外来文件控制.doc

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广东省外贸开发公司

编号:

QP/MA05

程序文件

版号:

A

标题:

外来文件控制程序

页码:

1/3

1.0目的

通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失。

2.0适用范围

本程序适用于下列外来文件的控制。

A．顾客提供的技术质量文件。

B．外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。

3.0职责

3.1有关部门：

负责收集外来文件。

3.2办公室：

负责外来文件中B类文件的控制与管理。

3.3总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：

负责外来文件中B类文件的批准引用。

4.0工作程序

4.1有关部门：

接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。

4.2标识及编号

登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。

A类文件则由各有关部门按需要设定。

A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。

B类文件按下面规则编号。

编号:

QP/MA05

程序文件

版号:

A

标题:

外来文件控制程序

页码:

2/3

编号规则：

WS-2000-0X/A

版本号

序号

S-2000年

外来文件

4.3批准引用

接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》，并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。

接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。

4.3发放

经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写《文件发放登记表》，文件持有人在《文件发放登记表》中签字并注明日期，其它外来文件，一般不作发放，需要时，填写《文件借阅记录表》，并保证在借阅期限内归还。

A类文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。

4.4保管

办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。

4.5更改回收处理

编号:

QP/MA05

程序文件

版号:

A

标题:

外来文件控制程序

页码:

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4.5.1电子文档管理：

参见QP/MA04之4.6。

4.6.1各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况，若有更改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予以销毁。

4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件；若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖“作废”章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。

4.7本程序的相关记录由办公室保存。

5.0相关文件及记录

QR-21-01/A文件发放登记表

QR-21-02/A收文登记册

QR-21-03/A文件借阅登记表

QR-21-06/A文件呈批传阅签