市场监察部门内部管理制度补充新稿.docx
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市场监察部门内部管理制度补充新稿
市场监察部门内部管理制度(稿)
本制度是有关市场监察部相关管理制度的补充,重点是对部门内部开展相关工作的过程管理、员工绩效管理的规定,其中凡和公司制度相冲突之处均以公司制度为准。
本制度从201*年**月***日开始执行,最终解释权归部门负责人。
第一章部门职业、行为准则
1.1.职业准则
1.1.1.基本原则
(1)提倡低调、务实的工作作风,营造公正、高效的工作环境。
(2)提倡诚实守信、爱岗敬业的职业道德,要求部门全体员工自觉遵守国家政策法规和公司规章制度。
(3)要求部门员工的一切职务行为,必须以公司利益为重,不做有损公司利益、形象或名誉的事。
(4)提倡简单友好、坦诚平等的人际关系,员工之间应互相尊重,相互协作。
1.1.2.保密义务
(1)员工有义务保守公司的机密,对在工作过程中需要保密的资料,持有人必须按规定保存和存档。
(2)员工XX或批准,不准对外提供公司信息文件以及公司未公开的有关经营情况、业务数据等。
(3)员工XX或批准,不准对公司内部相关部门或个人擅自透露有关信息资料、投诉事件处理结果(含处理过程)以及其他不能公开的信息等。
1.2.行为准则
1.2.1.工作期间须按公司要求穿工作装或着装,做到衣着、面貌整洁,大方得体。
1.2.2.办公和出差期间不从事与本岗位无关的活动,一律按公司正常的上下班时间开展工作(出差时按公司在当地的考勤制度执行)。
1.2.3.禁止在处理违规违纪事件过程中授意相关业务人员、客户请吃请喝,收受各种方式的馈赠,特殊情况要向公司汇报。
1.2.4.禁止在工作期间无故干扰和阻挠客户、相关业务人员开展正常的经营活动。
1.2.5.根据部门、公司需要及职责规定积极配合同事开展工作,不得无故拖延、推诿、拒绝。
1.2.6.为保障部门高效运行,员工在工作中有义务遵循以下三原则。
(1)如果公司、部门有相应的管理规范,并且合理,按制度办。
(2)如果公司、部门有相应的管理规范,但制度有不合理的地方,员工需要按制度办,并及时向制定制度部门提出修改建议。
(3)如果公司、部门没有相应的规范,员工在进行请示的同时可以建议制定相应的制度。
第二章部门管理制度
2.1.日常工作管理
2.1.1.适用范围
本部门所有员工。
2.1.2.熟悉公司制度、流程、政策和产品知识
部门内所有员工需熟悉公司制度、流程和相关销售政策,掌握产品的相关知识,能够在公司总部或出差期间随时随地给新员工、客户做针对性的指导、纠正和培训。
2.1.3.接受定期培训和培训考评
部门所有员工需定期接受内部业务培训和考评,强化专业素养和业务技巧;每位岗位上有专长的员工都应分享其在工作上的成功经验,积极和周围同事交流、沟通,帮助周围同事更快的成长和胜任岗位要求。
正常情况下,在每月月初召开为期一天的内部业务交流和培训会议。
2.1.4.在当月末提交下月工作计划
在每月月末的倒数第二个工作日上报个人下月工作计划,直接以电子邮件形式发给部门内勤监察专员,待部门主管审核、部门负责人审批、调整和批准后执行,本计划作为考核责任人月度工作的重要依据。
工作计划的内容并不是下月的全部工作内容,下月的工作内容还包括月度中间出现的临时性工作、领导安排的其他专项工作。
2.1.5.月末核销当月工作计划
在每月月末的最后两个工作日核销个人当月工作计划,主动与部门内勤监察专员、主管、部门负责人确认考评、考核结果(不主动确认者视同默认考评、考核结果),并且确认的结果全部汇总在部门内勤监察专员处备案,在当月的最后一个工作日将部门的考评、考核结果发至个人邮箱进行结果公布。
2.1.6.月末提交当月工作总结
在每月月末的最后一个工作日向内勤监察专员提交个人当月工作总结,内勤监察专员汇总后发给部门负责人。
工作总结中需汇报当月重点完成的工作,未完成的工作需向公司做情况说明,可在总结中反映个人在工作中遇到的困难以及提出个人的工作建议。
2.1.7.对报告、申请归类存档
对公司流程中涉及到市场监察部门的报告、申请和资料进行分类存档;对分管部门、区域内的日常督察核实结果进行存档和备案,分部门、区域按时间顺序建立资料库。
对专门立项的个案调查,处理过程和结果需单独作出报告。
2.1.8.对投诉、检举等信访事件及时处理和存档
对接到的每一个投诉和检举的案例,根据案例的违纪、违规程度、紧迫性和重要性及时处理,并将案例存档,将处理结果随案例一起交至内勤处备案;超出权限的需向主管、部门负责人请示,涉密和不便公开的按公司保密条例执行。
2.1.9.定期熟悉公司下发的制度和流程
定期了解和汇总公司总部、对口部门、区域的业务单位下发的制度、流程、管理规定、销售政策和已批的费用额度,以备督察时针对性的开展工作。
2.1.10.定期回访和抽检
定期对区域内的客户进行电话回访,抽查公司各项政策、制度的贯彻执行情况。
2.1.11.定期出差和市场督察
定期对区域内出差,进行实地拜访、抽检、督察相关部门的工作执行情况,对市场中存在的问题进行发掘和披露,对公司市场运营体系进行效率评估和建议。
2.1.12.定期对接业务部门
定期与对口负责部门、区域进行对接,反馈发现的问题,了解和跟进问题的处理速度、结果(在必要时能协助解决一些问题)。
2.1.13.定期监控网络
定期(内勤监察应每个工作日都要上网浏览和监控)对购物网站、网页进行监督和主动查询,掌握网络上出现的店面、商品有对我司权益进行损害或将要进行损害的动态与事实,采取措施取得证据并与相关部门沟通,及时对此类违规、违纪行为进行处理和遏制。
2.1.14.定期参加周例会
每周六下午凡未出差人员均需参加部门周例会,对个人一周工作进行总结,并对未完成的工作和下周需完成工作进行规划。
2.1.15.定期参加月度工作总结会
每月最后一个工作日的下午召开部门月度会议,对部门全月工作进行总结,并对下月的工作进行部署和安排。
2.2.出差过程管理
2.2.1.制订出差计划,准备与出差相关的资料
出差计划内容主要有:
(1)出差的目的;
(2)出差的时间和地点;(3)出差的主要工作内容;(4)出差行程和安排(按工作对应具体天数计划);(5)出差费用预算;(6)准备出差所需的资料和物品;
注:
出发前一定要自我检查看有无遗漏事项。
2.2.2.出差计划的执行与变更
(1)出差人员无故不得擅自更改出差计划;
(2)计划变更应符合下列条件之一:
①公司或部门另有指示或安排;②出差过程中发现并核实督察的目标(事项)有重大变化,书面上报经部门负责人同意后方可终止出差和变更计划(紧急情况下可电话请示);③出差过程中发生重大自然灾害、重大事故。
(3)出差计划变更要提前1天向主管领导书面上报(电子邮件),紧急情况下可电话请示,经核准后按变更后计划执行。
2.2.3.出差过程工作汇报
(1)出差人员到达、离开目的地当天应用当地座机电话向部门内勤报行程,确认到达和离开,以便公司掌握出差人员的动向,预防紧急、突发事件的发生。
(2)出差人员在出差期间,每3天(一周两次)向部门内勤监察专员以电子邮件汇报工作情况(若有随从,则随从人员每一周向部门内勤监察专员电子邮件汇报工作开展情况,随从人员出差回来单独提交个人的出差报告),内勤监察汇总后提交给部门负责人,凡发出的电子邮件工作汇报需抄送一份至部门负责人(特殊情况下不能汇报工作的需请示部门负责人再定汇报方式)。
月底部门内勤监察专员出示出差人员的汇报记录以作为考评依据。
住在基地或分公司宿舍的,需每天按时在基地或分公司打考勤,以作考核依据。
2.2.4.出差过程信息收集要求
(1)信息来源要求:
①信息、数据应注明来源,包括姓名、单位、部门职位、手机、座机;
②客户单位应注明详细地址、咨询对象的姓名、部门职位、手机、座机;
③对目标单位进行拜访时尽量咨询两个以上人员,以求信息能得到印证;
④对于和市场费用相关信息(尤其是要公司承担费用的门店)须拍照,拍照范围包括:
门外——门头,店内:
至少四个不同方向的墙面,接待台、装饰展架(展台)、天花、地面、灯具和重点产品展示,拍照后的电子照片需妥善保管和备案,回公司后及时提交。
(2)严禁出差过程中提供虚假信息,隐瞒重要信息,歪曲和夸大事实真相,一经发现严肃处理。
2.2.5.出差费用控制
(1)合理预算出差费用(依据公司的费用标准预算);
(2)本着节约原则、严格控制费用开支,超标自费;
2.2.6.例行出差报告的编写与提交
(1)例行出差报告行文流畅、结构严谨、内容全面、信息来源真实。
(2)例行出差返回公司后五个工作日内向部门负责人提交督察报告,部门在收到的三个工作日内向副总裁提交报告(该报告若需要部门内部复核,那么复核的时间定为一天)。
专项督察报告在出差返回公司后的两个工作日内向部门负责人提交督察报告,部门在收到的当天或第二天向副总裁提交报告。
需紧急完成的单项工作报告应按领导要求的时间内完成,原则上在完成工作的当天即向部门负责人提交,以便部门及时向副总裁汇报。
2.2.7.《出差期间完成工作参考表》
具体见附件一。
2.3.信息的管理
2.3.1.信息的主要来源渠道
(1)互联网查询和监控:
网络销售的客户名单和客户的乱价行为;
(2)通过电话抽查回访客户、业务人员,了解区域市场和客户情况;
(3)设立投诉专线,接待客户和公司业务人员投诉;
(4)专人出差,定点拜访和督察目标市场,了解市场、客户、公司业务人员状况;
(5)接受其他相关部门转交的违纪、违规事项或需重点关注和督察的事项;
(6)公司领导转交的相关人员、客户的违规违纪信息。
2.3.2.信息搜集
(1)成立信息普查专员(内勤监察专员兼)负责网络信息搜集,接受各种投诉、检举事件的备案和整理;每天早上将整理出的信息调度和转交给对口负责的市场监察专员(情况紧急的要即时转交),并提交一份至部门负责人。
内勤监察专员须做到每天不积压事件。
(2)市场监察专员对自己对口部门、区域的跟进、督察、回访和违规违纪事件的搜集;对于常规违纪违规事件应建立事件跟踪表,并根据工作安排进入调查、处理阶段。
(3)市场监察专员对自己分管的部门、区域须定期主动调研负责区域的市场状况、竞争对手表现、我司客户的质量、业务人员的效率以及对关键销售指标的数据收集、分析、对比和效率评估。
2.3.3.违规违纪事件的信息处理
(1)市场监察部对收集到的事件信息进行筛选和整理,根据信息的重要性安排专职人员(对口岗位人员)进行对接和处理;
(2)给专职负责人员下达和约定处理完成的时间,无故延期将追究责任;
(3)专职负责人员须整理已有信息,针对性的拜访和约谈相关人员,进一步搜集资料证据。
(4)属于权限范围内能处理的事件,专职负责人员及时将处理结果通报给相关人员,并向公司领导提交最终处理报告。
超出权限的,专职人员及时将处理建议上报公司领导,并向公司领导提交报告。
最终的处理结果要在内勤处备案。
备案时间是该违规违纪事件完成的最终标志。
(5)专职人员要在自己的工作周报中主动披露和汇报处理事件的解决进展状况、解决的程度,并每天在下班前将结果告知部门内勤,做到每天知道和掌握时间的处理进度。
(6)部门内勤监察专员要对所有的处理事件建立汇总表,根据轻重缓急将事件分为三类:
已接收但未处理、已接收在处理、已接收和处理完毕;并要对处理的专职市场监察专员进行日常提醒,督促市场监察专员没有遗漏和延缓事件的处理速度。
部门内勤要做到每天对部门的事件汇总表进行更新。
2.4.复核管理
2.4.1.二次复核市场监察提交的信息、数据和问题
对于督察报告中提交的信息、数据以及反映的问题,监察部门将根据实际情况针对性的在内部进行二次复查。
复查方式有电话回访和实地回访两种形式。
2.4.2.二次复查处理投诉、检举事件的结果
对于投诉、检举的事件处理结果,监察部门将根据实际情况针对性的在内部进行二次复查和跟进处理结果的落实情况。
复查方式有电话回访和实地回访两种形式。
2.4.3.复查人员的构成
复查人员的构成:
部门负责人、部门内勤人员、部门内指定的第三人。
2.4.4.复查结果的管理
所有复查的结果都须附在督察报告、处理结果或反馈意见的后面,以作为后期调整前期处理结果或再次复查的依据。
2.5.督察报告的撰写管理
2.5.1.标题
报告的标题要紧扣汇报的内容,使读者能从标题知道报告的相关内容。
督察报告的格式和内容需条理清晰,逻辑严谨、文笔流畅和无错别字。
2.5.2.前言
为方便公司领导审阅,应在报告前有前言,前言应简单说明报告的目的和结论,语言力求精练,字数控制在300字以内。
2.5.3.目录
五页以下(含五页)的报告不设目录;五页以上、字数较多的报告,报告中应设置目录。
目录列出报告的大标题、一级和二级节标题,逐项标明页码,标题应该简明扼要、点出各部分主要内容。
“目录”两字居中(三号黑体),下空两行为章、节、小节(靠左)及其开始页码(靠右)。
章、节、小节分别以如下方式:
第一章、1.1、1.1.1依次标出,章、节、小节与页码之间用“......”连接。
2.5.4.正文
报告正文是主体,写作形式可因报告内容的性质不同而变化。
要求:
标题——每章标题以三号黑体居中打印;“章”下空两行为“节”以四号黑体左起打印;“节”下空一行为“小节”,以小四号黑体左起打印。
换行后空二格打印报告正文。
正文采用小四号宋体。
2.5.5.图片的格式
在文中插入的图片需统一尺寸、格式。
2.6.新入职员工的管理
2.6.1.入职后的部门内部培训
所有新入职的部门员工,在接受公司的入职培训外,还需在部门内接受岗位培训和业务培训。
培训时间以经考试、考评合格为止。
2.6.2.给新员工指定传帮带师傅
新入职的部门员工,自加入部门时开始由部门负责人指定老员工作为新员工的师傅,师傅负责新员工的公司制度、业务流程、岗位技巧、产品知识的培训,带其熟悉公司内外环境,帮助其尽快融入公司。
2.6.3.对师徒关系的管理约定
一般情况下,在新员工转正前,双方一直保持师徒关系。
师傅和徒弟之间必须互相尊重、互相帮助,师傅对自己徒弟开展工作期间的工作成果负连带责任。
师徒双方未经部门领导批准和同意,擅自解除师徒关系的将会被惩罚。
2.6.4.新员工的学习规划
新员工在到部门的第一个月内,其每一阶段的学习计划由其师傅制定,对师傅制定的计划若无异议需严格执行;若有异议的可向部门负责人反映和投诉。
2.6.5.新员工定期参加部门的考评考试
新员工在部门内的培训需参加书面考试,书面考试的内容主要是销售管理制度、流程和产品知识,考试分数达到85分以上者才能有资格申请转正。
2.6.6.新员工师傅的激励
对带的新员工在学习期进步迅速、快速融入公司和胜任岗位要求的师傅,部门将在月度绩效考核上予以特别的加分奖励。
非新员工个人原因造成新员工成长慢者,将给予师傅相应的处罚。
2.7.部门内部的绩效管理
2.7.1.部门内部的月度考评、考核
部门按月进行考评和考核,月度考核表的总分为100分(见《月度绩效考核表》),月度其他考评项是在当月考核总评分的基础上加减分。
当月总评分为A=优(A≥95分)、B=良(85分≤B<95分)、C=一般(70分≤C<85分)、D=差(D<70分)四个等级。
2.7.2.考评、考核结果的公布
在本条例正式实施后,每月在部门内部都将会公开考核考评结果,每月的结果都会汇总。
2.7.3.考评、考核结果的作用
该结果作为部门评优、加薪、优先推荐转岗和晋升的重要依据。
在优先推荐转岗和晋升时,等级数相同者看同一工作时段的平均分数,平均分数相同者,由部门全体员工投票决定。
对于连续三个月内部门内部考核结果有两个“差”或部门考核结果都是“一般”的员工,将向公司申请予以调离部门和建议予以辞退;对于半年内部门内部考核结果有两个月的考核结果为“差”或三个月的考核结果一“差”和二“一般”的员工,将向公司申请予以调离部门;新入职员工第一个月考核结果不计入该项考核评比。
2.7.4.部门内部的评优操作和评分标准
在部门评优时,需按该员工在满一年时间段的考评分数的平均分、部门同事的评价得分的平均分以及部门主管领导的评价得分乘以不同系数计算,评分标准是:
按相同时间段,得分=在满一年时间段内的平均分*80%+部门同事评价的平均分*10%+部门主管领导评价*10%,其中这三项评分的满分都是100分,分别乘以相对应的系数。
2.7.5.月度考核表
(1)市场监察专员(外)绩效考核表
具体见附件二。
(2)市场监察专员(内)绩效考核表
具体见附件三。
2.8.部门内部的奖惩管理
2.8.1.正激励和加分项目
(1)主动发现和及时向上汇报市场重大违规、违纪事件,为公司挽回或避免造成公司损失,对该员工当月的绩效总评分追加奖励5分/个;
(2)在一个月内独自接待和按时处理并有有效结果的投诉、检举事件有3件(含3件)以上,对该员工当月的绩效总评分追加奖励3分/月;
(3)在一个月内独自接待和按时处理并有有效结果的投诉、检举事件有5件(含5件)以上,对该员工当月的绩效总评分追加奖励8分/月;
(4)在一个月内协助其他同事接待和按时处理并有有效结果的投诉、检举事件有1件(含1件)以上,奖励2分/个·月;当月协助处理累计超过3个(含3个)事件,再对该员工当月的绩效总评分追加奖励3分;
(5)在出差期间能完整拿到全部拜访客户的盘库表(含型号、规格、花色、数量、金额等),并且该盘库表有客户的盖章或相关负责人的签字,经部门检查无误后,给予该员工当月的绩效总评分追加奖励5分;
(6)在出差期间能完整拿到全部拜访客户的当月(或上月)从公司完整月度的进货明细(含型号、规格、花色、数量、金额、进货日期等),并且进货明细有客户的盖章或相关负责人的签字,并和相关跟单员确认无误后,经部门核定,给予该员工当月的绩效总评分追加奖励3分;
(7)在出差期间能完整拿到全部拜访客户的当月(或上月)从公司完整月度的出货明细(含型号、规格、花色、数量、金额、进货日期等),并且出货明细有客户的盖章或相关负责人的签字,并经部门核实无误的,给予该员工当月的绩效总评分追加奖励5分;
(8)在出差期间,个人能完成重大专项立案事件的有效取证,并经部门核实无误和全面完整的,给予该员工当月的绩效总评分追加奖励3分;
(9)在月度内,个人能独自查找和搜寻网络上对公司经营不利的网购和负面消息网页,并能及时处理、得到有效结果,一般事件给予该员工当月的绩效总评分追加3分/个的奖励,重大事件给予该员工当月的绩效总评分追加5分/个的奖励;
(10)在月度内,一个团队能完成对网络上出现的对公司经营不利的网购和负面消息网页进行及时处理和得到有效结果,一般事件给予该团队成员当月的绩效总评分追加2分/个·人的奖励,重大事件给予该团队成员当月的绩效总评分追加4分/个·人的奖励(团队成员组成由部门主管认定和确认);
(11)对公司提出合理化建议并被采纳的,对该员工当月的绩效总评分追加奖励5分/条;
(12)对部门的管理提出合理化建议并被采纳的,对该员工当月的绩效总评分追加奖励3分/条;
(13)主动愿意做新员工师傅并被部门主管指定的,对该老员工当月的绩效总评分追加奖励2分/月,直至新员工转正;
(14)主动承担部门重要任务并能出色完成的,对该员工当月的绩效总评分追加奖励5分;该重要任务由部门负责人认定;
(15)被公司嘉奖的,对该员工当月的绩效总评分追加奖励10分;
(16)其他被部门内80%员工认可的加分。
2.8.2.负激励和扣分项目
(1)在每月月末的倒数第二个工作日未能主动上报个人下月工作计划,延迟一天,在其当月的考评总分中扣3分;超出2-3天则扣5分/天。
超出天数大于3天则当月(指安排工作计划的月份)的的考评结果为“差”。
(2)在每月月末的最后两个工作日未能主动核销个人当月工作计划,主动与部门内勤、部门负责人确认考评、考核结果(不主动确认者视同默认考评、考核结果),当月的考评结果为“差”。
(3)在每月月末的最后一个工作日未能提交个人当月工作总结,延迟一天,在其当月的考评总分中扣2分;超出2天则扣5分/天。
超出天数大于2天则当月的的考评结果为“差”。
(4)对受理和处理投诉、检举、违规、违纪事件和个人等工作,非客观原因未能在规定的时间内完成者,每延迟一天对当时人的当月考评总分中扣罚3分/天,特殊原因造成的延迟需作出情况说明。
对于延期造成公司利益损失或对外有损公司形象者,给予5分/天的处罚,情况恶劣者部门将向公司申请予以转岗或建议做辞退处理。
(5)对口分管的部门、区域资料备案不全,存档混乱或导致资料遗失者,对责任人进行2分/次的处罚并责令整改;不整改者,第二次给予5分/次的处罚。
(6)出差人员在出差过程中未经部门负责人书面或电子邮件形式批准而擅自离岗,除按公司制度进行处罚外,期间离岗天数以旷工计算,并对当时人的当月考评总分中扣罚5分/次。
(7)出差人员在出差过程中若未向部门负责人以书面或电子邮件形式主动上报出差计划之外的地点并获得批准,擅自到异地出差或活动,那么公司将不报销往返差旅费和住宿费,期间天数以旷工计算,并对该员工当月的考评总分中扣罚5分/次。
(8)出差人员在出差过程中,在出差任务没有完成的情况下,同时未向部门负责人主动书面(电子邮件)申请并获批准而擅自结束出差,那么对该员工的当月考评总分中扣罚5分/次;擅自返程将对该员工的当月考评总分中扣罚10分/次。
(9)出差人员在出差过程中,未经部门负责人书面或电子邮件形式批准而故意在出差地区拖延工作时间,降低工作效率和浪费公司费用,经部门查实,将对当事人的当月考评总分中扣罚5分/次。
(10)在出差过程中对信息来源故意造假,对当事人的当月考评总分中扣罚10分/个信息;由此所产生的结果对公司造成重大利益损失者,则部门申请对其进行转岗安排或建议予以辞退。
(11)在提交的督察报告中有重大信息失真,对当事人的当月考评总分中扣罚20分/个信息。
由此所产生的结果对公司造成重大利益损失者,则部门申请对其进行转岗安排或建议予以辞退。
(12)出差人员在督察过程中,当事人未按制度要求通过电话、电子邮件每3天(一周两次)向部门负责人正常主动汇报工作推进情况(若是因需汇报的当天工作繁忙,可推迟到第二天汇报);但无故不按正常时间汇报者,对其按一次做口头批评、两次及以上者在部门内部通报批评。
无论漏报几次,都将对当事人的当月考评总分中扣罚2分/次。
(13)出差当事人在出差任务结束的5个工作日内需向部门提交电子邮件版报告,报告的内容和格式必须按部门要求的具体标准以及出差计划的要求来撰写。
所交的报告内容、格式经审核不符合部门规定标准者,一律在当天退回修改和重写,并对其当事人的当月考评分扣5分。
重写并再次提交的时间是在正式提交报告后的3个工作日以内,不算超期;超过正式提交报告日期的3天,则按超期完成任务核销工作;对当事人提交报告超期进行处罚:
在三天以内每超期一天对当事人的当月考评总分中扣罚3分/天;四天至七天之间,每超期一天对当事人的当月考评总分中扣罚5分/天;超过七天,每超期一天对当事人的当月考评总分中扣罚8分/天。
(14)出差人员在出差过程中,对公司下达的任务回避矛盾、压制问题、虚以应付、避重就轻和消极怠工,不按公司的制度、流程和出差计划严格自我约束并积极开展工作,不执行公司的工作安排和工作要求,造成出差期间工作完成质量差、工作效率低者,一经查实,第一次给予对当事人的当月考评总分中扣罚10分/次,第二次直接申请将其予以调离市场监察部。
(15)部门工作人员在处理违规违纪案件工作过程中,出现个人主动向客户、相关责任人索取礼品等财物、吃喝请送或接受相应的物品馈赠等不当行