当前秘书工作所遇到的困境和对策分析改.docx
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当前秘书工作所遇到的困境和对策分析改
浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析改
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盐城师范学院
毕业论文
浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析
学生姓名
学院文学院
专业汉语言文学（高级文秘）
班级
学号
指导教师
2016年4月1日
浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析
摘要
秘书是现代社会急需的软人才之一，随着中国加入WTO，秘书工作迎来了更加广阔的发展空间。
秘书工作具有服务的直接性和稳定性、知识化和专业化、年轻化和女性化等特征。
但是随着社会工作越来越细分化，传统的秘书工作逐渐不能适应现代社会发展的需要，因而秘书工作从业者愈发难以适应这些改变，在日常工作中也不得不面对这些不适应带来的困境。
社会分工的变化要求秘书工作也要逐步改变，主动适应。
本文以当前秘书工作为背景，首先分析当前经济形势下秘书工作中存在的问题与面对的困境，引出解决方案和对策；然后再从当前的经济发展趋势，分析出未来秘书工作的前景。
【关键词】秘书；困境；方案；前景
AResearchofGuiyouguang’s
ProseAboutAnti-ancientJapaneseinvaders
Abstract
Jiajingperiod,thewholesocietyexceptiondarkchaos.Mongoliaandothercountriesinvadedthenorthborder,Japanesepiratesinvadedsouthcoast,thepeoplelivedveryhard.GuiyouguanglivedinKunshan,witnessedscenesofhumantragedy.Herackedtheirbrainsforadvicetotheauthorities,hehaswrotemanyarticlesaboutanti-ancientJapanesepirates.Inthispaper,theproseofanti-ancientJapanesepiratesasthemainobject,bystudyingthecharacteristicsandvalueofitsnarrativeprose,assessmentandinductionofstrategicthinkingandotherpoliticalcommentaryproseanti-ancientJapanesepiratesclaimstoadeeperunderstandingofthedeeppatriotismandkeenstrategicvision;andfromthetrackGuiyouguang’slife,toappreciatethegenuinefeelingsofMr.Confucianideasandthinkingsad;JiajingeralivebythespiritoftheeratotaptoGuiyouguangrepresentedbyshowingavirileScholarsbackboneandheavyhistoricalresponsibility.
[Keywords]Guiyouguang,proseofanti-ancientJapanesepirates,
deeppatriotism,thegenuinefeelingsofMr.Confucianideas
二、秘书的特征..........................................................2
（一）...........................................5
（二）.............................................7
（三）......................................................8
（一）.........................10
（二）..........................................12
五、秘书工作的前景分析.....................................13
引言
在经济全球化的当今时代，秘书工作已经成为政府、企业发展过程中不可或缺的部分。
知识经济的本质在于知识、创新和管理，秘书人员作为时代大变革的重要行业参与者，做好文秘工作是服务现代化建设的需要，是实践科学发展观重要思想的需要，是领导把握大局、提高科学决策水平的需要。
秘书不仅是领导的助手，同时也承担着与各部门沟通的桥梁作用。
由于秘书工作的复杂性与特殊性，在紧张的工作中所遇到的困境与挫折不断增加。
为了更好地完成本职工作，出色为领导服务，与同事和睦相处，提高工作效率，秘书人员必须要发现当前工作存在的困境并找到解决的办法。
一、秘书的定义和工作职责
秘书的定义有广义和狭义之分，广义上的秘书指的是领导者的助手，帮助领导人处理日常事务；而狭义上的秘书则是一种职务名称。
秘书的工作职责是非常多的，总共涉及11个方面的：
（1）协调工作：
协调部门、人际、地区、下属公司的关系；
（2）督察工作：
检查领导吩咐的工作完成情况，并向领导汇报；（3）写作事务：
秘书的最基本工作，写一些资料和报告；（4）文书档案事务：
撰写和制作文书，管理档案等；（5）调查研究事务：
搜集相关信息，给领导提出性质有效的措施和方案；（6）信访事务：
处理员工或者顾客的投诉，提出解决方案；（7）行政事务：
相应的行政工作；（8）会议事务：
安排会议，布置会场，并把会议时间及时通知参会人员；（9）接待事务：
接待来访，安排服务；（10）日常事务管理：
值班管理、印章管理、通信管理等；（11）其他领导临时交办的任务。
2、秘书工作的特征
（一）高层次、复合型才能需求日益呈现
现代社会中，科学技术迅猛发展，社会生产的复杂性日趋增大，信息
高速公路的开通，全球网络的运行，使世界范围变得越来越小，人们的工作
和生活节奏越来越快。
而我国自从加入WTO和互联网的飞速发展，使现代秘
书工作的宏观环境和微观环境发生了较大的变化。
随着社会信息量的翻倍增
长，社会的生产和管理工作愈发显得复杂，脑力劳动在社会生产的比重也随
之越来越大。
秘书作为社会生产管理基层中的一部分，其工作的复杂性和重
要性对秘书的工作提出了更高地要求。
秘书在帮助领导驾驭复杂形势中具有
重要的参谋作用。
现如今科技发展日新月异，领导决策者如何获得可供选择
的信息或是决策选项?
高水平的秘书在这个时候就显得犹为重要。
这些高素
质的秘书在通过自己的强大的知识能力筛选出有用和有利的信息流，为决策
者提供最需要的帮助。
同时由于社会的复杂交融性，传统意义上得单一型秘
书已经不适合社会的需求，复合型的秘书人才成为市场的主要需求，它满足
了领导对秘书辅助工作的需求而且能够在一些棘手问题上做出准确地判断，
帮助领导者规避风险，所以秘书的高水平和复合型才能将成为社会对秘书工
作的最大需求。
（二）秘书工作的职业化范围愈发广阔
秘书工作作为一种为领导和他人服务和起辅助作用的职业，随着时代的
变迁，它所服务的对象和范围将愈发广泛，它的职业化趋势更加明显。
一是
秘书工作渗透于一切行业之中；二是秘书工作的只能正在扩大；三是秘书工
作的时空领域进一步拓展。
高科技与办公自动化的发展，将使秘书人员“流
动办公”变为现实，即使在家里也能为公司处理事务，并且包持密切的联系。
3、秘书工作的现状分析
通常情况下，我们认为秘书就是在领导身边做一些简单的通知信息、整理文件之类的工作，帮助领导处理杂务，提高领导管理部门的效率。
但是，自从改革开放以来，我国的政治、经济、文化在西方发达资本主义国家的影响下，迅速与国际接轨。
综合国力越来越强，经济发展速度越来越快，本土企业与外国企业的交往也越来越密切。
因此在企业对秘书需求量增加的同时，对他们的工作要求也在改变。
我国的秘书行业在遇到新机遇的同时也要接受新的挑战。
第一、对高级秘书的需求逐渐取代低级秘书。
高级秘书与低级秘书相比，高级秘书接受过更加专业的教育和培训，不仅拥有过硬的素质，而且拥有更高的学历和能力，他们的知识面广，能够更好的帮助领导洽谈业务、组织活动、协助决策、管理成员，甚至能够处理相对专业的问题。
随着改革开放政策的实施，我国企业与外国企业接轨的同时，秘书行业也在同外国秘书行业接轨，高级秘书受到越来越多企业的重视，成为秘书行业的佼佼者。
第二、对商务秘书的需求逐渐取代政务秘书。
以前我国的经济比较落后，只注重培养政治方面的秘书，协助处理政务工作，而没有相关的商务秘书培训机构。
但是改革开放以来，我国的经济迅速发展，经济市场化越来越完善，政务秘书已经不能满足市场的需要，我国企业对商务秘书的需求量越来越大。
然而，我国商业秘书培训机构不够完善，培养的商业秘书数量少而且不能够胜任企业的重任。
企业招聘不到专业化程度高的商业秘书，只能在语言类专业内发觉人才，但是这些人才虽然语言功底好，却不能掩盖对秘书行业不够了解的事实。
因此，我国应加强对商业秘书的培养。
第三、对复合、协作和创作型秘书的需求逐渐取代简单事务型秘书。
随着科技的飞速发展，信息时代的到来，仅仅只会整理文件、通知信息的简单事务型秘书逐渐被时代淘汰，取而代之的是复合、协作和创作型秘书。
因为在信息化时代中，秘书的主要工作是筛选重要信息、协调员工工作、组织现场活动、编写业务文件等，为了能够充分的完成工作内容，新复合型秘书除了能够熟练的操作计算机、能够流畅的与外企交流、拥有较高的写作能力、能够准确规划档案文件、具有优秀的组织能力外，还必须了解法律法规、财务管理、市场规划、礼仪规范，以应对各种突发状况。
复合型人才最早被称为“四合一”人才，就是具有科技、文学、经济、语言这四个技能的人才，是20世纪90年代中期由日本提出来的。
21世纪的市场充满了竞争力，企业要想时刻保持竞争力，就必须团结一致，搞好领导和员工的关系。
而秘书作为维持领导和员工关系之间的纽带，如果想要处理好领导和员工之间的关系，仅仅会整理文件、通知信息是远远不够的，这就需要企业通过招聘新型秘书来取代传统秘书。
新型秘书需要有极高的情商和智慧，通过自己的能力和工作方式增强企业内部的团结，提高所有人员的工作效率。
这就要求新型秘书具有极高的职业素养，才能高效地完成这些工作。
在当今这个信息化时代，社会发展的速度是飞快的，每时每刻都在发生着各种变化，对秘书的教育培训方式也随着时代的进步而改进，促进传统秘书向复合型秘书转变，不断得为企业和政府输送高素质新型秘书。
4、秘书工作的困境和对策分析
1、秘书工作在社会中普及程度越来越高。
当今社会，秘书工作存在于社会的每一个行业中，上到政府部门、大中小型企业，下到各种团体或者个人，都会聘请秘书来帮助工作。
在澳大利亚，只要是企业的领导都可以配备自己的秘书。
在韩国，政府的部长以上都可设秘书职位。
在欧洲，运动员、政治家、律师、演员等都可以在需要的情况下聘请私人秘书。
2、对秘书的专业化程度要求越来越高。
目前，在我国的每个行业中都有其相应的行业秘书。
如运动界有健身秘书，金融界有商务秘书，医药界由医务秘书等。
如果想要成为这种专业秘书，就必须对将要从事的行业具有深入的了解，并具备该专业的知识素养，当然秘书的基本职能也是必不可少的。
在有的国家，已经对秘书进行了专业的分类，这样业主就可以根据自己的需求快速找到相关专业的秘书。
三、秘书的职业素养有了很大程度的提高。
随着社会的飞速发展，市场竞争日渐激烈，企业的领导也越来越忙碌，致使它们需要秘书来帮助他们处理工作，甚至代替他们独立处理一些事务。
在这样的背景下，传统的只会打字、整理文件的简单型秘书已经无法满足企业领导的要求。
企业需要的是能够规划时间、参与讨论、根据公司要求提出创新思想的复合型秘书，需要的是具有高职业素养的新型秘书。
4、秘书能够更加高效的完成相应工作。
计算机网络的普及，企业的文档都开始变成电子文档，秘书不用跑动，在电脑前就能完成文档整理。
手机等高端通讯设备，使秘书能够再整理文档的同时就对员工传达工作命令。
总之，随着电子设备的不断改进，秘书的工作效率也在不断提升。
5、秘书工作的前景分析
（一）从技能性工作向智能性工作转化
（二）从技能性工作向智能性工作转化
（三）在二十一世纪的今天，秘书工作逐渐向智能化过渡，随着领导阶层的各项能力提高，头脑对信息的处理能力有了质的飞跃，因而秘书的整体素质必须要有对应的提升，作为领导者信息处理的密切相关者，秘书必须做到以下几个方面，第一是要具备相关完善的知识体系。
比如说带领中国发展方向的马克思主义思想和保障日常生活必备的科学文化知识以及处于法治社会应当必备的法律常识。
第二点就是秘书职业必须具备的专业知识。
作为秘书行业的一份子应该对该行业有着十分清晰的认识，能够统揽全局并对秘书的技能有着深刻的认识。
最后一点也是最重要的一点，那就是对行业发展有关的的辅助知识和技能。
秘书不单单再是传统意义上狭窄的秘书范围定义，从一定程度上讲，他是拥有许多社会知识的高素质综合技能人才，所具备的知识技能应该涉猎各个行业，各个阶层。
随着社会主义市场经济的建立，以及改革开放的进程中，我国涌现出大量的外资企业和中外合资企业，特别是某些尖端行业中，外资企业占据着非常重要的商业财富。
这时候我们的涉外秘书就应该充分发挥自己的作用，积极参加到生产过程以及贸易经营当中去，做好相关的管理工作，并从中学习外资企业先进的管理机制，从中汲取成熟的秘书机制度并加以改进融合到符合中国特色的市场经济中去。
那么作为这样的涉外秘书就要具备以下广阔的知识：
对外贸易知识、了解国外相关的法律法规，做到心有有数。
还要了解国外与我国的财产和会计行业相关的异同。
综上所述，秘书已经向着新世纪的复合型人才迈进，是一个高智能化的群体。
（四）从常规内向思维向外开放思维转化
（五）改革开放后，我国经济发展取得了巨大的进步，而加入世界贸易组织之后，我国的市场环境变得越来越复杂，这就秘书的工作带来了极大的挑战。
政府机关和企事业单位的工作变得越来越复杂，经常需要跨行业、跨地区，跨国界的去开展工作。
在这样的大环境下，秘书必须能够与时俱进，及时补充新的知识，同时还要具备开放性思维，不但要关注本行业、本地区的情况，还要密切注视国内及世界的动向。
我国经济体制比较特殊，为市场经济体制，秘书在进行工作时必须牢牢把握市场经济的特殊性，同时结合加入贸易市场后的市场需求，转变自己的观念和思维，对自己的工作行为进行调整。
简单来说，就是企业秘书必须充分发挥自己的作用，一方面要充分了解企业经营生产过程中存在的问题，另一反面还要充分把握市场信息，具备敏锐的市场洞察力，帮助企业领导做出最正确的决策，实现利益最大化。
（六）从事务性服务向信息化服务转化
（七）当前社会是知识经济社会，秘书需要有更多的专业技能来面对突发的问题。
秘书工作者需要与时俱进不断完善发展自己的业务能力。
如今的秘书工作除了要承担起传统的办公室业务，还要负责好整个公司在经营中的信息分拣工作，要在服务好客户的同时将整个企业的运营状况了然于心，帮助企业的决策者分析当前市场形势，对可能出现的财务风险进行科学有效的预判，并帮助其作出正确的选择。
秘书对整个公司经营状况的掌握程度和他给决策者呈现的信息的完整性很大程度上决定了公司的发展走向。
秘书工作对整个公司经济效益的实现是至关重要的。
所以传统意义上的秘书已经不能胜任当前的工作。
当前的秘书需要在掌握公司运营和市场走向方面有极强的信息意识。
在这方面的工作能力主要包含以下几个方面。
秘书必须对信息有着丰富的来源，不仅要在已经形成的信息来源内快速获得有效信息，还要能自主创新发展新的信息来源。
并且要分辨所得到的信息是否准确，将信息进行总结归类后再提供给企业的决策者。
秘书在对获得信息的分选上也要有独立的见识。
同时秘书还要具备对市场走向信息的预判，秘书要在已有的信息上分析当前经济大势，再加以自身职业的客观判断，给企业决策者提供准确的信息。
另外在信息的整合加工上秘书也需要有更高的效率。
（八）从被动辅佐职能向主动配合职能转化
（九）在企业集团内部，公司的高层管理人员是作为公司决策者而存在的，他们的工作内容就是对公司的宏观走向作出准确的把握，因此他们是整个公司的主宰。
而秘书只是用于帮助领导者处理一些杂物，协助领导者进行工作的。
不过随着秘书的工作内容性质的转变，秘书已经不再仅仅是处于协助位置，它应该在整个公司管理业务中主动承担起责任。
（一十）从随意性向科学性转化
传统意义上的秘书工作被人们普遍认为是一种只要能随机应变就可以担当的职务，在大众眼中秘书并不是作为专业人才而入职的，而且要求秘书能够在许多方面都有所了解。
同时秘书的工作内容没有明确的界限。
但是在知识经济时代秘书应该具有其本省的专业性，应当在秘书工作建设中设立起科学的体系。
公司需要秘书在整合信息来源，判断信息是否可靠，传达信息内容方面都有职业的工作技能。
因此秘书工作并不简单的是一个凭着秘书工作者感性的判断就能胜任的职位。
在对企业信息的整合收集上要求秘书时刻保持理性的思维，不然将会使得公司决策者对市场形势产生误判，从而公司蒙受损失。
秘书除了在专业技能上有较高的业务水平外，还要有具体的实际实践能力，在整体业务框架上有全局的掌控把握。
并且能够完成公司领导遗留的杂务。
在对企业各部门间和企业与企业之间的交流方面秘书也要有极强的处变能力，要能迅速应对突发状况并做出合理的决断。
在当前经济全球化的大势下，我国的企业想要在世界经济市场上都占有一席之地，就必须在秘书工作的培养方面作出重大改观。
（一十一）如今，秘书的职能已经跟我们所理解的传统职能不一致了，传统的秘书一直都是跟在领导后面，它的职能都是辅助性的，工作比较被动，而现代化的秘书职能则是主动参与工作。
现代的秘书，工作内容已经不仅仅是行政事务性的了，也不只是整理文件然后分类保管之类的了，而是要参与到企业的管理中去，要依据企业的中心业务，向中枢管理发展，最主要的是由边缘性向战略性转化。
并且还要作为领导安排事物的执行者，补充完善领导的工作。
在如今社会发展的实际情况中，发展机会和风险并存，且成正比，那么各行业的企业和各级别的政府机构就必须尽可能的获取相关的信息，来做出对自身最合适的决策。
现代秘书的一个工作重心，应该是在领导看到之前就要收集、整理、分析、归纳、总结出各项信息。
面对这么冗杂的工作，要想高效有序的完成，必须是自己主动的去做，而不是被动的等吩咐，例如主动的组织会议、协调工作内容、主动给领导提供信息等，特别是在协调各部门人员关系和出现突发状况时，不能被动的等领导安排，而应该学会使用合适的方法，选择合适的角色去处理相关问题，这样，自己的工作效率和工作质量才能有效地提升，既方便了自己，也方便了企业。
相反，若是只等领导的安排，那么就会疲于奔命一样，完全履行不了现代秘书所述的工作，不能为企业领导带去有效地信息，不能顺利的组织企业内部的各项活动，只能做整理文件类的工作了，更甚至会使领导获取错误的信息，做出错误的决定，导致不可挽回的错误，那样现在倡导的现代秘书的口号只能就是空谈。
由此可见，现代秘书首先具备的基本条件就是应该积极主动的融入自己的工作中。
从这个层次上来看，现代秘书的培养不仅仅只是平时工作技能的教育，更重要的是要培养出社会所需的复合型人才，也就是在各个方面都有一定的能力，然后在某一个具体的方面要又能出类拔萃的人才。
（一十二）传统秘书是手工作业，而且是经验丰富者具有优势，但是现代秘书则将是自动化的，现代化的。
因为，在现今的办公过程中，自动化办公已经是一种发展方向，信息技术的出现和发展，使得与之相关的很多新政策随之出现，比如说无纸化办公、网络政府服务平台、电子政务平台等等，现代化的办公设备大量的涌入办公室，传统秘书工作中的规范化模式化的东西，现在都可以经由办公设备进行处理，而且，比人为处理的更方便有效，比如一些数据、图片、文字、音像等等，都可以在网上传递、储存。
从另一个方面来说，现今的企业已经不再把生产排在第一位，而更看重企业的人员管理、财务处理等工作，更关注怎么样利用信息技术来了解市场、了解客户的需求，从而改善企业的不足之处，以适应发展迅速的行情。
由此可知，秘书的工作已经收到了信息技术的影响，从传统的手工作业变味了自动化办公，从依靠经验工作变成了依靠现代化设备工作，这样就要求现代秘书必须有能运用现代化办公设备的能力，这样可能提升自己的工作效率，还能更适应社会需求，能更快的融入企业本身，成为企业发展不可或缺的一部分。
6、结语
在市场经济的推动下，对秘书的的职业要求也越来越高，其中最重要的一个特点就是，秘书逐步向着复合型人才迈进，他将拥有大范围的业务能力。
一、作为新时期的秘书，他的职业职能发生了翻天覆地的变化，传统的秘书职业是服务单个人，而新时期的秘书应当拥有广泛的业务能力辅佐大型组织，在整个组织的关键位置发挥着举足轻重的作用，贯穿于整个行业的运作过程当中，观察每个部门的工作情况，协调部门之间的业务工作，做到了然于心。
因此秘书的职业要求秘书必须具备广泛的知识体系，熟悉组织的运作状况，身处其中却又总揽大局，分处各个行业却又搭建起各个部门之间的交流通道，促进了整个组织体系的正常运行。
二、随着社会主义市场经济的飞速发展，各个行业各个阶层都在竞争中胜劣汰，孰能笑到最后，那么他都要有敏锐的洞察力，一定的社会预见力。
效率性决定了谁去谁留，谁能把握大局，在混乱的竞争中看到关键的东西，把资源合理分配，多余的去除。
秘书也应当看向整个社会而不是把眼光仅仅局限于个人所在单位，时刻提醒领导人把握合适的机遇和挑战，在基于来临之前有着相关的预见力，俗话说得好，机会都是留给又准备的人，提前制定相关的方针和决策，才能治真正的机会来到之时做到从容不迫，做到得心应手。
与此同时，秘书应该时刻把握社会发展方向，用灵活的思维把握市场，积极整合处理相关信息。
总而言之，秘书的工作职业越来越广泛，由内向外，由传统变向先进，与时代接轨，深刻融合到社会主义市场经济当中去。
三．秘书的眼光从单位转向社会，由个人转向组织，由本土逐渐向国际接轨，在掌握本土社会市场的动态之后，更加应该时刻关注最新国际行情。
在信息时代的今天，地球宛如一个村庄，信息更新日新月异，只有对国际社会有着敏锐的眼光，把握机会，适应国际竞争，才能使我国秘书行业在国际发展中止步不前。
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