一些excel的基础知识.docx

一些excel的基础知识.docx

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一些excel的基础知识

1.在程序菜单中添加EXCEL图标：

（1）找到安装EXCEL的文件夹，复制EXCEL应用图标

（2）按照路径C:

\Documentsandsettings\AllUsers\【开始】菜单\程序\MicrosoftOffice,找到文件夹MicrosoftOffice,右击，执行“粘贴”命令，将EXCEL应用程序图标复制到该文件夹即可。

2.自定义菜单：

（以编辑菜单为例）

（1）右击工具栏空白处——选择自定义——打开自定义对话框，选择命令选项卡。

（2）在“类别”列表中选择“编辑”选项——在命“命令”列表框中显示“编辑”菜单中的所有命令。

（3）打开“编辑”菜单，选择要添加到“编辑”下拉菜单中的命令，比如“粘贴格式”，拖动该命令至“编辑”下拉菜单中合适的位置。

（4）要删除原菜单中的命令，只需在下拉菜单中选择该命令，拖出下拉菜单即可。

3.更改菜单打开方式：

（1）工具——自定义——打开自定义——选择“选项”选项卡。

（2）在“菜单的打开方式”下拉框中选择“滑动”选项，单击“关闭”按钮。

4.自定义工具栏：

（1）工具——自定义——打开“自定义”对话框。

（2）选择“命令”选项卡

（3）选择“类别”列表框中的选项，在其右侧的“命令”列表框中选择要添加的命令按钮。

（4）在所选中的命令处，按住鼠标左键不放，讲其拖至工具栏的任意位置即可。

（5）要删除不常用的命令按钮，可以按住【Alt】键，将其拖出工具栏所在区域即可。

5.将固定工具栏更改为浮动工具栏：

（1）将鼠标移动到“格式”工具栏最左边的

标志处，当鼠标指针变为十字双向箭头时，表示可以拖动“格式”工具栏了，您可以将它拖动到工作簿的任何地方。

（2）按住鼠标左键，拖动工具栏到您想放置的位置，释放鼠标，固定工具栏就成为浮动工具栏。

（或者只要双击浮动工具栏即可使其成为固定工具栏）。

6.如何冻结窗口：

（1）选中要锁定的表头，即选定工作表的表头字段，若要锁定1、2、3行，则选中单元格A4.

（2）执行“窗口”——“冻结窗口”命令。

被冻结的窗口部分会以黑色区域显示出来。

7.如何快速拆分窗口：

（1）要在一个工作表中拆分出上下两个独立的窗口，只需将鼠标移动到右侧垂直滚动条顶端的黑三角上部

，当光标变成上下的箭头时，双击，则窗口被分成上下两部分。

（2）要在一个工作表中拆分出两个左右独立的窗口，只需将鼠标移动到水平滚动条顶端的右端

，当光标变成上下的箭头时，双击，则窗口被分成左右两部分。

8.要快速取消拆分窗口：

只需在两个窗口的分界线上双击即可。

9.工具——选项——常规——可设置最近使用的文件列表和新工作簿内的工作表数等等。

10.快速打开菜单栏的下拉菜单：

【Alt+相应的字母】，比如文件右侧的字母为F，

，则【Alt+F】就是打开文件。

11.EXCEL中常用快捷键：

Ctrl+F10:

窗口界面最大化。

Ctrl+F9:

窗口界面最小化。

Ctrl+F5:

恢复选定的工作簿窗口的大小。

Shift+F10:

显示所选内容（单元格、图标等）的快捷菜单。

Alt+Tab:

在打开的几个程序之间迅速切换。

Ctrl+Esc:

显示“开始”菜单。

12.EXCEL中有几个隐藏起来的菜单命令，按住【shift】键，同时单击菜单时才能看到。

按住【shift】键，同时单击“文件”菜单，会发现“全部关闭”命令。

13.保存工作簿备份文件：

（1）文件——另存为——打开另存为对话框。

（2）单击“工具”按钮右侧的下拉菜单，在弹出的下拉菜单中选择执行“常规选项”命令，打开“保存”选项对话框。

（3）选择“生成备份文件”复选框，单击“确定”按钮，设置完成。

14.打开工作簿备份文件：

（1）文件——打开——打开“打开”对话框。

（2）在“查找范围”下拉列表框中找到工作簿所在的文件夹，在“文件类型”下拉列表框中选择“备份文件”类型。

（3）注意：

设置了“生成备份文件”后，必须保存过一次工作簿，使用备份文件打开才有效。

15.启动EXCEL时自动打开工作簿：

（1）复制该工作簿，根据路径C:

\ProgramFiles\Office\OFFICE11\XLSTART，进入文件夹XLSTART。

（2）右击——粘贴，将该工作簿复制到该文件夹中。

（3）重新启动EXCEL，设置完成。

16.将工作簿保存为只读方式：

文件——另存为——单击“工具”按钮右侧的下拉按钮——常规选项——打开“保存选项”——选择建议只读复选框——确定。

打开以只读方式保存的工作簿时，会弹出建议只读的提示框。

单击“是”，以只读方式打开；单击“否”则可以保存对工作簿的修改。

注意：

还可以先保存工作簿，然后右击保存的工作簿，在弹出的快捷键菜单中选择执行“属性”命令，在打开的属性对话框中选择“只读”复选框。

要保存对只读工作簿所做的修改，您可以执行文件——另存为——选择保存位置——定义文件名——保存。

17.保存一组工作表：

（1）打开需要一组使用的各个工作簿

（2）调整几个工作簿的窗口大小和位置

（3）文件——保存工作区——保存位置——文件名——确定。

（打开该工作区时，便可以同时打开这两个工作簿）。

（4）注意：

打开工作区将打开包含在工作区中的每个工作簿，并不包含各个工作簿本身，如更改了工作簿，您应该保存对每个工作簿的修改后，再保存工作区。

18．添加工作簿摘要信息：

（1）工作——选项——常规

（2）选择“设置”区域下的“提示输入工作簿摘要信息”复选框，单击“确定”。

则在首次保存工作簿时会自动弹出“属性”对话框，提示您输入摘要信息。

18.为工作簿创建自定义属性：

文件——属性——自定义——在“名称”列表框中选择该工作簿属性的名称，“类型”选择文本选项，在“取值”文本框中输入各种类型的名字——单击“添加”——确定。

便将自定义的属性添加到列表框中。

19.并排比较工作簿：

打开表1和表2工作簿——在表1窗口中，执行“窗口”——“与表2并排比较”。

（屏幕上会显示“并排比较”工具栏，单击其中的“同步滚动”按钮，可以重新排列窗口的位置；单击“关闭并排比较”按钮，关闭并排比较）。

20.保护工作簿：

工具——保护——保护工作簿——选择“结构”复选框（可以禁止对工作簿进行复制等操作）；\选择“窗口”故选框（可以禁止改变工作簿窗口等大小）；\在密码文本框中设置密码——单击“确定”——打开“确定密码”——输入设置的密码——确定。

21.插入或删除工作表：

插入：

（1）选择要插入的新工作表的位置，如要在“sheet1”前，则先选中“sheet1”。

（2）右击sheet1——插入——常用——工作表

删除：

就是把插入改成“删除”。

22.在同一个工作簿中移动或复制工作表：

如：

选定sheet1——右击——移动或复制工作表——打开移动或复制工作表——在“下列选定工作表之前”列表框中选择“sheet3”——确定——sheet1移动到sheet2之后。

复制：

在“移动或复制工作表”对话框中，选择“建立副本”复选框——确定。

便把sheet1复制到“sheet3”前。

注意：

在同一个工作表中移动工作表可以先选中工作表，直接用鼠标拖动到目的位置，释放鼠标。

在同一个工作簿中复制工作表，只需在拖动时按住【ctrl】键即可。

23.在不同工作簿中移动或复制工作表：

（1）打开表1——选择要移动的“sheet1”——右击——选择移动或复制工作表——在“工作簿”下拉框中选择“表2”工作簿——在“下列选定工作表之前”选择“sheet1”工作表——确定。

24.

（1）重命名工作表：

选中工作表——右击——重命名（或者直接对要重命名的工作表双击）。

（2）设置工作表标签颜色：

在工作簿中选中“工作表1”——右击——“工作表标签颜色”——选择颜色——确定。

（更改了标签颜色后，若该工作表是当前工作表，标签颜色是不显示的，当其不是当前活动工作表时，才显示标签的颜色）。

25.隐藏或显示工作表：

选中工作表——格式——工作表——隐藏。

格式——工作表——取消隐藏。

26.多表协作：

对一个工作簿中的多张工作表进行操作：

（1）先打开“sheet1”工作表

（2）窗口——新建窗口，原窗口名称发生变化。

（3）单击菜单栏中的“向下还原”按钮，在EXCEL窗口中就有两个工作表同时显示，但是当前活动工作表只有一个。

（为了使多个窗口显得排列有序，可以使用菜单栏上的“窗口”——“重排窗口”）

27.保护工作表：

（1）打开“sheet1”工作表

（2）工具——保护——保护工作表

（3）选中“保护工作表及锁定的单元格内容”——在“取消工作表保护时要使用的密码”输入密码——在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户可以在工作中执行的操作——确定——弹出“确定密码”重新输入密码——确定。

28.

（1）设置预览工作簿文件图片：

打开“sheet1”工作表——文件——属性——摘要——选择“保存预览图片”——确定。

（注意：

完成以上操作后，要再次保存文件，设置才能生效）。

（2）预览图片设置后的效果可通过一下操作显示：

文件——打开——单击工具栏中的“视图”下拉按钮——预览——选择表。

技巧集锦：

1.隐藏工作表的网格线：

工具——选项——视图——撤销选择网格线

2.设置文件打开和保存的默认位置：

工具——选项——常规——默认文件位置——输入默认文件位置——确定。

3.设置多个工作表的页眉和页脚：

选择全部工作表——文件——页面设置——页眉/页脚——自定义页眉——页眉（左、中、右）——确定。

4.如何超越工作表保护：

若想使用一个保护了的工作表，不知道口令，可以选定工作表，选择编辑——复制，将其粘贴到一个新的工作簿中就可超越工作表保护。

5.如何制作EXCEL斜线？

只画一条斜线：

选中要话斜线的表头——右击——设置单元格格式——边框——点击斜线即可。

画多条斜线：

视图——工具栏——绘图——选择直线在表格里绘画即可。

6.在EXCL中快速插入word表格：

打开word表格所在的文件——打开要处理word表格的EXCEL文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域——选中word中的表格，按住鼠标左键，将表格拖到EXCEL窗口中，释放鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

7.在EXCEL中插入空白行：

若想在某一行上面插入几行空白行：

将鼠标移动到行标位置，当鼠标变成朝右的黑色箭头时，单击，选中该行，自此行开始用鼠标向上拖动，选择相应的行数，然后对选定的行右击，选择执行插入命令，便在第一个选定的行上面插入选定的行数。

如果在每一行上面均插入一行空白，按住【ctrl】键，依次单击选择要插入新行的行标按钮，右击，选择执行“插入”命令即可。

8.快速隐藏行和列：

在英文状态下，按【ctrl+9】或【crtl+o】组合键，可快速隐藏光标所在的行或列。

9.【crtl+F6】:

快速激活下一个窗口

【shift+F6】:

快速激活前一个窗口。

工具——选项——视图——工作表标签。

10.准确找到最后一个单元格：

先保存工作表文件，然后再看【End】键，再按【Home】键，可到数据区域的最后一个单元格。

单元格设置：

1.合并单元格：

选中几个单元格——右击——设置单元格格式——单元格格式——对齐——合并单元格。

（或者按工具栏上的合并并居中按钮，

。

）

2.拆分单元格：

选中单元格——右击——设置单元格格式——单元格格式——对齐——点去合并单元格。

（或者按工具栏上的合并并居中按钮，

。

）

3.设置单元格的行高和列宽：

（1）鼠标拖动

（2）自动适应内容的行高和列宽：

选中一行或一列——格式——列/宽——最适合的列宽或行宽。

（3）设置精确的行高和列宽：

选中行或列——格式——行/宽——行高/列宽——设置精确的大小。

4.设置单元格边框和底纹：

选中区域——右击——设置单元格格式——单元格格式——边框——选择样式和颜色等等。

选中单元格——右击——设置格式单元格——图案——选择颜色和图案样式。

5.设置文本长度设置：

选中单元格——数据——有效性——允许——文本长度。

6.设置下拉列表：

选中需要数据有效的单元格——数据——有效性——在“允许”下拉列表中选择“序列”——在“来源”文本框中选择要输入的序列所在的单元格区域——选择“出错警告”选项卡——在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“请从下拉列表框中选取”——确定。

7.设置输入数值范围：

选中需要设置有效性的单元格区域——数据——有效性——设置——在“允许”中选择“小数”——在“最大值”和“最小值”中输入“0和1”——出错警告——“输入错误”，“超出数值范围”。

8.保护单元格：

选择单元格——格式——单元格——隐藏——确定——工具——保护——保护工作表——设置密码——确定。

取消：

工具——保护——取消保护工作表。

9.定位单元格：

编辑——定位——输入单元格名称——确定。