HSE文件和资料管理程序完整表格.docx

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HSE文件和资料管理程序完整表格

HSE文件和资料管理程序

1目的

为了保证采油厂HSE管理体系的正常运行,确保体系文件和资料的适宜性、完整性、有效性，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于采油厂与HSE管理体系运行有关的文件和资料管理。

3术语

4职责

4.1安全环保技术科是本程序的归口管理部门，负责编制、修订本程序。

4.2最高管理者负责对HSE管理手册的批准和发布。

4.3管理者代表负责对HSE管理手册审核和程序文件的批准，负责组织HSE文件的定期评审，负责HSE文件更改的批准。

4.4安全环保技术科负责本程序的组织实施，负责HSE管理手册、程序文件、运行控制文件的管理控制。

4.5厂办公室和党委办公室负责与HSE管理体系相关红头文件的管理。

4.6各职能科室负责编制和修订相应的HSE程序文件和运行控制文件，对本部门发布的文件和资料进行控制与管理。

4.7各单位负责本单位HSE文件和资料的控制与管理。

5工作程序

5.1HSE文件分类

5.1.1外来文件：

是国家或上级主管部门下发的与HSE有关的文件。

5.1.2内部文件：

是采油厂为保证HSE管理体系有效运行而制定并执行的文件。

5.2编写、审核、批准、发布及控制

5.2.1体系文件的编写、审核、批准

1）HSE方针、HSE目标、HSE管理手册由安全环保技术科起草，管理者代表审核，最高管理者批准发布；

2）程序文件、运行控制文件由归口职能部门编写，管理者代表组织有关部门审核并批准发布；

3）当各个归口职能部门需增加或更新体系文件时，可由管理者代表审批发布，并报安全环保技术科备案，及时发放到相关部门和单位。

4）体系文件发布后由安全环保技术科统一发放，并受控管理，作好记录，见DXC/HSE—J—006《文件发文审批表》。

5.2.2HSE文件采用三级控制形式，即采油厂、三级单位、基层单位分别对不同级别HSE文件进行控制。

5.2.3HSE管理手册、HSE程序文件和HSE运行控制文件发布后，由安全环保技术科进行控制管理。

5.2.4三级单位的补充性HSE文件发布后，由相应三级单位进行控制管理并报厂安全环保技术科备案。

5.3文件接收、发放

文件接收单位和发放单位都应做好相应记录，文件发放方填写DXC/HSE—J—007《文件发放登记表》，文件接收方填写DXC/HSE—J—008《文件接收登记表》，并保证相关文件的有效版本发放至相关部门及单位。

5.3.1外来文件

对采油厂HSE有重大影响的外来文件由主管部门确认其有效性，经管理者代表审批后应及时转发。

以红头文件形式发放，安全环保技术科负责存档。

5.3.2内部文件

HSE管理手册、程序文件汇编本和运行控制文件汇编本由安全环保技术科负责发放：

厂最高管理层每人一份；各相关部门、各单位均发放一份；安全环保技术科存档三份（即正本一份，副本二份）。

5.4受控与非受控

5.4.1体系文件可分为受控文件和非受控文件。

1）“受控文件”用于HSE管理体系运行的场所，应按规定的范围、数量发放,并进行分类、编号，加盖“受控”红色印章，发放时应填写《文件发放登记表》。

2）“非受控文件”提供给HSE管理体系运行场所以外的场所参考使用。

当体系文件进行修改时不再追踪。

“非受控文件”发放时也要填写《文件发放登记表》并注明“非受控”。

5.5文件的修改、评审和改版

5.5.1文件的修改

1）一旦发现文件中有不符合项，按DXC/HSE—B—22《不符合纠正管理程序》执行。

文件的更改由该文件归口部门组织修订，按原文件程序审批，并及时上报安全环保技术科，由安全环保技术科编制DXC/HSE—J—009《文件更改通知单》，并按原范围发放，作好记录。

2）对评审和日常执行中发现文件规定不适宜的要及时对文件进行更改、更换和回收。

5.5.2文件的版本控制

首发版，版次以汉字标记。

“第一版”：

表示首版，版次按第一版、第二版、第三版排序。

需要对某章、节进行一般性更改或补充的，每修改一次，在DXC/HSE—J—010《文件修改记录页》上记录日期、更改内容、更改人、更改通知单编号。

5.5.3受控版本的文件，在任何时候都必须保持有效，更改后必须及时从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件。

5.6文件的标识和编号

5.6.1文件的标识和编号应具有唯一性。

5.6.2手册、程序文件、运行控制文件由安全环保技术科统一编号。

1）手册为DXC/HSE—A

HSE管理手册

采油厂

2）程序文件为DXC/HSE—B—XX

程序文件的顺序号

HSE程序文件

采油厂

3）运行控制文件为DXC/HSE—C—YYY

运行控制文件的顺序号

HSE运行控制文件

采油厂

4）HSE记录为DXC/HSE—J—ZZZ

记录的顺序号

HSE记录

采油厂

5.6.3所有文件正文用宋体小四号字打印在A4纸上，各行行距为20磅行距

5.7文件的借阅、复制

采油厂职工需要借阅、复制有关文件时，由提出单位领导申请，报文件主管部门批准，填写DXC/HSE—J—011《文件借阅复制登记表》，经主管部门审核批准后借阅。

5.8文件的评审

根据HSE管理体系要求，由各归口职能科室定期对文件进行评审。

确定文件的时效性。

5.9失效和作废文件的回收与销毁

评审后确认无效和作废的HSE文件由安全环保技术科收回，填写DXC/HSE—J—012《文件回收、销毁登记表》，经管理者代表批准后统一销毁。

6相关程序、文件和记录

6.1DXC/HSE—B—22《不符合纠正管理程序》

6.2DXC/HSE—J—006《文件发文审批表》

6.3DXC/HSE—J—007《文件发放登记表》

6.4DXC/HSE—J—008《文件接收登记表》

6.5DXC/HSE—J—009《文件更改通知单》

6.6DXC/HSE—J—010《文件修改记录页》

6.7DXC/HSE—J—011《文件借阅复制登记表》

6.8DXC/HSE—J—012《文件回收、销毁登记表》

文件发放登记表

DXC/B24-01-01

文件名称

发放日期

文件编号

发放人

序号

收文单位

收文人

收文时间

备注

受控文件发放审批表

DXC/B24-01-02

文件名称

发放范围：

申请部门：

年月日

批准人：

年月日

文件收文登记表

DXC/B24-01-03

序号

文件名称

文件编号

发放部门

收文日期

收文人

备注

文件和资料受控清单

DXC/B24-01-04

序号

文件编号

文件名称

起草单位/人

批准人

实施日期

版次

备注

文件更改审批单

DXC/B24-01-05

文件名称

文件编号

申请单位

更改前内容

更改后内容

提出人：

年月日

部门负责人审批意见：

批准人：

年月日

文件更改通知单

DXC/B24-01-06

文件名称

编号

申请单位

更改日期

更改条款号

通知单号

更改前内容：

更改后内容：

批准人：

年月日

借阅登记表

DXC/B24-01-07

序号

文件、资料名称

文件、资料编号

借阅情况

归还情况

备注

借阅人

时间

预计时间

实际时间