办公室日常管理制度.docx
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办公室日常管理制度
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办公室日常管理制度
目录
第一条办公秩序……………………….
第二条考勤休假制度
第三条办公室用电安全
第四条档案管理
第五条印鉴管理
第六条办公用品管理制度
第七条调动管理
第八条绩效考评
第九条辆管理制度
总则
1.为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好地企业文化氛围。
2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章质度、办公室用电安、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。
第一条办公秩序
（一）基本准则
1.不得大声喧哗、大闹，不许利用计算机、手机等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚。
2.个人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知办公室进行更新，若有急事须及时回复，以免耽误工作。
3.保持办公区域环境清洁：
不得在办公室区域内吸烟；不得在办公区域内堆放纸箱、书本或其他杂物；不乱扔杂物、随地吐痰；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。
4.不得在公司电脑上玩游戏。
5.不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容。
6.未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随意传阅泄密。
7.不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件。
8.饮食：
非就餐时间不得吃东西。
9.不得利用工作时间和/或公司设备干私事。
10.不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言。
11.下班后，整理各自区域办公设备（电器关机、切断电源；文件整理整齐），最后离开工作区域的同事负责检查电源（电灯、电脑、空调等设施），门、窗是否关闭；如有未关闭的情况，及时整改。
12.办公区域内禁止焚烧杂物或使用明火，不得自行安装或乱拉电线，防止失火。
13.办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出。
14.来客来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室。
15.在办公区域内员工手机应调整为轻声铃音，避免个性铃声打扰其他人员工作。
16.办公桌面每日下班前各自进行整理，保持桌面整洁、卫生，办公用品摆放整齐。
（二）服务规范
1.仪表：
员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服装整洁、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、短裤；女士不能穿吊带装、超短裙等；男士不能留长发、长指甲、面容不清洁等等）。
2.微笑服务：
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑答应，切不可冒犯对方。
3.用语：
在任何场合用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4.现场接待：
1）遇到客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间，办公室内应保证有人接待；2）原则上公司不允许在办公室接待亲友。
如特殊情况，经经理同意，可在不影响公司正常营业的情况下，在接待室或会议室进行。
5.电话接听：
接听电话应及时，一般响铃不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的支援应主动接听，重要电话做好接听记录（包括：
时间、地点、任务、事件，是否恢复等），严禁占用公司电话时间太长。
第二条考勤和休假制度考勤管理
（一）考勤
工作时间公司每周工作六天，员工每日正常工作时间为7.5小时。
其中：
周一至周五：
上午，8：
00－12：
00；下午:
14：
30－18：
00为工作时间；周六日轮休。
实行轮班制休息时间,经经理审查后实施。
1．所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度.
2．迟到、早退、旷工
3．迟到或早退30分钟以内者，每次扣发薪金10元。
4．30分钟以上1小时以内者，每次扣发薪金20元。
5.超过1小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理
6．月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。
旷工一次扣发一天双倍薪金。
年度内旷工三天及以上者予以辞退。
（二）请假、事假
1．病假
员工病假须于上班开始的前30分钟内，即8：
30－9：
00致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上班后须补区、县级以上医院就诊证明。
员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。
2．事假
紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，其余请假均应填写《请假单》，经权责领导核准，报人事办公室备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。
事假期间不计发工资。
请假三天以内由直接经理审批，三天以上十天以内由王总审批，十天以上集团总部员工由人力资源部审查、王总审批，子公司员工由所在公司人事主管部门审查、王经理审批。
（三）加班
1．加班应填写《加班单》，经负责人批准后报办公室备案，否则不计加班费。
加班工时以考勤时间为准，统一以《劳动合同》约定标准为基数，以天为单位计算。
2．人事部门负责审查加班的合理性及效率。
3．公司内临时工、兼职人员、部门主管（含）以上管理人员不计算加班费。
4．公司实行轮班制的员工及驾驶员加班费计算办法将另行规定。
5．考勤记录及检查，考勤负责人需对公司员工出勤情况于每月五日前（遇节假日顺延）将上月考勤予以上报，经领导审核后，报财务部门汇总，并对考勤准确性负责。
6．财务部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。
检查分例行检查（每月至少两次）和随机检查。
7．对于在考勤中弄虚作假者一经发现，给予100元以上罚款，情节严重者作辞退处理。
第三条办公室用电安全
（一）公用区域用电安全
计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关。
下班后请自觉将办公室电灯关闭。
（二）公共电器用电安全
复印机、打印机等电器用完后请自觉关机，防止意外事件发生同时节约用电，节约能源。
（三）个人使用电器设备
下班后，计算机关机，显示器关闭；请保持电源插座附近的清洁、远离水源。
第四条档案管理
（一）归档范围：
1．公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2．管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
3．档案的借阅与索取：
总经理、副总经理、总经理办公室人员借阅非密级档案可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。
借阅档案必须爱护，报持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
（二）档案的销毁
1．任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁。
一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3．经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。
第五条印鉴管理
1.公司印鉴（公章）由/办公室负责管理。
2.公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。
3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。
4.公司不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需开具，必须经主管副总经理签字方可开出。
同时/办公室备案。
5.公司财务章由财务保管，只限于财务部处理财务事务使用。
6.公司业务章由总经理指定专人管理，只限于业务往来事务处理使用。
7.公司人事章由行政人事部保管，只限于处理人事行政事务使用。
8.盖章后出现的意外情况有批准人负责。
第六条办公用品管理制度
（一）目的
为规范办公用品的管理，特制定本制度。
（二）办公用品种类
本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：
1.消耗品：
铅笔、刀片、浇水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、订书针、中性笔等。
2.管理消耗品：
签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等；
3.管理品：
剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算机、印泥、打印台等。
（三）办公用品的管理办法
1．办公用品分为个人领用和部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品，如笔、笔记本等，“部门领用”系本部门共同使用的用品（由部门指定责任人），如：
电脑、打印机等。
2．消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
领用管理基准（如圆珠笔每月发放一只），可随部门或人员调整发放时间。
3．管理消耗文具应限定人员使用，自第二次领用起，必须以旧换新，但消耗品不在此限。
4．管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失由部门或个人赔偿或自购。
5．办公用品的申请应于每月25日由各部门提出“办公用品申购单”，交办公室汇总，领用时分别登记，并控制文具领取状况。
6．办公用品严禁取回家私用。
7．采购人员可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌情库存情况采购，特殊办公用品办公室无法采购的可以经办公室同意授权各部门自行采购。
8．新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，到办公室领取，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室；
9．印刷品（信纸、票据）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管；
（四）名片管理
公司名片格式统一由办公室委托供应商印制。
第七条调动管理
（一）调动管理
1．部门填写《员工内部调动通知单》，由调出及调入部门负责人双方同意并报人事部门经理批准，部门经理以上人员调动由总裁（子公司由总经理）批准。
2.批准后，人事部门应提前以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。
3.普通员工须在三天之内，部门负责人在七天之内办理好工作交接手续。
4.员工本人应于指定日期履任新职，人事部门将相关文件存档备查，并于信息管理系统中进行信息置换。
5．人事部门将根据该员工于新工作岗位上的工作职责，对其进行人事考核，评价员工的调动结果。
（二）辞职管理
1.公司员工因故辞职时，本人应提前三十天向直接上级提交《辞职申请表》，经批准后转送人事部门审核，高级员工、部门经理以上管理人员辞职必须经总裁批准。
2.收到员工辞职申请报告后，人事部门负责了解员工辞职的真实原因，并将信息反馈给相关部门,以保证及时进行有针对性的工作改进。
3.员工填写《离职手续办理清单》，办理工作移交和财产清还手续。
4.人事部门统计辞职员工考勤，计算应领取的薪金，办理社会保险变动。
5.员工到财务部办理相关手续，领取薪金。
6.人事部门将《离职手续清单》等相关资料存档备查，并进行员工信息资料置换。
（三）辞退管理.
1.部门辞退员工时，由直接上级向人事部门提交《辞职申请表》，经审查后报总裁批准。
2.人事部门提前一个月通知员工本人，并向员工下发《离职通知书》。
3.员工应在离开公司前办理好工作的交接手续和财产的清还手续；员工在约定日期到财务部办理相关手续，领取薪金和离职补偿金。
4.员工无理取闹，纠缠领导，影响本公司正常生产、工作秩序的，本公司将提请公安部门按照《治安管理处罚条例》的有关规定处理。
5.人事部门在辞退员工后，应及时将相关资料存档备查，并进行员工资料信息置换。
第八条绩效考评
（一）考评目的
1．通过对员工能力、努力程度以及工作业绩进行分析评价，把握员工工作执行和适应情况，确定人才开发的方针政策及教育培训方向，合理配置人员，明确员工工作的导向。
2．保障公司高效运行。
3．充分发挥激励机制作用，实现公正合理及民主管理，激发员工工作热情，提高工作效率。
（二）考评原则
1.以绩效为导向原则。
2.定性与定量考评相结合原则。
3.公平、公正、公开原则。
4.多角度考评原则。
（三）考评周期
1.月度考评：
月度考评的主要内容是本月的工作业绩和工作态度。
月度考评结果与工资直接挂钩。
生产人员进行月度考评。
2.季度考评：
季度考评的主要内容是本季度的工作业绩和行为表现。
季度考评结果与下一季度的月浮动工资直接挂钩。
第四季度直接进行年度考评。
事务人员、营销人员、技术研发人员、管理人员（高层管理者外）进行季度考评。
3.年度考评：
年度考评的主要内容是本年度的工作业绩、工作能力和工作态度，进行全面综合考评，年度考评作为晋升、淘汰、评聘以及计算年终奖励的依据。
公司所有员工均进行年度考评。
（四）考评程序
相关考评者对被考评者提出考评意见，办公室将考评结果进行汇总，并报考评委员会审批，由被考评者的直接上级将审批后的考评结果反馈给被考评者，并就其绩效和进步状况进行讨论和指导。
人事部门将考评结果归档，同时用于计算绩效工资及奖金。
（五）结果分级
考核等次分为五级，分别是优、良、中、基本合格、不合格。
隔级上级根据所管部门人员数综合考虑,确定考核等次,但“优”不得超过分管总人数的10%,“优”与“良”之和不超过分管总人数的30%。
等级：
优、良、中、基本合格、不合格
得分90分以上80-89分70-79分60-69分60分以下
（六）结果使用考评结果可作为以下几类人事工作的依据
1.职务晋升：
年度考评为优或连续两年年度考评为良的员工，优先列为职务晋升对象。
2.职务降级：
年度考评一次不合格或连续两年基本合格的员工给予行政降级处理。
3.工资晋升：
年度考评为优或年度考评连续两次为中等以上的员工，在本工资岗位级别内晋升档次。
4.降档：
季考评连续两次不合格的人员进行工资降档；年终考评结果不合格或连续两年年度考核基本合格的进行工资降档。
5.培训：
根据绩效统计分析结果，制订培训规划，有重点、有针对性地开展培训
6.职业发展指导：
根据绩效统计分析结果及双向沟通，修正员工职业发展设计。
（七）申诉及处理
被考评者对考评结果持有异议，可以直接向管理委员会申诉。
管理委员会在接到申诉后，一周内必须申诉的内容组织审查，并将处理结果通知申诉者。
第九条辆管理制度
根据公司对车辆使用管理的要求,以及目前公司车辆的使用情况,为更好的对车辆进行管理和油费控制。
（一）公务用车制度
1.在平凉市内公务用车时，直接由办公室调派即可。
同时情况下如有两方需同时使用车辆，同线路时可合并使用。
2.在平凉市外公务用车时，必须填写《公务用车申请单》说明用车事由、地点、时间经各部门批准后，由办公室调配安排。
在外地公务用车所产生的费用，由用车人自行先垫付，回公司凭发票报销。
3.公务出行，近距离的，非考虑安全因素或者急迫的，在公共汽车等能达到的地方，要优先使用公交车等公共交通系统。
尤其是不能因为公司没有安排公车就不去办理或拖延办理公务。
4.在公共汽车不到达的地点，事情紧急，公车又调派不过来时，经上级领导同意，可以乘坐出租车，凭乘车发票实报实销。
5.凡外出乘用公车以外的出行方式，都应填写《人员外出单》，并凭此单作为报销凭证。
6.车辆驾驶，原则上由专职司机驾驶，对于特殊情况需要自己驾驶时，必须经总经办批准。
7.车辆驾驶者必须遵守交通规则，安全驾驶，严禁酒后开车。
由于违反交通规则（包括不按要求停车）导致的交通事故、违章处罚、损毁、失窃等，应由驾驶者负全部责任。
8.公务用车不得擅自开回家，公事办完后车辆必须将车停放在公司大院内，钥匙交还办公室，第二天上班再从办公室处拿钥匙。
不得因私使用车辆。
9.车辆因私使用时，如有交通电子违章或交通事故记录，处罚时由本人承担。
（二）车辆维修及保养
1.车辆维修和保养应提前告知办公室。
2.车辆维修所产生费用在100元以下，需经过办公室允许后,在办公室专人陪同下进行维修。
100以上必须填写车辆维修申请单，告知办公室,经领导批准后，在专人的陪同下进行维修。
（注：
报销时需附修车单明细）
3.司机应保持每天车辆内外的整洁，要定期检查车辆状况，并处理好简单的车辆故障。
（三）司机管理制度
1.司机平时要注意车辆的保养，经常检查车辆，确保车辆正常行驶。
（注：
车辆停放时，车头必须朝外）
2.每次出车前必须填写好《行车记录》，每月末上交总经办审查。
要例行检查车辆的水、气压、油及其它性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。
3.司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
车内不准吸烟，不准开疲劳车，不准酒后驾车，不准超速行驶。
4.上班时间司机未被派出车的，应到指办公室或车内等候出车。
不准随便乱窜其他办公室。
5.司机对办公室的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。
对工作安排有意见的，事后可向办公室反映。
6.司机出车执行任务时，遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知办公室并说明原因。
7.下班后，应将车辆停放在公司大院内，不准私自用车。
8.司机在出车的情况中，如有电子违章记录，要及时自行处理.
9.司机未经办公室批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶（一经出任何事情，后果自负）
10.司机休息应遵守28天上班时，双休若无工作，可照常休息。
加班填写加班申请单，超出28天，按正常制度调休。
（四）车辆日常管理和费用管理
1.车辆日常管理
公司车辆由综合办公室建立车辆档案。
指定专职人员记录车辆信息，以便于对车辆维修保养、年检保险等事宜的统一管理。
指定专职人员对车辆信息维护管理，并及时处理维修、保养、年检、保险等事宜，保证车辆能够满足正常使用。
车辆实际使用人对车辆日常安全、保洁、保养维修负责，并需要配合综合办公室指定专职人员进行车辆管理工作。
2.车辆费用管理
（1）加油费：
每次需加油时,事先提出申请，并附交上周期的车辆行驶里程和使用情况说明，同时确保加油记录与车型相匹配。
因特殊情形确需临时现金加油的，在出具合理说明情况后，方可报销费用。
（2）保养维修：
需要保养维修时，提出保养维修申请，到专业汽修单位妥善保养维修。
（3）过境费：
采用一事一报方法，及时报销过境费。
（4）罚款：
因公驾驶公司车辆的员工，应该遵守交通法规，如因违法违章导致的扣分罚款，无特殊原因情况下，由驾驶者自行承担。
（5）司机出差补助：
按照公司员工统一补助制度办理。
（六）其他事项
1.公司员工驾驶车辆要遵守国家的交通法律法规，严禁无驾驶执照的员工在任何情况下驾驶公司车辆，车辆使用责任人有义务劝阻。
因违反交通法律法规造成的事故损失，驾驶者承担赔偿责任。
2.发生交通事故，车辆使用人员应该按相关法律法规和保险条款操作，挽回或减少损失。
平凉中力新能源甲醇出租车有限责任公司
2015.4.28
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