档案信息化.docx
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档案信息化
《岗位培训教程》
第三编档案信息化
一、填空
1.《全国档案信息化建设实施纲要》要求：
各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。
2.档案信息化建设的主要任务包括：
档案信息化基础设施建设、档案信息安全建设、应用系统建设。
3.局域网是由一组互相连接具有通信能力的计算机组成的，并分布在较小的地理范围内的计算机网络。
4.目录数据库库建设是档案信息资源建设的当务之急。
5.机关和企业、事业单位要办证单位生产的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
6.国外有的学者提出电子文件的再生性保护，将技术果实的电子文件适时地转移到缩微品和纸上。
7.为规范档案管理软件的开发和应用，国家档案局发布了“档案管理软件功能要求暂行方案”。
8.标准化是数字化，网络化的生命线。
9.文本文件是指使用文字处理软件生成的有字、词、数字或符号表达的文件。
10.视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。
11.声音文件是指用音频设备录入活用边去软件生成的文件。
12.包含对其他文件链接功能的文件为“超文本文件”。
13.程序文件是指处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
14.人们再计算机屏幕上看到的文字、图形，只不过是电子文件的某种输出形式。
15.电子文件的产生于运行过程在传阅、承办等某些节点上可以设计成并发的方式。
16.对归档后形成电子档案的管理应有档案部门负责。
17.电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种形式。
18.归档电子文件应当参照《归档文件管理规则》的有关规定进行分类，以件为单位整理。
19.电子文件的坚定要像纸质文件的坚定一样，建立鉴定组织明确鉴定程序。
20.第一代档案管理软件出现于二十世纪九十年代初。
21.黑客特指电脑系统的非法入侵者。
22.《档案管理软件功能要求暂行规定》推荐的蚊子型数据格式为XML文档和RF、TXT格式。
23.档案管理软件中数据项的设置应符合《档案著录规则》的规定。
24.档案信息资源建设主要内容包括档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。
25.2004年6月15日我省档案系统第一个地方标准《文书档案文件数据库规则》颁布实施。
26.《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》中规定数据库字段类型有：
定长字类型、可变长字类型、数值型、文本型。
27.纸质档案数字化扫描分辨率一般均建设选择大于或等于100dpi，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可是当提高分辨率。
需要进行OCR孩子识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
28.按照工作流程，纸质档案数字化的基本环节主要包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
二、单项选择
1.中办发【2004】34号文件要求“加快以传统载体保存的公文、（A）、资料等信息资源的数字化进程”。
A.档案B.资料C.图书D.电传
2.计算机网络的其主要作用是（C）和共享网络资源。
A.渗透B.交互操作C.网络通信D.硬件整合
3.建立档案目录数据库，能从根本上提高档案（D）服务效率与质量。
A.存储B.坚定C.管理D.检索利用
4.机关、企业事业单位档案信息化应当与办公自动化（C）开展。
A.异步B.相继C.同步D.分段
5.在电子文件归档时，应该（A）。
A.不压缩B.压缩C.部分压缩D.加密
6.《电子文件归档与管理规范》要求，电子文件归档要做到一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套（B）。
A.就地保存B.异地保存C.脱机保存D.控制件
7.电子文件的背景信息和（A）的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
A.元数据B.主机C.拷贝D.存放索引
8.对于软盘、磁带、光碟等记录材料，要注意保护（A），避免化学物质和手的直接接触。
A.记录层B.反向层C.标签D.护套
9.对记录电子文件的磁性载体每满（B），光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。
A.一年B.两年C.三年D.五年
10.对磁性载体上的归档电子文件，应每（C）转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
A.2年B.3年C.4年D.5年
11.归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，要有适应的存储环境，库房的温度应控制在17C-（A）之间。
A.20CB.21CC.25CD.26C
12.磁盘、磁带是磁性材料制成的，要远离（D）和有害气体。
A.交换机B.路由器C.服务器D.磁场
13.电子文件是计算机系统处理的、可在网络上传送的（C）形式的文件。
A.图像B.文本C.数字D.表格
14.光盘作为电子文件长期存储的介质，其推荐顺序依次是：
只读光盘、（A）光盘、磁带、可擦鞋光盘、硬磁盘等。
A.一次写B.多次读C.金色D.蓝色
15.电子文件的保存要有适宜的环境，库房相对湿度控制在（B）之间。
A.45%—55%B.35%—45%C.45%—60%D.35%—40%
16.（B）是微软公司WORD字处理软件生成的电子文档。
A.*.WPSB.*.DOCC.*.TXTD.*.PRG
17.2002年，美国数字档案馆新馆建筑在（A）破土动工，标志着世界上第一个国家级数字档案馆建筑正式启动。
A.华盛顿B.马里兰C.盐湖城D.费城
18.档案信息管理和目录管理，即（A）和目录组织，是计算机管理系统的核心功能。
A全文管理B数字化C虚拟档案D软件平台
19.档案网站发布后，应当根据相关规定和要求，办理（A）ＩＣＰ备案手续。
Ａ非经营性 B经营性 C政府性 D事业性
20.各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用（A）文件格式。
A通用B不通用C唯一的D大公司的
21.地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（ＤＢ３４／Ｔ４５０－２００４）设立了（Ｃ）个著录项目。
Ａ26B35C36D38
22.对数字图像的命名，采用《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（ＤＢ３４／Ｔ４５０－２００４）中“（B）”为数字图像命名。
A档号B电子文档号C脱机载体编号D缩微号
23.著录讲话人讲话的日期，日期年为4位月2为日2位，如一九五六年七月一日，著录为（D）
A1956年7月1日B1956/07/01C1956-7-1D1956.07.01
24.备份载体的选择应多样化，可采用（B）相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
A离线B在线和离线C在线
三、多项选择
1.计算机外部设备包括（ＡＢＣ）。
A不间断电源B存贮设备C打印设备D内存
2.电子文件归档时要保证（ＡＣＤ）。
A真实B加密C完整D有效
3.《电子文件归档与管理规范》推荐采用的载体有（ＡＢ）。
A只读光盘B磁带C软盘D优盘
4.档案信息化建设的基本原则的（ＡＢＣ）
A文档一体化B电子文件与纸质文件并存C确保网络安全D双轨制
5.磁记录材料存储档案信息的保存，则要特别注意（ABCD）。
A防灰尘B防潮湿C防高温D防外磁干扰
6.网络加密的常用方法有（ACD）三种。
A链路加密B服务器加密Ｃ端点加密 Ｄ节点加密
7.电子公文的（ABC）三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点。
A交换B归档D移交D鉴定
8.音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率主要有（ABC）三种。
A电话质量B调频收音机质量CCD质量DDVD质量
9.计算机病毒的特征有（ＡＢＤ）。
A破坏性B传染性C独立性D潜伏性
10、电子文件信息具有（BD）性。
A稳定B可操作性C直接D非直接
11.与纸质档案相比，电子档案便于（BCD）
A长期保存B利用C检索D统计
13.电子档案一般有（ABD）三种方法提供利用。
A提供拷贝B通信传输C寄存D直接利用
14.《档案管理软件功能要求暂行规定》规定音频数据采用（AD）格式。
AMP3BTXTCMPEGDWAV
15.《档案管理软件功能要求暂行规定》规定扫描图像数据采用（AB）格式。
AJPEGBTIFFCDOCDTXT
16.档案管理软件的研制，因遵循（ABD）的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势
A规范B先进C固定D实用
17.档案检索查询模块中必须设置题名、（ABC）、分类号等检索项。
A责任者B形成时间C主题词D页号
18.音像档案数字化工作主要步骤有：
前期准备、（ABCDE）、入库保存等。
A参数选择B数据采集C处理编辑D著录D数据存储
19.目录数字化参考的国家标准有（ABCDE）等。
A《档案著录规则》（DA/T18-1999）
B《民国档案目录中心数据采集标准》
C《革命历史档案著录细则》
D《明清档案著录细则》
E《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）
F《明清档案目录中心采集标准明清档案机读目录数据交换格式》（DA/T33-2005）
20.对采集编辑过的数字音视频文件，进行质量检查和检测，检测的项目主要有转换后视频的（ABC）、背景噪音程度、音频的音质、视频的清晰度等，对有质量问题的应进行重新采集和编辑。
A时间长度B有无内容丢失C信号有无失真
21.音频档案著录的项目一般有：
全宗号、目录号、原盘号、文件号、光盘号轨道号、光盘类型及文件格式、原盘类型、讲话者、讲话日期、讲话地点、讲话会议、开始语和结束语、录音质量、录音长度、（ABC）采集人、刻录人、制作日期、密级、备注等。
A题名B分类号C主题词D图像色彩
四、判断
1.并非所有的电子文件均已通过《电子签名法》获得法律效力。
√
2.档案缩微品具有与原件同等的法律效力。
√
3.档案数字化不是一种档案的再生性保护技术。
╳
4.硬盘装在主机箱内，所以硬盘是内存。
╳
5.软件就是软盘。
╳
6.计算机病毒对人体无害。
√
7.电子文件归档时一般不压缩处理。
√
8.加密的电子文件不适合作为档案归档。
√
9.电子文件的信息和载体是可以分离的。
√
10.电子文件的属是数字编码序列。
╳
11.为了保证数字化档案的质量，对数字化的档案必须进行验收。
验收以抽检的方式检查已完成数字转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件级数据挂接的总体质量。
一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于25%。
╳
12.纸质档案数字化后对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
√
13.采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用BMP格式存储。
采用灰度和彩色模式扫描的文件，一般采用jpeg格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减少存储容量为准则。
提供网路查询的扫描图像，也可存储为cebPDF或其他格式。
╳
录音档案应根据声音质量选择参数，采样频率越高越好。
声音样本的大小可选用14位或更低的。
╳
15目录数据准备。
按照《档案著录规则》（da/t18）《归档文件整理规则》（da/t18-1999）《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（db34/t450-2004）等的要求，规范档案中目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
但如果不规范的案卷题名、文件名、责任者、起始页号和页号等，不应该进行修改。
╳
五、简答
1.什么是文档一体化？
答：
所谓文档一体化是指根据文件运转规律，把文件管理和档案管理纳入一个统一系统之内，按照统一的要求，建立起密切的联系，使之相互促进、协调发展。
具体说，就是从文书工作和档案工作的全局出发，在公文产生制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，使公文产生到运转的每一个环节上（尤其是在公文向档案转化的关键环节），都能体现出档案工作的要求，做到文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，减少重复劳动，节约人力、财力、物力和时间。
2.制定档案信息化规划的原则是什么？
答：
（1）科学性和前瞻性。
在制定规划时，必须要考虑到先进科学技术的发展趋势及其对档案事业的长期影响。
（2）实用性和可行性。
档案信息化建设的最终目的是应用信息技术提高档案管理和利用水平，由于各地区、各部门、各单位的硬件条件、人员素质、档案管理水平等存在较大差异，规划一定要切合大多数单位的实际情况。
（3）行业性和扩展性。
在制定规划时，不宜对硬件设施和具体技术等提出具体的、过高的要求，而应该侧重于档案管理功能、档案资源建设、法规标准建设等方面提出行业要求。
要充分考虑到信息化对档案工作的影响中的变数。
3.电子文件的定义揭示的两个基本特征是什么？
答：
第一，电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（DigitalRecords）。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这既是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
4.电子文件对系统依赖性的表现是什么？
答：
电子文件是被特定的软件和硬件关押着的人质，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。
其一，电子文件的载体必须是可用的，无论是软盘、光盘还是磁带都依赖于特定的驱动器。
如果计算机是一个不带软驱的工作站，那么最常见的软盘也无法阅读。
其二，电子文件是被特定软件关押着的人质。
不同软件环境生成的电子文件，其编码方式是不同的，有些常用的电子文件格式借助某些软件可以互换编码，有些电子文件的生成环境是非通用的软件，阅读其内容必须依赖于生成它的特定软件。
5.怎么理解电子文件信息的可操作性？
答：
在制作电子文件时，制作者可以根据需要得心应手地增删修改文件信息，重新组织文件信息结构，改变信息的原有位置，剪切、复制信息，多次地撤销或恢复对信息的操作。
可以调用存在于不同地方的数据组织文件，在文件的任何地方加上表格和图形，把文件制作成活动图像和声音。
用户甚至可以组织动态文件，在适当的时候自动更新某些数据，保持数据新颖、有效，以及与其所反映物状态的一致。
可以进行信息压缩，提高存储密度和传输速度。
可以转换信息的媒体形式，如将数字文本经扫描转换成数字图像，经光学字符识别（OCR）又转换成数字文本等等。
6.电子文件的归档程序有哪些？
答：
一般来说，电子文件的归档工作程序包括：
一是电子文件形成签署、审批；二是收集积累；三是编制目录；四是整理需归档的电子文件；五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；六是检测归档的电子文件；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质（含压缩归档等方式）；九是复制备份；十是确定载体标识。
7.什么是电子文件逻辑归档？
答：
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
逻辑归档实际上是将电子文件的管理和处置的权力由文书处理部门移交到档案部门，电子文件归档后，存储格式和位置并不发生变化。
8.电子文件的鉴定工作主要内容是什么？
答：
体现在两个方面：
一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性。
即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的、系统的电子文件。
二是确定电子文件的价值和保管期限。
这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要。
9.简述电子文件的存贮环境要求。
答：
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，要有适应的存贮环境，库房的温度应控制在17℃-20℃之间，相对湿度控制在35％-45％之间，磁盘、磁带是磁性材料制成的，易受磁场影响，要远离磁场和有害气体，单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压变形。
光盘要防止日光照射。
10.简述电子文件利用中的技术安全措施。
答：
电子档案同纸质档案相比，利用中的保密与安全更加难以控制。
要特别注意以下几点：
一是对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；二是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定朗的更换；三是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；四是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
11.简述电子文件的主要特点。
答：
非直读性、系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的不稳定性、信息存储的高密度性、多媒体的集成性、信息的可操作性。
12.简述电子文件的种类。
答：
同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。
《电子文件归档与管理规范》按电子文件的信息存在形式将电子文件类别划分为：
文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件、数据文件等类型。
13.对档案部门来说，电子文件提供利用的方法有哪些？
答：
对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法。
（1）提供拷贝，档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式。
当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
（2）通信传输。
比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
（3）直接利用。
是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接直询。
14.如何对电子文件的利用进行用户权限设置？
答：
首先，在整个利用系统的功能使用上，要根据各种人员的级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登记。
在利用中，当进入系统时：
由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用的各种功能操作的路径进行跟踪与记录，对涉及使用XX的功能时，应能拒绝响应并给予警告提示，以保证系统的安全和进行有效的控制与监督。
其次，在电子文件存贮载体的使用上，要根据电子文件内容的密级和开放程度，确定其使用控制程度。
在使用中根据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
同时，要建立有效可行的规章制度，确保使用权限的审核方法在利用工作中得以实施。
15.档案管理系统日志管理的基本要求有哪些？
答：
应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。
日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。
16.档案检索查询模块应满足什么样的要求？
答：
检索查询模块应能满足下列主要要求：
能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理；满足档案管理软件的基本要求。
17.档案网站日常管理有哪些要求？
答：
档案网站的主要功能之一就是提供档案信息网上查询服务。
不断增多的利用者的网上查询活动，需要档案人员进行适当的查询统计、分析等管理性工作。
投诉信箱、业务论坛等需要专人乎地接收和监测。
网站访问计数和分类访问结果也要记录在案。
还有网站管理人员应当不定期地测试相关页面和资源链接的正确性。
18.什么是数字档案馆？
答：
所谓数字档案馆，是指建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字学案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
19.档案信息资源建设的具体任务。
答：
档案信息资源建设具体任务是采用数据库技术对已有各种馆（室）藏档案资料数字化，并收集和接收各种形式的电子文件，统一汇总到档案数据库中，进一步加强档案资源信息管理和档案利用服务工作。
20.档案目录数字化。
答：
档案目录数字化是采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，将其转化为结构化、可共享的数字化目录数据库的过程。
21.纸质档案数字化。
答：
纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
其中数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
22.纸质档案数字化工作中如何区分扫描件和非扫描件？
答：
普发性文件中无关和重份的文件可作为非扫描件，有正式件的文件可以不扫描原稿。
23.纸质档案数字化工作中的数据挂接。
答：
纸质档案数字化工作中的数据挂接首先将档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
其次通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件目录中所著录的档号，将图像和目录建立起一一对应的关联关系，并将关联情况做好登记。
最后通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索。
六、论述
1.试论述档案信息化建设的主要任务。
答：
档案信息化建设的主要任务包括：
档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设。
（1）基础设施建设
档案信息化基础设施建设包括计算机及其外部设备的购置，网络建设，操作系统、数据库系统、信息安全系统的购置与开发等。
基础设施建设是档案信息化建设必须的物质保障。
《全国档案信息化建设实施纲要》要求，做好基础设施建设，一是提高计算机管理档案的普及率；二是建设和完善局域网，并按照规范要求做好政务网、互联网的接人工作。
（2）档案信息资源建设
档案信息资源建设是档案信息化建设的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。
档案信息资源的开发利用程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
其主要内容包括：
档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。
（3）应用系统建设
档案信息化基础设施建设也好、档案信息资源建设也好，只有通过应用系统才能发挥其功能和作用。
应用系统建设的内容包括：
档案管理软件的开发和应用、文档一体化管理系统的开发应用、档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设、建设示范性数字档案馆和电子文件中心。
2.谈谈如何加强电子文件归档的组织管理。
答：
（1）加强电子文件归档的组织领导。
由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。
收集积累、整理归档是档案工作的基础和首要环节，需要由档案部门进行指导和参与管理。
对归档后形成电子档案的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持。
各级档案行政管理部门，对电子文件归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定。
（2）明确电子文件归档的技术条件。
对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：
硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
归档前由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。
存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等应一同归档。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。
（3）采取必要的质量控制措施。
应当搞好档案部门和电子文件形成单位的协
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