综合管理部档案管理.doc

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档案管理制度

一、总则

1.1目的：

为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作，发挥档案价值，防止公司信息泄露，特制定本制度。

1.2档案管理体系

1.2.1公司成立两级档案管理体系，综合管理部下属档案室为公司档案主要责任单位，综合管理部的档案管理员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门，均应指定专人兼职负责。

1.2.2档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定。

公司的档案库应与公司的其他资料库，如工程施工、设计资料库等分开管理。

密级档案必须保证安全。

文书结案后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。

二、文件、档案整理

2.1文件点收

文件归档时应根据如下原则点收。

2.1.1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2.1.2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

2.1.3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

2.2文件整理

点收文件后应依下列方式整理。

2.2.1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.2.2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

2.2.3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

三、档案分类

3.1档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门大类、小类三级分类。

先以部门区分，然后依据性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

3.2档案分类应力求切合实用。

如果因文件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。

如不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.3同一“小类”（或细类）的文件以装订于一个档夹为原则，如文件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

3.4每一档夹封面内首页应设“目次表”，文件归档时依序编号、登录，并以每一文件一个“目次”编号为原则。

3.5档号的表示方式如下：

A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。

四、档案名称及编号

4.1档案名称。

4.1.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

4.1.2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示：

其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。

4.1.3档案分类各级名称经确定后，应编制《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4.1.4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

4.1.5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.2档案编号。

4.2.1新档案应从《档案分类编号表》查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。

4.2.2档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。

4.2.3档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。

4.2.4档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

五、档案归档管理

5.1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

5.2档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

5.3文件保存期限，除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下表所列的规定办理。

档案保存期限一览表

类别

永久保存类

10年保存类

5年保存类

1年保存类

内容

1．公司章程

2．股东名册

3．公司组织规程及规章制度、工作细则等

4．总经理、股东会记录

5．财务报表

6．政府机关核准的文件

7．不动产所有权及其他债权凭证

8．工程设计、施工、竣工资料

9．其他规定须永久保存的文书

1．公司内部预、决算书类

2．会计凭证、账簿、报表

3．事业计划资料

4．其他规定需10年保存的文书

1．期满或已解除的合同文书

2．正在执行当中的合同文书

3．其他规定需保存5年的文书

结案后无需长期保存的文书

注：

上述非永久保存的资料过期之后，必要时可以用光盘存录备查。

六、档案调阅管理

6.1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写《档案调阅单》，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。

6.2调阅档案包括文件资料必须在档案调阅登记簿登记后方可借阅秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。

6.3案卷不许借出只供在档案室查阅未归档的文件及资料可借出。

6.4档案管理人员接到《档案调阅单》，经核查后，取出该项档案，并于《档案调阅单》上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。

《档案调阅单》例按归还日期先后整理，以备催还。

6.5调阅期限不得超过15天，到期必须归还如需再借应办理续借手续。

6.6调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反《保密法》追究当事人责任。

6.7调阅的档案交还时，必须当面点交清楚。

如发现遗失或损坏应立即报告领导。

6.8外单位调阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

6.9外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，并对摘抄的材料进行审查签章。

6.10档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。

《档案调阅单》由档案管理人员留存备查。

6.11调阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

七、档案清理

7.1档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。

7.2每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。

销毁前，应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

7.3保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将《档案目录表》上注明在其保留文件，并在上注明部分销毁的日期。

7.4每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

7.5对于已失去作用的档案进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。

7.6销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

八、附则

8.1本制度由综合管理部档案室负责制定、修订与解释事宜。

8.2本制度经综合管理部经理审核、报主管行政事务的行政副总审批后生效。

修订、废止时亦同。

8.3本制度自公布之日起执行。