存货财务管理制度.docx
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存货财务管理制度
一、为了规范公司存货会计核算,加强公司对存货的管理和控制,保证存货的安全、完整,依据《企业会计准则》规定特制定本制度。
二、本制度所称存货指公司购买用于销售的商品,供应商提供的赠品、样品等。
不包括公司购买的办公类物品。
三、仓库负责商品的验收、入库、保管、出库、销售、调拨、退货出入库、盘点和相关出入库单据的录入、审核等。
财务部负责监督、审核仓库是否按相关规定管理存货进、出库以及制单、盘点等工作,负责存货会计核算。
四、验收入库管理
1.公司收到采购商品、赠品、样品、退货等必须先入库并办理商品入库手续。
2.所有商品入库前必须经过验收,验收合格的商品才能办理入库手续并填写《货物验收单》和采购开单。
验收不合格的商品应及时反馈给采购部,便于采购部作相应处理。
3.仓库对入库商品的品名、规格、数量、质量、包装等进行检查和验收,保证收到的商品与采购要求一致。
4.采购商品验收入库及发生采购退货,仓库进行验收、开单、审核应严格按照《采购与付款财务制度》相关规定执行。
5.财务部门审核仓库是否按规定验收商品、采购开单并审核。
五、出库管理
1.公司销售发货、赠送、试用等均应办理商品出库手续。
2.所有商品出库均应经过仓库发货,开单、审核。
3.仓库对发货、销售退货、物流费用的登记等及开单、审核按照《销售与收款财务制度》相关规定执行。
4.财务部审核商品出库是否符合相关流程、销售开单是否多正确,是否已审核。
六、其他出入库管理
1.发生采购以外的入库,要录入其他入库单。
2.发生销售以外的出库如公司自用、增送、展示、试用等,要有相关审批,录入其他出库单。
七、原始凭证及制单
1.仓库收、发货要根据采购、销售、退货等实际情况,按财务部相关规定收集相关原始凭证,如供应商送货单、物流单据、相关部门提交的收发货凭证等提交到财务部。
2.收、发货后仓库管理员要将数据录入金葵花、主管审核。
3.财务部要审核收、发货环节录入单据是否正确、原始凭证是否齐全、是否已审核。
八、存货保管
1.仓库存货保管遵行《仓储部管理制度》规定。
2.仓库应定期、不定期检查存货,对过保质期或即将过保质期、损坏的商品要及时上报。
九、存货盘点管理
1.盘点范围:
上海仓库、会议室陈列柜及其他存放点保管的所有存货,包括供销售的商品、赠品、样品、代管的物品等。
2.盘点方式:
实行定期、不定期盘点制度。
定期盘点:
每月最后一天为盘点日,盘点所有存货;不定期盘点:
商城、仓库、财务部根据需要可不定期抽盘某种或全部商品。
3.盘点人员及职责:
商城和财务部主管负责整个盘点工作的指挥、协调。
商城主管负责制定盘点计划,制定整个盘点工作流程及盘点前各项准备工作。
仓库、财务部、商城管理中心等部门人员组成盘点小组。
每一盘点小组中须安排财务人员和仓库人员各一名,其他人员根据盘点工作量需要安排。
财务人员负责记录清点的存货数量,仓库人员组织实施存货清点。
4.盘点前准备工作:
1)仓库要对存货的摆放进行整理,保持货品整齐、标识清楚。
2)盘点日仓库停止一切收、发货活动和金葵花数据录入。
3)商城要检查进、销、存各部门是否存在货已收未开单、货已发未开单、已开单未发货等情况,要保证盘点日金葵花录入和收、发货截止时间一致。
4)盘点日财务人员制作盘点明细表,内容包括商品编码、名称、规格、计量单位、盘点数量、备注。
盘点明细表不得包含账面盘点数量。
5)盘点存货可根据仓库实际情况选择小组交叉复盘方式、盘点后整理差异复盘方式或综合二种方式实施盘点。
6)盘点前要召开盘点小组会议,让所有参加盘点工作的人员了解自己的工作职责及应准备的事项。
5.盘点后续事项:
1)盘点一结束,参与盘点的所有人员均需在盘点明细表上签字。
盘点明细表作为《盘盈盘亏报告表》附件保存。
2)财务部根据盘点明细表当天编制《盘盈盘亏报告表》,盘点差异最晚于第二天上班前开始复盘,复盘仍有差异的由仓库填列差异原因说明、签字确认并负责撰写《仓库盘点报告》,三天内提交财务部。
3)财务部根据《盘盈盘亏报告表》和《仓库盘点报告》对盘盈、盘亏做出相应会计处理意见,一并报总经理审批,并根据审批意见进行相应会计处理。
需要追究个人责任的,计入其他应收款予以收回。
十、本制度涉及到采购、销售出入库遵守《采购与付款财务制度》、《销售与收款财务制度》。
涉及仓储管理遵守《仓储管理制度》。
十一、附则
1.本制度由财务部负责制定,由采购部、商城管理中心与财务部共同修订。
2.本制度经公司审批后正式发布实施。