财务制度报销流程.docx

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财务制度报销流程

财务管理制度

为加强财务管理，规范公司会计核算工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据财政部制定的《企业财务会计报告条例》《企业会计准则》《企业会计制度》结合公司实际情况，特别制定本制度。

1、原始凭证是公司经济业务的书面证明，应加强原始凭证的管理，做到制度化、规范化。

2、财务人员应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。

3、建立健全会计核算，按照国家统一的会计制度规定和会计业务的需要设置会计账簿。

4、定期对会计账簿记录的有关的数据库与库存实物、货币资金、有价证劵、往来单位或个人等进行相互核对，保证帐证相符、帐实相符、帐帐相符。

5、加强应收账款和应付账款的管理，及时核对金额，保证应收、应付账款的真实和准确。

10、严格现金管理，遵循人民银行《现金管理暂行条列》，根据本公司实际需要，合理核定现金的库存限额，超出限额部分要及时送存银行，以保证现金的安全和完整。

11、严禁白条抵库和任意挪用现金，出纳人员必须每日结出现金日记账的账面管理余额，并与库存现金相核对，保证帐实相符。

公司的一切现金收付都必须有合法的手续完善的原始凭证。

12、加强对银行账户及其他账户的保密工作，非因业务需要不准外泄，银行账户印鉴实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。

13、出纳人员要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准将银行账户出借给任何单位和个人办理结算或套取现金，月末与银行对账单核对，并编制银行存款余额调节表，对未达到帐进行分析，查找原因，并报财务部负责人。

14、加强其他应收款的管理，应按个人设置明细账严格个人借款审批程序，借款审批程序：

借款人——部门负责人——财务负责人——店长。

借用现金，必须用于现金结算范围内的各种费用支付。

15、加强对费用的总额控制，严格制定各项费用的开支标准和审批权限，财务人员应该认真审核有关支出凭证，未经领导签字或审批手续不全的，不予报销，对违反有关制度规定的行为应及时向公司领导反映。

借款和费用报销管理规定

为适应公司发展和市场变化情况，进一步完善公司财务管理，严格执行财务制度，根据公司实际情况，特对借款和费用报销规定如下：

一、借款

1、借支业务备用金以及出差人员借款，必须先到财务部领取“借款凭证”，填制好后先经部门领导审批，报公司领导批准，经财务负责人签字后，方可借支。

2、前次出差借支未还清者，不得再次借支。

3、外单位、个人因私借款，公司一律不予审批。

4、试用人员、临时用工借支生活费由所属部门办理并担保，若发生借款不能归还，担保人应负连带责任并负责全金额归还所欠款项。

5、借款人员出差回公司后，十天内应按规定到公司财务部报销。

结清借款，借支业务备用金必须在借款之日起一个月内到财务结清借款和办理有关手续，否则财务有权从工资中扣回所欠款项。

二、差旅费报销规定

1、公司人员因公出差办理公务者,依据本规定给予报销差旅费;

2、交通费报销标准

（1）乘坐交通工具应出具铁路、公路、民航、航运公司的购票凭据方予报销。

如因故未能取得购票凭据的，由出差人出具替代凭据，经店长同意批准后方可报销;

（2）搭乘公司交通工具者，不得报销交通费;

（3）因公外出（市内）办事者，在公司未提供交通工具时，可按实报销公交车票或按标准支付交通费。

因特殊情况需乘坐出租车，经部门经理批准后方可报销出租车费;

（4）因公出差人员发生的订票费、行李费、机场建设费等费用据实报销;

3、外出参加会议人员其报销的会议费中含伙食费的,不予报销伙食费;出差人员的伙食费、住宿费按出差地点的不同实行包干制。

省内每天补贴伙食费30元，住宿费70元；省外每天补贴伙食费50元，住宿费90元。

省内出差，公司有自营店能够提供住宿的，不予报销住宿费；公司客户有提供食宿的不予报销相关补贴。

4、员工出差前可按实际需要预借差旅费。

5、员工需在出差返回后十日内办理完报销手续，并向财务部核销借款;

三、招待费报销

1、招待费是指公司领导成员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用;

2、发生招待费以前应向店长（或授权指定人）提出书面或口头申请，并说明招待的对象、金额、性质。

在店长（或授权指定人）批准同意后方可到财务部暂支现金。

如果招待对象是在外地，可由申请人垫付，待回公司后再进行报销。

3、报销人报销招待费用时,应由本人填制费用报销单,并将符合规定的原始单据粘贴附后,由部门经理签字、会计审核、财务总监签字、店长审批签字后交由财务部报销;

四、汽车费用报销

1、汽车费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、存车费、维修费、养路费、检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等;

2、汽车费用的管理实行实报实销的办法。

驾驶员必须登记好每天车辆的使用情况，包括车辆的行驶路线，行程及其他相关资料;

3、车辆报销所附原始单据必须是车辆专用的各种票据方可报销。

特殊情况需用替代票据的,应经主管、店长批准后方能报销;

4、汽车费用的报销:

由报销人填制费用报销单,并将原始单据附后,由部门经理、财务总监审核、店长批准签字后,向财务部报销;

五、通讯费报销

1、通讯费是指公司领导层和各职能部门办公用座机发生的电话费及按规定给予报销通讯费的人员的手机费。

另外，公司目前应支付给通信公司的宽网费、光纤使用费也包含在通讯费中进行核算;

2、公司办公用座机发生的电话费，据实报销;

3、财务在每月财务分析时应对各部门发生的公用座机电话费分别核算，对于电话费增加较大的部门，该部门负责人应写明情况。

4、办公室负责公司电话费及宽网费、光纤使用费的缴纳工作;

5、公司发生的固定电话费、宽网费、光纤使用费，由办公室填制费用报销单，向财务部报销;

6、办公室对各部门通讯费的使用情况进行监督,杜绝公话私用;

7、对于通讯费超支严重又没有合理解释的部门,由办公室开具扣款单，经公司店长批准后交财务部，财务部在当月该部门经理个人工资中扣除;

8、公司报销员工个人手机费的范围、标准由办公室另行制定;

9、有电话补贴的人员应保持24小时手机开通，无故不开机，或故意不接听电话的取消其电话补贴。

12、财务部按标准核定电话补贴,超标准部分不予报销;

六、其他费用的报销

1、其他费用是指公司因工作需要而发生,并且上述条款不包括的费用;

2、对于国家或当地政府有专门规定的应报销的费用，按国家或当地政府规定给予报销;

3、财务部负责对报销单据的审核,对不符合规定的票据有权不予报销;

4、借款人或报销人如有较大金额（2000元以上）的需以现金支付的借款或费用报销单，需提前一天通知财务部，以便财务部做好资金准备工作。

日常购买办公用品由各部门根据实际情况统一申请，并由办公室在规定的时间统一购买。

5、借款人需保证在借款之日起五日内报账还款，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权在其当月的工资及奖金中按同等金额扣除。

七、此制度未涉及事项，暂按店长的意见核定报销，之后由财务部对该制度进行补充及完善;

八、本制度解释权归公司财务部。

借款办法及费用报销流程

一、借款流程

（一）借款人填写借据，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。

其中借款金额大小写需相符，且借据表面不得涂抹。

（二）借款人将填好的借据交由借款人所属的部门主管、部门经理签字；部门主管、部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。

（三）借款人将部门主管、部门经理签字后的借据交由店长（或其指定人）签字后视为财务部可以支付该款项。

（四）借款人将部门主管、部门经理、及店长（或其指定人）签好字的借据交至财务部。

（五）财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。

如有一项签批手续不全，出纳员有权拒付。

二、费用报销流程

（一）报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。

费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。

其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹。

（二）填好的费用报销单需先交由报销人所属部门主管、部门经理审核，部门主管、部门经理应确认各项费用为应该发生，方可签字。

（三）部门主管、部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核，并由最后交店长签字。

财务部审核应本着以下原则：

1、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹；

2、审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符；

3、审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报；（参照费用报销制度）

4、审核签批手续是否齐全。

若以上四条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。

（四）报销人持着部门主管、部门经理复核后的费用报销单交由店长签字审批，董事长签字后视为同意财务部付款。

（五）报销人可将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部，要求出纳员付款。

出纳员看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款，同时，报销人在领款凭证上签字。

如有一项手续不全，出纳员有权拒付。

物资申购审批权限及程序

一、由部门经理负责合理审核所辖部门的申购需求及用量。

1、后厨部：

每日常规时蔬、鱼类、肉类、大米、油等金额在1000元以内由行政总厨审核，将申购单交给财务部采购员即可次日进行购买；金额超过1000元或涉及厨房设备或餐用具购买，申购单先经行政总厨签字后财务总管审核（查询仓库库存情况），财务主管进行批示后报执行总经理批准后方可购买。

2、前厅部：

凡涉及前厅所用设备或摆台餐用具的购买，申购单先经前厅经理签字后报财务主管审核（查询仓库库存情况），财务主管进行批示后报执行总经理批准后方可购买。

3、后勤部：

所购金额在200元以下且为必须购买的，申购单经后勤部总管签字后交财务部主管审批后即可购买；所购金额在200元以上，申购单经后勤部总管签字后报财务总管审核（查询仓库库存情况），财务主管进行批示后报执行总经理批准后方可购买。

4、财务部：

日常办公用品金额在200元以下申购单由财务主管签字，通知文具供货商送货即可；凡是涉及到金额在200元以上或办公设备的购置，申购单经财务主管签字后报执行总经理审批后方可购买；仓库库存若不足常备量，则由库管填写申购单交财务主管、办公室主任审批后通知供货商送货即可。

2、物资采购程序

1、各部门申购单经各级领导审批完毕后，交到财务主管处，由财务主管将申购单交采购员进行采购或通知供应商送货。

2、如遇部门临时电话告知增加物资采购，采购员须向主管领导电话请示，经过同意后方能采购，回来后请相关部门补齐申购手续。

3、每天原材料的采购由一名采购员、一名厨师参加（对质量进行把关）。

三、入库程序：

（一）采购物资入库

1、时鲜蔬菜、鱼肉类：

将物品直接送至厨房，通知库管与后厨主管进行验货收货，采购向库管出示申购单，库管与后厨主管共同查验物品质量，逐一复称并写入直拨单，直拨单上详细列明品名、单位、数量、单价、合价，验货完毕后，由库管开具“直拨单”并经后厨主管、采购员、库管员逐一签字（直拨单一式三联，其中第一联仓库留存和记账依据、第二联交财务记账、第三联给采购作为报销凭证），收货手续完毕。

2、其他物资：

将物资直接送至仓库，通知库管与财务主管进行验货收货，向库管出示申购单，由库管开具“入库单”并经财务主管、采购员、库管逐一签字（入库单一式三联，其中第一联仓库留存和记账依据、第二联交财务记账、第三联给采购作为报销凭证），收货完毕。

（二）供货商送货直拨或入库

1、厨房直拨：

固定供应商由采购根据经过审批的后厨申购单通知送货，库管员到厨房进行收货。

首先核对申购单，检查所送物品数量是否跟申购单上相符，申购单上未列物品拒收；与行政总厨共同查验物品质量，逐一复称并写入直拨单，直拨单上详细列明品名、单位、数量、单价、合价，验货完毕后，库管员、行政总厨、供应商在直拨单上逐一签字（直拨单一式三联，其中第一联仓库留存和记账依据、第二联附送货单交财务记账、第三联给送货单位作为结算货款凭证），收货直拨工作结束，及时登记入账。

2、入库：

（1）物资进库时，仓管员必须凭申购单、送货单、检验合格单（各类设备、油类、洗洁精类、调味品、烟酒类物品，供应商必须提供相关的检验报告、合格证）办理入库手续;拒绝不合格或手续不齐全的物料入库，拒绝只见发票不见实物的现象。

（2）入库时，仓管员必须核对物料的质量、数量、进货日期、生产日期、保质期、包装情况、索证情况、单价、金额等项目，如发现物品质量等不符合要求时，不得办理入库手续。

按照入库时间的先后分类存放做到先进先出，以免贮存时间过长而生虫、发霉。

（3）入库单的填写必须正确完整，供应单位名称，应填写全称。

入库单上必须有财务主管、库管员签字，供应商要在入库单上签名以表确认货物已送到，保证字迹清楚。

（入库单为三联，其中第一联仓库留存和记账依据、第二联附送货单交财务记账、第三联给送货单位作为结算货款凭证）。

（4）烟酒类、燕鲍翅等贵重物品入库必须由三个人共同验货收货：

即后勤总管、财务部主管、库管员三人。

四、领料程序

1、各部门主管凭领料申请单到仓库领取物料，领料单必须由部门主管签字。

2、各类物料出库时，必须办理出库手续，领用物料必须由部门主管（或其指定人员，将指定人员的委托书交库管）统一领取，领料人员和仓管员应核对物品的名称、数量、单价、质量状况，核对正确后方可发料；仓管员应开具出库单，经领料人签字，登记入账（出库单为两联，第一联仓库留存和记账依据，第二联交财务记账）。

3、无论是部门主管还是指定人员都必须凭部门主管签字的领料申请单进行领料，否则仓库拒绝领料。

员工领用物品时，库管应逐一查对领用物品数量的合理性与必备性。

员工领取服装、个人生活用品、劳保用品必须凭财务主管开具的押金收据到仓库领取，库管不用开具出库单，分别用本子登记，并让领取人签字确认，待离职时收回；其他物品必须开具出库单。

员工使用的易损劳保用具（如手套、围裙、袖套）如发生破损，应以旧换新。

各类清洁用具（如扫把、各类拖把等）发生损坏，应以旧换新。

办公用品由财务主管开具领料单到仓库合理领取交出纳员，各部门需要使用时到出纳员处领用，由出纳员作好领用登记，待员工离职时收回。

五、备用金领取及报销流程及注意事项

（一）采购员

1、备用金：

备用金额为2000元，报销完前帐后方可补齐备用金，若前帐未报不得领取；当天采购当天报销（不超过次日早上10:

00）。

2、报销范围：

购买的物资及停车费、加油费、过路费。

3、填写费用报销单据，详细分类注明报销内容、用途、数量、金额，将原始凭证（即库管开具的“入库单”或“直拨单”、付款证明、部门申购单），粘附到已填写好的报销单据背面，并注明所附单据的张数，经相关部门主管、财务主管审核签字后报执行总经理签批后到财务部出纳处进行报销。

4、原始凭证尽量以正规发票来出具（电子产品或厨房设备、办公用品必须索要发票），原则上不允许白条或收据充抵。

5、未经允许擅自采购的物品财务不予报销。

6、采购数量超出申购单数量的财务不予报销。

7、财务报销时以库管开具的“入库单”或“直拨单”的金额为准。

8、采购的物资不符合部门申购要求的库管不予收货且财务部不予报销。

（2）执行总经理

1、备用金：

当需要带领厨师团队外出考察时，填写领款单经总经理签批后到财务部出纳处领取备用金。

2、报销范围：

经总经理批准的带领厨师团队外出考察费用。

3、报销流程：

填写报销单据（索要发票），经后厨主管、前厅经理签字后报总经理审批，审批完毕后到财务部出纳处报销。

（三）各部门主管

1、备用金：

原则上各部门主管无需领取备用金（特殊情况除外）。

2、报销：

因会所业务需要或因工作发生小意外而产生的费用（如外出办事打车、医疗费等），报销单填写完毕后请证明人、部门主管、执行总经理逐一签字后方可到财务部出纳处报销（个人未经领导批准而产生的交通费等不在本报销范围）。

（四）暂支借款

1、各部门因业务需要借支现金时，必须向财务部申请并填写暂支单，说明暂支事由；财务部负责人核实暂支情况后，报主管负责人或执行总经理进行核批，出纳方能给予办理。

3、凡支借现金的部门，暂支款项必须于7天内办理完结手续，未及时办理的将从该个人当月工资收入中扣除暂支金额。

4、本着人道主义，个人在暂支款项时，会所将视情况适当给予个人暂支借款。

但会所将根据个人的工作态度及工作表现、成绩，结合暂支事由进行借支，借支的比例为截止到借款当天的上班天数（必须满一个月）工资的30%，且每人每年最多允许2次。

5、如在规定时间内未向财务部办理完结手续，给会所造成经济损失者，会所将通过法律途径追诉个人法律经济责任。

翠竹湾餐饮会所办公室

2013年6月1日