接待方案最全版.docx

1、接待方案最全版* 会务活动接待方案为做好 * 接待工作， 确保其圆满顺利举行， 根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。第一部分 基本情况一、会议概况、日程（一）活动主题（二）活动地点酒店（三）活动日期6 月 29 日 -7 月 1 日具体安排如下：6 月 29 日陆续入住签到；6月30日7月1日二、领导、嘉宾及参会代表情况（一）评委及嘉宾名单负责人：- 1 -表一 国际竞赛评委及其随行人员名单序评委评委随行人员号姓名简介情况1234表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单序评委评委随行人员号姓名简介情况1助理 1人23助理 1人45助理 1人（二）集团领导及政府领导名单负责人：1.

2、 集团领导名单公司参会领导及其顺行人员，预计 3 人。2. 政府领导名单（ 1）- 2 -市级单位参会领导区级参会领导专家学者主办单位领导（ 2 嘉宾名单市级单位参会部门区级单位参会领导参会部门专家学者主办单位领导（三）参赛团队人员名单表三 参赛单位及人员名单序号单位人员人数13 人2人3人4人5人目标人数 :21 人（以实际入住为准）- 3 -第二部分 筹备工作一、工作任务自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、 嘉宾离开止，主动热情， 细致周到、 安全务实， 对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的 * 公司良好形象。二、接待原则（一）全面树立细节决定成败的理念，本

3、着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意， 通过国际竞赛和论坛峰会， 进一步与南充市、区两级政府领导，在 * 项目上达成共识。三、工作分组(一 )接待组：总负责人：1. 住宿接待组：- 4 -组长：组员：工作职责：明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；负责检查客房设施设备是否完好；负责在酒店做好迎接来宾服务；负责为来宾按分配表分发房卡， 贵宾需亲自引领到房间门口（会提

4、供贵宾名单） ；会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；协助办理退房服务。2. 膳食组：组长：组员工作职责：明确用餐人员数量、用餐地点；负责检查酒店菜品数量是否达标、 食物是否新鲜， 保障用餐安全问题；负责清点餐券数量，并分发餐券；负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；3. 交通调度组：- 5 -组长：组员：工作职责：明确开车人员和对应车辆；明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；负责来宾的机场接送服务；负责会议期间来宾的用车服务； 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。4. 机票预定组组长：组员：工作职责：明确嘉宾与评委往返行程；预定

5、嘉宾与评委往返行程机票；（二）会务组总负责人：1. 信息收集组组长：组员：工作职责：负责收集 * 专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；- 6 -负责收集 * 与峰会论坛市、 区两级政府嘉宾行程安排和需求。负责收集招采部汇总的信息负责收集营销部汇总的信息负责收集设计部汇总的信息2. 会议报到组：组长：组员：工作职责：设置签到处，负责参会人员签到；提示或引导参会人员准确进入会场， 由会场控制组安排入座；负责分发会议相关资料、伴手礼等；设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达为信息搜集组提供签到信息。3. 会场控制组：组长：组员：工作职责：负责会议现场布置； （全员）负责协助活动公司维持会

6、场秩序； （全员）- 7 -负责把控整个会议进行过程； （全员）负责对接媒体代表； （任俊颖）负责现场仪器设备的调试和安全把控； （吴君）负责处理会场应急事故，指定应急方案；负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。4. 嘉宾评委领导服务组：组长：组员：工作职责：为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方协助嘉宾与酒店的对接提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等（三）协调组：总负责人 ：1.专家评委协调组：组长：组员：工作职责： 全面负责协调工作如提供酒店预定、 会前行程落- 8 -实、参会期间的联络联系全

7、面负责团体的协调工作如提供酒店预定、会议协调等。2.竞赛团队协调组：组长：组员：工作职责：全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、 会前行程落实、参会期间的联络联系四、工作职责负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责：（一）负责活动期间的会务安排及接待工作。（二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。（三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。（四）负责各种资料，宣传 LOGO ，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。（五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体接待事宜。（七）组织好会

8、议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。- 9 -（八）对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。（九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。（十）配合完成其它工作任务。五、工作要求（一）向服务人员布置具体工作， 并提出要求和标准， 必须使每一位服务人员知道、理解服务目的。（二）布置接待工作， 对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。（三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、 资料散发、 公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管

9、理等。六、服务亮点（一）贴身贴心服务1. 礼仪服务（ 1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨的服务氛围。（ 2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求，并及时解决。-10-（ 3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周到的咨询服务。（ 4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一般的温馨。2. 车辆服务（ 1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。（ 2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示牌 .画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会议浓烈氛围。（ 3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉宾

10、得到放松和休息。（二）高素质高标准1全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方，配合四周指示、 导示系统， 营造氛围， 全面展示公司的良好形象。2一对一服务。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、咨询讲解等服务。（三） 人员培训6 月 25 日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有针对性的专业培训，做好协调指导工作。1. 培训内容-11-标准礼仪规范培训：（ 1）仪容仪表：着装，妆容；（ 2）形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、服务用语；（ 3）工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。2. 会务服务内容培训（ 1）包括人员介绍、 筹备情况介绍、 会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪服

11、务人员熟悉举办背景、环境和条件。峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入口、餐厅、厕所、休息厅位置等。（ 2）对领导、嘉宾的一对一服务。欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。（ 3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。第三部分 接待工作一、会议报到（一）嘉宾迎接设立 # 北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的航站楼时间不一致， 将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同予以合理安排接待。-12-1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。2.于6 月25 日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，确认到达人数、飞机班次、到达时间等

12、信息。 6月 26 日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息，确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。4.指派 2 位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举牌接机。5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。6.机场提前安排考斯特等候接机， 按事先掌握的航班信息进行合理安排调配， 对抵达的领导嘉宾进行接送。 车上配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。（二）报到入住1.提前对入住酒店房间进行检查， 确保房内设施完好可正常使用。并在房间摆放饮品。2.引导及服务人员为到来的嘉宾领导

13、办理签到、入住手续，发放展会资料和胸卡与欢迎信， 让来宾从入住就感受到主办方接-13-待的细致、关怀。3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间安排，返程信息。 特别针对重要领导， 详细了解其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。提前准备好房卡和相关资料，让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、相关须知、 会务交通使用方式等等， 以便客人准确找到酒店各地方位置并熟知会议流程。5.欢迎信摆放在房间明显处 ,提示嘉宾具体行程安排， 服务信息及会务组的电话。6.结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组反馈

14、。具体内容包括应到嘉宾、 实到嘉宾、 入住信息、 未到原因、返程信息及后续进展等信息。二、两项商务活动的住宿（一）单位酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。（二）工作人员为配合活动需要， 需在酒店留守 4 名司机、 4-6 公司工作人员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供 24 小时的服务。因此，公司工作人员预计需要 6 间房。-14-（三）预留房间总数预计需要 12 间房、公司工作人员预计需要 6 间房、备用房间 4 间，总计 45 间房。预留房间总数见表四。表四 预留房间总数序号项目房间数1集团公司领导及其随行人员3212321465备用房间3总计45 间（四）住宿天数根据营销部提

15、供的参会接待安排计划。 6 月 29 日，报到、参赛单位报到、 报到； 6 月 30 日，两项活动日程安排共计 3 天。三、餐饮（一）情况说明报到当日因抵达时间不一， 较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。（二）解决方案入住晚餐时间 18 ：00 20 ：30 ，可要求酒店延迟至 22 ：00- 丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。-15-（三）会议期间餐饮安排分两种形式1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。3.现场准备 30 个菜品种类供选择。 （菜单酒店方提供）四、交通提前确认参会嘉宾往返的接送 （机场、 车站）信息及会议期间的所有用车需求， 提前安排工

16、作人员及车辆， 全力做好车辆保障工作。（一）接待用车小车 3 辆、公司自由车辆 3 辆、租借商务车一辆。（二）车辆调度根据用车需求及安排要求， 合理安排时间、 调度车辆、 设计科学合理的行走时间及线路等等。 并根据组委会提供的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。五、具体流程（一）会议流程1.主持人致词2.介绍评审委员会成员及参会的市区两级政府嘉宾-16-3.介绍参赛单位4.宣读审评办法5.评审委员会监督并现场抽签确定五家概念规划设计单位汇报顺序6.概念规划设计单位设计方案汇报（按抽签顺序逐个进行）7.评审委员会向设计单位提问及点评8.设计单位答疑9.评审委员会

17、打分、封装10. 现场评分汇总11. 公布评审结果（二）流程（三）评审时间安排2018 年6月30日（1）8:45 评审委员会及汇报团队到达专场会议室（2）9:00-9:15 评审委员会成员及参赛单位介绍（3）9:15-9:30 评审前准备工作（抽签、汇报准备）（4）9:30-9:50 设计组一汇报（5）9:50-10:05 评审时间（6）10:10-10:30 设计组二汇报（7）10:30-10:45 评审时间-17-（8）10:45-10:55中场休息（9）10:55-11:15设计组三汇报（10）11:15-11:30评审时间（11）12:00-14:30午餐及休息时间（12）14:30

18、-14:50设计组四汇报（13）14:50-15:05评审时间（14）15:10-15:30设计组五汇报（15）15:30-15:45评审时间（16）15:45-16:15现场评分汇总（17）16:15-16:25现场成绩公布及公证处公证（18）16:25-17:50休息品茗（19）18:00晚宴（四）参赛单位迎接表五 设计组接待工作人员名单序号 单位 联系人 接待人员及联系方式 及联系方式12345-18-表六市区两级政府领导评委及嘉宾接待工作人员名单联系人及联系接待人员及联序号单位方式系方式12委书记3政府区长4府副区长负责5副书记6政府副区长7表七 特邀评委接待工作人员名单联系人及联系接

19、待人员及联序号单位方式系方式1会副会长234 现任系主任、博士、教授（五）竞赛评审现场人员安排1.场地布置及收整：-19-（ 1） 6 月 29 日 20 点 40 分前完成场地布置；（ 2）人员安排： + 营销部及其配合单位2.设计部、人员于 2018 年 6 月 30 日上午 7 ：30 到达酒店。3.会议主持人：4.评分汇总人员：5.成绩公布人员：6.节奏把控：7.邀请设计组入场：8.评分表收集：9.评分表密封：10. 照相需求：专业摄影录像（营销 - 活动公司） - 全程录音录像11. 现场记录：12. 现场秩序维护：会场应急组（活动公司2 人）13. 入座顺序安排：（六）接待操作流程

20、6 月 29 日（星期五）1、着正装在公司集合2、检查车辆卫生09:003、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套09:454、准备嘉宾证、参赛手册，并分装信封，标明姓名5-20-1、指导现场工作人员（服务员）布置路径指示、签到台09:452、在大厅等候、迎接参赛团队，并引领参赛团队在大厅集中12：0012:003、清点人数，协调办理入住、领取房卡1、向参赛团队介绍参赛手册及中午用餐安排（发放自助餐券中 +晚）2、午餐，并在餐后咨询、登记参赛单位的需求，予以满足或答复18：303、休息18:30晚餐20：3020:40 检查现场布置是否妥当07:307:358:2008:2008:4509:

21、0011:3011:3014：3014 ：3016：1516 ：1516：2516:2517:5018:0020:006 月 30 日（星期六）全体设计部人员着正装在酒店门口集合检查准备工作，应急补位。1、 在大厅等候参赛团队并引领集中2、清点人数3、引导汇报团队到达酒店专场会议室，并举行座位安排1、竞赛汇报工作2、引导汇报组的进退场（负责）3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）1、向参赛团队介绍中午用餐安排（发送餐券）2、午餐1、竞赛汇报工作2、引导汇报组的进退场（负责）3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）引导候场参赛团队到评审室听取现场成绩公布引领参赛团队至会场内指定区域就座，休息品

22、茗晚餐全体接待人员小结（七）竞赛现场准备物料1.参会挂牌；（根据当天活动人数确定）-21-2.座位名牌；（评审委员会、领导嘉宾、参赛单位）3.投影显示设备， HD 高清数据线， VGA 转接头， OS 转 HD 接头，汇报激光笔 （绿光 12 支）；（无线） 耳麦（2 套）；。4.活动广告横幅、导视标识；5.稿纸、中性笔；（ 20 套以上）6.抽签筒、油皮密封袋（ 10 个）、密封纸、胶水、密封箱（1 个）7.备用汇报电脑：（设计部）8.接待室水果茶水准备9.需营销设计类物料（ 1）国际竞赛参赛牌；（ 2）国际竞赛主持词；（设计部完成，营销配合修改）（ 3）国际竞赛签到手册及背景墙；（ 4）国

23、际竞赛现场导视牌；（ 5）国际竞赛手册；（设计部完成内容，营销配合设计版面）以上所有物料及设备需要 6 月 27 日前准备、调试完毕。29 号 18 点以前设备终检及就位（八）用餐安排-22-用餐场酒店1. 午餐人员：领导及评委嘉宾、公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间： 6 月 30 日 12：00 分地点：自助餐厅2. 晚餐（ 1）领导及评委嘉宾时间： 6 月 30 日 18：00 分地点：商务餐厅包间（ 2）公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间： 6 月 30 日 18:00地点： 自助餐厅六、峰会论坛具体流程（一）会议就绪流程8:00 ：嘉宾到达酒店餐厅就餐（）8:30 媒体代

24、表、参会人员陆续进场8:40 ：就餐完毕后安排进入休息厅进行会前休息9:00: 嘉宾签到，依次入席9:30 ：全员到场，会议开始-23-（二）峰会流程19:30 9:35 论坛开幕，主持人进行论坛信息介绍并播报开幕2 9:35 9:40领导致辞3 9:40 10:40主题演讲4 10:40 11:40圆桌对话5 11:40 11:50颁奖典礼6 11:50 12:00论坛结束，依次离场（三） 开幕式接待细节1.领导、嘉宾车辆到达现场后，由礼仪人员一对一引导领导嘉宾入坐嘉宾席。2.为预防特殊天气，提前为领导、嘉宾准备雨伞、雨衣。3.嘉宾席提供茶水、矿泉水。4.现场设置专门的安保人员，确保安全。（四） 午餐安排用餐场地嘉舟丽港酒店1. 领导及评委嘉宾时间：7月1日12：00分地点：2. 公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间： 7 月 1 日 12:00-24-地点： 助餐厅七、会议期间持续为领导、嘉宾提供用车服务、就餐安排、后勤保障、服务咨询等服务，直至服务完最后一位领导、嘉宾为止。八、机动预案若个别省、 市领导和参会代表在会议结束后需返回机场， 做好以下预案。（一）若领导、嘉宾需提前返程，接待组提前安排车辆。（二）主会场预备 2 辆应急机动车辆， 需提前进入主会场备用。-25-