实验二 基础资料设置实验操作学生用.docx

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实验二基础资料设置实验操作学生用

实验二基础资料设置操作

账套初始化是ERP系统中十分重要的工作，它是整个工作的基础。

初始化设置的好坏，将直接影响到系统的运作质量。

清晰的科目结构、明了准确的数据关系，会使用户在账套启用后的日常处理和财务核算工作中思路顺畅，处理简便、快捷。

在主控台界面，单击“系统大类”中的【系统设置】模块，可以看到系统设置包括基础资料、初始化、系统设置、用户管理和日志信息5大明细功能，其中系统设置、基础资料和初始化模块是初始化工作将涉及的模块。

基础资料：

对各个系统的基础资料进行设置和管理，如科目、客户、供应商等。

初始化：

录入各系统的初始化数据。

系统设置：

对各个系统的参数进行集中设置和管理。

用户管理：

对使用该账套的用户信息进行管理。

日志信息：

查看各用户使用当前账套的信息。

基础资料设置实验

基础资料细分为两个大部分：

公共资料和各个系统的基础数据。

1.引入会计科目

引入会计科目方法如下。

（1）双击【系统设置〕～【基础资料】～【公共资料】～【科目】，系统弹出会计科目设置窗口。

（2）选择菜单【文件】～【从模板中引入科目】，弹出“科目模板”窗口，如图所示。

（3）单击“行业”下拉按钮，可以自由选择所需的行业科目。

单击“查看科目”按钮，可以查看该行业下已经预设的会计科目，如图所示。

（4）选择“新会计准则科目”，再单击“引入”按钮，弹出“引入科目”窗口，如下图所示

（5）单击“全选”按钮，再单击“确定”按钮。

（引入过程比较慢，请耐心等待，喝口水！

）

系统已将会计科目分为资产、负债、共同、权益、成本、损益、表外7大类，查看相应类别下的科目方法是单击该类别前的“＋”号。

2.币别

币别是针对企业经营活动中涉及的外币进行管理，如港币、美元（注：

外币在此是针对本位币人民币而言）。

功能有新增、修改、删除、币别管理、禁用、禁用管理、相关属性、引出、打印、预览。

将“表17-1”中的币别新增入账套，具体操作步骤如下。

具体操作步骤如下。

（1）双击【系统设置】～【基础资料】～【公共资料】～【币别】，系统弹出币别管理窗口，如下图所示。

（2）单击工具栏上“新增”按钮，弹出“新增”窗口，如图所示。

（3）在“币别代码”处录入“HKD”，在“币别名称”处录入“港币”，在“记账汇率”处录入“0.84”，如图所示。

（4）单击“确定”按钮保存设置。

这时，在“币别”窗口可以看到己经新增的“港币”。

（强调一定不要录错了，如果录错了，到汇率体系里删除后，再在币别里删除即可）

3.凭证字

凭证字是管理凭证处理时所需的凭证字类别，如收、付、转、记等。

（收款凭证记现金或银行收款时的业务；付款凭证记现金或银行付款时的业务；转账凭证做月末结转本年利润科目用；记账凭证不分收、付、转，所有业务均可记入记账凭证（具体业务只需在摘要中说明）

本实例账套使用“记”凭证字。

具体操作步骤如下。

（1）双击【系统设置】～【基础资料】～【公共资料】～【凭证字】，弹出凭证字管理窗口，如图19-23所示。

（2）单击工具栏上“新增”按钮，弹出“新增”窗口；在凭证字处录入“记”，其他保持默认值，如图所示。

单击“确定”按钮，保存凭证字新增。

注

（1）科目范围下的借方必有、贷方必有等项目，是设置录入凭证时，凭证中的分录必须要涉及所设置的项目，如为空值，则所有科目都适用于该凭证字。

例如，凭证字为“记”字，借方必有获取“1001—库存现金”科目，则所有使用“记”的凭证，其中一条分录必须要使用“1001—库存现金”科目，否则系统会弹出提示。

（2）“限制多借多贷凭证”项目：

设置当前凭证字是否要求限制多借多贷。

4.计量单位

计量单位是在系统进行进销存模块、存货核算和固定资产资料录入时，为各不同的存货、固定资产设置的计量标准，如个、条、台等。

下面新增“表17-3”中的数据，具体操作步骤如下。

（1）双击【系统设置】一【基础资料】～【公共资料】～【计量单位】，弹出“计量单位”管理窗口。

初次使用“计量单位”功能时，需先进行单位分组，然后在各组别下新增计量单位。

（2）选中左侧“计量单位资料”下的“计量单位”，单击工具栏上“新增”按钮，弹出“新增计量单位组”窗口，录入“数量组”，如图所示。

（3）单击“确定”按钮，保存设置并返回计量单位管理窗口。

这时，可以看到左侧新增的计量单位组资料。

（4）重复步骤

（2），新增“其他组”。

（5）选中左侧“计量单位”下的“数量组”，然后在右侧窗口任意处单击鼠标键，再单击工具栏上“新增”按钮，系统弹出“计量单位一新增”窗口：

代码录入“11”，名称录入“PCS”，系数录入“1”，换算方式保持不变

注：

（1）换算率是与默认计量单位有关的换算系数。

非默认计量单位与默认计量单位的系数换算为乘的关系，即1（默认计量单位系数）×非默认计量单位系数。

一个单位组中只能有一个默认计量单位。

换算率为1时表示它们之间呈无换算关系。

（2）换算方式：

金蝶K/3提供了两种计量单位换算方式，即固定换算和浮动换算方式。

固定换算方式是指当前的计量单位与默认计量单位间始终维持固定的换算比率，如克与公斤之间的换算是固定的，不可发生500克也是1公斤的事情；浮动换算计量单位则可在物料、单据上使用时根据需要指定其换算率，实现了更加灵活的运用，如支与箱之间的换算，大箱可能装1000支笔，小箱则装600支笔，所以支与箱之间的换算关系就是浮动的。

（6）单击“确定”按钮，保存设置并返回计量单位管理窗口。

这时，可以看到新增的“计量单位”资料。

（7）重复步骤（5）的方法，将表中其他数据新增入账套。

如图所示。

5.结算方式

结算方式是管理往来业务中的结款方式，如现金结算、支票结算等。

正确设置结算方式有利于总账系统与现金管理系统的对账。

下面新增“表17-4”中的数据，具体操作步骤如下。

（1）双击套【系统设置】～【基础资料】一【公共资料】～【结算方式】，弹出结算方式管理窗口，如图所示。

（2）单击工具栏上的“新增”按钮，系统弹出“新增”窗口；代码录入“JF06”，名称录入“支票”，如图所示。

注：

“新增”窗口中的“科目代码”是用来设置只有某个银行科目才能使用该种结算方式，如为空值一则表示任意银行科目都可以使用。

（3）单击“确定’，按钮，保存设置并返回结算方式管理窗口。

这时，可以看到窗口中己经新增的结算方式。

6.科目设置

会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。

会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。

会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。

会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。

除此之外，对于电算化系统，会计科目的设置是用户应用系统的基础，它是实施各个会计手段的前提。

会计科目的一级科目设置必须符合会计制度的规定，而对于明细科目，核算单位可以根据实际情况，在满足核算和管理要求及报表数据来源的基础上进行设置。

会计科目设置的重点是明细科目的设置和属性的设置。

因前面已经引入“新会计准则科目”的科目，在该基础上增加相应的明细科目并进行相应属性设置。

1）现金、银行类科目设置

在企业日常业务中，银行科目下可能会有多个银行账号需要管理，在此先练习现金和银行类会计科目的设置方法。

操作步骤如下。

（1）双击【系统设置】～【基础资料】～【公共资料】～【科目】，进入会计科目管理窗口，如图所示。

（2）单击窗口左侧的【科目】～【资产】～【流动资产】，这时系统将“流动资产”下的所有会计科目显示出来；在窗口右侧选中“库存现金”科目，单击工具栏上“新增”按钮，弹出“会计科目～新增”窗口，如图所示。

（3）科目代码录入“1001.01”，科目名称录入“人民币”，如图19-33所示。

（4）单击“保存”按钮，保存当前设置。

表中其他会计科目请自行录入，当新增“1001.02港币”和“1002.02人行东桥支行128"时，一定要注意“外币核算”的选择。

新增完成的窗口如图所示。

说明：

选择菜单【查看】→【选项】，在弹出的“选项”设置窗口中，选中“显示级次”下的“显示所有明细”，有利于查看科目大类下的所有明细科目。

2）往来科目设置

往来科目在此指的是应收账款和应付账款科目。

在会计工作中，需要知道应收、应付下每一明细账户的发生额和余额，所以在软件中要能处理每一位往来单位、每一笔业务是十分必要的。

往来类会计科目根据使用模块系统的不同，可以有不同的设置。

方式一：

总账系统单独使用，采用增加二级明细科目的方式。

如有客户A，设置科目代码为“1131.01”，科目名称录入“A”。

当录入凭证涉及A客户的业务时，在凭证录入界面会计科目获取“1131.01”即可完成A客户的核算。

方式二：

总账系统单独使用，采用核算项目的方式。

不用在应收账款下增加明细科目，直接修改“应收账款”的科目属性为有“核算项目”功能。

在录入凭证时录入“应收账款”科目后，同时可录入要求“核算项目”信息，这样也能起到核算明细的功能。

方式三：

总账系统与应收、应付系统联接使用，并且往来会计科目应控于应收或应付系统。

在会计科目中可以不用设置明细科目，这样在总账系统中只能看到“应收账款”的总账数据。

每一位客户的明细账是在应收、应付系统下查询的，因为应收、应付系统提供了详细的业务处理功能，并且对每一笔业务都能详细查询。

本账套采用第二、第三方式合用，即在总账中能查询到每一客户的往来情况，在应收或应付系统中也能查询到对应的业务单据情况。

操作步骤如下。

（1）在会计科目管理窗口，选中“1122～应收账款”科目并双击，或者单击工具栏上的“属性”按钮，系统弹出“会计科目～修改”窗口，如图所示。

（2）单击“科目受控系统”旁的下拉按钮，选择“应收应付”项目，如图所示。

（3）单击“核算项目”选项卡中的“增加核算项目类别”按钮，弹出“核算项目类别”选择窗口，如图19-37所示。

（4）在“核算项目类别”窗口，选中“客户”项，单击“确定”按钮。

再单击“会计科目－修改”窗口中的“保存”按钮，保存设置。

其余科目请读者自行设置。

3）其他科目

表17-7为其他科目数据，请读者自行设置。

当前录入的“科目名称”若与系统内己有的“科目名称”相同，则会弹出提示窗口。

如已录入制造费用下的“折旧费”，在录入营业费用下的“折旧费”时，系统会弹出提示，如图所示，根据实际情况选择即可。

2221.01应交增值税2221.01.05这两个科目必须录入

6.核算项目

在金蝶K/3中，核算项目是指一些具有相同操作、相似作用的一类基础数据的统称。

将具有这些特征的数据统一归到核算项目中，这样管理起来比较方便，操作起来也比较容易。

核算项目的共同特点如下。

（1）具有相同的操作，如新增、删改、禁用、条形码管理、保存附件、审核等，并可以在业务单据中通过按F7功能键获取调用等。

（2）核算项目是构成单据的必要信息，如录入单据时需要录入客户、供应商、商品、部门、职员等信息。

（3）本身可以包含多个数据，并且这些数据需要以层级关系保存和显示。

系统中已预设了多种核算项目类型，如客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象、劳务、成本项目、要素费用、分支机构、工作中心、现金流量项目等。

用户也可以根据需要自定义所需的核算项目类型。

双击【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【核算项目管理】，进入“核算项目”管理窗口，如图所示。

单击“核算项目”前的“+”，可以层层查看相应项目下的内容。

1）.客户

客户是企业生产经营的对象，准确地设置客户信息，对往来账务管理非常有利。

客户管理是销售管理的重要组成部分，同时也是应收款管理、信用管理、价格管理不可或缺的基本数据。

下面新增“表17-8”和“表17-9”中的数据。

为方便管理，可以对客户进行分类，即先建立客户大类。

以“表17-8”新增客户大类，操作步骤如下。

（1）在核算项目窗口，单击【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【核算项目管理】→【客户】，在右侧“内容”窗口任意位置单击鼠标键，再单击工具栏上的“新增”按钮，弹出“新增”窗口，如图所示。

（2）在基本资料窗口，代码录入“1”，名称录入“国内公司”，如图19-41所示。

（3）单击“保存”按钮，保存设置。

再以同样方法将另一个大类新增入账套。

注：

在实际工作中，客户是否分类视工作要求而定，可分可不分。

客户大类新增好后，下面录入各大类下的客户资料。

在金蝶K/3系统中，上级与下级的编号以是“.（小数点）”连接，如编号1.01表示国营公司大类下的01客户。

新增“表17-9”中数据，操作步骤如下。

（1）在“客户−新增”窗口，代码录入“1.01”，名称录入“北京远东公司”，运输默认提前期录入“2”，如图所示。

（2）切换到“应收应付资料”窗口，“应收账款科目代码”获取“1122”，“预收账款科目代码”获取“2203”，“应交税金科目代码”获取“2221.01.05”，如图所示。

（3）单击“保存”按钮，保存资料录入。

录入完成，单击“退出”返回“核算项目”窗口，新增完成的窗口如图19-44所示。

若要修改客户档案，选中后单击工具栏上的“属性”按钮，在弹出的客户档案修改窗口中，将要修改的项目修改正确后单击“保存”按钮即可。

要对客户档案进行删除、禁用等操作，选中后单击工具栏上的相应按钮即可。

说明企业地址、联系人和联系电话等项目是否需要录入视企业管理要求而定，用户可以自行录入。

在客户档案中预先录入“会计科目”是为了方便在应收款模块生成凭证时系统自动获取该科目，以提高生成凭证的效率。

2）供应商、部门、职员

供应商是企业生产经营的供货者，准确地设置供应商信息，对往来账务管理非常有利。

供应商管理是采购管理的重要组成部分，同时也是应付款管理录入相关单据时不可缺少的基本数据。

部门用来设置企业各个职能部门的信息。

部门指某核算单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构（也就是指，如果该部门不进行财务核算，则该部门没有必要在系统中设置）。

若需要使用工资系统，建议将部门资料完整录入，以供工资系统引入部门信息。

职员用来设置企业各职能部门中需要对其进行核算和业务管理的职员信息。

不需将公司所有的职员信息都设置进来，如生产部门就只需设置生产部负责人和各生产部文员，一般的生产人员在此没必要设置。

若需要使用工资系统，建议将职员资料完整录入，以供工资系统引入职员信息。

供应商、部门、职员管理方法与客户资料管理方法基本相同，请读者自行将表17-10和表17-11中的资料录入系统。

【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【核算项目管理】→【供应商】，方法与客户资料管理方法相同，请大家自行将表17-10录入。

3）物料

广义的物料包括与产品生产有关的所有的物品，如原材料，辅助用品，半成品，成品等，对于制药企业，2010年修订GMP中规定：

物料指原料、辅料、包装材料。

物料管理在生产型企业中处于重要环节，各种材料单据都要使用“物料”资料，如采购入库单和生产领料单等。

同时，“物料”管理是“计划管理”系统计算相关计划周期的重要参考值，如其中原材料A的提前期为3天，而生产需在2017-3-25日使用该原料，并且没有多余的该原料，则系统展开MRP运算时会自动计算出该物料应该在2017-1-22下达采购订单和采购数量，这样才能保证生产的正常进行。

系统还提供了最高库存、最低库存控制。

物料设置提供增加、修改、删除、复制、自定义属性、查询、引入引出、打印等功能，对企业所使用的物料进行集中、分级管理。

同其他核算项目一样，物料可以分级设置，用户可以从第一级到最明细级逐级设置。

下面新增“表17-12”中数据，操作步骤如下。

（1）在核算项目窗口，单击【系统设置】～【基础资料】～【公共资料】一【核算项目管理】～【物料】，在右侧“内容”窗口任意位置单击鼠标键，再单击工具栏上的“新增”按钮，弹出“新增”窗口，如图19-45所示。

（2）先进行物料类别设置。

单击“新增”窗口工具栏上的“上级组”按钮，切换到“上级组”设置窗口，代码录入“1”，名称录入“原材料”，如图19-46所示。

单击“保存”按钮保存设置。

用同样方法将其他类别新增入账套，单击“关闭”按钮，退出新增窗口返回物料窗口。

类别新增完成的窗口如图19-47所示。

（3）增加物料明细资料。

再单击工具栏上“新增”按钮，弹出“新增”窗口，在“基本资料”标签页窗口，代码录入“1.01”，名称录入“笔芯”，规格型号录入“蓝色”，物料属性选择“外购”，计量单位组选择“数量组”，基本计量单位选择“PCS”，其他项目保持默认值，如图19-48所示。

（4）切换到“物流资料”选项卡，采购单价录入“1”，计价方法选择“加权平均法”，存货科目代码选择“1403"，销售收入科目代码选择"6001"，销售成本科目代码选择“6401”，如图19-49所示。

（5）切换到“计划资料”选项卡，固定提前期录入3;，变动提前期录入“0”，其他项目保持默认值，如图19-50所示。

（6）单击“保存”按钮，保存资料录入。

其他物料资料请自行录入。

录入完成的窗口如图19-51所示。

注：

（1）明细资料与上级资料的代码联系以“.”（小数点）连接。

（2）变动提前期修改为“0”，也就是说本账套暂时不考虑因批量问题而产生的提前期变化问题，主要是为了使读者能快速、容易地理解并熟练操作金蝶K/3系统。

（3）其他项目，如最高、最低库存和默认仓库等项目是否需要设置，由企业管理要求而定。

读者可以在熟练操作K/3系统后再学习其他项目设置后的管理要求变化。

（4）录入采购单价是为了在“模拟报价”时引用该价格练习，在实际下达采购订单时可以修改为正确的单价。

如果对物料的属性设置不满意，可以随时进行修改。

方法是：

在“核算项目”管理窗口，选中需要修改的物料并双击，或者单击工具栏上“属性”按钮，弹出“修改”窗口，将所需修改内容录入后单击“保存”即可。

4）仓库

在金蝶K/3系统中，仓库档案既可以是实物建筑物，如一车间仓库、二车间仓库；也可以是虚拟仓库，如当仓库实地只一个仓库时，可以默认将该地方划分为几个区域，如原材仓、半成品仓、成品仓等，以方便仓库管理和物料管理。

金蝶K/3系统对仓库档案提供新增、修改和删除功能。

以新增“表17-13”中的数据为例，介绍“仓库”档案的新增方法，操作步骤如下。

（1）在核算项目窗口，单击【核算项目】→【仓库】，在右侧“内容”窗口任意位置单

击鼠标键，再单击工具栏上的“新增”按钮，系统弹出“新增”窗口，如图所示。