重庆航天职业技术学院财务借款及报帐管理办法院财44号.docx

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重庆航天职业技术学院财务借款及报帐管理办法院财44号

院财〔2008〕44号

关于印发《重庆电子职业技术学院

办理财务借款及报销业务管理办法》的通知

各部门：

为了规范和加强重庆电子职业技术学院内部借款及报销业务管理，合理控制经费支出，保障各项教学等经营任务的完成，根据财政部的有关规定和有关经费管理办法，结合学院的实际情况，特制定本办法。

现印发给你们，请遵照执行。

二○○八年三月三十日

主题词：

财务报销管理办法通知

抄送：

七院财务部

重庆电子职业技术学院办公室2008年3月30日印发

打字：

明丽校对：

张春萍共印25份

重庆电子职业技术学院

关于办理财务借款及报销业务的管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为了规范和加强重庆电子职业技术学院（以下简称“学院”）内部借款及报销管理，合理控制经费支出，保障学院各项教学等经营任务的完成，根据财政部的有关规定和有关经费管理办法，结合学院的实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称内部借款或报销是指学院职工为完成各项教学等经营任务而发生的借款及费用报销。

包括：

差旅费、邮电通讯费、业务招待费、办公用品费、资料费、会议费、车辆使用费、固定资产购置费、低耗购置费、职工住院费、合同协议预付款、教材采购等借款及费用报销。

第三条内部借款、报销管理实行限额控制、分级审批、前清后借、按时归还的原则。

第四条本办法适用于各系（处）等各部门。

第二章借款管理

第五条学院职工因工作需要借款时，须填写《借款申请单》，内容要填写齐全，经费项目要填写准确，还款时间、借款用途、借款额（大写、小写金额）都要一一填写清楚，不得模糊不清。

按《借款及报销审批权限表》（附件一）规定的限额及审批程序审批后财务处方能办理；审批人在签署审批意见时，需签署“同意借款”的意见，财务处方可借支，若遇审批人外出，不能签署意见时，可通过电话请示后报请上一级领导审批，再完善事后补签手续。

第六条各种借款必须严格按《现金管理条例》支付款项

1．属于采购业务借款，且借款数额在1000元以上，一般情况下，不得支付现金，应通过银行转账支付，特殊情况经财务处负责人审批同意，可支取一定数额的现金。

2．属于会议、办公事务、进修、学习、培训等性质的出差业务，可用现金支付，但借支须附有经分管领导批复的申请。

第七条借款人事情办理完毕后，须在十五个工作日内到财务处办理借款结清手续，实行一借一清，前借未清，不予再借。

第八条到财务处办理借款必须携带所有凭证。

除了审批的“借款单”外，还须带上本部门的预算经费控制本，此外，所购物品总价超过1万元，应附有审计的意见的合同，方能借款。

第九条对事情办理完毕，又无正当事由的，在规定十五个工作日内不到财务处办理借款结清手续的个人，及超过三个月借款，经催报后无正当理由未报帐者，不再给予借款，同时财务处从次月起，从借款人的工资中全额代扣还，直至还清为止；对事情未办理完毕，借款人于每月20日前，需以书面形式说明无法清偿借款的理由并经部门领导签字后报财务处，财务处作为不扣其工资的依据。

对款未还清的借款者，财务处对其不再办理新的借款。

职工替学生借住院款，应当催促学生还款，否则，借款人需承担还款责任。

第十条教职工在调离学院时，必须全额归还借款。

如无财务处签字，人力资源不得办理调离手续。

第十一条职工归还个人借款时，财务处需按《重庆电子职业技术学院收据管理办法》开具财务收据，以示销账。

第十二条财务处按月定时清理借款，并按第七条的规定办理。

第三章报销管理

第十三条经办人报销时，必须提供真实、合法的有效凭据，并按类别、按金额分别粘贴整齐；谁经办、谁报销。

并按《借款及报销审批权限表》（附件一）规定的限额及审批程序办理。

第十四条具有审核权的领导，在签署意见时，需签署“情况属实”的意见；具有审批权的领导，在签署意见时，需签署“同意报销”的意见，财务处方可报销。

为了防止多头签字，各预算部门副职领导（除主持工作副职领导外）原则上不具有审批权，可在部门正职领导授权范围内签发审批意见（必须报财务处备案）。

第十五条各预算部门副领导以下（含副职领导）发生的费用，在报销时，需经预算部门正职领导审批；超过审批权限的，必须按《借款及报销审批权限表》（附件一）的有关规定审批。

各预算部门正职领导发生的费用，在报销时，需经学院分管领导审批；学院院领导发生的费用，经院长审批后，由院办公室统一办理报销手续。

第十六条报销手续规定

1．办理报销业务，必须按规定取得或者填制合理合法的原始凭证。

2．申报各类单据，必须注明支出用途和列支渠道，且均应有经办人、部门负责人签字，有课题项目的支出需有项目负责人及教务处负责人签名。

在遵守财经法规和有关规定的前提下，财务部门对各类支出按规定的费用标准和开支渠道予以报销。

对超标准的支出，未经学院院长批准不得报销。

对超预算的支出，参照预算预备费管理办法，超支未经申请经费不得报销。

3．购买实物的单据，应有验收人签收。

购买图书资料的单据执行学院[2006]学院财字124号文的规定，在图书馆登记验收加盖图书馆章统一汇编；实物采购必须执行[2002]学院财字27号低值易耗品管理办法。

4．购买的设备（专用设备800元以上，一般设备500以上）到后勤处办理验收入库手续。

固定资产到后勤处统一编固定资产号，办理完入库和领用手续（入库单和出库单上有关人员如保管部门和使用人员的签字应齐备，据此登入部门的固定资产明细帐），持后勤处填制的固定资产入库单和领用单，随同购物发票一并报销。

设备购置费（包括教学设备、一般设备、图书等购置费）、修缮费等专项经费，采取“专项安排，专款专用，责任管理，不得挪用”的办法，设备采购、修缮采用项目申报制（教学设备及专用材料归口实训中心，一般设备归口后勤处，图书资料归口图书馆），列入年度固定资产购置计划。

单笔经济业务合同价款在1万元以上，需经审计签字，报销时应附审计人员参与意见及院长审批,合同价款在15万元以上的，经院长办公会审议通过后，由院长审批（另有规定的除外）。

5．各部门购置办公用品、教学用具等零星购置，须填写物品清单，经后勤处保管员核实确认无货后，方可购置。

物品购置后，采购经办人员应将所购物品连同购货发票一起交后勤处保管员验收办理入库和领用手续，持后勤处填制的低耗品入库和领用单，随同购物发票方可报销。

对购置性质的发票都必须有验收人或保管人、经办人、部门主管领导三个以上亲笔签字，对办公用耗材等购置性质的发票，可不入库，但必须有验收人或保管人、经办人、部门主管领导三个以上人员亲笔签字方可报销。

6．各种零星基建、维修、装修、安装等工程劳务项目的发票报销应附有工程合同预决算单和验收合格的证明。

各类零星基建、维修、装修、安装等工程劳务项目实施前应有预算，预算经审核后方可施工，并签订施工合同。

施工中，审核人按合同规定审核施工进度款。

工程完成后，要进行质量检查和验收工作，并认真审核工程结算单经审核后，审核人审批方后可支付工程结算款，基建项目按基建管理规定审批。

7．差旅费报销必须严格执行国家规定的差旅费标准，不得无故超标住宿，超等级乘坐车船、飞机。

市外差旅费经费归口学院办公室管理。

1）出差之前，可根据情况经分管院长及院长批准，到财务处借取一定数额的差旅备用金，借款手续按第二章的借款管理办法办理。

2）出差回来后，应抓紧时间报销差旅费，具体办法和步骤如下：

①按规定认真粘贴好有关住宿、车船票据。

②认真填写好“差旅费报销单”，包括：

部门、姓名、时间、职别、事由、经费项目、往返时间、起讫地点及时间，并且在报销人处签上姓名，要求一律用钢笔，使用蓝色或碳素墨水填写，不得用红笔和圆珠笔填写，字迹必须工整、清楚，而且用正楷字体书写，不得随意涂改，否则，财务报帐人员有权拒绝办理。

③办理好审批手续。

“差旅费报销单”必须经部门领导、分管院长和院长审批人审批签字后，方能持之到财务处报帐。

部门主管领导要认真审批并在“差旅费报销单”上签字，而且对坐出租汽车的，还要认真审核，视其是否属于实际工作需要。

④工作人员因公出差，超标准、超等级乘坐火车、轮船、飞机的，必须按有关程序和规定办理好审批手续后，方能办理报销手续。

超等级乘坐飞机的，必须经院长在飞机票上签字同意后方能办理报销手续，否则只能根据飞机票的时间、金额，折算为火车硬座或硬卧票价报销，超标部分出差人员自己负担。

⑤出差人员到财务处办理差旅费报销须提供经批准的《会议通知》和“出差申请批准单”，否则，财务人员拒绝给予报帐。

⑥不得利用出公差的机会，绕道游山玩水，否则绕道部分经费自负，利用公差、绕道回家探亲的，事先向学院主管领导请求说明，取得同意后，方按规定时间回家探亲，但绕道回家部分的差旅费用，由本人自理。

8．学院各类车辆使用费经费归口学院办公室管理，建立单车养路、保险、年检派遣行驶公里维修保养等相关经费使用台帐，实行单车费用年度考核，具体办法详见院办[2007]35号《重庆电子职业技术学院车辆使用管理办法》规定。

9．对人员经费实行学院人力资源处统一归口管理的办法。

人员经费的支出，统一由人力资源处牵头，各相关处室应予以配合控制。

具体办法是：

1）凡进入工资表中的各项支出均由人力资源处负责审批。

人力资源处负责在职职工、外聘教师、临时工工资、防暑降温、丧葬遗属费、职工探亲路费等各项与职工有关工资、福利待遇经人力资源处负责人的审批后报销。

2）领取的劳务费、加班费、补助费、补贴等人员费用，均须填制领取单据作为报销附件，注明人数、标准、工作量，经人力资源处处长审批后并经领款人签收。

3）职工上下班交通补贴费（一年末统一发放）、职工饮料费、取暖补助费、住房补助、住房公积金有关计划生育费用由后勤列表，经人力资源处审核，院领导审批报销。

4）外聘教师课时酬金由各系部列表，经教务处和人力资源处审核，院领导审批报销。

5）教职工人员培训，经人力资源处审核，院领导审批报销。

6）医疗保险费由医务室、人力资源处按规定办理。

住房公积金由基建处，人力资源处规定办理。

　　7）离休人员医疗费、离退休人员的有关经费由党办签字，主管学院领导批准报销。

　　8）工会经费、个人所得税由财务处按照规定核拨、代扣代缴。

9）勤、助、奖、贷学金、学生活动费均由学生处按照有关规定列表，经主管学院领导批准支付。

10）未享受住房的教职工上班交通费津贴由基建处统一列支，经人力资源处处长审批后报销。

10．各部门使用的各项经费，超过万元以上的，必须提前一天通知财务处。

11．各系部报销课程实习费、毕业实习费、项目课题费等专项经费需经教务处负责人、分管院长和院长签字后方可报销。

第四章收费管理

第十六条学院每项收费，必须经学院主管院领导同意，向市政府物价局申报批准，获得收费许可证后才可进行收费，所有收费都必须先到财务处申报，由财务处核准，收费收据也由财务统一提供，方能收取有关费用。

第十七条学院的教育事业收入每项收费取得物价部门的收费许可证明，严格按核定的收费范围、收费标准收取相关费用，不准随意增加收费项目和提高收费标准。

第十八条不同的收费项目，不同性质的费用，应区别情况，使用不同的收费收据收取相关费用。

1、学杂费、培训费、住宿费、代收费，由学院财务处统一收取，一律使用重庆市财政局印发的“重庆市高等学校（中等专业职业学校）收费专用收据”，按收费许可证规定的费用、标准收取相关费用。

2、学院内各部门，不论收取何种费用，未经院长批准都必须全额上交学院财务处，统一管理，统一核算，任何部门和个人未经院长批准不得截留、挪用，更不得私立收费项目。

私自收费，设立“小金库”，违者将按财经有关规定给予严肃处理。

第五章原始凭证的基本要求

第十九条原始凭证的基本要求：

1．原始凭证的内容需具备：

凭证的名称、填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。

2．从外单位取得的原始凭证，需盖有填制单位财务专用章；从个人取得的原始凭证，需有填制人员的签名或者盖章。

自制原始凭证需有经办部门领导人或者其指定的人员签名或者盖章。

3.凡购置业务必须取得合法的票据，方可办理报帐手续，具体要求如下：

1属购置商品须是套印有县（市）以上税务机关监制章的税务发票。

2属行政事业单位的购置业务须是财务部门统一印制的，行政事业单位专用收据。

3确实无法取得发票的，在取得卖主提供的收据上必须有经手人、证明人，主管校领导签字方可报帐。

4．凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额须相符，并不得涂改，否则无效。

购买实物的原始凭证，需有实物明细单。

支付款项的原始凭证，需有收款单位和收款人的收款证明。

4．原始凭证不得涂改、挖、补、刮、擦。

发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章，并由涂改人在更正处签章，否则不予报销。

5．从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有财务专用章的鲜章证明，注明原凭证的号码、金额和内容等，经经办人、部门主管领导和财务负责人批准后，才能代做原始凭证。

如确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票、出租车车票等凭证，由当事人写出详细情况，经部门主管领导签字证明后，经院长审批，签字同意后按审批意见，给予报销，对住宿费票据丢失，一律视同没有住宿，不给予报销。

6．出差人员的借款单据，附在记帐凭证之后，在收回借款时，财务处另开收据作为已报销回执，不得退还原借款收据。

7．原始凭证所记载的各项内容不得涂改，涂改的原始凭证即为无效凭证，不得作为填制记帐凭证的依据。

原始凭证记载的内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。

原始凭证金额出现错误，不得更正，只能由原始凭证开出单位重开。

8．报销业务实行单据当年报销，除特殊情况外，单据不得跨年度报销。

9．财务处审核人员应对原始凭证进行审核和监督。

对不真实不合法的原始凭证不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求经办人员进行更正、补充。

对弄虚作假、严重违法的原始凭证，不再予受理的同时，应当予以扣留，并及时向部门主管领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。

10．经办人报销时，必须按类分别错落有致地将报销凭证按金额、按不同用途粘贴整齐（超出报销凭据部分可以折叠），以便于会计审核人员审核，缩短报帐等候时间。

否则，重新粘贴整齐后再给予报销。

第五章附件

第二十条原办法或规定如与本规定有抵触者，以本规定为准。

第二十一条本办法由财务处负责解释与修订。

第二十二条本办法经学院院务会讨论通过，从印发之日起执行。

附件一

借款及报销审批权限表

项目

1000元以下签字报帐程序

1000元以上签字报帐程序

一、部门日常经费

经办人、部门负责人、人力资源处负责人、院长、财务负责人签字后，财务审核报销

二、基本运行经费项目

1、工资、岗位津贴、课时费

2、职工福利费、奖金、补贴

3、车辆使用费及维修费费（含汽油、修理费、养路费、司机差费等）

经办人、部门负责人、分管院长和院长、财务负责人签字后，财务审核报销

4、零星修缮费

5、办公费

6、水、电、气费、邮电通讯费、手机费

经办人、部门负责人，分管院长、财务负责人签字后，财务审核报销

经办人、部门负责人、分管院长、院长、财务负责人签字后，财务审核报销

三、专项经费开支项目

　1、专项购置费（教学设备、行政设备、图书设备、购置费）

经办人签字、部门负责人签字，分管院长和院长、财务负责人签字后，财务审核报销

　2、师资培训费（教学人员、行政人员培训费）

　3、基建费及专项修缮费

4、其他专项（招生、体育维持费）

四、其他开支项目

1、业务招待费、接待费、差旅费、会务费、修缮费

经办人签字、部门负责人签字，分管院长和院长、财务负责人签字后，财务审核报销

2、飞机票开支

教授乘飞机由部门负责人，财务负责人签字；处级干部及副教授乘飞机经院长签字同意；一般教职工因特殊情况须经院长审批同意方可乘坐飞机。

3、按合同协议预付款和职工个人借款

经办人、部门负责人，分管院长、院长、财务负责人签字后，财务审核报销

五、离退休干部、职工住院费

经办人、部门负责人，分管院长、财务负责人签字后，财务审核报销

备注：

1、实行经费定额管理的项目，按经费定额管理办法实施；

2、电话费开支由学院后勤处统一支付，若超出标准按照部门经费签字审批程序；

3、差旅费借款及报销中，处级（含副教授）及其以下人员乘坐飞机或软卧须事前请示院领导，报销时由院领导在票面上予以签字确认；

4、以上项目列支，必须是先有预算，再开支，凡未纳入年度预算指标的项目，一律不能借款，发生的费用也不能报销，超支的必须按规定程序完成追加预算指标的手续后，方可按上述流程办理；

5、购置和维修需要进行市场询价，大于一万元以上按照合同管理管理办法，基建审批按基建有关程序办理；

6、办公用设备和低耗购置借款及报销由后勤处归口管理，教学用专用设备和专用材料、低耗购置借款及报销由实训中心归口管理；

7、人员经费报销由人力资源处归口，如职工上下班交通费补贴、加班费、临工工资等需经人力资源处负责人审批后报销；

8、各部门使用的各项经费，超万元以上的必须提前一天通知财务处。