Office实用技巧培训.docx

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Office实用技巧培训

《Office技巧培训》

前言

计算机的应用领域主要概括为：

信息（数据）处理、自动控制、科学计算。

计算机的应用需要依靠软件实现，当然软件要与硬件相结合。

对于计算机软件的理解：

1、软件是功能的有限预制（预置）；所谓“功能”，就是软件能够完成的任务，能做的事情。

（从应用软件的角度理解软件的概念）

2、计算机教科书一般这样描述：

软件=程序+帮助文档或说明文档。

（从开发软件的角度理解软件的概念）

3、软件的功能是由程序实现的。

Office软件的主要功能是：

信息处理和科学计算。

Office软件主要包括：

Word—文字、图形（图像）、表格处理，通常称为“字处理”软件。

Excel—信息（数据）管理、科学计算、数据分析，通常称为“电子表格”软件。

PowerPoint—多媒体（音频、视频、Flash动画、文字、图形、图像、图表、数据）信息演示，可以制作出类似幻灯片式的动画，通常称为“演示文稿”软件，也称为“幻灯片”或“动画”制作软件，英文缩写PPT。

Access—数据库管理（主要是前台管理）软件，专业术语称为数据库管理系统（英文缩写：

DBMS）；用于数据库的建立、管理，包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模块等7个对象。

FrontPage—网页制作、网站管理软件。

Flash动画：

可以按祯制作、修改、播放的动画。

了解、学习和掌握软件的过程

A、了解软件的功能概要——软件是否具有完成特定任务的功能；

B、在软件中找到完成特定任务的各种功能——殊途同归；

C、熟练使用功能——掌握使用技巧；

D、创造性的使用功能——弥补软件本身功能的不足；

E、多个软件协同工作——用其他软件弥补某个软件功能的不足。

一、Word部分

1、格式刷

格式刷的作用——复制格式

（1）文字格式及其复制

（2）段落格式及其复制

练习文件：

批改文章（报告）.doc

2、样式

样式的概念：

样式是格式的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储，便于使用。

应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。

样式主要包括文字样式、段落样式两种类型，还有列表、表格样式。

（详见“样式和格式”任务窗格右侧的提示）

（1）使用样式

●选定要更改的单词、段落、列表或表格。

●如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”。

●单击“样式和格式”任务窗格中的所需样式。

●如果没有列出所需样式，请单击“显示”框中的“所有样式”。

练习文件：

批改文章（报告）.doc

（2）修改样式

●如果未打开“样式和格式”任务窗格，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”。

●用鼠标右键单击要修改的样式，然后单击“修改”。

●选择所需的选项。

●若要查看更多选项，请单击“格式”按钮，然后单击要更改的属性，例如“字体”或“编号”。

●完成修改属性之后，请单击“确定”按钮。

然后对要更改的任何其他属性重复该操作。

（3）新建样式

●如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”。

●在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”。

●在“名称”框中键入的名称。

●在“样式类型”框中，单击“段落”、“字符”指定所创建的样式类型。

●选择所需的选项，或者单击“格式”以便看到更多的选项。

（4）将样式复制到其他文档或模板

●单击“工具”菜单中的“模板和加载项”命令。

●单击“管理器”，再单击“样式”选项卡。

●若要将项目复制到不同的模板或文件，或从不同模板或文件复制项目，请单击“关闭文件”以关闭活动文档及其附属模板，或关闭Normal模板。

然后单击“打开文件”，打开所需的模板或文件。

●在任意列表中，单击准备复制的项目，然后单击“复制”。

样式导入的另一方法：

格式—样式和格式—任务窗格下方，“显示”下拉框—自定义—“样式”按钮—“管理器”按钮—“样式”标签

3、模板

模板的概念：

事先已经定制了主题（例如：

报告、备忘录、简历）、标题、项目、格式、样式、页面布局等内容的文档。

依据模板文件可以建立新的文件，新建的文件包含模板中的样式和内容。

只需用户适当填写适当的内容即可完成标准化的文档制作。

（1）使用模板

Normal（通用模板）模板：

可用于任何文档类型的共用模板。

可修改该模板，以更改默认的文档格式或内容。

（字体对话框中的“默认”按钮、页面设置对话框中的“默认”按钮，可以改变Normal模板）

其它模版：

例如，报告、备忘录、简历、日历等。

（2）建立并保存模板

练习文件：

彩色表格（存为模版）.doc

（3）模板的其他概念极其操作

文档模板

保存在“Templates”文件夹中的模板文件出现在“模板”对话框的“常用”选项卡中。

如果要在“模板”对话框中为模板创建自定义的选项卡，请在“Templates”文件夹中创建新的子文件夹，然后将模板保存在该子文件夹中。

这个子文件夹的名字将出现在新的选项卡上。

保存模板时，Word会切换到“用户模板”位置（在“工具”菜单的“选项”命令的“文件位置”选项卡上进行设置），默认位置为“Templates”文件夹及其子文件夹。

如果将模板保存在其他位置，该模板将不出现在“模板”对话框中。

保存在“Templates”文件下的任何文档（.doc）文件都可以起到模板的作用。

共用模板

处理文档时，通常情况下只能使用保存在文档附加模板或Normal模板中的设置。

要使用保存在其他模板中的设置，请将其他模板作为共用模板加载。

加载模板后，以后运行Word时都可以使用保存在该模板中的内容。

加载项和加载的模板在Word关闭时卸载。

如果要在每次启动Word时加载加载项或模板，请将加载项或模板复制到“MicrosoftOfficeStartup”（隐含文件夹）文件夹中。

4、Word中表格的使用技巧

（1）表格工具栏

（2）表中表

（3）跨页表格——标题行重复

（4）表头——绘制斜线表头、自定义表头、利用表中表绘制表头

（5）使用表格布局

练习文件：

授课计划.doc表格是布局的工具.doc零件鉴定表.doc

5、各种对象的处理技巧

文本框、自选图形、艺术字、图像等对象的外观处理（包括：

线条颜色、线条粗细、线型、填充色、阴影、三维效果、旋转、翻转、变形、编辑顶点、分布、对齐）和嵌入、浮动、组合、叠放次序处理。

练习文件：

话题（横向-分栏-页码域）

6、合并邮件

练习文件：

用于合并邮件的主文档.doc、用于合并邮件的主文档.xls

套用信函和邮件合并

使用“邮件合并”任务窗格创建套用信函、邮件标签、信封、目录和大量电子邮件和传真。

若要完成基本步骤，请执行下列操作：

1）打开或创建主文档。

2）打开或创建包含单独收件人信息的数据源。

3）在主文档中添加或自定义合并域。

4）将数据源中的数据合并到主文档来创建新的、经合并的文档。

任务窗格将指导您完成所有这些步骤的操作。

如果不希望使用任务窗格，可以使用“邮件合并”工具栏。

无论使用哪种方式，最终结果是数据源中的每一行（或每一条记录）都生成一个单独的套用信函、邮件标签、信封或目录项。

注释：

可以使用“邮件合并”创建任何类型的将域映射到数据的文档，而不仅仅是信函或目录。

概念——主文档：

在Word的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。

概念——数据源：

包含要合并到文档中的信息的文件。

例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。

必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。

概念——合并域：

可插入主文档中的一个占位符。

例如，插入合并域“姓名”让Word插入“姓名”数据字段中存储的姓名，如“李自强”。

7、目录

（1）使用标题样式——生成（标题）目录；

（2）插入题注（表格、公式、图表、自定义题注）——生成（题注）目录；

（3）标记索引（快捷键Alt+Shift+X）——生成（索引）目录；

操作方法及顺序：

选择文字，标记索引，生成目录

其中，标记索引，自动建立{XE}域；生成目录，自动建立{TOA}域；

（4）标记引文——生成（引文）目录。

操作方法及顺序：

选择文字，标记引文，生成目录。

其中，标记引文，自动建立{TA}域；生成目录，自动建立{INDEX}域；

（5）交叉引用

例如，可以对标题、书签、项目编号、表格、图表、公式、脚注、尾注等进行交叉引用。

操作方法及顺序：

建立标记（如，标题、书签等），插入—引用—交叉引用，选择类型（如，标题、书签等）-插入

（6）脚注、尾注（“编辑”菜单—“定位”命令）

练习文件：

标题、题注、索引、引文目录-练习（导数与微分）.doc

8、页眉、页脚、水印、书签与超级链接（书签的定位）

书签：

以引用为目的在文件中命名的位置或文本选定范围。

（例如，本次阅读停止的位置、需要修改处、重点位置等）

文件中标识书签以后，可引用或链接到的位置。

插入书签：

插入—书签—书签对话框—输入书签名—添加

定位到标签：

插入—标签—书签对话框—定位

标识书签位置（引用书签的页码）：

参见PAGEREF域

建立到书签的超级链接：

参见PAGEREF域

超链接：

带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向万维网中的文件、文件的位置或网页，或是Intranet上的网页。

超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet和FTP站点。

创建指向下列内容之一的自定义超链接：

●原有的或新的文档、文件或网页

★链接到原有文件或网页

★链接到尚未创建的文件

●电子邮件地址

●其他文档或网页中的特定位置

●当前文档或网页中的某一位置

●由其拖动的另一文件或程序

练习文件：

批改文章（报告）.doc

9、节

节的概念：

格式化的单位。

（补充段落的概念：

格式化的单位；段落标记是段落结束的标记，段落标记也记载着段落格式化的信息，例如，首行缩、行间距、段间距、对齐方式、段落的项目编号、段落的项目符号等。

）

同样，“分节符”中记载着节中格式化的信息，例如，节中的页面方向、页边距、纸张大小、页码的编号等信息。

节：

文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。

若要在文档中的某一部分更改例如行编号、列数（分栏）或页眉和页脚等属性，创建一个新的节。

分节符：

为表示节的结尾插入的标记。

分节符包含节的格式设置元素，例如页边距、页面的方向、大小、页眉和页脚（页码的从新编制），以及页码的顺序。

1）节和分节符的使用

可以用节在一页之内或两页之间改变文档的布局。

设置为单独的一列的节

设置为两列的节

只需插入分节符，即可将文档分成几节，然后根据需要设置每节的格式。

例如，可将报告内容提要一节的格式设置为一栏，而将后面报告正文部分的一节设置成两栏。

2）分节符类型

下面示例显示了可插入的分节符类型（在每个示例中，双虚线代表一个分节符）。

“下一页”：

插入一个分节符，新节从下一页开始。

“连续”：

插入一个分节符，新节从同一页开始。

“奇数页”或“偶数页”：

插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。

3）节中可以更改的格式：

页边距

纸张大小或方向

打印机纸张来源

页面边框

垂直对齐方式（对齐：

文本、图形以及其他对象位置的一致性。

对齐的类型包括左对齐、右对齐以及两端对齐。

）

页眉和页脚（页眉和页脚：

页眉可由文本或图形组成，出现在一节中每页的顶端。

页脚出现在每页的底端。

页眉和页脚经常包括页码、章节标题、日期和作者姓名。

）

分栏

页码编排

行号

脚注和尾注

切记分节符，控制其前面文字的节格式。

例如，如果删除某个分节符，其前面的文字将合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置。

请注意，文档的最后一个段落标记（段落标记存储应用于段落的格式设置。

）控制文档最后一节的节格式（如果文档没有分节，则控制整个文档的格式）。

定位到分节符，查找分节符

练习文件：

节的使用.doc

10、域

练习文件：

话题（横向-分栏-页码域）.doc

域的概念

域是指示（指挥、命令）MicrosoftWord在文档中自动插入文字、图形、页码、日期和其他资料的一组代码。

例如，DATE域用于插入当前日期，PAGE域插入页码。

域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签中的占位符。

MicrosoftWord会在您使用一些特定命令时插入域，如“插入”菜单上的“日期和时间”命令，“视图”菜单上的“页眉和页脚”命令。

您也可使用“插入”菜单上的“域”命令手动插入域。

域的一般用法，可以在任何需要的地方插入域。

域括号：

用一对大括号{}表示，称为域括号，域括号可以用Ctrl+F9插入，仅通过键入键盘上的字符无法插入域的花括号。

域代码：

为占位符文本，域代码包括字段字符、字段类型和指令。

位于花括号或大括号（{}）中，域代码类似于MicrosoftExcel中的公式。

域结果：

当MicrosoftWord执行域指令时，在文档中插入指令执行的结果（可以是文字、图形、数据等占位符）。

在打印文档或隐藏域代码时，将以域结果替换域代码。

类似于公式产生的值。

可在文档中切换显示域代码及其结果。

域开关

域开关是特殊的指令，在域中可引发特定的操作。

例如，在域中插入\*Caps开关，可以使域结果中所有单词的首字母大写。

（1）公式域、或叫做计算域（Formula域）

域代码：

{=……}，等号后面是表达式，表达式由运算符、数字、其它域组成；

作用：

用数学公式计算数值。

可以使用“公式”命令（“表格”菜单）或按Ctrl+F9在表格或常规文本中插入域。

例如：

{=3*10}显示：

，{=10+{page}}显示：

（2）页码域PAGE

域代码：

{PAGE}

作用：

显示页码域所在的页数（页码）

例如：

单、双号页码

{=2*{PAGE}-1}，显示：

{=2*{PAGE}}，显示：

（3）指定书签的页码PAGEREF

域代码：

{PAGEREF文章标题\h\p}“文章标题”是一个书签，位于本文标题的后面。

作用：

显示包含指定书签的页码；

例如：

{PAGEREF文章标题\h\p}，显示：

onpage2

（4）文档的字数NUMWORDS、文档的字符数NUMCHARS

域代码：

{NUMWORDS}、{NUMCHARS}

作用：

显示文档的字数、文档的字符数

例如：

{NUMWORDS}，显示：

2708{NUMCHARS}，显示：

3117

（5）引用域（参见7、目录）

单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，显示可能隐藏的“TA”域代码->或

锁定域以防止更新域结果，可单击该域，然后按Ctrl+F11。

解除域锁定以便更新域结果，请单击此域，然后按下Ctrl+Shift+F11。

编辑域：

用鼠标右键单击域，然后单击“更新域”、“编辑域”、“切换域代码”

编辑域代码：

单击域，然后按Shift+F9。

更改域属性：

如果显示了域属性和域选项

选择所需的新属性和选项。

如果需要直接处理域代码，但又看不到域代码，请单击“域代码”来查看代码，并单击“选项”以添加域开关或其他选项。

如果只显示高级域属性（域代码），您可以直接处理域代码以编辑域,或单击“选项”以添加域开关或其他选项。

域的其它例子：

∙显示文档信息，如作者姓名、文件大小或页数等。

若要显示这些信息，请使用AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES或DOCPROPERTY域。

（“文件”菜单—属性）

∙进行加、减或其他计算。

请使用=（Formula）域进行该操作。

∙数据库（或Excel）与文档协同工作。

例如，DATABASE域可以在Word插入数据记录（数据记录：

对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。

例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录）。

∙可使用HYPERLINK域插入超链接。

但使用“插入”菜单上的“超链接”命令更加方便。

有时，使用Word提供的命令和选项可更方便地添加所需要的域。

例如

域代码：

CREATEDATE：

2010-03-08；DATE

：

2019-01-14；TEMPLATE：

normal.dot

关于“HYPERLINK”-超链接域：

HYPERLINK的高级用法（使用插入“超链接”命令）：

Word部分；

生成各种目录（标题、题注、索引、引文目录）时，自动插入“HYPERLINK”-超链接域。

11、生成条码—控件简介

打开“控件工具箱”工具栏—单击“其他控件”按钮—Bar-Code—单击,生成条码—在条码上单击右键—设置属性.

—在条码上单击右键—设置“Bar-Code9.0对象”属性

Value属性

SubStyle属性

Style属性

ShowDate属性

自定义属性

小结：

格式刷、样式、模板等是快速格式化文档的工具；表格、文本框是Word文档和Web页面布局的工具；各种对象的组合、叠放次序等处理是图文并茂的手段；

12、查找、替换、定位功能的综合应用

查找

查找特殊符号

例如,分节符、手动换行符（用于下载的网页内容整理）、空白区域（空格、连续空格）、分栏符、手动分页符（插入的分页符）等

例如，查找任意字母^$（^$a,可以表示fa、ta、ha等）；任意字符^?

（^?

找，可以表示“查找”、“寻找”等；^?

们，可以表示“我们”、“你们”、“他们”、“她们”、“它们”等）；任意数字^#（^#5，可以表示“15”、“25”、“35”等）

例如，查找“域”，如，标记引文目录项{TA}域（注意：

单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，显示可能隐藏的“TA”域代码，在查找！

！

！

）

定位

定位到页、节、书签、域、表格、图形、公式、对象、标题等

整理网页下载、复制帮助、其它格式文件转换过来的文字时，需要查找与替换。

查找与替换

例如，查找两个段落标记，替换为一个段落标记；查找分节符、分栏符、手动分页符、手动换行符、空白区域、不间断空格（°），替换为“空”，

二、Excel部分

0、Excel基础

基本概念

工作簿文件是*.xls文件；模板文件是*.xlt文件、使用模板建立文件（如，电子表格方案—个人预算表）

在工作簿中使用工作表

●移动单元格指针的技巧：

用名字框移动用定位命令（F5键）使用键盘（Ctrl+光标键）

●插入或删除工作表

●移动工作表

●复制工作表

●重新命名工作表：

双击工作表标签

●分割工作表：

定位单元格（指针）、找到滚动条上的分割框、双击或拖动分割框（窗口分割后的部分称为窗格）

在工作表中输入数据

●关于输入数据：

数据可以是常量、变量、公式、声音、图像等。

Excel中主要指常量、公式、变量（单元格引用）。

●输入文字（字符与数字的组合；自动左对齐）

●输入数字（阿拉伯数字、日期、时间、分数、小数；自动地靠右对齐15位有效数字）

●输入日期和时间（-或/为日期分隔符；：

为时间分隔符；ctrl+；输入操作系统日期ctrl+：

系统时间）

●日期与整字之间的转换（整数1对应日期1900-1-1或1904-1-2；）

●时间与小数之间的转换（小数0.5对应12：

00：

00，0.75对应18：

00：

00）

●分数的输入方法0☆1/4表示四分之一2☆5/6表示二又六分之五（☆代表空格键）

选取操作

●选定单元格、选定整行、整列、选定整个工作表

●选定一个区域1）鼠标拖动2）Shift+箭头键3）F8键：

F8—>光标键—>F8

●选取不连续区域Ctrl+拖动

●条件选取选取有数据区域—“编辑”—“定位”（或F5）—“条件定位”—选单选或复选框—确定

●在工作簿中选定工作表

●选定单个工作表

●建立工作组：

选定多张工作表选定相邻的工作表选定不相邻工作表选定全部工作表

练习文件：

3条件定位.xls

使用序列输入

●输入序列（数字、文字、日期等有规律的序列）如tx001、tx002、tx003

●可以使用的序列（已有的序列）

●自定义一个序列（不规则的序列）如，解放、红旗、捷达、速腾、迈腾、高尔夫

查找与替换（定位）操作

●查找命令（下拉选项按钮-范围、搜索、查找范围）

●替换命令

●单元格匹配复选框

例：

\教学举例\03级成绩countif.xls——去掉姓名中间的空格（不选单元格匹配复选框）

例：

\教学举例\找到空白填60.xls（定位）\教学举例\3条件定位.xls（定位）

例：

\教学举例\5查找.xls（选定单元格匹配复选框）

冻结工作表（窗格）

单元格指针定位（第一行、第一列、非第一行第一列）、选择某行、选择某列，执行：

窗口—>；取消冻结窗格

冻结的作用-定位某行、某列。

条件格式化

添加条件格式：

A、请执行下列操作之一

●若要将选定单元格中的值作为格式条件，请单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后键入常量值或公式。

如果输入公式，则必须以等号（=）开始。

●若要将公式作为格式条件（公式是指所选单元格或区域之外的数据或条件），请单击“公式”，然后输入用于估算逻辑值TRUE或FALSE的公式。

如下图所示：

（见：

\教学举例\条件格式化.xls）

B、单击“格式”，设置格式；

当单元格的值满足条件或公式返回的值为TRUE时，设置的格式生效。

如果要加入其他条件，请单击“添加”，然后重复步骤1到3。

可以指定至多三个条件。

如果指定条件中没有一个为真，则单元格将保持已有的格式。

练习文件：

条件格式化.xls

1、函数的使用

绝对地址、相对地址、混合地址、三维地址

地址的概念：

引用地址代表工作表上一个或一组单元格。

引用地址告诉公式在哪些单元格中查找要用的数值。

引用地址使用列标和行号表示或区域符号表示（例如B2：

D6、F5）

相对地址引用：

单元的相对引用是指公式中，变量用行、列标记作为单元的名字即地址，如A1、B3等。

当公式单元因复制、填充等原因引起行、列地址变化时，公式中的相对引用随公式的位置变动而自动修改。

修改地址的原则是：

原公式与原引用地址的位移和变动位置后的公式与新引用地址的位移保持不变。

●绝对地址引用：

单元的绝对引用是指公式中，变量用带有$的行、列标记作为单元的名字即地址，如$A$1、$B$3等。

当公式单元因复制、填充等原因引起行、列地址变化时，公式中的绝对引用不会随公式的位置变动修改。

（但如果绝对地址指向的那个单元格本身发生地址变化，公式中的绝对地址也会随着变化。

）

●混合地址引用：

单元的混合引用是指公式中，行用相对地址、列用绝对地址；或行用绝对地址、列用相对地址。

如$A1、B$3等。

当公式单元因复制、填充等原因引起行、列地址变化时，公式中的相对地址部分随公式的位置变动而自动修改，公式中的绝对地址部分不会随公式的位置变动修改。

●三维地址引用：

在一本工作簿中从不同的工作表引用单元格。

三维地址引用的一般格式为工作表名！

单元格地址

函数的基本概念：

函数形式：

函数名（）、函数名（参数）、函数名（参数1，参数2，……）

例：

PI（）、LOG10

（1）、AVERAGE（1,2,3）、LEN（"Excel"）

IF（2<1,"对","错"）、TAN（PI（）/4）、CELL（"filename",A8）

（1）如果公式以一个函数开始，应在函数前加一个等号。

（2）括号告诉Exce