行政办公系统分析与设计.docx
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行政办公系统分析与设计
行政办公系统分析与设计
某区政府行政办公系统分析与设计
摘要
随着互联网技术和信息处理技术的高速发展与广泛应用，随着政府大力推行电子政务工程，我国的行政办公由传统的手工方式向办公自动化、网络化迅速转变。
本文首先简述了我国行政办公的发展，并介绍了当前办公软件开发的先进系统环境LotusDomino/NotesR6；然后详细说明了以工作流技术为技术背景的“某区政府行政办公系统软件”的基本功能及办公流程，最后重点介绍了软件的设计与实现。
关键词
办公自动化、LotusDomino/NotesR6、工作流技术、公文管理、流程自选择；
AnalysisandDesign
ofAdministrationandOfficeSystemforASpecificGovernment
Abstract
WithInternetandinformationprocessingtechnique’srapiddevelopmentandvariousapplication,andwithGovernmentpushingtheE-Governmenthardly,thegovernment
officehasbeenchangingfromhandwroughtmodetoautomatic、networkmode.
Inthispage,thedevelopmentofgovernmentofficesystemofourcountryandLotusDomino/NotesR6whichisanadvancedandprevalentsoftwaredevelopmentenvironmentarepointedoutfirst.AdetailintroduceisgivenonthebasicfunctionandofficeprocessingofthesystemwhichbasedonWorkflowTechnique.
Finallyemphaticallynarratesthedesignandimplementationofthissoftware.!
Keywords
OA、LotusDomino/NotesR6、WorkflowTechnique、ArchivesManagement、
Processingchosenfree
第一章引言
1.1政府OA的重要地位
随着信息时代的到来，社会信息化的进程也加快了步伐。
政府信息化是社会信息化的龙头，社会信息化将决定国家在世界上的持久竞争优势。
政府信息化包括两个方面：
首先应当是建设政府办公自动化系统，其次是通过政府上网，实现电子政务。
政府办公自动化是实现电子政务的基础，而电子政务可以看作是政府办公自动化系统在范围和功能方面的延伸，即“面向社会的政府办公自动化”。
因此，政府办公自动化是一个很重要的业务层和应用软件层，它的建设可以作为彻底实现政府信息化的最佳突破口。
其成功应用与否将影响业务系统的应用和整个电子政务建设成败。
1.2办公自动化的发展历程
从20世纪80年代中期至今的短短10多年时间内，国内办公自动化应用系统已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。
第一代办公自动化：
实现个体工作自动化：
第一代办公自动化是以数据为其处理中心的传统MIS系统。
实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。
第二代办公自动化：
实现工作流程自动化：
第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。
以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统实现了对涉及人、事、文档、会议的自动化管理。
第三代办公自动化：
以知识管理为核心：
第三代办公自动化系统是以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。
旨在帮助组织实现动态的内容和知识管理，使组织每一位成员能够在协作中不断获得学习的机会。
1.3LotusDomino/Notes系统介绍
LotusDomino/NotesR6是Lotus公司新一代Domino/Notes软件的总称，它包括服务器、客户机、开发工具、管理软件四个产品系列：
LotusDominoServer：
R6提供的服务器软件；
LotusNotes：
R6专为Domino应用设计的客户机软件；
LotusDominoDesigner：
R6提供的集成应用开发环境；
LotusDominoAdministrator：
R6提供的Domino/Notes管理工具。
LotusDomino/Notes是集电子邮件、文档数据库、工作流机制、快速应用开发技术以及Web技术等为一体,具有跨平台开放性的电子邮件与群件系统平台，提供给客户的是一条实现从简单的电子邮件到高级的通信与协作解决方案的捷径，是建立办公自动化系统，实现政府跨越地域、单位、部门之间协同工作的较为理想的开发运行平台。
第二章需求分析
2.1政府办公自动化系统概述
办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。
它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。
一个比较优秀的办公自动化系统要达到的总体目标是“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖各部门的办公自动化系统，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公管理现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
”
2.2政府OA的发展现状及存在问题
目前，政府办公自动化主要是通过两类软件工具实现的。
第一类是通用的单机软件，这类软件在单人单机应用时高效，但各种应用之间彼此独立。
第二类是以系统集成方式实现的政府信息系统，这类系统由于基础构架的先天不足，无法适应政府机构业务的扩展与升级。
无论是独立的工具软件还是集成的解决方案，相互之间是独立封闭、异构分散的，无法进行信息共享和协同的业务处理，严重影响政府机构办公自动化的发展。
导致这些问题的实质在于缺少一个统一、综合、开放的协同应用平台。
2.3政府办公自动化系统的建设目标
基于前面分析的问题，我们设计的办公自动化系统需要实现以下需求：
创建一个以“统一平台、协同应用”为特征的集成化办公环境，为政府办公自动化提供一整套综合的解决方案；政府公务员用户通过此软件可以完成办
行政办公功能模块二级结构图：
3.2.2功能模块概述
A：
个人办公
3.2.2.1电子邮件
提供个人电子邮件的收发、转发、删除、保存等功能。
可以自己创建文件夹并定义邮件规则对邮件进行自动分类存放。
有新邮件时，系统会自动进行提示。
邮件系统支持POP3邮件和WEBMAIL邮件，外部的INTERNET邮件自动通过SMTP网关转发到内部的电子信箱中。
【收件箱】能接收邮件，并能在邮箱视图中将邮件按用户的需要分类、排序。
能提醒用户有哪些邮件还没有阅读。
【草稿】编辑邮件文档，编辑后能发送并可以选择保存到哪个文件夹中。
【发件箱】发送邮件，并显示以发送的邮件。
【废纸篓】在任何一个视图中，当文档被删除后文档都被放入废纸篓中。
【所有文档】列出所有（在收件箱、草稿、发件箱、废纸篓视图中）的文档，并能显示其归属。
3.2.2.2日程安排
用来安排个人办公日程，为用户提供灵活的日历、周历和月历方式显示、查询日程安排。
可以根据安排自动提醒今日要进行的各项活动，可以总结并打印出本人在任意时段的活动大事记。
3.2.2.3通讯录
通讯录提供办公自动化系统的通讯人员地址和个人名片。
B：
行政办公
3.2.2.4发文管理
发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作:
处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。
系统采用发文和电子邮件配合使用的方法，使流程更加直观。
一般用户只需经常查看并处理电子邮件即可进行日常办公。
系统具有完善的流程跟踪和控制。
系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
它主要包括：
【发文浏览】给出五种浏览视图：
按批阅情况、按文档类型、按起草部门、按起草时间、待办理公文。
【未分发公文】查看待会签、分发的发文。
【已分发公文】查看已批示、分发的发文。
3.2.2.5收文管理
收文管理完成收文所涉及的一系列操作：
公文上报、登记、拟办、中转、转发、秘书拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。
自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。
它主要包括：
【收文浏览】给出五种浏览视图：
按批阅情况、按主题词、按来文单位、按收文时间、待办理公文。
【公文归档】自动归档，部门内的各种流转的公文可以通过管理员轻松实现自动归档的功能。
【公文查询】可以方便、快捷的查找满足条件的公文，既可以模糊查询，也可以多个关键字组合查询。
3.2.2.6事务管理
行政事务模块主要支持机关政府日常行政事务管理工作的无纸化。
【办公用品管理】对本部门办公用品的购买入库、领用及查询进行管理。
【会议室管理】为各部门提供会议室使用申请管理；为管理中心提供会议室录入、会议室使用登记、会议室安排、会议室使用的历史记录。
【值班管理】对值班进行统一管理，可以将计划的值班表在信息园地中公布并提供相应的查询功能。
值班表类型有双休日领导带班安排表、双休日值班安排表、总值班室值班总安排表三种类型。
C：
信息处理
3.2.2.7信息园地
信息园地主要是单位内部一些常用信息的发布地。
它主要包括：
【信息公告牌】可由专门部门发布重要新闻、通知。
公告的发布可设定发布人权限，自由具有此权限才能发布，公告发布时还可设定有效时间，超过有效时间的公告将自动从公告牌上删除。
【消息栏】可有个人发布各种消息。
【自由讨论区】可让大家共同讨论有关问题。
【建议箱】可以发表各种建议
3.2.2.8信息查询
信息查询是为主要领导开发的一个信息查询模块，提供所负责各部门的横向比较信息和综合统计信息。
根据当前用户的身份，从权限设置数据库中自动提取用户权限信息，并将有关用户资料通过视图显示，以供授权用户来设置查询条件。
用户完成必要的设置后，可根据关键词来查询，查询结果通过不同分类方式显示。
系统中的公文管理模块由我来完成，其余模块由汪淼来完成。
3.3收文、发文业务流程分析
3.3.1发文业务流程
发文流程可分为部门公文处理、四办公文处理、区领导处理三个阶段。
首先部门秘书起草公文，起草完毕交部门领导批示；部门领导可以签发，也可以批示返回秘书；
秘书根据批示比如交上级区办秘书处理，区办秘书交给主任审核，主任审阅批示后返回给区办秘书，区办秘书再根据办公室的主任批示意见进行相应的操作；
区办秘书交给区领导进行处理，区领导进行签发并返还秘书。
部门之间日常发文流程如下图：
最后由秘书进行文档处理，处理工作流程如下：
根据最后确定的分发部门由相应的部门秘书或四办秘书分发。
秘书发文流程如下图：
3.3.2收文业务流程
部门内部收文流程如下图：
3.3.3发文数据流程示例
发文流程可以根据实际情况而自由选择；下面的是一个比较典型的公文流转过程。
第四章公文管理功能的系统设计
4.1模块设计
收发文模块由三个数据库构成，分别为发文管理（FWGL.nsf）、收文管理（SWGL.nsf）、人员分工（RYFG.nsf）。
发文管理执行发文拟稿、核稿、会签、签发、批阅、查询、公文执行状态信息等管理工作；收文管理提供了收文登记、归档、批示、打印分发等操作；人员分工可以对使用人员进行角色定义，对使用人员的权限进行设定和控制。
4.2功能设计
4.2.1模块功能分析
公文管理模块涉及到对公文状态的特殊控制，对公文的日常处理操作两个方面的功能。
对公文状态的特殊控制包括----
·文档在批阅、流转成文的过程中应该始终保证只有一个人打开并进行操作，避免两个人同时对文档进行操作。
·文档的操作按钮应该能够根据不同的角色和文档状态进行隐藏。
从而实现文档的工作流过程。
这样不同办公角色的办公人员通过系统所能提供的按钮操作完成他在实际批阅公文过程中的公文操作。
·考虑到安全性，应该能够控制文档的保存和编辑，保证文档在流转过程中不能随意被人篡改。
对公文的日常处理操作包括----
·交部门领导操作
·交主任审核操作
·批示返回操作
·交上级\交区委办|交人大办|交政府办|交政协办
·交领导\交区主要领导|交区分管领导
·会签
·发送给会签人
·会签\区主要领导会签|区分管领导会签
·返还给部门
·签发
·归档
·选择分发部门
·分发给各部门
·填写意见
·其他基本操作
4.2.2主要表单设计及表单域详细列表
表单是数据库设计中的一个最重要基本元素，是用户输入信息的直接界面；整个数据库的组织首先通过表单生成数据库中的各项文档，再由视图对文档选择并呈现给用户。
因此从整个数据库的设计过程来看，可以说表单设计的好坏直接关系到数据库设计的好坏。
合理的设计和安排域和表单，能够为用户提供良好的操作界面，方便数据的输入、输出、查询等工作。
在公文管理模块中，最重要的表单为新建发文的‘报告’（别名BG）表单。
下面详细说明其结构组成并列出其域详细列表。
新建发文的‘BG’表单之结构组成----该表单主要分为四个部分:
第一部分主要用于存放隐含域，这些隐含域主要包括控制公文表单实际过程流转中的一些标志位，如下图：
第二部分主要是批示情况和会签意见，如下图：
第三部分主要是正文和附件部分，包括文档题头、标题、正文、分类、文档类型、链接附件等，如下图：
第四部分主要是关于文档的发文单，在发文单中根据实际区政府公文流转过程中的表格提供一个表格输入界面，如下图：
新建发文的‘BG’表单之域详细列表：
BG表单主要域属性
域
数据类型
类型属性
说明
备注
Creater
作者
可编辑
创建人
SendTo
作者
可编辑
发送给
允许多值
Count1
数值
可编辑
会签记数
EnterLock
文本
可编辑
文档锁
Human
名称
可编辑
会签人
允许多值
Bjr
文本
可编辑
当前编辑人
subject
文本
可编辑
主题
form
文本
可编辑
表单
Count2
数值
计算
记数2
Status
文本
可编辑
当前位置
LastBaby
文本
可编辑
上一执行人
LY
文本
可编辑
退回起草人的理由
BMMS
名称
可编辑
部门秘书
允许多值
QBMS
文本
可编辑
区办秘书
Alex
名称
可编辑
文秘主管
允许多值
Oscar
名称
可编辑
文书
允许多值
ZSR
文本
可编辑
注释人
允许多值
ZS
文本
可编辑
注释
Mask
文本
可编辑
状态
HQ1
文本
可编辑
会签人1
允许多值
HQ2
名称
可编辑
已提交会签的人
允许多值
EditLock
文本
可编辑
编辑锁
Next
文本
可编辑
下一执行人
CreateDate
文本
可编辑
创建日期
fssj
文本
可编辑
发送日期
SHQR
名称
可编辑
所送会签人
允许多值
ffjsr
名称
可编辑
发文接收人
允许多值
HQLX
文本
可编辑
会签类型
yff
文本
可编辑
是否已经分发到各部门
jsyqm
文本
可编辑
接收人是否已签名
ldyqm
文本
可编辑
领导是否已签名
部门主管
RTF文本
可编辑
批示情况
HQR
名称
可编辑
会签人
HQYJ
文本
可编辑
会签意见
HQRQ_1
文本
可编辑
会签日期
HQSJ_1
文本
可编辑
会签时间
HQR_1
文本
可编辑
会签人
HQYJ_1
文本
可编辑
会签意见
4.2.3主要功能实现代码
对公文状态的特殊控制功能代码：
‘BG’表单的Globals选项中，主要定义该表单的一些全局变量、引用单元，一些公用的函数。
主要代码如下：
·Declarations。
DimAllowEditAsInteger//定义了是否允许编辑的全局变量标志
DimAllowChangeAsInteger//定义了是否允许修改的全局变量标志
·MyGotoEdit。
SubMyGotoEdit//该函数主要是将文档置于编辑状态
AllowEdit=True//允许编辑全局变量标志打开
Uidoc.EditMode=True//同时将文档置于编辑模式
EndSub
‘BG’表单的事件响应代码主要完成对文档打开时的一些控制。
·QueryOpen事件。
SubQueryopen（SourceAsNotesuidocument,ModeAsInteger,
IsnewdocAsVariant,ContinueAsVariant）//该函数控制用户是否可以打开文档
DimstateAsVariant
DimuserlistAsVariant
DimRolelistAsVariant
Dimna1Asnotesname
Dimna2Asnotesname
Dimnast1AsString
Dimnast2AsString
DimmarkAsInteger
DimdocAsnotesdocument
DimsessionAsNewnotessession
DimdbAsnotesdatabase
Setdb=session.currentdatabase
Setdoc=source.document
mark=0
IfisnewdocThen
mark=1
Gotooutof
Else
Ifdb.currentaccesslevel=6Then
mark=1
GotoTestCT
EndIf
%REM
'///////////////////////////////
'如果是部门主管,由于视图里已经控制只显示
'本部门的所有发文,因此让其通过文档检查
Rolelist=doc.getitemvalue（"Role"）
ForallrInRolelist
Setna1=Newnotesname（r）
Setna2=Newnotesname（session.username）
nast1=mon
nast2=mon
Ifnast1=nast2Then
Mark=1
GotoTestCT
EndIf
EndForall
%ENDREM
state=doc.getitemvalue（"Mask"）
Ifstate（0）="部门分发完毕"Then
Mark=1
Gotooutof
EndIf
userlist=doc.getitemvalue（"SendTo"）
ForallrInuserlist
Setna1=Newnotesname（r）
Setna2=Newnotesname（session.username）
nast1=mon
nast2=mon
Ifnast1=nast2Then
Mark=1
EndIf
EndForall
IfMark<>1Then
Messagebox"此文档目前不是指定给您,因此您无法打开"
Gotooutof
EndIf
EndIf
GotoTestCT
TestCT:
IfNotisnewdocThen
Ifdb.currentaccesslevel>3Then
Ifdoc.Mask（0）<>"部门分发完毕"Then
Ifdoc.EnterLock（0）="1"Then
Mark=0
Messagebox"此文档正在被"&doc.bjr（0）&"编辑，请稍后再进入"
EndIf
EndIf
EndIf
EndIf
Gotooutof
outof:
IfMark=1Then
continue=True
Else
continue=False
EndIf
Ifcontinue=TrueThen
newdoc=isnewdoc
EndIf
EndSub
对公文的日常处理主要操作代码实现：
·交部门领导操作
SubClick（SourceAsButton）
DimreplayAsInteger
replay=Messagebox（"您确认要进行此操作吗？
",MB_YESNO+MB_ICONQUESTION+0,"请确认"）
Ifreplay=IDNOThen
GotoErrorProc
EndIf
CallMyGotoEdit
Ifuidoc.fieldgettext（"QCBM"）=""Then
Messagebox"请输入承办单位"
GotoErrorProc
EndIf
Ifuidoc.fieldgettext（"QCBM"）="区委办"Then
Calluidoc.Fieldsettext（"Next","区委办公室主任"）
Else
Ifuidoc.fieldgettext（"QCBM"）="人大办"Then
Calluidoc.fieldsettext（"Next","人大办公室主任"）
Else
Ifuidoc.fieldgettext（"QCBM"）="政府办"Then
Calluidoc.fieldsettext（"Next","政府办公室主任"）
Else
Ifuidoc.fieldgettext（"QCBM"）="政协办"Then
Calluidoc.fieldsettext（"Next","政协办公室主任"）
Else
Calluidoc.fie
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