2记录控制程序.docx
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2记录控制程序
记录控制程序
1范围
本标准规定了记录的标识、收集、归档、保存、查阅以及过期处置的控制要求。
本标准适用于对公司产品、过程和质量体系运行形成的记录控制。
2规范性引用文件
Q/XFG0604.2/01-2010《文件控制程序》
3职责
3.1质量检验负责质量管理体系过程中产生记录的管理和控制。
3.2各部门负责本单位产品质量记录的收集、归档和保管。
4工作程序
4.1记录的内容包括：
a）产品质量记录，如：
产品检验和试验记录、产品检验报告、不合格品报告/审理单等；
b）过程控制记录，如：
设计评审、验证和确认记录、特殊过程确认记录、产品流转卡、外购器材报验单、理化测试委托单/报告单、产品合格证、设备精度鉴定和结构检查记录、设备维护保养及修理记录等；
c）质量体系运行记录，如：
管理评审记录、内部审核记录、顾客满意度调查和评定记录、合同评审记录、与顾客沟通记录、体系监督检查记录、纠正措施和预防措施记录等。
4.2记录的方式
记录可以呈书面的或其它任何媒介形式，如硬拷贝或电子媒体。
4.3记录的标识
4.3.1记录所需的表格样式及表格编号在编制程序文件和作业文件时给出，具体按Q//XFG0604.2/01-2010《文件控制程序》的规定实施控制。
4.3.2程序文件和作业文件中给出的记录表格样式如不适用，各部门可自行设计符合本单位实际的、方便适用的记录表格样式，经质量检验部审核同意并备案后方可使用。
未经质量检验部审核同意并备案的记录表格不得使用。
4.3.3记录的收集应按记录产生的内容、时间和性质进行分类、编号和标识，编号规则见附录A。
4.4记录的幅面和填写要求
4.4.1记录的幅面大小应按国家有关公文标准的要求采用A4幅面，不得随意改变其规格。
4.4.2记录在填写时应按记录表格设置的项目逐项填写，不得缺漏和漏项。
对不需填写或本处没有的项目，用“/”或无此项字样注明。
4.4.3记录的填写一律用钢笔、签字笔或圆珠笔，不得用铅笔填写或用复写纸复写。
记录的填写要求字迹清晰，内容详实、准确、完整，检测结果应按工艺技术文件的规定给出实测的数据或等级评价，需签名处必须由本人手签或加盖本人的印章，且其签名应易于辨认，不得用打字机打印，加盖的印章要清晰。
4.4.4记录不得随意涂改。
如确实需要更正时，应采用“划改”形式，即在原纪录处用笔划一斜杠，以确保不遮盖原貌，并由更改人签名，以备追溯。
4.5记录的收集和归档
4.5.1记录由产生部门负责收集，并由本部门的专（兼）职人员按记录的类别进行编辑整理和保管，编辑整理后的记录要有目次、记录产生的时间、记录的责任人等内容，以便查询。
4.5.2记录一般按年度进行归档，其中产生记录较多的部门可根据实际情况按季或按月归档。
部门负责人对本部门产生的各类记录内容的正确性、真实性负责，并应对产生记录的相关工作人员的工作质量经常进行检查和考核。
4.5.3归档的记录应在封面之后编制目录，以便查询。
4.6记录的贮存和保管
4.6.1记录应有适宜的存放、保管环境和设施，以防止记录的损坏、变质和丢失。
4.6.2记录未经许可不得随意复制。
特殊情况下或确实需要复制时，应由需要复制记录的单位或个人提出书面申请，经记录的保管部门负责人审批同意后方可进行复制。
4.6.3在规定的保存期内，记录应妥善予以保存。
超过规定保存期的记录按照本程序4.8条的要求进行处置。
4.6.4产品记录保存的期限应满足顾客和法律法规的要求，并与该产品的寿命周期相适应。
4.7记录的查阅
4.7.1因工作需要查阅记录时，可由保管人员提供所需查阅的记录。
查阅完毕，应及时放回原处。
一般情况下记录只允许当场查阅，不得随意带走。
4.7.2合同有要求时，在商定的期限内记录可以提供给顾客查阅。
4.8记录的处置
记录保存期满需要销毁时，由保管人员提出书面申请，列出到期的记录清单，交部门负责人审批后方可实施销毁。
4.9记录的编号方法见附件A。
4.10各部门收集、保管和归档的记录见附录B。
附录A
记录编号办法
A1编号原则
A1.1记录编号应体现出记录的各种属性。
比如：
记录的责任部门、记录形成的时间等。
A1.2记录的编号应简单、明了，便于查询。
A2编号格式
×—××．××××××—××
文件序号
顺序号
类别代号
部门代号
A3部门代号规定
部门代号用部门名称的第一个汉字代表（见下表）。
部门名称
部门代号
技术开发部
技
质量检验部检验
检
质量检验部质量管理
质
综合管理部
综
综合管理部
人
生产部设备管理
设
生产部生产管理
生
生产部采购管理
采
财务部
财
财务部库房管理
库
市场开发部
销
工程公司
安
A4类别代号
为了便于记录的贮存和保管，按照记录的内容、性质进行分类，作为保管单位，给定相应的代号见附录B。
A5顺序号规定
用公元年号数加月份数构成记录的顺序号。
当月份数小于10时，在月份数前加“0”构成两位数。
如：
2002年8月份的记录，其顺序号就为“200208”；2002年12月份的记录，其顺序号为“200212”。
A6文件序号示例
用两位阿拉伯数字表示文件序号。
当文件序号数小于10时，在文件号数前加“0”构成两位数。
如：
2002年8月份的第一个文件记录，其文件序号就为“01”；2002年8月份的第十二个文件记录，其文件序号就为“12”。
A7编号示例
某一个记录的编号为“检－09.200209-01”，含义是：
该记录是检验部门负责控制的,类别是“工装校验记录”，产生时间是2002年9月，本月所制订的01号文件。
附录B
各部门收集、保管和归档的记录
B1.质量检验部（质量）
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
质量管理有关的报告、总结等
01
按年
10年
2
质量方针和质量目标管理资料
02
按年
3年
3
质量管理体系文件发放记录
03
按年
3年
4
质量管理体系文件更改记录
04
按年
3年
5
内部质量审核记录
05
按年
3年
6
质量改进记录
06
按年
3年
7
纠正与预防措施记录
07
按年
3年
8
质量统计考核记录
08
按年
3年
9
质量事故记录
09
按年
5年
10
质量奖惩记录
10
按年
3年
11
统计技术应用记录
11
按年
3年
12
不合格品审理人员资格确认记录
12
按年
3年
13
纠正和预防措施记录
13
按年
3年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B2.综合管理部（综）
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
总经理办公会记录
01
按年
10年
2
管理评审记录
02
按年
3年
3
业绩考核记录
03
按年
3年
4
总经理办公会议确定的改进措施验证记录
04
按年
3年
5
各类统计报表
05
按年
长期
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B3.综合管理部（人）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
人员教育培训管理制度、规章等
01
按年
10年
2
人员教育培训计划和总结
02
按年
3年
3
人员教育培训、考核记录
03
按年
3年
4
人员教育培训档案
04
按年
长期
5
人员配置计划和总结
05
按年
3年
6
各岗位工作任务说明书
06
按年
长期
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B4.生产部（设备）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
设备管理制度
01
按年
10年
2
设备台帐
02
按年
3年
3
设备更新、改造、修理计划
03
按年
3年
4
设备精度、结构检查记录
04
按年
3年
5
设备完好率统计报表
05
按年
3年
6
基础设施和工作环境检查记录
06
按年
3年
7
设备保养检查记录
7
按年
3年
8
设备故障修理记录
8
按年
3年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B5.生产部（生）
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
生产过程监视和测量记录
01
按年
2年
2
产品零件流转卡/工艺卡
02
按月
2年
3
特殊过程工艺参数监控记录
03
按年
3年
4
特殊过程确认记录
04
按年
3年
5
过程质量控制计划
05
按年
3年
6
产品一次交验合格率记录
06
按年
3年
7
生产作业计划
07
按年
3年
8
生产计划完成情况统计报表
08
按年
3年
9
在制品统计报表
09
按年
3年
10
年度生产完成情况总结
10
按年
3年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B6.生产部（采）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
合格供方目录及档案资料
01
按年
3年
2
采购计划
02
按年
3年
3
采购合同
03
按年
3年
4
供方评定记录
04
按年
3年
5
供方考察记录
05
按年
3年
6
供方业绩复评记录
06
按年
长期
7
年度供方业绩评定报告
07
按年
3年
8
产品外包控制记录
08
按年
长期
9
外购器材报验记录
09
按年
长期
10
外购器材入厂检验和验证记录
10
按年
长期
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
、
B7.市场开发部（销）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
销售计划
01
按年
3年
2
销售合同
02
按年
3年
3
合同评审记录
03
按年
3年
4
合同更改记录
04
按年
3年
5
服务记录
05
按年
3年
6
顾客财产记录
06
按年
3年
7
产品出库检查记录
07
按年
3年
8
顾客满意度调查和分析报告
08
按年
3年
9
年度服务工作计划
09
按年
3年
10
与顾客沟通记录
10
按年
3年
11
顾客投诉记录
11
按年
3年
12
电梯维修保养记录
12
按年
3年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B8质量检验部（检）
序号
内容
类别代号
归档时间
保存期限
1
有关检验工作报告、总结
02
按年
10年
2
入厂检验记录
03
按月
2年
3
顾客提供的产品验证记录
04
按年
3年
4
紧急放行记录
05
按年
2年
5
过程检验和试验记录
06
按月
2年
6
例外放行记录
07
按年
2年
7
最终检验和试验记录
08
按月
2年
8
电梯安装检验记录
09
按年
2年
9
工装校验记录
10
按年
3年
10
不合格品报告
11
按年
3年
11
质量报表
12
按年
3年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B9.技术开发部（技）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
技术文件更改记录
01
按年
同产品技术文件
2
技术文件发放记录
02
按年
5年
3
新产品设计开发和产品改进质量计划
03
按年
同产品技术文件
4
设计和开发任务书
04
按年
同产品技术文件
5
设计与开发计划
05
按年
同产品技术文件
6
设计评审申请和评审报告
06
按年
同产品技术文件
7
设计验证记录
07
按年
同产品技术文件
8
设计确认报告
08
按年
同产品技术文件
9
各类技术要求、验收规范及管理办法或规定
09
按年
10年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B10.财务部（财）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
有关财务工作的总结、报告
01
按年
长期
2
质量成本报表
02
按年
10年
3
质量成本分析报告
03
按年
10年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B10.财务部（库）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
入库产品合格证
01
按年
长期
2
库存产品定期检查记录
02
按年
10年
3
库存产品出、入库记录
03
按年
10年
4
贮存产品质量检查和考核记录
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
B11.工程公司（安）
序号
内容
类别代号
归档
保存期限
1
电梯安装合同
01
按年
10年
2
电梯安装自检记录
02
按年
10年
3
电梯安装检验报告
03
按年
10年
4
电梯工程勘察报告
04
按年
10年
5
特检站检测报告
05
按年
10年
6
与顾客交接记录
06
按年
10年
7
对外合作安装单位协议
07
按年
10年
备注：
根据需要可添加内容，类别代号顺延。
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