外来文件控制.doc

1、广东省外贸开发公司编号:QP/MA05程 序 文 件版号:A 标题: 外来文件控制程序页码:1/31.0目的 通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失。2.0 适用范围 本程序适用于下列外来文件的控制。A 顾客提供的技术质量文件。B 外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。3.0 职责3.1 有关部门：负责收集外来文件。3.2 办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。3.3 总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。4.0 工作程序4.1 有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写外

2、来文件登记表；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写外来文件登记表。4.2 标识及编号 登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。 编号:QP/MA05程 序 文 件版号:A 标题: 外来文件控制程序页码:2/3 编号规则： WS-2000-0X/A 版本号 序号 S-2000年 外来文件 4.3 批准引用 接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写文件呈批传阅签，并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。

3、接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。4.3 发放 经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写文件发放登记表，文件持有人在文件发放登记表中签字并注明日期，其它外来文件，一般不作发放，需要时，填写文件借阅记录表，并保证在借阅期限内归还。A类文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。4.4 保管 办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。4.5 更改回收处理编号:QP/MA05程 序 文 件版号:A 标题: 外来文件控制程序页码:3/34.5.1电子文档管理：参见QP/MA04之4.6。4.6.1 各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况，若有更改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予以销毁。4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件；若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖“作废”章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。4.7 本程序的相关记录由办公室保存。5.0 相关文件及记录 QR-21-01/A 文件发放登记表 QR-21-02/A 收文登记册 QR-21-03/A 文件借阅登记表 QR-21-06/A 文件呈批传阅签