自考公文写作与处理串讲资料.docx

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自考公文写作与处理串讲资料自考公文写作与处理串讲资料09年自考公文写作与处理串讲资料第一章公文第一节公文概述一、什么是公文：

即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

其含义：

1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织2）公文形成的条是行使职权和实施管理3）公文是具有法定效力和规范体式的文书4）公文是进行公务活动的重要工具二、公文的产生与发展1、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。

公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。

2、公文的发展阶段：

恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志原始社会：

结绳记事；商代后期：

甲骨文书是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：

设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；尚书是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：

令、咨、呈、示、状五种。

汉代以前，我国文书的载体材料一般为：

金石、青铜、竹木、谦帛等直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。

三、文书、文件和公文1、文书：

可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。

最早出现于西汉。

2、文件：

出现于清末。

广义上说：

它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。

狭义上说：

文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。

3、公文：

是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。

出现于东汉末年和三国时期。

4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。

第二节公文的特点与作用一、公文的特点：

1）有法定的作者2）有法定的权威3）有特定的效用4）有规范的体式5）有规定睥处理程序法定作者：

是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

行文单位：

能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

公文的制发：

经过起草、核稿、签发等程序。

公文的签收：

签收登记、分办、批办、承办、催办等。

二、公文的作用：

在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。

公文作用：

1）领导与指导作用2）行为规范作用3）传递信息作用4）公务联系作用5）凭据记载作用第三节公文的分类与名称一、公文的分类：

1、公文的分类按公文来源划分：

1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。

要与之联系的针对机关的文件。

2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。

3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件2、按公文的行文关系划分：

1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文（函）3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复）3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：

1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告4、按公文的制发机关性质划分：

1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章（分为三种：

法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。

3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。

5、按公文内容性质与作用来划分：

1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文，如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。

2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

6、按文件的缓急程度划分：

1）急件（两种：

特急件、急件）2）平件；按文件的使用范围划分：

1）通用文件2）专用文件3）技术文件；按文件的发送目的划分：

1）主送件、抄送件2）批转件、转发件；按文件的处理要求划分：

1）需办文件（办件）2）参阅文件（阅件）；二、公文的名称：

统称文种。

它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

公文文种的确定：

1）公文机关的权限2）发文机关和收文机关间的关系3）发文的具体目的和要求1、1993年11月21日国务院办公厅国家行政机关公文处理办法12类13种命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了中国共产党机关公文处理条例，规定党的机关公文文种有14种：

决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要3、2000年8月24日，国务院发布了新的国家行政机关公文处理办法现行公文文种13种：

1）命令（令）2）决定3）公告4）通告5）通知6）通报7）议案8）报告9请示10）批复11）意见12）函13）会议纪要第二章公文写作第一节公文写作概述一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

起草初稿：

是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。

讨论修改：

是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。

公文的起草的组织可分为：

1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。

2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文二、公文质量主要体现在两方面：

1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强

（1）政策性强：

就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。

（2）针对性强：

就是要求有的放矢，切中要害。

（3）科学性：

就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。

2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

结构严谨：

是指章法问题、布局谋篇的问题。

要示：

主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。

语言精当：

是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。

既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。

行文规范：

是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。

2、公文效用：

是指公文对机关公务活动所起的作用。

公文效用所起的作用：

领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

三、机关领导要亲自动手撰写重要公文领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。

第二节公文写作的特点和要求一、公文写作特点：

1）被动写作遵命性强2）对象明确针对性强3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强5）急迫之作时限性强6）讲究格式规范性强二、公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：

1）要保证公文内容在政治上的正确性2）要实事求是，在业务上符合客观规律3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。

5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：

公文文体、结构、附加标记和文件格式。

程序：

交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。

第三节公文写作步骤与方法一、公文写作的步骤：

1）明确发文主旨公文的中心内容是什么子根据公文内容，准备采用什么文种要明确公文发送范围和阅读对象明确发文的具体要求2）收集有关材料收集、阅读和研究有关的文件材料深入下去，收集有关的实际材料a收集有关材料要求：

真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4）认真起草正文（导语、主体、结束语）5）反复检查修改二、正文起草步骤：

1）把握公文主题，选好用好材料；2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见；4）文字表述要简练，交代问题要清楚三、公文的修改有以下几方面：

1）关于主题的修改：

看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。

2）关于观点的修改：

观点是否正确，表达有无问题。

3）关于材料的修改：

材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。

4）关于结构的修改：

包括：

1、公文总体结构的修正2、起承转合的调整3、层次位置的改变4、详略的更动公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。

5）关于语言的修改：

准确、鲜明、精练、生动四、公文写作人员修养重要性与体现和途径：

1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。

体现：

1）政治素质好：

明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。

严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。

政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面；5）有较好的文字功底.途径：

1）与时俱进勇于创新不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒第三章公文的体式与搞本第一节公文的体式一、公文体式概述公文的体式是指：

公文的文体、结构要素及在格式上的安排。

公文体式作用：

为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。

二、公文的文体公文的文体：

是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

公文的文体具有应用文体的一般特点：

实用性、严肃性、程式性。

1、公文的表达方式：

是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。

主要有：

叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。

如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。

（公文叙事与一般记叙文的不同：

1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。

2、主要是顺叙3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。

说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。

（说明的主要方法有：

1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。

2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。

3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。

4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。

5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。

6、图表说明7、引用说明8、分析说明）3）议论，是义事说明把道理说清楚。

（议论的要素：

1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。

2、论据，是证明论点真实性的根据。

3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。

论点、论据、论证三者间的关系：

论点是统帅，回答“要证明什么”的问题是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。

分三类：

一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。

）三、公文的语言特点：

1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求）2）简明：

用最少的文字表达尽可能多的内容。

3）庄重：

指公文用语必须讲究庄严、郑重。

4）得体：

指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

得体的基本要求：

是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸；是要多运用公文的专用语。

四、公文中的常见词语：

1）特定用语它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。

包括：

1、端用语用于表示行文目的、休养所与原因的。

如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。

2、引叙用语在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。

3、经办用语表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。

4、称谓用语用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。

5、期请用语用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。

6、表态用语用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。

7、综合用语对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。

8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。

8、过渡用语在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。

（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。

10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。

）2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。

3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。

5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。

引用名人名言；引用古书上现成语句；引用党和国家领导机关重要文件中的语句。

第二节公文的构成要素与书面格式一、公文的构成要素（公文的组成部分）：

发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。

二、公文的书面格式公文的书面格式：

指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。

是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

公文的眉首部分包括：

1）公文份数序号：

将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）规定带有密级公文要编制份数序号位置：

位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。

其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐2）密等级和保密期限：

是指公文秘密程度的一种标志。

分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。

标注方法：

在密级与时限中间加“”。

如“秘密六个月”、“绝密长期”。

位置：

位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。

保密时限：

一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。

绝密：

是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密：

是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

秘密：

是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

3）急程度：

是对公文送达和办理的时间限度。

（包括：

特急和急件，电报分为：

特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。

时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。

）4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

位置：

发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。

字体选长宋体。

使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。

、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

5）发文字号：

指由发文机关编排的文件代号。

（由发文机关代字、年份（加六角括号）和序号组成）发文字号作用：

1）统计发文的数量，便于公文的管理2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

编排发文字号要力求准确、稳固、系统。

位置：

有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：

“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。

6）签发人：

在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。

一般供上行文使用。

位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行公文主体部分包括：

1）公文标题，：

由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：

1、省略公文机关名称2、省略事由的3、机关名称和事由同时省略的）2）主送机关，：

指主要受理公文的机关。

也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

（一般有三种情况：

1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。

2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。

3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。

3）正文：

是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

可分为：

导语（导语写作有：

1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。

2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。

3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。

正文主体一般要求：

1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。

结束语，正文的结尾4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，应在正文下一行加以标识形式有：

图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。

位置应于正文左下方，公文生效标识上。

注明附件材料名称及件5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。

（年、月、日要写全-用汉字）位置应标注在发文机关署名下方。

不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。

注意事项：

（1）一般情况下，以领导人签发日期为准。

（2）经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。

（3）法规、规章类文件以批准日期为准。

（4）两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

（5）一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。

6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。

（1）单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）

（2）联合行文印章（3）关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明用调整行距和字距的方法处理7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。

应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。

公文的版记部分：

1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。

位置：

位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。

最多不超过五个主题词。

主题词作用：

1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：

一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的国务院公文主题表共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。

主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。

词表分三个层次。

第一层是对主题区域的分类。

第二层是类别词。

第三层是类属词。

注意事项：

（1）必须在公文主题词表中选用主题词。

（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。

（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。

（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

（抄送机关要掌握的原则：

抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。

向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。

向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。

一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。

受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

）位置：

位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

位置：

位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。

然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。

印制单位：

一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。