银行证照管理流程.docx
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银行证照管理流程
银行证照管理流程
1目的
本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）证照管理的流程和控制要点，旨在加强证照的规范化和科学化管理，确保本行依法合规经营。
2适用范围
本文件适用于本行证照管理工作。
3定义、缩写与分类
3.1定义
证照：
本文件所称的证照是指本行的《金融许可证》、《营业执照》、《组织机构代码证》、《税务登记证》、《房产证》和《土地使用权证》等证件。
3.2缩写
无
3.3分类
无
4职责与权限
部门/岗位
职责与权限
不相容职责
主管领导
1）审批证照申办申请；
2）审批证照使用申请；
3）审批证照注销、变更和年检通知。
综合办公部门/主任岗
1）审核证照申办申请；
2）审核证照使用申请；
3）审核证照注销、变更和年检通知及相关材料。
综合办公部门/机要岗
1）熟悉本行及经营事项设定行政许可的实施机关、条件、程序、期限等；
2）按规定办理证照，并对证照进行日常管理；
3）负责拟订和发布证照变更、年检、注销通知，并按规定办理证照的变更、注销、年检手续。
各部门、分支机构
1）申请办理证照；
2）申请使用证照；
3）按照证照管理相关规定保管证照。
5原则与基本规定
5.1原则
1）公示原则。
《营业执照》和《金融许可证》应在本行各营业场所的显著位置悬挂，向公众公示机构的经营范围、负责人等事项。
2）妥善保管原则。
除须公示的证照外，其他如副本等证照原则上一律存入保险柜或铁皮柜。
3）及时办理原则。
证照需要年检的，应及时办理，不得漏检、拖检；经营范围、营业场所和负责人等事项发生变更的，应在获得批准后的第一时间内到相关部门办理登记手续。
5.2基本规定
1）本行证照管理归口综合办公部门负责，由其督促检查各部门、分支机构按规定申请办理、保管证照，及时办理证照的年检、变更、注销等手续。
2）各部门、分支机构应指定专人负责保管证照，对需要悬挂的证照按规定悬挂；对需要妥善存放的证照，必须锁入保险柜或铁皮柜中。
3）办理证照的年检、变更、注销手续时，各部门、分支机构应按行政许可事项的有关规定执行，及时、准确、完整地提供审批机关需要的各类资料。
4）各部门、分支机构在申请使用证照时，必须履行必要的审批手续，必须经过逐级申请并报主管领导审批，综合办公部门不得擅自批准。
其中需使用证照正副本原件的，综合办公部门要派人现场监督使用。
5）本行的任何机构和个人不得伪造、变造证照，不得出租、出借、转让证照。
6）有下列行为之一的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
a）不按规定换领证照；
b）损毁证照；
c）遗失证照且未报告；
d）未在营业场所公示证照。
6流程描述与控制要求
阶段
环节
风险点
6.1申办
环节名称:
申请办证
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
申请办理证照
操作规范:
1）各部门、分支机构申请办理证照时，应积极了解相关行政许可的实施机关、条件、程序、期限，按照行政许可事项申请材料目录和格式要求准备申请材料或补正相关内容，向综合办公部门提出办证申请。
2）各部门、分支机构提交的申请材料应齐全、理由应充分且符合法定形式。
环节名称:
登记
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
登记办证申请
操作规范:
对各部门、分支机构提交的办证申请进行登记，同时提交综合办公室主任审核。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
证照申办审核
操作规范:
审核是否按行政许可事项申请材料目录和格式要求提交申请材料或补正相关内容，审核提交的申请材料是否齐全、理由是否充分且符合法定形式，并提交主管领导审批。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
证照申办审批
操作规范:
审批提交的申请材料是否齐全、理由是否充分且符合法定形式，并签署明确意见。
6.3办理
环节名称:
办理
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
证照申办的提交和办结
操作规范:
按照行政许可实施程序依法办理行政许可事项，并向领导汇报办理过程的具体情况及证照后续管理的相关要求。
6.4日常管理
环节名称:
领用保管
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
证照领用保管
操作规范:
各部门、分支机构应指定专人负责保管证照，对需要悬挂的证照按规定悬挂；对需要妥善存放的证照，必须锁入保险柜或铁皮柜中。
环节名称:
定期检查
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
对证照管理使用情况进行检查
操作规范:
综合办公部门机要岗要定期对各部门、分支机构的证照使用管理情况进行检查。
主要检查证照是否损毁或丢失，使用是否合规，登记是否完整。
如出现证照损坏或丢失，要立即向主管领导报告，并与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，同时追究相关责任人责任。
阶段
环节
风险点
6.1申请
环节名称:
申请使用
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
申请使用证照
操作规范:
1）各部门、分支机构在日常经营管理活动中需要使用总部的相关证照的原件及复印件时，须填制《证照使用审批表》（附件一）向综合办公部门提出申请，经综合办公室主任审核同意后报主管领导审批。
2）各部门、分支机构证照的使用应经负责人批准后方可使用，并由证照保管员进行使用登记。
6.2审核、审批
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
证照使用申请审核
操作规范:
审核证照原件及复印件使用申请是否确为工作需要，审核同意的，可在权限范围内进行审批，超权限的应在《证照使用审批表》上签字后提交主管领导审批。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
证照使用申请审批
操作规范:
审批经综合办公室主任审核的证照原件及复印件使用申请，并在《证照使用审批表》上签字。
6.3登记使用
环节名称:
登记使用
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
证照使用管理
操作规范:
1）使用复印件的，在证照复印件上注明用途，加盖总部印章，并在《证照使用保管登记簿》上注明复印数量后将复印件移交给使用单位。
领用人应在《证照使用保管登记簿》（附件二）上签字确认；
2）使用证照正副本原件的，综合办公部门机要岗应现场监督使用。
阶段
环节
风险点
6.1通知
环节名称:
拟订通知
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
拟订证照变更、年检、注销通知
操作规范:
1）当出现需要对证照进行变更、年检、注销的情形时，综合办公部门机要岗负责拟订证照变更、年检、注销通知，经主任岗审核后报主管领导审批。
2）通知应明确相关事由及依据、时限要求及证照、变更、年检、注销所需资料目录及格式等。
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
对证照变更、年检、注销通知进行审核
操作规范:
对证照变更、年检、注销通知进行审核，重点审核证照变更、年检、注销是否符合有关规定，通知内容是否全面等，审核通过后报主管领导审批。
环节名称:
审批
适用部门:
行长;
适用岗位:
主管领导;
职责要求:
对证照变更、年检、注销通知进行审批
操作规范:
对经综合办公部门审核通过的证照变更、年检、注销通知进行审批。
环节名称:
发布通知
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
发布证照变更、年检、注销通知
操作规范:
发布证照变更、年检、注销通知，要求各部门、分支机构按通知要求准备相关材料并上交证照。
6.2准备材料
环节名称:
准备并上交材料
适用部门:
分支机构;相关部门;
适用岗位:
负责人;负责人;
职责要求:
负责准备材料并上交
操作规范:
根据通知要求准备相关材料，连同相关证照一并上交综合办公部门。
提交的申请材料应齐全、符合法定形式。
6.3审核
环节名称:
登记审查
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
接收相关材料并进行登记、审查
操作规范:
1）接收证照及相关材料，并进行登记。
2）审查材料是否齐全，形式是否符合规定，如不符合要求，应要求相关部门、分支机构进行补充、完善。
环节名称:
审核
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
主任岗;
职责要求:
对相关材料进行审核
操作规范:
1）审核相关材料是否符合行政许可事项申请材料的要求，提交的申请材料是否齐全、是否符合法定形式。
2）审核通过的，指定人员具体负责办理。
6.4办理
环节名称:
办理
适用部门:
综合办公部门;
适用岗位:
机要岗;
职责要求:
办理证照变更、年检、注销
操作规范:
按照有关规定和程序及时办理证照年检、变更、注销手续。
证照的后续管理按本行的相关规定执行。
7检查监督
牵头检查部门
检查内容
检查频次
报告路线
检查结果利用
内部审计部门
检查证照管理相关规定的执行情况。
每年一次
董事会、审计委员会
持续改进
综合办公部门
检查证照的使用保管情况。
每年一次
主管领导
持续改进
8附件
附件一：
《证照使用审批表》
附件二：
《证照使用保管登记簿》
附件一：
证照使用审批表
申请单位
申请日期
申请事由：
部门负责人审核意见
审核人:
公章:
年月日
综合办公部门审核意见
审核人:
公章:
年月日
领导
审批
意见
审批人:
年月日
附件二：
证照使用保管登记簿
序号
日
期
使用
单位
证照
名称
使用
目的
起止
期限
借用人
签字
归还
日期
备注
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