Word操作技巧系列专题6.docx

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Word操作技巧系列专题6

Word操作技巧系列专题（六）

目录

　　51：

Word2000"自动恢复"探秘

　　52：

让WORD工作效率大增的“独门密技”

　　53：

使用Word2000制作优美印章

　　54：

巧用word2000来处理图象

　　55：

Word制作试卷“卷头”

　　56：

巧用WORD2000编排试卷

　　57：

WordXP运用技巧大派送

　　58：

Word中输入能跟在文字后面显示的拼音

　　59：

Word中轻松输入各式各样的下划线

　　60：

再大些，教会你用Word打印特大字

Word2000"自动恢复"探秘

　　当你使用Word2000编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下，重新启动电脑和Word2000，奇迹发生了--所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。

这就是用了Word2000的"自动恢复"功能的结果。

　　启用"自动恢复"功能

　　要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档，必须先期启用Word的自动恢复功能，步骤如下：

　　单击"工具"菜单中的"选项"命令，系统弹出"选项"对话框。

单击"保存"选项卡，选中"自动保存时间间隔"复选框，在"分钟"框中，输入时间间隔，以确定Word保存文档的频繁程度。

依多数用户之经验，自动保存时间间隔以5～15分钟为宜。

实际上，在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能，并以10分钟为自动保存时间间隔。

　　如果你同时选中了"允许后台保存"复选框，则Word将用后台方式自动保存文档，以便在保存文档的同时，你能够继续进行编辑工作。

　　自动恢复"自动保存"文档

　　在断电或类似问题发生之后，要自动恢复"自动保存"的文档，步骤如下：

　　重新启动Word，则所有在发生故障时处于打开状态的文档都会自动显示出来。

单击"文件"菜单中的"另存为"命令，系统弹出"另存为"对话框。

在"文件名"框中，键入或选定原有文档的文件名，单击[保存]按钮。

如有提示信息出现，询问是否要替换原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。

注意，在退出Word时，所有未保存的自动恢复文件都将自动被删除。

　　手动打开自动恢复文件

　　如果在你重新启动Word2000后，自动恢复文件没有自动打开，则你可以手动将其打开，步骤如下：

　　1、单击常用工具栏中的"打开"按钮，系统弹出"打开"对话框。

　　2、找到包含恢复文件的文件夹，默认情况下，Word2000把自动恢复文件保存在"C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word"文件夹中。

如果你使用的是WindowsNT4.0或其后续版本的操作系统，或者你的电脑上有不止一个活动用户配置文件，则自动恢复文件将保存在"C:

\Windows\Profiles\用户名\ApplicationData\Microsoft\Word"文件夹中。

在"文件类型"下拉列表框中，单击"所有文件"。

每个自动恢复文件都命名为"'自动恢复'保存"，并以.wbk作为其扩展名（在未出故障前，自动恢复文件以.asd为扩展名）。

单击需要的自动恢复文件，单击"打开"按钮。

　　3、单击常用工具栏中的"保存"按钮，系统弹出"另存为"对话框，在"文件名"框中键入或选中已经存在的文件名，单击"保存"按钮。

当有提示信息询问是否覆盖原有文档时，请单击[是]按钮，否则请单击[否]按钮，重新命名文档。

　　无法找到恢复文件原因

　　虽然你已启用了Word2000的自动恢复功能，但你却没有能够找到恢复文件，则可能的原因如下：

　　1、电脑尚未自动保存恢复文件。

　　2、在未进行保存的情况下关闭了恢复文件。

　　3、可能删除了恢复文件，恢复文件的扩展名为.wbk。

　　4、文档可能是主控文档，Word能为单独的子文档创建恢复文件，但无法为主控文档创建恢复文件。

　　5、正在使用"VisualBasic编辑器（VBE）"修改宏。

"自动恢复"功能只为在当前时段所修改的文档创建恢复文件。

如果在Word中打开文档后，只在VBE中进行了修改，那么Word将不会认为该文档发生了更改。

　　最后强调一点，就是"自动恢复"并不等同于正常的文档保存，在使用Word编辑完成文档后，千万不要忘记了使用"保存"命令，对文档进行保存操作，否则后悔药可是不好吃得

QUOTE:

让WORD工作效率大增的“独门密技”

　　你想更精确地选取文章段落吗？

你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？

希望按个键就能输入一长串专用名词吗？

这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！

　　除了Windows外，最需要使用快捷键的场合，莫过于“Office”系列的套装软件了，因为它的操作重复性高，加上界面选单十分繁琐，如果你不善用快捷键，往往会让你事倍功半。

　　而在这套软件中，“Word”又是大家最常用的工具之一，无论是打公文、写报告还是凑情书，都得用它。

因此，笔者特别针对“Word”写了这篇快捷键的活用组合，也希望大家平时多加操练，养成习惯后，你就会发现妙用无穷！

　　这些基本的快捷键适用于大部分应用程序，如Office系列软件、记事本、画笔等，全都能用此省下不少操作时间：

快捷键功能

　　＜Ctrl＞+＜C＞复制

　　＜Ctrl＞+＜X＞剪切

　　＜Ctrl＞+＜V＞粘贴

　　＜Ctrl＞+＜Z＞复原

　　＜Ctrl＞+＜A＞全选

　　＜Ctrl＞+＜F2＞打印预览

　　＜SHIFT＞+＜F4＞跳到下一页

　　＜Ctrl＞+＜F4＞依序关闭打开的文件

　　＜F12＞另存新文件

　　＜Ctrl＞+＜S＞保存文件

　　＜Ctrl＞+＜O＞打开旧文件

　　＜Ctrl＞+＜P＞打印

　　＜Ctrl＞+＜W＞关闭文件

　　当然，笔者重点介绍的还下面这几个“独门密技”：

^_^

　　一、独门密技之一：

选取文章段落

　　＜F8＞功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配＜F8＞键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。

　　当你将鼠标移到文章中，就可以利用＜F8＞键来执行不同的选取动作：

　　1.按一下＜F8＞键：

设置选取段落的起点。

2.连续按两下＜F8＞键：

选取一个字。

　　3.连续按三下＜F8＞键：

选取一串句子。

　　4.连续按四下＜F8＞键：

选取一段。

　　5.连续按五下＜F8＞键：

全选。

　　如果想脱离EXT模式，只要按一下键盘左上方的＜ESC＞键就可以了。

下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选定更精确：

　　1.首先将鼠标移到选取范围的起点。

　　在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。

　　按一下＜F8＞键。

窗口下方会显示“EXT”字样。

　　2.然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。

　　在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。

　　二、独门密技之二：

紧急抢救文件

　　俗话说“天有不测风云”，有时我们用Word工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！

这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。

　　1.首先按“工具”，再按“选项”；

　　2.接着找出Word自动记录文件的位置；

　　按一下“文件位置”标签；

　　点选“自动恢复文件”。

　　按一下[更改]。

　　3.利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：

　　按住鼠标左键不放，拖曳选取“文件夹名称”；

　　按住＜Ctrl＞不放，再按下＜C＞键；

　　按一下[取消]回到Word下。

　　注意：

如果你的Word不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。

　　4.打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。

　　在网址处点一下鼠标左键，按一下＜Ctrl＞与＜V＞键，接着按＜Enter＞。

　　5.Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

　　从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。

　　在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。

　　三、独门密技之三：

自定义常用短语

　　不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、长度又让人抽筋的词句。

如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？

当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。

^_^

　　1.点“插入--自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：

“我爱我的中国”，按回车，再按[关闭]；

　　2.点“工具--自定义--[键盘]”；

　　3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”；

　　4.在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！

否则会造成日后操作上的困扰。

　　按一下指定的快捷键。

如此处选用＜Alt＞与＜Q＞键。

　　按[指定]、[关闭]。

　　5.到此已经大功告成了。

以后只要想用这个词句，按一下指定的快捷键就成啦：

　　按住＜Alt＞键不放，接着再按＜Q＞键，就会出现你刚才输入的长串字句啦！

QUOTE:

使用Word2000制作优美印章

　　在计算机应用等方面的教学及其它日常工作中，常遇到要在文稿中打印出印章的问题。

现将在Word2000中的制作印章方法简介如下：

　　1、用艺术字编辑印章文字

　　单击"常用工具栏"上的"绘图"按钮，弹出"绘图"工具栏，按其中的"插入艺术字"按钮。

在"艺术字库"对话框中选择圆弧形样式，下一步编辑艺术字文字。

比如输入"电脑爱好者协会"。

若章中还有文字的拼音，则要在文字和拼音前打几个空格来把它们分开。

设置好它们的字体、字号（10号左右）、是否加粗等。

按确定后，出现一个弧形艺术字对象，选取中它，出现"艺术字"工具栏，从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。

此时可能还看不到一个完整的圆形或半圆形艺术字。

　　修改方法是拖动艺术字高度的句柄，直到满意的形状为止。

然后还需将艺术字填充色和线条颜色设为红色，环绕方式设为为四周型，有必要还可以调整艺术字文字间距（"艺术字"工具栏上都有相应按钮）。

假如印章文字和拼音使用不同的字体设置，则可分开做成上、下两个半圆形的艺术字对象，再调整它们的大小和位置。

这样印章文字就编辑好了。

　　2、制作印章外形

　　印章外形一般是圆形。

绘制方法是：

单击"绘图"工具栏上的椭圆按钮，同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。

圆的大小根据印章文字的大小来定。

然后将圆的线条颜色改为红色，粗细设为3磅左右，环绕方式为四周型。

另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。

五角星可从自选图中来选取并画出，其线条和填充颜色也设为红色。

其它相关图形可从剪辑库中选取并插入，然后调整大小及四周型的环绕方式。

印章图形就准备好了。

　　3、组合出优美的印章

　　用鼠标拖动印章文字，将其套在图形中间，若位置不准，可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象，五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。

相互间的位置和大小调整完全满意后，用"绘图"工具栏上的选定按钮，全部选定，执?

quot;组合"命令，将它们组合即可。

根据不同情况，按比例整体缩放其大小，这样一个优美的印章就做好了。

QUOTE:

巧用word2000来处理图象

　　谈到word2000，相信各位使用电脑的用户肯定是非常熟悉的了，因为我们在使用电脑的过程中时不时地要用到它。

有用户说，word2000不就是用来处理文字材料的嘛，它还能有什么功能呢？

的确，在一般用户的眼中，word2000好象就成了文字处理的代名词。

然而笔者想提醒这些用户的是，word2000之所以能在文字处理软件竞争空前激烈的局面下，还能占有较大的市场份额，单纯依靠文字处理功能是肯定站不住脚跟的，它肯定还依靠其他强大的功能和自身独特的特点来撑住自己的"门面"。

的确，"不试不知道，一用真奇妙"，word2000编辑软件的功能是越来越强大，操作界面是越来越简洁了。

由于功能太多，笔者不能对此进行一一介绍，现在就以用word2000处理图象为例，来说明一下word2000的强大功能。

　　1、插入普通图像

　　如果我们希望能够在页面中插入一个图片，首先就需要将光标置于要插入图片的位置，然后选择"插入"菜单中的"图片"选项，并执行该选项下面的"来自文件"命令，或者直接用鼠标单击工具条上的"插入文件中的图片"按钮，系统弹出图片选择对话框，在目录栏中选择图象存放的位置，在文件类型栏中选择要插入图象的格式，在文件名栏中选择所要插入的具体文件名，或者直接在文件名栏输入待插入图象的完整路径和文件名即可，最后用鼠标单击"插入"按钮，如图1所示，系统就会在光标处插入一个图像，并将插入的图像显示在图像框内。

　　2、插入艺术字图象

　　在word2000字处理软件中，我们可以随意插入或者设置各种型号的艺术文字图象，利用这种方法可以实现图文混排的效果。

插入艺术汉字时，我们可以先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的地方，然后从菜单栏中用鼠标依次单击"插入"/"图象"/"艺术字"命令，随后程序将打开一个标题为"艺术字库"的对话框，如图2所示：

　　在该图库中我们可以用鼠标单击一个自己喜欢的风格的艺术字，接着程序又将打开一?

quot;艺术字"文字编辑框，在该对话框中，我们可以输入自己需要的汉字内容，并设置好汉字的字体、字号以及其他汉字属性，并单击确定按钮，我们就会在文字编辑区中看到自己希望的艺术汉字了，如图3所示。

　　3、编辑图像

　　图像插入到文件后，我们可以用word2000内置的图象编辑功能对图象进行编辑。

在编辑状态下，用鼠标右键单击图象，在弹出的菜单中选择"编辑图象"命令，这时word2000会打开图象编辑工具栏，同时页面状态由"普通"模式转变为"页面"模式。

在页面模式下，我们可以对图象的一般特征进行调整，也可以对其图象特征进行修改；同时我们可以使用图象编辑工具栏中的各个命令按钮（如图4所示），对图象的其他属性进行修改，例如我们可以调整图形的亮度、对比度，可以控制图象的色彩度，利用裁剪工具可以对图象及其图象的某个部位进行任意剪切，当然我们也可以通过"设置图象格式"命令来调整图象的大小、线型、颜色、版式以及WEB属性进行一些适当的设置，通过"文字绕排"命令可以对图象和文字的绕排等参数进行一些设置。

　　4、输出图像

　　利用word2000处理好图象后，我们可以用鼠标单击菜单栏中的"文件"菜单项，并从弹出的菜单中选择"保存"或者"另存为"命令，随后程序会打开一个保存对话框，在该对话框的目录栏中选择图象要存放的位置，在文件类型栏中选择要保存图象的格式，在文件名栏中输入所要保存的具体文件名，或者直接在文件名栏输入要保存图象的完整路径和文件名即可，最后用鼠标单击该对话框中的"保存"按钮就可以保存文件了，保存后的图像将以位图方式存储在

word

文档中，同时系统只将图像文件的路径和名称存入

word

文档，在下次打开文档时，系统到所记录的路径下打开图像文件。

如果在原定路径下找不到该图像文件，系统将显示信息找不到文件，而在文档中只保留空的图像框和一个示意图。

恢复原定路径下的图像文件后，图像又会正确显示出来。

　　5、调整图象大小

　　在word2000工作编辑区中，我们可以对插入的图象进行更改大小。

更改时，可以先用鼠标选定需要修改的图像框，然后拖动图像框上的缩放点可以调整图象的大小，框内图像的大小随不同的比例尺寸的选择而相应改变。

当然，我们也可以用命令的方式来操作，其具体操作步骤为：

首先单击选中图像框，用鼠标右键弹出快捷菜单，在菜单中选择"编辑图象"命令，接着在弹出的图象编辑工具栏中选择"设置对象格式"命令，程序又会打开一个设置对话框，如图5所示，然后用鼠标再单击一下该对话框中的"大小"标签，并在该标签对应的界面下输入合适的图象大小，最后单击?

quot;确定"按钮即可。

这里笔者要声明的是，拖动图像框角上的缩放点缩放图像时，图像只能进行等宽高缩放。

　　6、改变图像的亮度和对比度

　　通过word2000，我们还可以改变图像亮度和对比度，其具体操作步骤为：

首先用鼠标右键单击目标图像，在弹出的快捷菜单中选择"编辑图象"命令，然后在弹出的图象编辑工具栏中选择"增加对比度"命令来提高图象的对比度，通过"降低对比度"命令来减少图象的对比度，通过"增加亮度"按钮来增加图象的亮度等，当然我们也可以在如图5所示的设置对话框中，选择"图片"标签，并在该标签的设置界面下，输入合适的对比度和亮度参数，或者直接移动控制亮度和对比度的滑块进行调整，最后点击"确定"按钮即可。

QUOTE:

Word制作试卷“卷头”

　　放寒假了，几个当教师的朋友来家中玩，看到我正在用电脑制作图片，于是就向我请教一个问题：

“我们经常用电脑编辑试卷，那个密封装订线及里面的内容（如图4）不知道如何制作。

”“你们通常用什么字处理软件编辑试卷？

”“WORD呀。

”“可以用插入文本框的方法来制作。

”我一边回答一边启动了WORD2000。

　　1、在一个新文档中，执行“文件→页面设置”命令，在随后弹出的“页面设置”对话框中，根据需要设置好页面的大小。

　　2、执行“插入→文本框→竖排”命令，然后在文档中拖出一个文本框，并将文本框长度调整为页面高度（或纸张高度也可），宽度根据需要调整。

　　3、在文本框中进行下述操作：

输入“姓名：

”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“学校名称：

”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“准考证号：

”→按工具栏上下划线按钮→空格（注意：

具体文字内容、空格的间距及文本的对齐方式等等根据具体情况输入并调整）。

　　4、选中上述输入的内容，右击鼠标，选“文件方向”选项，打开“文字方向”对话框（如图1），选中“中部靠左边的一个选项，确定退出。

　　5、选中文本框，执行“格式→文本框”命令，打开“设置文本框格式”对话框（如图2），在“文本框”标签中按“转换为图文框”按钮（此步关键），在随后弹出的对话框中直接按“确定”按钮。

　　6、再次选中文本框（此时应该是图文框了），执行“格式→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框（如图3），在“边框”标签中，先选中“设置”下面的“自定义”选项，再按预览区域中的三个边框设置按钮各一次（只保留一个不按，如图3），“确定”退出。

　　7、最后一次调整文本框的大小、位置及文字对齐方式（文本框可以放置在页边处）。

　　8、再插入一个竖排文本框，输入“密封装订线”字样。

再选中该文本框，右击鼠标，选“设置文本框格式”选项（执行第5步的命令也可），再随后弹出的“设置文本框格式”对话框（如图2）中，点击“颜色和线条”标签，将其中的“线条”颜色设置为“白色”后确定退出。

并调好该文本框的大小、文字间距和对齐方式，然后将其定位于紧靠前一个文本框的右侧。

　　友情提醒：

在调整文本框的位置时，按住“Ctrl”键的同时按方向键可以进行微量调整。

　　至此，一个漂亮的试卷“卷头”制作完成（如图4）。

QUOTE:

巧用WORD2000编排试卷

　　用电脑来编排、打印试卷已成为学校常规工作的重要组成部分。

编排好的试卷，不仅美观实用，而且是制作题库和CAI课件的好素材。

Word2000以功能强大、简单易用、稳定性高而被广大教师广泛使用。

本文着重谈谈在编排试卷时发挥Word2000特长的一些技巧。

一、输入符号和公式

　　编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。

我从实践中总结了以下三种快捷的方法：

　　1．定义公式编辑器的快捷按钮。

　　如果使用公式编辑器较为频繁，则可以将公式编辑器定义成快捷按钮，每次运行时只需要单击快捷按钮即可。

操作过程如下：

（1）单击【工具】菜单中的【自定义】命令。

（2）打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡，单击【新建】按钮，弹出【新建工具栏】对话框，在【工具栏名称】编辑栏中输入工具栏名称，如输入“公式”，然后单击【确定】按钮，这时屏幕上出现了【公式】工具栏。

　（3）打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡，在【类别】列表框中单击【插入】项，在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】，单击左键并拖到【公式】工具栏内，然后单击【关闭】按钮，这时屏幕上出现了一个【公式】的快捷按钮。

　　在以后的试卷编排中，如要输入符号和公式，随时单击这个按钮即可。

当然，也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。

　　2．使用公式域。

　　要想快速输入公式，可用快捷键Ctrl+F9来插入域。

下面以和为例说明用快捷键插入分式和根式。

在要输入的位置，按组合　　键Ctrl+F9,文中就会出现一个带灰色底纹的“{　}”,在其中输入“eq\f（1,3）”，“{eq\f（1,3）}”是的域代码，其中eq是域类型，代表公式域，\f是产生分数的开关。

Ｓhift+F9是切换显示结果与域代码的快捷键。

一定要注意，eq后要有一个空格。

　　输入方法同上，只要把域代码换为“{eq\r（3）}”即可。

　　公式域的开关可以组合使用，例如的域代码是“{eq  \f（\r（3）,3）}”。

　　用域来生成分数和根式，只占用了很少的系统资源，速度比“公式编辑器”快得多。

使用熟练后能用键盘快速输入，勿须交替使用键盘和鼠标。

　　3．建立自动图文集。

　　“自动图文集”是提高输入速度的又一法宝。

那些经常用到的符号和公式可以为它们定义“自动图文集词条”，以后仅须输入词条名就可方便调出它们。

　　例如，数学试卷中经常用到“”，那么先用上文的办法输入，然后选定它，单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令，在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称，如输入“qggs”，然后单击【添加】按钮，一个新的“自动图文集词条”就创建　　好了。

以后，当要输入“”时，先输入“qggs”，然后按一下功能键Ｆ3就可以了。

二、加入隐藏的答案

　　如果能在试卷中加入参考答案和一些注解，对今后选用试题更有参考价值。

一般来说，带答案的试卷仅供教师参考，在Ｗ”格式来隐藏答案。

　　先输入试题的答案，然后选定它，单击【格式】菜单中的【字体】命令，在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框，最后单击【确定】按钮，所选文字就被设为“隐藏文字”了。

也可以用快捷键“Word2000的默认设置是既不显示、也不打印“隐藏文字”。

　　若要显示隐藏文字，在“格式”工具栏上单击“显示

　　若要打印隐藏文字，从【文件】菜单中选择【打印】命令，单击【选项】按钮，然后选中【隐藏文字】复选框，然后单击【确定】按钮。

三、建立试卷模板

　　同一类型的文档往往具有相同的格式和结构，使用“模板”可以大大加快创建新文档的速度。

如中学数学试卷的结构大都是以中考或高考为模式的，每一份试卷的整体框架和每道题的答题要求、分值以及试卷的排版格式都是大同小异，调用包含这些信息的模板来编排试卷就省事多了。

　　创建模板的方法有以下两种：

　　1．从已有试卷创建模板。

　　先打开一个已排好版的试卷文档，从【文件】菜单中选择【另存为】命令，在【保存类型】对话框中选择【文档模板】

　　2．新建一个模板。

　　从【文件】菜单中选择【新建】