安徽省立医院OA系统解决初步方案.docx

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安徽省立医院OA系统解决初步方案

安徽省立医院OA系统解决建议方案

一、医院背景（略）

二、医院当前信息化建设情况

随着社会对医疗业务的服务要求不断的提高，管理水平和服务功能的强化及发展将对医院办公力一式产生极大的推动作用。

近几年，医疗行业在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的规模。

我们医院要想取得更大的发展，就必须最大可能地运用电子信息网络技术，提高医疗管理的技术水平，才能够创造较好的经济与社会效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。

就医院目前情况看，在操作层面采用的信息化技术比较多，比如挂号、核价、发药等环节，而在管理层的应用情况，一般主要是在HIS统计分析方面采用一些IT技术，而在决策层的应用是最少的。

对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态，以作出正确的分析和决策。

而现有的应用系统之间由于缺乏联系的通道，给医院内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，从而导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。

我院目前的信息化建设情况虽然有了大踏步前进，但是还存在一定的不足之处，医院先后上了HIS、LIS系统，开展了门诊一卡通系统，病案管理系统、体检中心的健康体检系统，物流中心的物资管理系统，医院的财务收费系统等。

这些系统的应用，对于各个部门来说起到了很好的作用，但是对于像省医这样有百年历史的三级医院来说，组织机构庞大，日常业务流程复杂，随着医院医疗业务的不断扩大，科室划分越来越细，各种不同功能的部门也不断增加，现有的信息系统已不能满足有效、快捷地处理医院业务运作产生的大量信息数据的需求，管理层只有及时准确的掌握一手资料，才能做出更加正确的经营管理决策。

同时，在实际工作中也发现，在信息上没有达到共享，同时也不利益于院务公开和阳光操作，这也迫使我们建立一套信息管理系统，才能加强单位内部信息的共享性、信息流动的时效性，改变及深化医院经营的管理模式，建立起业务系统上下游的平滑连接。

从而提升医院管理效率，达到单位内外资源的最大化利用和最优化配置。

另外，由于统计的多元化，医院的一些数据很不准确，经常会出现数据不一据的现象等。

由于医院大部分职工都存在三班倒的情况，使医院信息传递不及时，医院的很多政策不能或者不能完整地传达给每一位员工，在执行上肯定会大打折扣。

由于系统的不完善也存在各种报表不统一，甚至缺失的现象等。

三、系统功能需求

（一）公文管理

公文管理可以自定义公文流转的流程，内嵌功能强大的WORD控件，可以保留修改痕迹，设置红头文件公文模板，支持文档自动上传，手写签名，全文批注，公文套打。

收文管理工作：

包括收文登记、收文拟办意见、分送、公文的批示与承办、收文会签、收文归档等工作。

发文管理工作：

医院要发一个文，一般经过以下环节：

拟稿——审核——核稿——签发，签发的文件就可以交给文印人员进行整理打印，并分发到各有关单位和人员。

（二）时间和任务管理

1、任务管理

待办的任务清单可按重要度和紧急度排序，按颜色标示轻重缓急，可以将任务委派，被委派人可以接受或拒绝任务，任务的处理全程在委派人的任务单上有同步记录监控并可短信督办。

任务按时间属性分为任务、限期任务、当天任务、日程等。

任务可以作为便笺一类的备忘录使用，随意记录一些简要信息。

关闭任务查询，可以看到已经关闭的归档历史任务，并可导出和统计。

2、日程管理：

日程有事先短信提示的功能。

日程安排有三种显示模式：

日程、周程和月程模式。

3、工作日记：

以日记的方式记录每天工作的完成的工作任务和心得体会。

经授权同事可以浏览本人日记并作出评语。

4、周计划与总结：

工作人员每周填写周计划与总结，列出下周重点工作，在一览本周日记的基础上进行周工作总结。

领导可以填写意见。

5、协调日程：

经授权可以查看某人或多人的日程安排与工作日历，以便进行工作协调与安排。

（三）会议管理

能够对会议从登记到结束的整个流程进行管理，由会议计划、会议考勤和会议纪要三部分组成。

会议计划：

会议计划拟订、计划审批、会议安排查询、会议资源。

会议通知由系统的通知功能模块实现。

会议考勤：

与会人员档案考勤机发送、会议刷卡签到签退、学分统计。

会议纪要：

纪要的拟稿、核稿、审批和纪要文件归档和查询。

同时对于会议纪要能做到统一编纂、编号发布。

（四）信息公告发布

撰写的信息公告经相关人员审阅、批准、修订后，可发布在新闻通知栏和内部或外部门户网站的指定栏目上。

可使用公告板向医院指定员工发布信息。

涵盖信息撰写、审阅、修订、整理、归档、草稿、信息模版设置、信息官设置、网站信息发布栏目设置等功能。

（五）流程管理

流程管理需提供统一的流程管理工具，实现自定义流程功能，是办公自动化系统的核心。

流程管理主要用于医院行政机关日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。

流程待办单：

办公台首页列表中正在等待批复的流程清单。

在办流程查询：

存放已经批复的流程记录，但整个流程还未完全批复完毕。

已办流程查询：

用来存放已经办理的所有流程的记录。

（六）档案管理

1、流程档案管理：

主要指在系统的工作流程中产生的文档的归档管理，包括档案结构建立维护、档案立卷、档案分类、档案权限控制、档案归档、查询、借阅申请、批准等功能。

2、综合档案、病案调阅：

系统设有数据接口，可与医院综合档案、病案管理系统链接，实现快速检索调阅。

（七）人力资源管理

人力资源管理模块包括组织机构、员工注册、员工卡管理、人事档案、E考勤管理、内部评价模块组成。

系统设有数据接口，可与财务、薪资管理、绩效奖金管理系统链接。

1、组织机构：

对组织机构进行设置，包括机构名称、部门设置、岗位设置和人员设等，以及各部门、各岗位职能的描述。

组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

2、员工注册：

各级、各类员工的注册。

3、员工卡管理：

实现企业内部员工智能卡一卡通的发行、挂失、解挂、重办等，可以支持条码卡、磁卡、IC卡、感应卡。

4、人事档案：

人事档案包括主信息表、家庭成员关联表、教育培训关联表、职业经历关联表、本企业阶段考核记录关联表、本企业奖惩记录关联表等。

人事档案有范围控制和权限控制两大特点。

在人员信息中，可以按权限查看单个人员完整的相关信息,以方便针对性地查阅人员信息。

在分类信息，将人员的相关信息分类查看（如履历、合同、档案等）。

提醒信息为主要包括：

生日提醒、合同提醒、转正提醒和退休提醒等。

5、E考勤管理：

E考勤需支持WEB页面签到和智能卡网络e考勤机签到两种方式。

可以处理复杂的考勤规则。

支持固定白班、固定的“三班倒”和复杂的无规律倒班；可以对工作班次时间进行设置，排班、调班、换班、值班、加班，准确统计考勤结果，并提供薪资计算所需要的考勤报表和工作量统计报表。

提供在岗实时查询功能；提供医护人员的工作日历查询和考勤个人统计查询；支持传统的纸质请假和流程请假两种请假方式和加班申请方式；排班、调班、日常考勤管理工作权限可以从人事部门下放到具体部门科室负责人员。

6、内部评价：

提供网上针对某些部门或某些类型的工作进行网上的不记名民主评议。

提供缺陷评价和普通评价两种评价方式。

可以自定义参评的部门和人员、自定义评价的条目和二级解释条目、自定义一级被评价单位、二级缺陷指标。

提供评分统计和缺陷统计及导出的功能。

（八）知识管理

知识库包括医院的专业技术知识库、规章制度知识库、法律法规知识库等。

通过知识管理实现医院离散状态的核心知识的汇总、整理、积淀、传播。

从而提高医院的创新能力和整体的知识水平，提高医院的核心竞争力。

包括知识库的建立、分类、授权；知识总监和知识库管理员的建立；知识库文件上传、审批、入库；知识库按全文模糊检索查询；检索结果有检索快照；知识推送；知识的评语和按星级数评价；知识条浏览统计。

（九）内部邮件系统

使用内部电子邮件可与医院内部的人员进行E-mail或QQ通信，包括新邮件、已发邮件、收件箱、草稿箱，在线联络等功能。

（十）电子论坛

为医院管理者提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，所有员工可在此进行自由的谈论和发言，可方便地进行咨询、解答和收集意见等，有利于医院的民主管理。

（十一）支持移动办公

支持移动办公、远程用户、可离线式工作。

无论何时何地，在智能手机和家用电脑上就可和本院的OA系统服务器进行数据同步。

在家里就可以处理公文、批示意见、进行日常办公事务，也可以查询调阅所需资料，真正实现远程办公，异地办公。

具备手机短信通知、办公软件系统通知功能。

（十二）个人事务

包括个人通讯簿、员工通讯簿、公共通讯簿、我的短信、关闭任务查询、我的考勤、在岗实况、我的考勤统计、我的工作日历、我的文件库等。

（十三）手机短信

安装手机短信猫模块或直接通过互联网开通使用移动、联通、网通公司的有线网关通道，实现医护人员与患者的短信对话、内部员工短信通知，通过短信对个人名片簿通讯录查询、日程短信提醒、委派任务、任务监控的短信提示等功能。

（十四）医疗管理

系统可快捷地与HIS建立链接，实时掌握医院动态，及时决策。

（十五）配置平台管理

1、菜单与权限设置：

 菜单填加、编辑、删除、排序；菜单类编辑、菜单类菜单操作权限设置、菜单类与岗位匹配。

2、表单自定义工具：

通过自定义表单工具，配合工作流，可以配置各种企业实际需求的应用。

3、数据库自定义工具：

数据库增加、编辑、属性、排序、模版、显示、权限；关联表维护。

4、工作流工具：

工作流编辑、工作流高级设置、工作流关联表设置、工作流权限设置。

5、报表管理工具：

报表编辑、报表模版设置。

四、软件性能要求

（一）完善的安全机制

（二）支持移动办公

（三）个性化的设计方法，界面友好

（四）易用性

（五）应用的灵活性和适应性，系统伸缩性好，可扩充性好

（六）完善的工作追踪功能

五、系统实施要求

（一）实施快、实施周期短

（二）维护工作量少

（三）培训简单、易上手

（四）切合医院实际，从医院实际应用角度出发，实现本土化

（五）多重安全机制，保证数据安全可靠

（六）系统构架合理，从全院、部门、个人三个方面进行设计

（七）系统配置灵活、流程自定义能适应多种不同需要

（八）通用化的数据转换平台，保证系统的兼容性

（九）系统扩展性强，给予用户全套解决方案

六、系统选型：

（待定）

七、项目实施建议:

（一）实施责任部门：

院办、信息中心、物流中心。

（二）实施步骤：

1、招标选型：

由物流中心发布招标公告，招标选定OA软件。

　　2、制订的项目实施计划：

项目启动、系统定义、数据准备、系统搭建、系统培训、运行维护。

　　3、确定项目实施范围和目标:

实施范围：

医院院内各部门；实施目标：

搭建OA机构组织架构、人力资源架构和各种日常办公应用流程，实现医院内部日常办公流程优化，完成OA基础数据的规划设置。

4、需求调研：

了解医院内目前信息化状况，和相关部门对办公系统的总体需求，同时对办公业务流程进行分析和整理，确定工作流实施方案、机构、人力资源搭配实施方案。

　　5、系统安装调试：

第一步OA试用和测试系统安装调试；第二步正式系统安装调试

6、系统各模块的实施：

OA项目实施人员与医院信息中心人员一道，通过对医院组织结构和业务流程的分析，对各个模块进行统一设置与架构的搭建。

7、人员培训及资料交付：

OA实施成人员对办公流程的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了全员培训，并提供系统维护手册、系统使用手册、系统环境配置等资料。

七、省内外医院使用情况

省内：

安医大一附院、省立新安医院等；省外：

中日友好医院、南京鼓楼医院（用户致远软件）、上海六院、青岛市立医院、江苏省人民医院、广东省中医院、中山大学第一附属医院（红帆OA系统）；东方肝胆医院、苏州大学附属第一医院（LOTUSNOTESOA系统）；解放军148医院、大连友谊医院（齐网OA系统）；解放军301、251、西南医院、三亚人民医院、武警总院、南京军区总院（启之源OA系统）；复旦大学附属肿瘤医院、、北京大学口腔医院（万户网络）。

八、系统实施后达到的效果预测

（一）营造医院电子化协同办公氛围，建立强大的信息共享平台

OA系统是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，OA系统更多地承担了信息通道的责任，它是各个部门信息沟通和共享的渠道。

每个员工可以在此根据自己的权限，了解和自己相关的工作，如上级交代的任务、自己需要完成的事情、需要和别人合作的工作、或需交给别人完成的事情等。

员工同时可以在此就工作中所遇到的问题，查询专家库或在网上进行提问，寻求帮助，最大化地利用医院资源，提高医院核心竞争力，在医院中建立团队意识，发挥团队精神。

医院实施OA系统后，能够将各部门的有用信息进行统一、集中管理，医院决策层和部门所需要的资料都可以利用这个这个平台上查询到，真正做到信息的有效共享，实现在医院任何地点可以查询到自己想要的信息。

（二）综合调配医院现有信息资源，实现文档一体化管理

OA系统把文档处理和文档归档自动地联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程，处理过的文档如需要归档，可以自动进行归档过程。

OA系统提供了强大的文件检索功能，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地进行数据库检索，获取自己所需的资料。

堆积如山的机要文件、业务合同及技术资料变成了电子文件，并结合纸介质的文档构建电子档案库，提供对文档和案卷的查询和借阅等操作的统一管理。

同时节省医院办公运营成本。

（三）规范工作方法及公文处理流程

OA系统以工作流为办公机制，每种办公事项都有相应的工作流程，同时各种文档进行规范化登记和处理，这种基于工作流约束的机制，带来了规范化、制度化的管理理念，可以最大化地减少工作中人为的错误，无形而有效的提高企业中管理水平。

OA系统之所以被许多医院推崇同时被一些医院弃用，正是它给医院所带来的管理理念的更新，然而这种更新并不是以一种非常激烈的方式进行的，它通过规范化的工作方法带来规范化的管理。

OA系统这种基于工作流的约束机制并不是一成不变的，它可以根据具体需要灵活地进行配置调整。

实行OA系统后，能够规范上下级单位的发文、收文审批程序，提高处理效率（医院集团建成后作用更大）；同时协助领导在审批公文时查看其他领导的审批意见，公文还可以自动归档。

（四）提高工作效率，降低成本

行政办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化，最明显的效果是提高了工作效率，节约办公成本，最大化的利用医院资源。

系统针对个人和部门及全院都设计了不同的方便而快捷的信息传递机制。

能让员工以最快速度知道自己要干什么，需要什么样的资料及这些资料在何处寻找，从而提高工作效率。

在审批流程上，实行OA系统后，院内各科室部门可在办公信息管理平台提交申请，申请流程自动流转到医院领导审批，提高医院领导的决策速度和各个事项的审批时效，减少各科室拿文件到院办审批劳力、基层人员再也不用拿着各种文件、等在机关各部门跑来跑去，等候审批、签字（章）这些都可在网络上进行，远程办公成为现实，能够极大地提高审批效能。

（五）提高医院的核心竞争力和凝聚力

院领导与工作人员的沟通更加密切，部门间的协调更加方便，工作流、信息流更加畅通。

为充分发挥广大员工的智慧和积极性提供了广阔的平台。

院领导凭借先进的网络系统，以及时的信息和准确的数据为依据，能够迅速做出科学、正确、的决策，医院的核心竞争力和凝聚力必将得到极大提高。