注时，选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注：
〞并设置相应的格式，只需输入有关容即可。
〔2〕条文注×
当需要编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1：
〞、“注2：
〞等并设置相应的格式，只需输入有关容即可。
〔3〕首条文注×
当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时，后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。
当后面的注需要从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。
〔4〕图表注
当需要对图表编写无编号的注时，请选择此菜单条，如此会自动在光标所处的行首插入“注：
〞并设置相应的格式，只需输入有关容即可。
〔5〕图表注×
当需要对图表编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1：
〞、“注2：
〞等并设置相应的格式，只需输入有关容即可。
〔6〕首图表注×
当标准中有多个图或表都带有编号的注时，后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。
当后面的注需要从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。
〔1〕条文脚注
为了添加条文脚注，应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置，然后选择此菜单条，如此会弹出一个增加条文脚注的窗口，如图：
，在窗口中输入相应的脚注容，点确定后如此会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号，即1〕、2〕等，同时在页面下方添上条文脚注的容。
〔2〕图表脚注
当需要在表中插入脚注时，需将光标移到表中需要添加脚注的位置，输入表的脚注编号，即上角标
、b、c等，然后将光标移至表中放置脚注容的位置，选择此菜单条如此会自动在光标所在的行首插入上角标
、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注容即可。
当需要在图中插入脚注时，请事先在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号，即上角标
、b、c等，然后将光标移至图下放置脚注容的位置，选择此菜单条如此会自动在光标所在的行首插入上角标
、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注容即可。
〔3〕首图脚注
当标准中有多个图都有脚注时，后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。
这时后面图的脚注需要从a开始编号，请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。
〔1〕图标题
当需要编写图标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文图标题〞或“附录图标题〞的编号并设置相应的格式，只需输入图的名称即可。
〔2〕表标题
当需要编写表标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文表标题〞或“附录表标题〞的编号并设置相应的格式，只需输入表的名称即可。
〔3〕插入表格
当条文中需要增加表格时，点击此菜单会弹出表格设计的界面，如图：
，只需输入表格的行数和列数，如此会根据规定设置相应表格框线的线宽。
请注意：
自动生成表格的行数，包含了表头、表注和表的的脚注各一行，因此如果表格需要五行容，需要输入8行。
如果最终的表格没有表注和〔或〕表的脚注，请删除不需要的行即可。
〔1〕插入公式
当需要编写公式时，选择此菜单条会自动弹出公式编辑界面，可选择其中的符号进展公式的编辑。
〔2〕公式编号
当需要对公式进展编号时，请将光标置于公式后面，然后选择此菜单条，如此会根据公式所处的位置自动赋予正文公式编号或附录公式编号。
〔3〕更新公式编号
如在编辑文件时删除了文中的某个公式，这时公式的编号就会不连续，需要选择此菜单条即可实现公式编号的连续性。
四、须知事项
在以下情况中，使用TCS2009需注意：
〔一〕使用其他文件中已经输入的容
TCS2009提供了新建和打开TCS文件的功能，可以在新建或打开的TCS文件中使用各项功能编辑各类标准。
然后如果已经用Word建立了标准文本的情况下，如需要使用TCS2009的功能，如此需要新建一个TCS文件，然后将已经建立的在Word中的相应容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。
在这个过程中需要注意：
1.粘贴过程中，尽量不要将原文件的文本容连同格式〔即段落后面的回车符〕一起拷贝粘贴，如粘贴过程中遇到格式混乱，只拷贝没有格式的文本容。
2.标准的目次、索引、封面不能直接从其他文件中粘贴，而必须通过TCS2009提供的功能添加。
标准的正文、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后，再将已有文件中相应要素的容粘贴过来。
3.相应容粘贴到TCS文件后，需要用TCS2009的“层次标题样式〞和“要素容样式〞—2009的规定，也才能顺利应用TCS2009提供的“目次〞和“索引〞功能。
〔二〕同时编辑多个TCS文件
在使用Word2007的某些版本的情况下，如果同时打开了两个与两个以上的文件，可能只有最后打开的TCS文件的“加载项〞功能区中会同时显示“操作菜单栏〞和“快捷工具栏〞，其他文件中只显示“操作菜单栏〞。
对于没有显示“快捷工具栏〞的这些文件，只能通过“操作菜单栏〞中的下拉菜单使用TCS2009的功能，而不能使用“操作菜单栏〞中的“快捷工具按钮〞。
〔三〕样式的使用
在编写标准的过程中，尽量使用TCS2009提供的各种样式，并且不准许对“层次标题样式〞和“要素容样式〞中的各种样式做任何形式的修改，也不能设置与其同名的样式，否如此，可能会影响正常使用TCS2009的功能。
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