TCS实用标准化编写实用模板使用指南设计.docx

1、TCS实用标准化编写实用模板使用指南设计TCS2009标准编写模板使用指南为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准，现规定使用“标准编写模板TCS20092009标准化工作导如此 第1局部：标准的结构和编写的规定，并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下：一、启动或退出TCS2009一启动如果正确安装好了TCS2009，安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式，另外在“开始菜单中也有启动路径。启动之后，屏幕上将出现如如下图所示的主界面，同时屏幕右下角会出现图标。二退出如果需要退出TCS2009，在屏幕上已经显示主界面的情况下，点击“退出按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时，需先点击

2、右下角图标进入主界面后退出。请注意：只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。如果在没有关闭TCS文件的情况下退出，系统会给出相应的提示。二、新建或打开TCS文件一新建TCS文件如果需要编写一个新的标准，如此应进展新建TCS文件的操作：在主界面 点“新建按钮，屏幕上会弹出“新建TCS文件窗口。在该窗口的“文件名中输入标准文件的名称后，按“保存按钮，屏幕上将出现标准首页的主要容，如下列图：TCS2009自动设定了标准文件首页框架。在此框架下，可以根据所编写标准的容，在章标题“围和“规性引用文件下的空白处输入相应的容。可以视编写标准的实际需要确定是否保存第2章“规性引用文件。在

3、首页的顶行输入标准名称替换文字“标准名称。如果标准名称需要多行显示，如此应在需要回行的位置使用软回车操作即同时按下Shift键和Enter键，而不应使用硬回车操作即只按Enter键。请注意：当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后，TCS2009会自动在首页添加标准名称。二打开TCS文件如需打开TCS文件，进入主界面后点击“打开按钮，选择所要打开的TCS文件打开即可。请注意：在没有安装TCS2009的情况下，也可以通过Word打开TCS文件，但无常使用TCS2009所提供的功能。三、TCS2009“菜单栏的使用方法在Word2007中，新建或打开TCS文件后，在标准文件首页工具栏里点击“加载

4、项，就会出现TCS快捷菜单栏，如下列图：一“要素与排版菜单在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“要素与排版菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关容的编写。如图：点击“封面菜单条，弹出“标准封面选项，选择“企业标准点确定后自动添加标准封面，如下列图：封面添加完毕后，TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为容的书眉。在封面中，点击页面中具有灰色底纹的局部可输入相应容。各部门在编写封面时，只需对这2项容进展编写，其余容留空由综合管理部统一进展汇总编写。请注意：a.在灰色框中填写相应的容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择“取消保护对封面进展修改。“标准名称、“

5、标准英文译名如果需要在特定的位置回行，以便多行显示，如此应在需要回行的位置使用软回车操作选择“目次菜单条后，会弹出如下列图窗口：如果在该窗口上不做操作，直接点击“确定将自动按照默认的目次容添加目次，并自动冠以“目次标题。如果还需添加其他目次容，请在“可选的目次容：中进展选择。TCS2009提供了默认向上自动选择的功能，如选中了“五级条标题，如此它以上的目次项都会被勾选，同样适用于附录条标题。当修改了标准文本容后，如此可能需要更新目录。此时只需再次选择“要素与排版中的“目次菜单条，这时系统会弹出对话框，询问“本文已经插入目次，是否修改目次？当选择了“是后，即可完成目次的更新工作。请注意：TCS2

6、009具有识别“有标题条和“无标题条的功能，在添加和更新目次时，将自动过滤“无标题条，使其在目次中不被列出。3.前言、引言选择“前言、“引言菜单条后，会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言或“引言。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的容即可。选择“附录菜单条后，会弹出如下列图窗口：可根据所编附录的性质进展选择，在输入附录标题后，点确定即可在相应的位置自动添加附录。请注意：所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置，并自动给予编号“附录A；光标位于任何一个附录中，如此附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置，并自动编号与自动顺延。选择“参考文献菜单条后，会在相应位置以该标题生成参考文献，只

7、需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。选择该菜单条后，TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版，当需要双面排版时，请选择此菜单条。如需重新使用单面排版，再次点击此菜单条即可。 选择此菜单条可预览打印时的版面状况。但不应直接选择Word的“打印预览，那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。需将TCS2009创建的文件打印输出时，必须使用TCS2009提供的打印功能。不能直接使用Word的打印菜单，否如此封面有可能不能正常打印。二“层次标题样式菜单在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时

8、自动设置标准中各层次的标题样式，包括章、条、断、项列等。如如下图：当需要将文本的某些容设成章标题时，选择“章标题菜单条，TCS2009将自动生成相应的章标题格式，章的编号无须手工输入。请注意：1当所编辑的页面处于正文时，选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号，当所编辑的页面处于附录时，如此会自动生成附录的章标题编号。2“层次标题样式菜单栏中的条标题、无标题条以与“要素容样式菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录，从而自动生成相应的样式。条标题样式共分5级。通过选择相应级别的“条标题菜单条即可自动生成相应的条标题格式，条的编号无需手工输入。无标题条是指没有标题但有条编号的条

9、文。无标题条样式共分5级。通过选择相应级别的“无标题条菜单条即可自动生成相应的无标题条格式，条的编号无须手工输入。请注意：在自动生成目次时，无标题条不会在目次中显示。选择“段菜单条即可生成段的格式。1列项一级选择“列项一级菜单条，会自动在光标所在的行首插入“符号，并设定为一级列项格式。2列项二级选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“符号，并设定为二级列项格式。3列项三级选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“符号，并设定为三级列项格式。4字母编号列项选择“字母编号列项一级菜单条，会自动在光标所在的行首插入“a)、“b)、“c)等编号，并设定为一级字母编号列项的格式。5首字母编号列项一级当不同

10、的章、条或段中有多个字母编号列项时，后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。这时如果某个列项需要从a)开始编号，如此需要应用“首字母编号列项一级。只需选择此菜单条即可实现从a)开始重新编号。6数字编号列项二级选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“1、“2、“3等编号，并设定为二级数字编号列项的格式。7编号列项三级选择此菜单条，会自动在光标所在的行首插入“1、“2、“3等编号，并设定为三级数字编号列项的格式。请注意：“章标题和各级“条标题后，如敲击“回车键，会自动将回车后光标所在位置设置为“段的格式；“无标题条后，如敲击“回车键，会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条；当你不输入

11、任何容，在无标题条后紧跟着再次回车，如此会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“条标题或“章标题的格式；c.同样，在编写各类、各级“列项后，如敲击“回车，会自动将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项；在“二级列项或“三级列项符号或编号后不输入任何容，紧跟着回车，如此会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格式。三“要素容样式菜单在编写标准的过程中，可根据“要素容样式菜单栏中提供的各项下拉菜单，随时自动设置标准中要素的容样式，包括示例、注、脚注、图、表、公示等。如下列图：1示例当需要编写无编号的示例时，选择“示例菜单条，会自动在光标所在处的行首插入“示例：并设置相应的格式，只需

12、输入有关的示例容即可。2示例当需要编写带有编号的示例时，选择此菜单条会自动插入“示例1：、“示例2：等并设置相应的格式，只需输入有关示例容即可。3首示例当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时，后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。当后面的示例需要从1开始编号时，请选择此菜单条，即可实现从1开始重新编号。4示例容当示例的容是一些文字并且与“示例：或“示例分行时，可选择此菜单条，将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。1条文注当需要编写无编号的注时，选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注：并设置相应的格式，只需输入有关容即可。2条文注当需要编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处

13、的行首插入“注1：、“注2：等并设置相应的格式，只需输入有关容即可。3首条文注当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时，后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。4图表注当需要对图表编写无编号的注时，请选择此菜单条，如此会自动在光标所处的行首插入“注：并设置相应的格式，只需输入有关容即可。5图表注当需要对图表编写带有编号的注时，选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1：、“注2：等并设置相应的格式，只需输入有关容即可。6首图表注当标准中有多个图或表都带有编号的注时，后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。当后面的注需要

14、从1开始编号时，选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。1条文脚注为了添加条文脚注，应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置，然后选择此菜单条，如此会弹出一个增加条文脚注的窗口，如图：，在窗口中输入相应的脚注容，点确定后如此会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号，即1、2等，同时在页面下方添上条文脚注的容。2图表脚注当需要在表中插入脚注时，需将光标移到表中需要添加脚注的位置，输入表的脚注编号，即上角标、b、c等，然后将光标移至表中放置脚注容的位置，选择此菜单条如此会自动在光标所在的行首插入上角标、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注容即可。当需要在图中插入脚注时，请事先

15、在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号，即上角标、b、c等，然后将光标移至图下放置脚注容的位置，选择此菜单条如此会自动在光标所在的行首插入上角标、b、c等，并设定为图表脚注格式，只需在编号和输入相应的脚注容即可。3首图脚注当标准中有多个图都有脚注时，后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。这时后面图的脚注需要从a开始编号，请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。1图标题当需要编写图标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文图标题或“附录图标题的编号并设置相应的格式，只需输入图的名称即可。2表标题当需要编写表标题时，选择此菜单条会根据光标所处的位置，自动插入“正文表标题或“附录表

16、标题的编号并设置相应的格式，只需输入表的名称即可。3插入表格当条文中需要增加表格时，点击此菜单会弹出表格设计的界面，如图：，只需输入表格的行数和列数，如此会根据规定设置相应表格框线的线宽。请注意：自动生成表格的行数，包含了表头、表注和表的的脚注各一行，因此如果表格需要五行容，需要输入8行。如果最终的表格没有表注和或表的脚注，请删除不需要的行即可。1插入公式当需要编写公式时，选择此菜单条会自动弹出公式编辑界面，可选择其中的符号进展公式的编辑。2公式编号当需要对公式进展编号时，请将光标置于公式后面，然后选择此菜单条，如此会根据公式所处的位置自动赋予正文公式编号或附录公式编号。3更新公式编号如在编辑

17、文件时删除了文中的某个公式，这时公式的编号就会不连续，需要选择此菜单条即可实现公式编号的连续性。四、须知事项在以下情况中，使用TCS2009需注意：一使用其他文件中已经输入的容TCS2009提供了新建和打开TCS文件的功能，可以在新建或打开的TCS文件中使用各项功能编辑各类标准。然后如果已经用Word建立了标准文本的情况下，如需要使用TCS2009的功能，如此需要新建一个TCS文件，然后将已经建立的在Word中的相应容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。在这个过程中需要注意：1.粘贴过程中，尽量不要将原文件的文本容连同格式即段落后面的回车符一起拷贝粘贴，如粘贴过程中遇到格式混乱，只拷贝没

18、有格式的文本容。2.标准的目次、索引、封面不能直接从其他文件中粘贴，而必须通过TCS2009提供的功能添加。标准的正文、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后，再将已有文件中相应要素的容粘贴过来。3.相应容粘贴到TCS文件后，需要用TCS2009的“层次标题样式和“要素容样式2009的规定，也才能顺利应用TCS2009提供的“目次和“索引功能。二同时编辑多个TCS文件在使用Word2007的某些版本的情况下，如果同时打开了两个与两个以上的文件，可能只有最后打开的TCS文件的“加载项功能区中会同时显示“操作菜单栏和“快捷工具栏，其他文件中只显示“操作菜单栏。对于没有显示“快捷工具栏的这些文件，只能通过“操作菜单栏中的下拉菜单使用TCS2009的功能，而不能使用“操作菜单栏中的“快捷工具按钮。三样式的使用在编写标准的过程中，尽量使用TCS2009提供的各种样式，并且不准许对“层次标题样式和“要素容样式中的各种样式做任何形式的修改，也不能设置与其同名的样式，否如此，可能会影响正常使用TCS2009的功能。