接待方案最全版.docx
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接待方案最全版
**会务活动接待方案
为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。
第一部分基本情况
一、会议概况、日程
（一）活动主题
（二）活动地点
酒店
（三）活动日期
6月29日--7月1日具体安排如下：
6月29日陆续入住签到；
6月30日
7月1日
二、领导、嘉宾及参会代表情况
（一）评委及嘉宾名单
负责人：
-1-
表一国际竞赛评委及其随行人员名单
序
评委
评委
随行人员
号
姓名
简介
情况
1
2
3
4
表二论坛峰会嘉宾及其随行人员名单
序
评委
评委
随行人员
号
姓名
简介
情况
1
助理1
人
2
3
助理1
人
4
5
助理1
人
（二）集团领导及政府领导名单
负责人：
1.集团领导名单
公司参会领导及其顺行人员，预计3人。
2.政府领导名单
（1）
-2-
①市级单位参会领导
②区级参会领导
③专家学者
④主办单位领导
（2嘉宾名单①市级单位参会部门②区级单位
Ⅰ参会领导
Ⅱ参会部门
③专家学者
④主办单位领导
（三）参赛团队人员名单
表三参赛单位及人员名单
序号
单位
人员
人数
1
3人
2
人
3
人
4
人
5
人
目标人数:
21人（以实际入住为准）
-3-
第二部分筹备工作
一、工作任务
自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离
开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、
全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。
二、接待原则
（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。
对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。
（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，
让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。
三、工作分组
（一）接待组：
总负责人：
1.住宿接待组：
-4-
组长：
组员：
工作职责：
①明确房间分配表：
房间号、房间数量、对应人员；
②负责检查客房设施设备是否完好；
③负责在酒店做好迎接来宾服务；
④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门
口（会提供贵宾名单）；
⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；
⑥协助办理退房服务。
2.膳食组：
组长：
组员
工作职责：
①明确用餐人员数量、用餐地点；②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用
餐安全问题；
③负责清点餐券数量，并分发餐券；
④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；
⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；
3.交通调度组：
-5-
组长：
组员：
工作职责：
①明确开车人员和对应车辆；
②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；
③负责来宾的机场接送服务；
④负责会议期间来宾的用车服务；
⑤保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。
4.机票预定组组长：
组员：
工作职责：
①明确嘉宾与评委往返行程；
②预定嘉宾与评委往返行程机票；
（二）会务组
总负责人：
1.信息收集组组长：
组员：
工作职责：
①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；
-6-
②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和
需求。
③负责收集招采部汇总的信息
④负责收集营销部汇总的信息
⑤负责收集设计部汇总的信息
2.会议报到组：
组长：
组员：
工作职责：
①设置签到处，负责参会人员签到；②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入
座；
③负责分发会议相关资料、伴手礼等；④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供签到信息。
3.会场控制组：
组长：
组员：
工作职责：
①负责会议现场布置；（全员）②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员）
-7-
③负责把控整个会议进行过程；（全员）
④负责对接媒体代表；（任俊颖）
⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君）
⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；
⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。
4.嘉宾评委领导服务组：
组长：
组员：
工作职责：
①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等
②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方
③协助嘉宾与酒店的对接④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等（三）协调组：
总负责人：
1.专家评委协调组：
组长：
组员：
工作职责：
全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落
-8-
实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预
定、会议协调等。
2.竞赛团队协调组：
组长：
组员：
工作职责：
全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系
四、工作职责
负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。
具体负责：
（一）负责活动期间的会务安排及接待工作。
（二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。
（三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。
（四）负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。
（五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜。
（七）组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。
-9-
（八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。
（九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。
（十）配合完成其它工作任务。
五、工作要求
（一）向服务人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位服务人员知道、理解服务目的。
（二）布置接待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。
（三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。
（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。
六、服务亮点
（一）贴身贴心服务
1.礼仪服务
（1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨的服务氛围。
（2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求，并及时解决。
-10-
（3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周到的咨询服务。
（4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一般的温馨。
2.车辆服务
（1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。
（2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示
牌.画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会议浓烈氛围。
（3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉
宾得到放松和休息。
（二）高素质高标准
1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，
配合四周指示、导示系统，营造氛围，全面展示公司的良好形象。
2．一对一服务。
礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、
咨询讲解等服务。
（三）人员培训
6月25日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有
针对性的专业培训，做好协调指导工作。
1.培训内容
-11-
标准礼仪规范培训：
（1）仪容仪表：
着装，妆容；
（2）形态培训：
微笑、站姿、走姿、手势、服务用语；
（3）工作内容培训：
迎宾与引领，倒水与送物。
2.会务服务内容培训
（1）包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。
情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。
峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。
（2）对领导、嘉宾的一对一服务。
欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。
（3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。
第三部分接待工作
一、会议报到
（一）嘉宾迎接
设立##北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同予以合理安排接待。
-12-
1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。
2.于6月25日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，
确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。
6月26日根据不同
到达时间确保接机事宜准确无误。
3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，
确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。
4.指派2位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举
牌接机。
5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同
车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。
6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进
行合理安排调配，对抵达的领导嘉宾进行接送。
车上配备矿泉水、
纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。
（二）报到入住
1.提前对入住酒店房间进行检查，确保房内设施完好可正常
使用。
并在房间摆放饮品。
2.引导及服务人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，
发放展会资料和胸卡与欢迎信，让来宾从入住就感受到主办方接
-13-
待的细致、关怀。
3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间
安排，返程信息。
特别针对重要领导，详细了解其生活饮食习惯，
特别喜好等信息，做好相关安排。
提前准备好房卡和相关资料，
让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。
4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、
相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人准确找到酒店各地
方位置并熟知会议流程。
5.欢迎信摆放在房间明显处,提示嘉宾具体行程安排，服务信
息及会务组的电话。
6.结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组
反馈。
具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。
二、两项商务活动的住宿
（一）单位
酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。
（二）工作人员
为配合活动需要，需在酒店留守4名司机、4-6公司工作人
员。
为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供24小时的服
务。
因此，公司工作人员预计需要6间房。
-14-
（三）预留房间总数
预计需要12间房、公司工作人员预计需要6间房、备用房
间4间，总计45间房。
预留房间总数见表四。
表四预留房间总数
序号
项目
房间数
1
集团公司领导及其随行人员
3
2
12
3
21
4
6
5
备用房间
3
总计
45间
（四）住宿天数
根据营销部提供的参会接待安排计划。
6月29日，报到、
参赛单位报到、报到；6月30日，两项活动日程安排共计3天。
三、餐饮
（一）情况说明
报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。
（二）解决方案
入住晚餐时间18：
00——20：
30，可要求酒店延迟至22：
00-丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。
-15-
（三）会议期间餐饮安排分两种形式
1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。
2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。
3.现场准备30个菜品种类供选择。
（菜单酒店方提供）
四、交通
提前确认参会嘉宾往返的接送（机场、车站）信息及会议期间的所有用车需求，提前安排工作人员及车辆，全力做好车辆保障工作。
（一）接待用车
小车3辆、公司自由车辆3辆、租借商务车一辆。
（二）车辆调度
根据用车需求及安排要求，合理安排时间、调度车辆、设计科学合理的行走时间及线路等等。
并根据组委会提供的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。
五、具体流程
（一）会议流程
1.主持人致词
2.介绍评审委员会成员及参会的市区两级政府嘉宾
-16-
3.介绍参赛单位
4.宣读审评办法》
5.评审委员会监督并现场抽签确定五家概念规划设计单位
汇报顺序
6.概念规划设计单位设计方案汇报（按抽签顺序逐个进行）
7.评审委员会向设计单位提问及点评
8.设计单位答疑
9.评审委员会打分、封装
10.现场评分汇总
11.公布评审结果
（二）流程
（三）评审时间安排
2018年6月30日
（1）8:
45评审委员会及汇报团队到达专场会议室
（2）9:
00-9:
15评审委员会成员及参赛单位介绍
（3）9:
15-9:
30评审前准备工作（抽签、汇报准备）
（4）9:
30-9:
50设计组一汇报
（5）9:
50-10:
05评审时间
（6）10:
10-10:
30设计组二汇报
（7）10:
30-10:
45评审时间
-17-
（8）10:
45-10:
55
中场休息
（9）10:
55-11:
15
设计组三汇报
（10）11:
15-11:
30
评审时间
（11）12:
00-14:
30
午餐及休息时间
（12）14:
30-14:
50
设计组四汇报
（13）14:
50-15:
05
评审时间
（14）15:
10-15:
30
设计组五汇报
（15）15:
30-15:
45
评审时间
（16）15:
45-16:
15
现场评分汇总
（17）16:
15-16:
25
现场成绩公布及公证处公证
（18）16:
25-17:
50
休息品茗
（19）18:
00
晚宴
（四）参赛单位迎接
表五设计组接待工作人员名单
序号单位联系人接待人员
及联系方式及联系方式
1
2
3
4
5
-18-
表六
市区两级政府领导评委及嘉宾接待工作人员名单
联系人及联系
接待人员及联
序号
单位
方式
系方式
1
2
委书记
3
政府区长
4
府副区长
负责
5
副书记
6
政府副区长
7
表七特邀评委接待工作人员名单
联系人及联系
接待人员及联
序号
单位
方式
系方式
1
会副会长
2
3
4现任系主任、博士、教授
（五）竞赛评审现场人员安排
1.场地布置及收整：
-19-
（1）6月29日20点40分前完成场地布置；
（2）人员安排：
+营销部及其配合单位
2.设计部、人员于2018年6月30日上午7：
30到达酒店。
3.会议主持人：
4.评分汇总人员：
5.成绩公布人员：
6.节奏把控：
7.邀请设计组入场：
8.评分表收集：
9.评分表密封：
10.照相需求：
专业摄影录像（营销-活动公司）-全程录音
录像
11.现场记录：
12.现场秩序维护：
会场应急组（活动公司
2人）
13.入座顺序安排：
（六）接待操作流程
6月29日（星期五）
1、着正装在公司集合
2、检查车辆卫生
09:
00~
3、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套
09:
45
4、准备嘉宾证、参赛手册，并分装信封，标明姓名
5
-20-
1、指导现场工作人员（服务员）布置路径指示、签到台
09:
45~
2、在大厅等候、迎接参赛团队，并引领参赛团队在大厅集中
12：
00
12:
00~
3、清点人数，协调办理入住、领取房卡
1、向参赛团队介绍参赛手册及中午用餐安排（发放自助餐券中+晚）
2、午餐，并在餐后咨询、登记参赛单位的需求，予以满足或答复
18：
30
3、休息
18:
30~
晚餐
20：
30
20:
40检查现场布置是否妥当
07:
30
7:
35~
8:
20
08:
20~
08:
45
09:
00~
11:
30
11:
30~
14：
30
14：
30~
16：
15
16：
15~
16：
25
16:
25~
17:
50
18:
00
20:
00
6月30日（星期六）
全体设计部人员着正装在酒店门口集合
检查准备工作，应急补位。
1、在大厅等候参赛团队并引领集中
2、清点人数
3、引导汇报团队到达酒店专场会议室，并举行座位安排
1、竞赛汇报工作
2、引导汇报组的进退场（负责）
3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）
1、向参赛团队介绍中午用餐安排（发送餐券）
2、午餐
1、竞赛汇报工作
2、引导汇报组的进退场（负责）
3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）
引导候场参赛团队到评审室听取现场成绩公布
引领参赛团队至会场内指定区域就座，休息品茗
晚餐
全体接待人员小结
（七）竞赛现场准备物料
1.参会挂牌；（根据当天活动人数确定）
-21-
2.座位名牌；（评审委员会、领导嘉宾、参赛单位）
3.投影显示设备，HD高清数据线，VGA转接头，OS转HD接头，汇报激光笔（绿光12支）；（无线）耳麦（2套）；。
4.活动广告横幅、导视标识；
5.稿纸、中性笔；（20套以上）
6.抽签筒、油皮密封袋（10个）、密封纸、胶水、密封箱
（1个）
7.备用汇报电脑：
（设计部）
8.接待室水果茶水准备
9.需营销设计类物料
（1）国际竞赛参赛牌；
（2）国际竞赛主持词；（设计部完成，营销配合修改）
（3）国际竞赛签到手册及背景墙；
（4）国际竞赛现场导视牌；
（5）国际竞赛手册；（设计部完成内容，营销配合设计版面）
以上所有物料及设备需要6月27日前准备、调试完毕。
29号18点以前设备终检及就位
（八）用餐安排
-22-
用餐场酒店
1.午餐
人员：
领导及评委嘉宾、公司工作人员及领导、评委嘉宾随
从人员
时间：
6月30日12：
00分
地点：
自助餐厅
2.晚餐
（1）领导及评委嘉宾
时间：
6月30日18：
00分地点：
商务餐厅包间
（2）公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间：
6月30日18:
00
地点：
自助餐厅
六、峰会论坛具体流程
（一）会议就绪流程
8:
00：
嘉宾到达酒店餐厅就餐（）
8:
30媒体代表、参会人员陆续进场
8:
40：
就餐完毕后安排进入休息厅进行会前休息
9:
00:
嘉宾签到，依次入席
9:
30：
全员到场，会议开始
-23-
（二）峰会流程
1．9:
30—9:
35论坛开幕，主持人进行论坛信息介绍
并播报开幕
2
．9:
35—9:
40
领导致辞
3
．9:
40—10:
40
主题演讲
4
．10:
40—11:
40
圆桌对话
5
．11:
40—11:
50
颁奖典礼
6
．11:
50—12:
00
论坛结束，依次离场
（三）开幕式接待细节
1.领导、嘉宾车辆到达现场后，由礼仪人员一对一引导领导
嘉宾入坐嘉宾席。
2.为预防特殊天气，提前为领导、嘉宾准备雨伞、雨衣。
3.嘉宾席提供茶水、矿泉水。
4.现场设置专门的安保人员，确保安全。
（四）午餐安排
用餐场地嘉舟丽港酒店
1.领导及评委嘉宾
时间：
7月1日12：
00分
地点：
2.公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间：
7月1日12:
00
-24-
地点：
助餐厅
七、会议期间
持续为领导、嘉宾提供用车服务、就餐安排、后勤保障、服务咨询等服务，直至服务完最后一位领导、嘉宾为止。
八、机动预案
若个别省、市领导和参会代表在会议结束后需返回机场，做
好以下预案。
（一）若领导、嘉宾需提前返程，接待组提前安排车辆。
（二）主会场预备2辆应急机动车辆，需提前进入主会场备
用。
-25-
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