幼儿园档案的科学管理.docx
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幼儿园档案的科学管理
幼儿园档案的科学管理
幼儿园档案资料是反映与记录一所幼儿园发生发展的运行轨迹，是幼儿园宝贵的财富，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分。
幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了幼儿园管理水平的高低。
因此，幼儿园必须树立档案是资产的观念，增强档案意识，建好档案、管好档案、用好档案，使幼儿园档案工作走上科学规范化的发展之路。
一、档案的概念
档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化等社会活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。
它包含四个基本要素：
（一）档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。
个人——指著名的和有代表性的人物。
接的历史记录
（二）档案是由文件有条件地转化来的。
具体条件是：
1、现实使用完毕或办理完毕的文件才能做为档案保存，正在承办或使用的不属于档案材料。
2、对今后实际工作和科学研究活动有一定参考价值的文件材料有必要作为档案保存。
3、按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。
（三）档案的形式多种多样。
1、档案载体材料：
纸张、磁带、磁盘、胶片等。
2、档案的记录形式：
手写、打印、录音、录像等。
3、从转化为档案的文件记录方式：
图纸、书信、帐册、合同、证书等。
（四）档案是历史的原始记录。
档案是在各项社会实践活动中直接形成的文件转化来的，不是事后编写的。
原始记录性是档案的本质属性。
二、幼儿园档案的含义与目的意义
幼儿园档案是指幼儿园全部工作、活动形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、音像等不同载体的历史记录。
它是幼儿园发展的一面镜子，可以显示一个幼儿园的发展轨迹，便于幼儿园总结经验、吸取教训、扬长避短、加快发展；同时，它有利于幼儿园等级评定过程中呈现幼儿园实际状况的过程材料，协助评估者掌握幼儿园的实际水平和各种准确数据。
这些数据经过纵向和横向比较，发现幼儿园的长处与不足，起到指导与帮助的作用。
所以说，其目的是帮助我们较好地了解过去，把握现在，预见未来；同时，它是实施素质教育，提高保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件。
三、幼儿园档案管理的原则
幼儿园档案实行集中统一管理的原则，即收集齐全，规范整理，确保档案完整和安全。
任何部门和个人不得私自保存、销毁应归档的文件材料。
幼儿园的档案管理，应以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把幼儿园档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，应具有较强的思想性、科学性和适用性。
四、幼儿园档案的一般分类形式：
1、按时间划分：
永久、长期、短期
2、按内容性质划分：
保密、公开
3、按工作职责划分：
党群、行政、保教、保健、财务、后勤等
4、按资料保存形式划分：
电子、纸质
5、按资料记录形式划分：
文字、图纸、音像类
五、幼儿园档案建设普遍存在的问题
1、档案管理人员对档案管理的制度及要求理解不够透彻，对档案管理缺乏系统的专业认知。
2、收集归档的资料书写不规范。
有A4的纸张、也有B5的纸张，排版也不标准。
我园做法：
所有文本文档统一用A4纸张排版
上、下、右页边距2公分，左2.5公分，
行距单倍行距，
标题3号宋体，
正文4号仿宋，
标题下方为姓名或班级，4号仿宋，
参考文献为小四宋体，
页眉5号宋体
3、对档案中的盒面、盒脊、卷内目录、案卷目录、全引目录、档号等概念模糊。
4、对归档范围不明确，哪些应该归到短期、哪些归到长期不清楚。
5、大家对档案的作用认识不够。
不知道档案反映的就是平时所做的工作，也不知道档案究竟有什么用。
6、大部分幼儿园没有档案管理专、兼职人员。
六、如何科学管理幼儿园档案
幼儿园档案管理一般分以下几个步骤：
1、档案材料的收集
档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是最重要的一个环节，没有搜集就不可能有档案，而资料的收集应该从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起。
比如，幼儿园开展的各项活动（运动会、节日联欢、毕业典礼、家长开放日、对外交流等）以及各部门所做的一些人事、劳资、财务、考核等日常工作，只要有保留价值的均列入收集范围，力求全面真实地反映幼儿园的历史。
收集时应注意全面性，如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料，我们可以把“六一”节活动的通知、活动方案、安全预案、活动的安排、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料等都收集起来，这样才能作到档案全面、具体、完整。
搜集工作还应注意全员性，要求全体教职工全员参与，人人积累，材料留存，幼儿园可根据实际情况，采取一次活动后集中上交材料，或期中、期末集中上交等方式。
2、档案材料的分类整理
档案的分类应注意将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，杜绝或避免卷内文件材料“插花团”的现象。
如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件材料放在一起；行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等文件材料放在一起；各个班级形成的教学工作、保育管理放在一起，教科研形成的科研课题、园本教研、教科研成果等文件材料；师资培训形成的教师培训、教师练功材料；家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文件材料；卫生保健方面形成的消毒、晨检、幼儿健康、环境卫生、膳食等文件材料；各类活动的图片资料形成的照片档案；各类录像带、录音带及课件形成的声像档案等进行分类，然后根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。
3、档案的装订
案卷装订力求安全、整齐、美观，方便管理，避免重复劳动，注重案卷的外观美，其一是案卷的装订要注意卷皮的厚度与文件材料的厚度相适应。
其二是案卷封面项目的书写和案卷目录的书写。
尽量采用统一型号字体打印，让人一目了然，其三是案卷材料所用的纸张大小应该统一，这样装订出的案卷更加整洁、美观。
其四是注意克服整卷装订费时费工，使用（如需要复印查阅）时只能整卷提供而不能单份提供，不如散装方便的弊端。
其五为便于提供利用，装订时必须利用档案检索工具——卷内目录。
4、案卷的排列摆放
案卷排列就是按一定的方法，确定每个案卷的位置，保持案卷之间的联系。
将案卷按照永久、长期、短期不同的保管期限分门别类，并将同一保管期限的案卷按照案卷内容所反映的工作活动顺序排列。
档案的摆放要分类，确定保存期。
行政的放一起，按长久、长期、短期分别排列；业务的放一起，摆放是从左往右，自上而下，避光保存，存放不仅要便于提供利用，还要便于安全保管与档案的保密。
从维护档案的整体性和方便查找考虑，也可不考虑保管期限。
但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。
为便于提供利用，我们可以利用档案检索工具，如：
全引目录、案卷目录、专题目录等。
七、幼儿园档案管理的体系结构
幼儿园档案管理的体系结构一般由三大块构成。
1、一级类目的划分
一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。
根据幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定多少个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
（1）党群（DQ）
主要包括幼儿园党群部门在工作中形成的文件材料。
（2）行政（XZ）
主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料。
（3）保教（BJ）
主要包括保教管理和保教实践活动中形成的文件材料。
（4）后勤（HQ）
主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。
（5）保健（BJ）主要包括卫生保健管理和卫生保健工作中形成的文件材料。
（6）财会（CK）主要包括财务工作管理和会计核算中形成的文件材料。
（7）声像（SX）主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的文件材料。
也可以根据本园实际，自行确定一级类目的划分，比如，党群、行政、教育教学、卫生保健、安全、总务后勤等。
2、二级类目的设置
二级类目是对上级类目的细分。
细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。
设置的标准，在大原则统一的情况下，各园可视具体情况对随机类目进行选择。
3、三级类目的扩展
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各园根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目。
八、幼儿园档案管理的档号编制
各幼儿园档案室和档案管理人员，应根据工作需要，编制必要的检索工具和参考资料，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。
（一）档号的含义
是存取档案的代号，排架的依据，必须反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。
（二）档号结构、模式和标识：
1．档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。
少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。
分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。
案卷号同样有特定的含义。
它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2．档号的模式。
档号的模式规定为：
年度号十分类号十案卷号
对于库藏有多个全宗的园所，原则上应在年度号前加全宗号。
标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
3．档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。
九、关于声像载体档案
随着档案工作的不断深入，照片、录像带作为特殊载体的档案，已成为不可缺少的两个档案新门类。
声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成部分。
随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。
从当前幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超出四个一级类目的范围，可按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。
十、关于电子档案
电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。
电子档案归档主要用磁带和光盘。
总之，幼儿园档案是领导开拓思路的基石，幼儿园档案是教师教育教学中不可缺少的好帮手，幼儿园档案更是园与园互相学习互相借鉴的纽带，只有做好档案管理工作才能更好的为幼儿园建设服务。
愿今天的讲座能为大家带来帮助，让您的档案工作更上一层楼。
谢谢！
附录（仅供参考）：
幼儿园档案管理的体系结构
DQ党群工作
11 党务工作（上级文件、工作制度、计划与总结、其他）
12 纪检（纪律检查、廉政建设）
13 组织（培养对象、发展与统计）
14 宣传教育
15 统战（民主党派材料入此。
）
16 工会（上级文件、工作制度、计划与总结、其他，妇女工作材料入此）
17 团支部（上级文件、制度与职责、计划与总结、学习资料、其他）
XZ 行政工作
11 目标管理
1111 发展规划与阶段总结
1112 工作计划与总结
1113 全园周工作安排
1114 创建工作
12 人事管理
1211 职工花名册
1212 职工培训
1213 各类资格合格证书
1214 岗位聘任情况
1215 师资培养材料
1216 干部、职工人事档案
1217 专业技术人员业务档案
13 制度管理
1311 制度与职责
1312 职责履行情况与职责执行情况
1313 岗位考核情况（职工出勤情况、月工作考核、民主测评情况）
14 民主管理
1411 教职工代表大会
1412 园务会
1413 全园会
1414 家委会
15 寻求支持
1511 上级文件
1512 领导关怀
1513 申请报告
16 文化建设
1611 园所文化（园旗、园徽、园歌、园训等）
1612 对外宣传（园所简介、宣传单等）
1613 文艺创作（职工、幼儿）
1614 员工手册
1615 园史资料（园史、大事记、重大活动资料、接待活动记录、荣誉册、表彰推荐材料、园务日志）
BJ 保教工作
11 日常保教工作
1111 幼儿情况（招生、编班、幼儿花名册、幼儿发展情况、幼儿个案记录、毕业生信息反馈工作）
1112 一日生活作息制度（课程设置、保教人员一日工作程序、幼儿一日生活作息时间安排）
1113 保教计划、笔记、观察记录检查
1114 教玩具与图书管理（教玩具目录及发放使用记录、自制教玩具目录、幼儿图书目录及发放记录、教师参考用书目录与使用记录、音像资料目录与使用记录）
1115 班级管理（班会记录、交接班记录、周计划）
12 卫生保健工作
1211 上级文件（卫生、妇幼保健部门）
1212 专项管理（爱卫小组、健教小组、膳食委员会名单）
1213 上级卫生保健部门工作计划（市、区）
1214 园年度工作计划、月工作重点及年度工作总结
1215 体检工作总结（幼儿、职工）
1216 体弱儿管理（措施、实施、效果、总结）
1217 培训与宣教（本园及外出手训情况）
1218 工作年报表（市妇幼保健院—托幼机构卫生保健工作年报表）
1219 统计表（市妇幼保健院—托幼机构卫生保健工作年报表1-12、本园幼儿身高、体重、血色素、疾病矫治、常见病的发病统计分析表）
1221 膳食营养管理（幼儿月伙食计划表、带量食谱表、膳食营养调查表、膳食营养调查评价分析报告）
13 园本教研
1311 保、教研组织机构设置、制度、计划与总结
1312 业务学习与教研活动（含教研活动观摩计划）
1313 保教课题研究（科研经费管理、学术活动材料入此。
科研文件材料的归档范围主要包括：
1、科研准备阶段：
科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。
2、研究实验阶段：
各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。
3、总结鉴定验收阶段：
工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。
4、成果和奖励申报阶段：
成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5、推广应用阶段：
推广应用方案、总结等。
各单位要从实际出发，制定本单位的归档范围。
）
1314 示范与交流
1315 研究性活动
1316 教育活动专题计划与总结
14 家长工作
1411 计划与总结
1412 家长开放日、汇报活动
1413 宣教与咨询
1414 家长座谈会（记录、提纲）
1415 家访记录
1416 家长意见反馈
1417 家长学校
15 保教成果
1511 幼儿获奖情况（分国家、省、市、区入册）
1512 保教人员经验论文获奖
1513 保教人员教学活动获奖
1514 保教人员发表文章、教参教材教案情况
HQ 后勤工作
11 业务学习
12 安全管理（安检责任书、检查记录、综治、消防管理）
13 服务家长（接送幼儿、衣物清洗）
14 财产管理（财产登记、清点记录。
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料）
15 财会工作（会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册、奖金发放、上级文件）
16 基本建设（绿化、基本建设。
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料）
17 爱卫工作（计划与总结、工作记录、卫生知识测查）
SX 声像资料
11 照片（文字说明的成分和编写要求。
文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a．事由：
照片影像所反映事件，事物的情由；b·时间：
事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c．地点：
被摄物所在的具体地点；d．人物：
照片影像上主要人物的姓名、身分；e．背景：
对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f．摄影者：
照片的拍摄单位和拍摄人。
文字说明的编写要求：
a·综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；b．文字简洁、语言通顺。
一般不超过200字；c．用阿拉伯数字表示时间.年、月、日用“．”表示。
例：
1953年3月22日写作1953．3．22。
12 录音带
13 录像带
14 幻灯片
15 磁盘
16 光盘
17 证书
备注：
这里的一级类目是用汉语拼音打头的字母标识，二级及三级类目采用双位数字标识（但不用带0的数字），比如：
XZ行政管理
11 目标管理（这里的11就是二级类目的标识）
1111 发展规划与阶段总结
1112 工作计划与总结
1113 全园周工作安排
1114 创建工作（这里的1111、1112、1113、1114就是三级类目的标识，前面11是二级类目，后面的11---14是三级类目的序号）
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