员工信息用户手册.docx
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员工信息用户手册
《员工信息》用户手册（草稿）
目录
一、界面概述
员工名册
工作履历
学习履历
全部履历
电脑人员
财务人员
二、内容简介
基本信息
履历信息
三、权限设置
读者设置
信息更新及更新复核
四、员工信息修改
修改现有员工信息
修改基本信息
修改履历信息
删除履历信息
添加履历信息
添加新员工信息
员工离岗离职
更新注意事项
五、员工修改信息审批
审批简介
审批过程
修改基本信息
修改履历信息
删除履历信息
添加履历信息
添加新员工信息
附录：
相关录入项目说明
一、界面概述
进入员工信息，会看到如图1所示界面。
图1
其中，方格中为可查询的视图，可选择进入。
如：
●员工名册：
为公司所有在册员工（含正式员工和试用员工）名单。
如图2所示。
图2
注：
本说明使用的数据都为测试数据。
●工作履历：
为公司所有在册员工的工作履历。
●学习履历：
为公司所有在册员工的学习履历。
●
全部履历：
为公司所有在册员工的全部履历。
如图3所示。
图3
●电脑人员：
包括总部信息技术总部、分公司电脑部以及营业部电脑人员（营业部电脑人员为员工信息中内设部门设为“电脑部”、“信息技术部”的员工）。
●财务人员：
包括总部财务总部和清算总部、分公司财务部以及营业部财务人员（营业部财务人员为员工信息中内设部门设为“财务部”、“计划财务部”的员工）。
二、内容简介
每位员工的信息主要包括两大部分，一是基本信息，二是履历信息。
●基本信息在能看到员工名册的视图中都可以双击打开查看。
如：
在“员工名册”、“中层以上干部名册”、“工作履历”、“全部履历”、“中层以上干部履历”视图中都可以。
基本信息打开后如图4所示。
图4
●履历信息只有在包含履历信息的视图中才可打开查看，如：
“工作履历”、“全部履历”、“中层以上干部履历”。
点击员工姓名前的小三角，履历信息展开，参见图3，双击后可查看详细信息，如图5所示。
图5
三、权限设置
1、读者设置
所有开设了NotesID的用户都可以上网查看自己的员工信息。
单位领导及单位员工信息管理员可以查看本部门所有员工信息。
分公司领导及分公司员工信息管理员可以查看分公司及所辖营业部所有员工信息。
分管领导可以查看分管部门所有员工信息。
公司领导及相关职能部门可以查看公司所有员工信息。
2、信息更新及更新复核：
员工信息需要根据实际情况的变化而不断更新，更新方式有二种：
本人更新：
本系统提供员工自助服务，个人可修改本人的部分员工信息。
修改范围为基本信息、联系方式、社会关系。
修改方式为由本人提交修改信息，提交的修改信息到达总部后会自动更新到员工信息中。
单位更新：
单位员工信息管理员可修改几乎全部的员工信息。
其中，大多数更新在提交后，会自动更新到员工信息中。
部分更新如新进员工、在职情况、用工形式、合同、学历学位、入司时间、职称等变化，在提交后需要相关部门进行复核。
营业部的，由分公司进行复核；分公司及总部的，由人力资源总部进行复核。
须复核的流程如下所示：
注意：
各单位在提交更新信息前必须要审核相关信息。
信息更新的具体操作方式参见本手册第四项。
复核的具体操作方式参见本手册第五项。
四、信息更新的具体操作方式：
1、修改现有员工信息
●修改基本信息：
图6
打开员工基本信息后，会出现图4所示画面，点击“本人修改”、“单位修改”、“特殊项修改”按钮，系统会弹出相应的对话框。
“本人修改”只能由该员工本人执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。
“单位修改”只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。
“特殊项修改”只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息须通过复核，才被更新到《员工信息》中。
此处以“单位修改”为例，图6所示为“单位修改”对话框，原有的员工基本信息都显示在[]中，其右侧或下方有修改信息录入处，修改信息录入后显示为红色。
需要修改的项目请录入修改信息，其它不需要修改的项目不需要录入信息，如果有项目需要清空，请录入空格。
时间项录入格式为“2001-08-08”，其中“-”为减号。
修改完成后按“确定”，对无提交权限的用户系统会提示“对不起！
目前只有各单位管理员可以提交修改信息，谢谢合作！
”。
图7
对有提交权限的用户系统提示“你确定要修改吗？
”
图8
选择“是”，系统提示“修改信息已发送，请注意在您的信箱中查收邮递确认报告，谢谢合作！
”，如图9所示；选择“否”，系统不提交修改信息退出。
图9
●修改履历信息
打开履历信息后，会出现图5所示画面，点击“修改”按钮，系统会弹出“更改履历信息”的对话框，如图10所示。
其它操作同修改基本信息。
此项操作只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。
图10
●删除履历信息
在图10所示的“更改履历信息”对话框中，“是否删除此条履历”项选择“是”。
此项操作只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。
●
添加履历信息
在“全部履历”视图中选中要添加履历信息的员工，如图11所示选中李四。
图11
点击“添加学习履历”，会出现图12所示界面：
图12
录入完成后，点击“确定”按钮，系统会提示“你确定要添加履历吗？
”（无提交权限的用户系统会提示“对不起！
目前只有各单位管理员可以提交修改信息，谢谢合作！
”），选择“是”，系统提示“添加履历已发送，请注意在您的信箱中查收邮递确认报告，谢谢合作！
”；选择“否”，系统不提交添加履历退出。
此项操作只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息不须复核，直接更新到《员工信息》中。
“添加工作履历”同上
2、添加新员工信息
新进员工的信息录入，指新进正式员工和新进拟聘试用员工的信息录入，营业部临聘员工信息不必录入。
在如图11所示的“全部履历”视图中点击“新增员工”，会出现以下界面：
图13
逐项录入，注意最后部分是履历信息，共有十五条，如下图所示，
图14
不要忘记选择是学习履历还是工作履历，履历超过十五条的，可在新添员工信息进入数据库后，通过“修改现有员工信息”中的“添加履历信息”来实现。
此项操作只能由该员工所在单位员工信息管理员执行，提交的信息须通过复核，才被更新到《员工信息》中。
3、员工离岗离职
员工离岗离职，不需要删除基本信息和履历信息，只要在“特殊项修改”（与图6类似）对话框中修改“是否在职在岗”项，另不要忘记录入离岗离职时间。
4、更新注意事项
各部门为方便本部门管理及对外服务，可在“内设部门”和“岗位”项目中填入准确详细的资料，此部分信息我们会在《公开信息》员工名册中提供给全公司人查询。
工作地点变化后，特别是总部员工工作地点变化后，一定要及时更新“工作地点”项目。
“独子证书”指员工的子女是否有“独子证书”，发生变动的，除修改此项外，还请将相关证件复印件交人力资源总部。
其他如获得新学历、新学位、新职称、新认证资格、新奖励等，同此一样处理，除修改此项外，还请将相关证件复印件交人力资源总部。
学历学位情况请各部门严格办关，填写参见如下说明。
“学历”：
按国家教育行政部门的规定填写最高阶段的毕业学历。
研究生按博士研究生（博研）、硕士研究生（硕研）填写。
目前正在学习的，学历以此前学历为准，但可在学习履历中注明。
高等教育包括学历教育和非学历教育，研究生课程班结业一般不获得硕士研究生学历，详细情况参见《中华人民共和国高等教育法》。
“学位”：
填写在国内外获得学位的具体名称及学位证书编号，如“文学学士”、“理学学士”等。
多学士的填写最高学位，其他学位在个人学习履历中反映。
研究生课程班结业一般不获得硕士学位，详细情况参见《中华人民共和国学位条例》，其在员工信息中只作为学习履历反映。
修改时，需要修改的项目在修改栏中填入修改值，不需修改的项目不填，需要清空的项目填“无”或空格，时间项例外。
时间项的填写格式为：
yyyy-mm-dd，如2001-08-18，中间的“-”为减号。
时间项不可填入“无”或空格。
父母信息中的双亲联系人信息涉及到双亲费的发放，填写要准确规范。
工作履历中的“时间”、“工作单位”、“部门”填写不规范的需要调整。
“起止时间”要求连续填写，不得间断。
如“1997年1月至1998年7月、1998年8月至…”，中间因待业或脱产学习等原因间断的，应注明。
“工作单位”是外单位的要求填写全称，原君安证券有限公司填写“君安证券有限公司”，原国泰证券有限公司填写“国泰证券有限公司”，现公司为方便查询统一填写“国泰君安证券”。
所在部门或营业部名称填写到“部门”栏中，不要填写到单位栏中。
典型需修改的情况1：
工作履历中漏填“部门”，只填写了工作单位和内设部门，如：
工作单位：
国泰君安证券
部门：
客户服务部
…
典型需修改的情况2：
部门和工作单位填在一起（不能说错，但希望能按统一格式填），如：
工作单位：
国泰君安证券***营业部
部门：
客户服务部
…
要求统一的格式，如：
工作单位：
国泰君安证券
部门：
***营业部客户服务部
五、员工修改信息复核
1、复核简介
数据库位置：
“rlzyb/人力资源部/GTJA”服务器——“newrs”目录——“员工信息修改”数据库
所有提交的更新信息都传递到此数据库，包括不需复核和需要复核的更新信息。
所有提交的更新信息都将定期归档保存。
该数据库主要有3个视图供查询：
按部门、按类型、按审批。
按部门、按类型：
可查询所有提交的更新信息，包括不需复核的和需要复核的。
按审批：
只能查询需复核的更新信息。
营业部提交的需复核信息由分公司进行初审，除新进员工等变动需要人力资源总部进行复核外，其他一般修改，分公司的初审意见即为审批意见。
分公司和总部各部门提交的需复核信息由人力资源总部进行审核。
2、复核过程
在“按审批”视图中，逐一查看需要复核的信息。
●特殊项修改（更改基本信息）
修改了的项目会显示出来，没有修改的项目不会显示。
修改了的项目会显示项目名称、原值、修改值以及审批意见。
只有审批意见选择“同意”的修改才会被更新到《员工信息》中，不选或选择“不同意”的修改不会被更新到《员工信息》中。
初审结束，“初审是否完毕”选择“审批完成”的，其中的同意修改项将被更新到《员工信息》中。
不选或选择“审批未完”的，其中的同意修改项暂时不会被更新到《员工信息》中。
初审意见即为审批意见。
●修改履历信息
不需复核。
●删除履历信息
不需复核。
●添加履历信息
不需复核。
●添加新员工信息
“初审是否同意”项目不选或选择“不同意”，此条信息不会被添加到《员工信息》中；选择“同意”，进入复审。
人力资源总部复核同意并填加工号后，此条信息会被添加到《员工信息》中。
附录：
相关录入项目说明
“曾用名”：
包括笔名，有多个曾用名的，请填写使用较多、影响较大的一个。
“部门”：
填写应符合规范，点击黑色小三角后可从下拉菜单中选择。
“民族”：
请填写全称。
“籍贯”指祖父的长期居住地。
“籍贯”、“户口所在地”和“出生地”均请按行政区划填写全称。
“入党时间”：
填写加入中国共产党的时间。
（注：
所有时间项目录入格式都为“年-月-日”，中间的“-”为减号，如“2001-08-08”。
）
“转正时间”：
填写由中国共产党预备党员转为中国共产党正式党员的时间。
“学历”：
按国家教育行政部门的规定填写最高阶段的毕业学历。
研究生按博士研究生（博研）、硕士研究生（硕研）填写。
目前正在学习的，学历以此前学历为准，但可在学习履历中注明。
高等教育包括学历教育和非学历教育，研究生课程班结业一般不获得硕士研究生学历，详细情况参见《中华人民共和国高等教育法》。
“学位”：
填写在国内外获得学位的具体名称及学位证书编号，如“文学学士”、“理学学士”等。
多学士的填写最高学位，其他学位在个人学习履历中反映。
研究生课程班结业一般不获得硕士学位，详细情况参见《中华人民共和国学位条例》，其在员工信息中只作为学习履历反映。
“所学专业”：
填获得最高学历所学专业。
“毕业院校”：
填获得最高学历的毕业院校。
“外语语种”：
掌握多门外语的可多选。
“外语水平”：
填写所通过外语考试的等级或达到的水平，如六级、托福或GRE成绩等。
“业余爱好”：
指体育、文艺等。
“参加工作时间”：
填实际参加工作时间。
“从业时间”：
填正式从事证券业的工作时间。
“入司时间”：
新进员工填写进入国泰君安证券股份有限公司的时间；原国泰证券有限公司和原君安证券有限公司的员工分别填写进入原国泰证券公司或原君安证券公司的时间；公司合并前曾分别在原两家公司先后工作过的员工，应填写最近一次入司情况，如先在原君安公司工作，辞职后再到原国泰公司工作的，应填进入原国泰公司的时间。
“入司方式”：
填毕业分配、社会招聘、复员转业军人、军人家属或下岗安置等。
“公司内部推荐人”：
有公司内部推荐人的，请填写推荐人的姓名。
“直系家属在公司工作情况”：
有直系家属在国泰君安证券股份有限公司工作的，请填写直系家属的姓名、所在部门和职务（或岗位）。
有关保险的项目暂时可不填。
“**电话”：
所有联系电话请填上所在地区区号，下同。
“证券业资格认证”指取得证券业从业人员资格和证券投资咨询从业人员资格的情况。
“其他资格认证”指取得如律师、注册会计师、经济师、高级经济师、高级政工师和计算机类工程师证书等情况。
“奖惩情况”：
学习阶段奖惩从大学填起，奖励填写如三好学生、奖学金、优秀毕业生等；处罚填写通报批评和通报批评以上的。
工作阶段奖励指在本岗位作出成绩、在特殊环境或突出事件中作出贡献等而获的奖励；处罚指因经济问题、工作失职问题和其他违法乱纪问题而被给予的处罚。
“主要社会关系”：
指与员工本人关系密切的亲友，主要包括岳父母、公婆、兄弟姐妹、伯、叔、姑、舅、姨等。
“学习履历”从高中开始，正在攻读学位的，填写起始时间、攻读学历、在读专业和在读学校。
“工作履历”中起止的时间要连续填写，不得间断。
如“1997年1月至1998年7月、1998年8月至…”，中间因待业或脱产学习等原因间断的，应注明。
入司后，部门、职务或岗位等发生变动的，应详细分栏填写。
需特别注意工作单位项的内容，外单位的要求填写全称，原君安证券有限公司填写“君安证券有限公司”，原国泰证券有限公司填写“国泰证券有限公司”，现公司为方便查询请统一填写“国泰君安证券”。
所在部门或营业部名称填写到“部门”栏中，不要填写到单位栏中。
要求统一格式如：
工作单位：
国泰君安证券
部门：
***营业部客户服务部
…
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