第四章会计软件操作.docx
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第四章会计软件操作
第四章 会计软件操作
概 述
（会计核算软件的操作要求）
【问题一】电算化会计核算基本流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的具体工作内容和方式有很大差别。
一、手工会计核算基本流程
二、电算化会计核算基本流程
（一）编制记账凭证
三种方式：
1.手工编制完成记账凭证后录入计算机；（新手）
2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；（老手）
3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
例如，由固定资产核算模块根据预定的折旧资料自动生成的计提折旧凭证。
（机制）
（二）凭证审核
1.凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查，对审查通过的记账凭证作审核确认。
2.会计核算软件可根据审核情况进行自动控制：
未通过审核的凭证，不能进行记账；
已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员进行修改。
（三）记账
记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。
1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；
2.同时登记总账、明细账和日记账；
3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标记（只是数据搬家），不产生新的会计核算数据。
（四）结账和编制会计报表
1.手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。
2.电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系、账户与报表的数据对应关系，因此结账和编制报表是作为一个功能（或者说一个步骤）由计算机在较短时间内同时自动完成。
【例题·多选题】下列各项中，属于电算化核算基本流程的有（ABC ）。
A.结账和编制报表 B.凭证审核 C.编制记账凭证 D.取得原始凭证
『答案解析』电算化会计核算基本流程为：
编制记账凭证、凭证审核、记账、结账和编制会计报表。
【例题·多选题】下列关于会计电算化环境中记账环节特点的表述中，正确的有（ABC ）。
A.记账只是对凭证做记账标记 B.记账由计算机自动完成
C.凭证同时过入总账、明细账和日记账 D.记账产生了新核算数据
『答案解析』记账只是对记账凭证做记账标记（只是数据搬家，不产生新的会计核算数据。
【例题·单选题】在（A ）中，结账和编制会计报表是一个工作环节，由计算机在短时间内同时自动完成。
A.电算化会计核算 B.ERP会计核算阶段 C.机械式处理阶段 D.手工会计核算流程
『答案解析』手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，而在电算化会计核算中，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在短时间内自动完成。
【本讲小结】
1.掌握电算化会计核算的四个基本流程；
2.掌握电算化会计核算每个流程的要点。
【问题二】账务处理模块基本操作
（总账系统）
一、系统初始化
系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作，是使用会计软件的基础。
系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化的效果。
游戏规则+基础数据
系统管理模块
1.操作员管理
2.账套管理
3.权限管理
财务软件模块
1.部门、职员档案
2.客户、供应商档案
3.外币币种及汇率、结算方式
4.设置凭证类别
5.设置会计科目
6.录入科目期初余额
【任务】以系统管理员（Admin）身份启动与注册系统管理。
操作：
双击桌面“系统管理”图标，系统管理员（Admin）身份登录
（一）设置操作员
1.增加操作员
操作员：
指有权登录系统进行操作的人员，每次登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。
路径：
权限→操作员
【任务】增加操作员
编 号
姓 名
口 令
003
张 三
3
004
李 四
4
005
王 五
5
用户名
---
密码
提示：
①设置操作员管理只能由系统管理员完成，其他人员无权使用该项功能（账套主管也无权设置操作员）。
②操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
③操作员密码，系统管理员给每位操作员设置了初始密码，操作员登录系统时可以自己修改操作密码。
提问：
操作员忘记时的处理？
回答：
系统管理员重置密码。
2.修改操作员属性
①选中操作员，单击“修改”按钮；
②操作员编号不能修改。
3.删除操作员
①未使用：
选中操作员，单击“删除”按钮；
②所设置的操作员一旦被引用，便不能被删除
提问：
操作员中途离职怎么办？
回答：
在修改中“注销操作员”。
（二）账套管理
系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、备份和恢复。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理系统中所有的账套，可以进行账套的建立、备份和恢复，但不能修改账套。
提问：
那谁来修改呢？
回答：
各套账的账套主管。
1.建立账套
【任务】建立账套
（1）账套信息
账套号：
888账套号为3位，账套号惟一，且必须输入。
账套名称：
北京正保科技有限责任公司
账套路径：
（默认）
启用会计期：
2012年3月
（2）单位信息
单位名称：
北京正保科技有限责任公司
单位简称：
正保科技
单位地址等：
可不设
（3）核算类型
本位币代码：
RMB
本位币名称：
人民币
账套主管：
张三用户必须选择输入
企业类型：
工业
行业性质：
新企业会计准则
是否按行业预置科目：
选中
（4）基础信息
存货是否分类：
否
客户是否分类：
是
供应商是否分类：
否
有无外币核算：
有
若选择各项分类核算，则必先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
（5）业务流程
（6）分类编码方案
科目编码级次：
4-2-2-2
其他科目编码级次采用默认值。
提示：
一级以外的编码级长可以修改。
在编码规则级长是2时，二级科目最多设99个明细。
（7）数据精度
所有小数位数均设置为2位。
（8）系统（模块）启用（总账、固定资产、工资、购销存、核算模块；启用日期2012.3.1）
解释1：
编码方案（编码规则）
应收账款——北京——张龙
1122 01 01
——赵虎
02
——河北——王朝
02 01
张龙的本级编码：
01
全编码：
11220101
编码规则由级次和级长和两部分组成。
级次：
编码共分几级。
级长：
每级的编码长度。
编码总级长：
为每级编码级长之和。
解释2：
系统启用时间
（1）在建立账套时，由系统管理员启用子系统；
（2）也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
2.修改账套
①账套主管负责所选账套的修改工作。
②并非所有内容都可修改。
例如：
修改单位地址为“北京市海淀区甲1号”。
3.删除账套---系统管理员操作
备份账套的同时可同步删除账套。
4.备份与恢复账套---系统管理员操作
备份提示：
先在硬盘建立存放账套数据的文件夹。
（三）操作员权限设置
【任务】设置以下人员权限。
张三---账套主管建账时指定
李四---账套主管权限菜单中设置
王五---出纳
具有“现金管理”的全部操作权限---某类权限
具有“总账-出纳签字”权限---某类内具体权限
1.首先单击操作员；
2.其次选择账套和年度；
3.最后分别设置主管权限和具体权限。
主管：
直接选中即可；
具体权限：
需先点击增加按钮才行。
左侧：
模块大类权限
右侧：
类内明细权限
双击：
授权
要点提示：
1.一个账套可以设定多个账套主管。
账套主管自动拥有该账套的所有权限。
2.系统管理员可以设置账套主管和其他操作员的权限；
3.账套主管只有设置本账套操作员的权限（需以账套主管身份登录系统）。
（四）基础档案设置
（部门、职员、客户、供应商）（外币、结算方式）
登录财务模块：
张三正保科技2012.3.1
【任务】部门档案
路径：
基础设置→机构设置→部门档案
部门编码
部门名称
1
管理部
2
销售部
注意：
进入部门档案窗口后，先点击增加按钮，录入完毕，每一个必点保存。
【任务】设置职员档案
路径：
基础设置→机构设置→职员档案
职员编号
职员名称
所属部门
0101
张老三
管理部
0201
李老四
销售部
【任务】设置客户分类和客户档案
路径：
基础设置→往来单位→客户分类（客户档案）
客户分类：
分类编码
分类名称
01
本地
02
异地
客户档案：
客户编号
客户名称
简 称
地 址
邮政编码
01001
北京世纪学校
北京世纪
北京市海淀区上地路1号
100077
【任务】设置供应商档案
路径：
基础设置→往来单位→供应商档案
供应商编号
供应商名称
简 称
地 址
邮政编码
001
北京万科有限公司
北京万科
北京市朝阳区十里堡8号
100045
提示：
由于没有分类，必须先单击末级分类，然后输入档案。
【任务】设置外币及汇率
币符：
USD；币名：
美元；固定汇率1：
5。
路径：
基础设置→财务→外币种类
注意：
设置第二种外币时，需先单击增加按钮。
【任务】设置结算方式
路径：
基础设置→收付结算→结算方式
编 码
结算方式名称
票据管理
2
支 票
201
现金支票
是
202
转账支票
是
票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。
（五）会计科目设置
1.新增明细会计科目【任务】
（1）常规属性
科目名称
属 性
方 向
备 注
应交增值税（222101）
贷
进项税额（22210101）
借
销项税额（22210106）
贷
主营业务收入---A商品（600101）
贷
主营业务收入---B商品（600102）
贷
主营业务成本---A商品（640101）
借
主营业务成本---B商品（640102）
借
实收资本---赵
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