外贸邮件模版.docx

外贸邮件模版.docx

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外贸邮件模版

外贸基本英文邮件模版

针对外贸中的邮件往来，本人从网上整理了一下外贸邮件的模版。

包括“开发信”、“请求建立商业关系”、“主动跟新买家建立联系”、“对新买家要求建立业务联系的回复”、“向老客户介绍公司新的产品信息”、“回复对某个产品的查询”、“无法提供对方查询中所要求的产品时”、“查询对方公司的产品”、“几种报盘”、“信用证相关”、“报价相关”，“放假通知”、“圣诞节祝福邮件”等模版，希望对大家有所帮助！

目录

外贸基本英文邮件模版1

目录1

开发信模板

（一）3

开发信模板

（二）5

请求建立商业关系6

请求担任独家代理6

拒绝对方担任独家代理7

同意对方担任独家代理7

借引荐建立业务关系8

与过去有贸易往来的公司联系8

确认约会9

感谢客户订货9

向长期客户推销新产品9

为商贸指南兜揽广告10

请求客户作推荐人10

通知客户价格调整11

说明价格调整原因11

回复感谢信11

请客户征询其它公司12

改善服务12

拒绝客户的要求12

应付难办的客户13

祝贺新公司成立13

修改信用证13

延期信用证的期限14

拒绝对方做独家代理商的要求14

指定对方为独家代理商15

处理对货损的投诉15

处理对货物品质的投诉15

主动跟新买家建立联系16

对新买家要求建立业务联系的回复16

向老客户介绍公司新的产品信息16

回复对某个产品的查询17

无法提供对方查询中所要求的产品时17

查询对方公司的产品17

几种报盘18

作为对方供应商，认为对方压价太低19

作为买家，认为对方报价太高19

要求对方开立信用证20

因对方未能如期信用证而交涉20

修改信用证21

延期信用证的期限21

拒绝对方做独家代理商的要求21

指定对方为独家代理商22

处理对货损的投诉22

放假通知邮件22

处理对货物品质的投诉23

圣诞节祝福邮件模版23

温馨提示25

开发信模板

（一）

CompanyName:

MailingAdd:

Tel.:

Fax.:

Email:

Web.:

KindAttn.:

Mr.JackWey--GeneralManager（hopeIwouldbetheGMoneday）

Subject:

XXXXXCooperation/

DearMr.JackWey

[Yourcompany]isthemain[yourproduct]manufacturerinChinasince1968,ourmajorclientsare[thosehaveverygoodreputationandrenowncompaniesinthefieldthathavedirectorindirectbizwithyourcompany,i.e.IBM,SONY..].

Webelievethatyoucanrelyonusasweprovideyouquitesatisfactoryserviceandproductswithbestqualityatmostcompetitivepriceintheworld.Weareveryhappyifyoudonothesitatetosendusanyofyourinquiriesandwewillalwaysgivesatisfactoryservices.

Products:

（productrange）

Standards:

（productdesignstandard,ifany）

Service:

（productapplicablefield,function）

Size:

（don’tfuckinglytellyourclientyoudon’tknow）

Etc.

Certificates:

（certificatesthatyourcompanygot）

AnnualSalesTurnover:

（justlistsomenumberhere,）

StaffNo.staffnoofyourcompany,ifyourcompanyisbig,ifnot,omitthispoint）

CoverofLandlistsomenumberhere）

Lookingforwardtohearingfromyouatyourconvenience.

Thanks&bestregards,

P.S.Iamattachingourproductcatalogue/scopeofserviceforyourfuturereferenceinmyfollowingemailtoyou,pleasekindlycheck.

（pleasedon’tsendyourproductcatalogueintheemail,youaretellinghimhereisshowingyourrespecttohimthatyouaresendinggoodinfotohim,butnotspam,therefore,youbettersendanotheremailtoyourclientwithyourproductcatalogue.Yourclientwillcheckitifyourproductsareofhim/herinterest）

YOURNAME

POSITION

DEPARTMENT

COMPANYNAME

ADD

TEL

MOBILE

FAX

EMAIL

WEB

Dearall,Iamjackwey,thisabovementionedemailformarketingisonlyonesampletoyourgeneralpotentialclients,itwouldberevisedaccordinglytodifferentclients.

KindlybeinformedthatemailmarketingismainlydependingonyourSETtitle,thereforeplstrytoimproveTOSETTHETITLEOFYOUREMAIL.

（开发信的成功与否，跟开发信内容的大少无关，关键是你怎么把涉及到客户每一个利益、兴趣都说到，能连起来，他都会像继续看下去，要不我们还看电视连续剧干嘛？

）

邮件开发成功与否与以下几个方面有关（个人认为）：

（按主次顺序）

1.邮件标题（要是我，邮件标题一看就知道是推销的，Iamsorry,pleasefuckoffandstayinmytrashbox）

2.邮件内容是否吸引/对客户是否有效，有利可图；客户是否感兴趣.

3.所联系的人的职位和权利（PlssendtotheRIGHTPERSON）

4.发信人日后沟通技巧，plus

5.others

以上的开发信只是针对任意一家公司，如果要想开发信更成功，你就得研究或者了解一下这个公司的情况再发。

有的开发信中，并不能把所有东西都一一列出来，所以一天发个100封的开发信的人，一天很难记下前天发给谁了，日后很难去跟踪，也不知道自己以前说了什么，如果是这样，最好做个记录；邮件已发出3天之内，马上再发一封邮件跟踪，过2如没有回复，再发一封了解，第三封邮件刚发后30分钟，马上给个电话。

记住，成功的开发信，一般要有电话跟踪才能比较有效果，当然有幸运的人，或是客户也正好有询价，有货采购才会直接跟你联系，所以为什么要日后电话沟通的原因。

现在一般一个客户一天能收到很多信，你只有电话过去了，说明你请况，他才知道你是谁，什么公司，下次在电话的时候，他会说“oh,Jack?

JackweyfromChina,XXXcompany?

Oh,howareyou?

…..”.

开发信模板

（二）

DearMr.JACK,

Thankyouforyoure-mail&Idoappreciatethecontent.（讲得是我开发信的内容）

Idonothaveanyhesitationtostartbusinesswithyouresteemedcompany.对我公司感兴趣

ThusIaskyoukindlytoarrangecouriermefullsetofallyourcatalogsinonebinderalongwithcopiesofallyourcertificates,enduserapprovals,..etc.需要一些文件进一步合作

Also,Iwouldliketohearfromyouindetailsaboutyourpreviousoperationinmiddleeastarea.

Doyouhaveagent,distributer,..etc?

想成为我们代理分销商

BestRegards

XXXXXXXXXXXXX

现在说说我开发信主要的信息：

标题：

Mr.XXX+他公司的名称（点名道姓和公司，一目了然）

内容：

MOrning！

Mr.XXXXXX

ThisisJack,SalesManagerfromawellestablishedPRODUCTmanufacturerinChina.HopeIreachtherightpersonattherighttimetotalkaboutPRODUCTcooperationandstrategiesforyourcompany?

IdidalittlebitresearchonyourcompanyandI’msureyouwouldbecontinuouslylookingatopportunitiestoexpandyourproductsupplyingscope/servicesandmakeitasthebrandtoownyourcompanyreputationinthePRODUCTmarketandincreaseyourmarketreturnwithyourconstantefforts.

WecanfulfillanyofyourbusinessneedsandmaximizeyourbusinessprofitscomparedwithlotsofPRODUCTmanufacturersaswearenewlylaunchingDDDDbrandPRODUCTininternationalmarket.

Ourbusinessreferenceincludes:

?

20yearsappointedOEMforEU,USAPRODUCTmanufacturers

?

Approvalsfrom.......（主要客户，最好是国际同行知名企业）…

?

70%~80%productsforinternationalapplication

（formoredetails,pleasecontactus）这个地方用黄色文字背景，突出公司优势

AstheGMof客户公司名称,itisyourresponsibilitytofindasustainableandtrustworthybusinesspartnerrelationshipandensureapromisingcompanyfuture.我的公司isinterestedincooperatingwithyoutouncoverthePRODUCTdemandof客户市场marketfromnowon.AsyouhaveexperiencesinPROCUT,itwouldbeeasiertoseizetheopportunitytowingreatPRODUCTdemandin客户市场。

（这里很明显的标示你的合作意图和对客户公司的了解及所联系人的职责所在，没有人会反对你强调他的职责和利益）

HopetohaveyourexcitedfeedbackTODAY.

Thanks®ards,

JACK

24hoursavailableforyou!

请求建立商业关系

RogersChemicalSupplyCo.10E.22StreetOmaha8,NebGentlemen:

WehaveobtainedyournameandaddressfromAristoShoes,Milan,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,Weareinterestedinextendingour,rangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpriceswerecompetitivewewouldexpecttotransactasignificantvolumeofbusiness.Welookforwardtoyourearlyreply.Verytrulyyours自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。

多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。

盼能惠赐商品目录和报价表。

如价格公道，本公司必大额订购。

烦请早日赐复。

此致

2.回复对方建立商业关系的请求

Thankyourforyourletterofthe16thofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit.Shouldyouwishtoplaceanorder,pleasetelexorfaxus.本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。

谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。

款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。

如欲订货，请电传或传真为盼。

此致敬礼

请求担任独家代理

Wewouldliketoinformyouthatweactonasoleagencybasisforanumberofmanufacturers.WespecializeinfinishedcottongoodsfortheMiddleeasternmarket:

Ouractivitiescoveralltypesofhouseholdlinen.Untilnow,wehavebeenworkingwithyourtextilesdepartmentandourcollaborationhasprovedtobemutuallybeneficial.Pleaserefertothemforanyinformationregardingourcompany.WeareveryinterestedinanexclusivearrangementwithyourfactoryforthepromotionofyourproductsinBahrain.Welookforwardtoyourearlyreply.`本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。

与贵公司向有业务联系，互利互作。

贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。

盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。

上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。

此致敬礼

拒绝对方担任独家代理

Thankyouforyourletterof1Septembersuggestingthatwegrantyouasoleagencyforourhouseholdlinens.Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldbreatherpremature.Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyoucompanytoseehowthearrangementworks.Itwouldbenecessaryforyoutotestthemarketforourproductsatyouend.Youwouldalsohavetobuildupamuchlargerturnovertojustifyasoleagency.Weenclosepricelistscoveringalltheproductsyouareinterestedinandlookforwardtohearingfromyousoon.9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。

谨致衷心谢意。

目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。

然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。

为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。

奉上该货品之报价单，敬希查照。

专此候复。

此致敬礼

同意对方担任独家代理

Thankyouforyourletterof12Aprilproposingasoleagencyforourofficemachines.Wehaveexaminedourlongand,Imustsay,mutuallybeneficialcollaboration.WewouldbeverypleasedtoentrustyouwiththesoleagencyforBahrain.Fromourrecords,wearepleasedtonotethatyouhavetwoserviceengineerswhotooktrainingcoursesatourMilanfactory.thesoleagencywillnaturallybecontingentonyoumaintainingqualifiedaftersalesstaff.Wehavedrawnupadraftagreementthatisenclosed.Pleaseexaminethedetailedtermsandconditionsandletusknowwhethertheymeetwithyourapproval.Onapersonalnote,ImustsaythatIamdelightedthatweareprobablygoingtostrengthenourrelationship.IhaveverypleasantmemoriesofmylastvisittoBahrainwhenyouentertainedmesodelightfully.IlookforwardtoreciprocatingonyournextvisittoMilan.Myverybestwishestoyouandyourwife.4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。

过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。

据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。

相信您公司在取得代理权后，仍会继续注重合格售后服务人员的训练。

现随信附上协议草稿，请查实各项条款，惠复是盼。

能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款待，不胜感激。

祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。

此致敬礼

借引荐建立业务关系

Atthebeginningofthismonth,IattendedtheHarrogatetoyfair.Whilethere,IhadaninterestingconversationwithMr.DouglasGageofEdutoysplcaboutselectinganagencyforourteachingaids.Douglasdescribedyourdynamicsalesforceandinnovativeapproachtomarketing.Heattributedhisowncompany’ssuccesstoyourexcellentdistributionnetworkthathasservedhimforse