52工作文件控制程序.docx
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52工作文件控制程序
工作文件控制程序
1.目的
保证工作文件及时起草、修订、颁发，失效工作文件不被误用。
2.适用范围
本程序适用于公司地产口各部门工作文件的管理。
3.引用文件
无。
4.定义
4.1工作文件是指为了高质量地完成各项工作或作业所编写的如何完成该项工作或作业的细则,主要包括:
（1）操作手册；
（2）工作计划；（3）工作指令、作业指导书；（4）内部工作备忘录。
为便于工作计划的控制，以下所称“工作文件”不包括工作计划，而将计划作为一类特殊的工作文件单独描述其控制程序。
5.职责
5.1ISO9000工作组负责人负责编定工作文件的文件号及版本号，制定工作文件的发放范围；保管一套最新版本工作文件的复印件。
5.2各部门负责人负责审核及签发工作文件。
5.3各部门工作人员负责起草工作文件、提出工作文件修改建议书。
5.4ISO9000工作组质管人员负责保管、复印、分发工作文件并收回和销毁失效工作文件。
5.5部门兼职资料员负责工作文件的接收和保存。
5.6总师室负责人负责确定计划（仅指质量计划、控制性进度计划及总体计划，下同）的发放范围。
5.7工程计划调度室计划主办负责保存一套最新版的公司所有计划原件，并填写《计划清单》。
5.8ISO9000工作组质管人员负责计划的分发、回收及销毁。
6.资格和培训
执行本程序无需特别的资格和培训。
7.程序
7.1工作文件的起草、评审和签发
7.1.1公司各部门工作人员根据工作需要撰写工作文件草稿，交部门负责人审核。
7.1.2ISO9000工作组负责人对审核后的工作文件编定文件号及版本号，交部门负责人审批签发。
7.1.3文件号及版本号样式为：
GFI-XX-XX；
GFI-XX-XX-FXX·X；
其中：
GFI——工作文件；
-XX-XX——-对应部门代号—部门工作文件序号
-XX-XX-FXX·X——-对应部门代号—部门工作文件序号—附件号·版本号。
部门代号规定如下：
现场办公室—BG工程部设计类—GH
总师室—ZS销售部—JY
ISO9000工作组—ISO建材供应部—CG
工程部施工类—GC预决算室—YS
项目开发部––KF文化传播公司––GG
工程计划调度室––JH
7.2工作文件分发与失效工作文件的回收
7.2.1签发后的工作文件由ISO9000工作组负责人确定文件发放范围，填写《工作文件分发、回收清单》（见GFP5-2-F2）后交ISO9000工作组质管人员复印、分发。
7.2.2ISO9000工作组质管人员将每本《工作文件封面》（见GFP5-2-F4）加盖“金地集团股份有限公司文件控制专用章”后，按《工作文件分发、回收清单》，先回收失效工作文件，后发放新文件。
7.2.3ISO9000工作组质管人员和接收人在《工作文件分发、回收清单》相应栏签字，接收人一般为部门兼职资料员。
7.2.4管理层、ISO9000工作组以外的文件接收人接收到工作文件后将其交本部门相关员工传阅，员工在《文件传阅单》（GFP5-1-F5）上签字。
《文件传阅单》由兼职资料员保管。
7.2.5工作文件正文不得擅自复印、外传。
7.3工作文件的保存与失效工作文件的销毁
7.3.1ISO9000工作组负责人保存一套最新版的公司所有工作文件的复印件。
，
7.3.2ISO9000工作组质管人员保存一套最新版的公司所有工作文件的原件并建立《工作文件清单》（见GFP5-2-F3），随时登记更新其清单内容，清单应记录公司所有工作文件的文件号、版本情况、实施时间及起草人、评审人、签发人等情况。
7.3.3ISO9000工作组质管人员将失效工作文件封面加盖“失效”印章后存档，收回的工作文件保存1个月后，ISO9000工作组质管人员填写《文件销毁清单》（见GFP5-1-F7）并销毁。
7.4工作文件的修改
7.4.1在用的工作文件需修改时,由各部门具体使用工作文件的员工提出《工作文件修改建议书》（见GFP5-2-F1）交部门负责人审核。
7.4.2部门负责人确认需修改的，由其或其指定人员起草工作文件修改稿，并由原审批人审核签发。
7.4.3ISO9000工作组负责人在工作文件封面上填写修订情况及生效日期，并在《工作文件修改建议书》上填写生效日期，然后交ISO9000工作组质管人员按7.2分发并保管原件。
7.4.5工作文件满5次修订的，由ISO9000工作组负责人更换版本号。
7.5计划的分发与失效计划的回收
7.5.1签发后的质量计划、控制性进度计划及总体计划由总师室负责人确定发放范围，填写《计划发放及回收记录》（见GFP5-2-F6）后，交ISO9000工作组质管人员分发。
7.5.2ISO9000组质管人员将每本《计划封面》（见GFP5-2-F5）加盖“金地（集团）股份有限公司受控文件”章后，按《计划发放及回收记录》，先收回失效计划，再发放新计划。
7.5.3质量计划、控制性进度计划、总体计划不得擅自复印、外传。
7.6计划的保存与失效计划的销毁
7.6.1工程计划调度室计划主办保存一套最新版的公司所有计划原件，并填写《计划清单》（见GFP5-2-F7）。
7.6.2ISO9000组质管人员将失效计划封面加盖“失效”印章，永久保留已失效的计划原件，其余失效计划于回收一个月后集中销毁并填写《文件销毁清单》。
8.记录
8.1所有工作文件原件、失效的计划原件、《工作文件分发、回收清单》、《工作文件清单》、《文件销毁清单》由ISO9000工作组质管人员永久保存。
8.2发给部门的工作文件由部门兼职资料员保管。
8.3《工作文件修改建议书》由ISO9000工作组负责人保存一年后销毁。
8.4《文件传阅单》由部门兼职资料员保存一年。
8.5《计划清单》由总师室资料员永久保存。
9.附件
9.1GFP5-2-F1《工作文件修改建议书》
9.2GFP5-2-F2《工作文件分发、回收清单》
9.3GFP5-2-F3《工作文件清单》
9.4GFP5-2-F4《工作文件封面》
9.5GFP5-2-F5《计划封面》
9.6GFP5-2-F6《计划发放及回收记录》
9.7GFP5-2-F7《计划清单》
GFP5-2-F1.1
工作文件修改建议书
文件号
文件名
版本
原内容
修改建议
修改建议人：
日期：
评审意见
部门负责人：
日期：
签发人
签发日期
生效日期
GFP5-2-F4.1
工作文件封面
地产口质量体系工作文件
文件编号
版本号
生效日期
工作文件名称
（盖控制专用章处）
修改状态
修订情况
生效日期
起草
职务
日期
审核
职务
日期
签发
职务
日期
GFP5-2-F3.2
工作文件清单
序号
文件号
文件名称
版本状况
实施时间
发放范围
起草部门
起草人
评审人
签发人
记录人
备注
GFP5-2-F2.1
工作文件分发、回收清单
序
号
文件
编号
文件名称
分发部
门/个人
分发
数量
签收
人
签收
时间
回收
时间
回收
数量
回收
人
备
注
ISO9000工作组组长（制单）：
日期：
GFP5-2-F5.1
计划封面
（计划名称）
序号
版本号
编制
校对
签发
签发日期
（生效日期）
备注
GFP5-2-F6.1
计划发放及回收记录
发放责任人：
回收责任人：
编号：
ZS-JH
计划名称
版本号
总师室负责人
分发部门∕个人
分发数量
签收人
签收时间
回收数量
回收人
回收时间
GFP5-2-F7.1
计划清单
序号
计划名称
版本状况
签发人
生效时间
失效时间
记录人
备注
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