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出纳基础知识

出纳基础知识篇

　　出纳业务知识概述

　　一、出纳人员设置

   企业应根据其规模大小，业务量多少设置出纳人员。

凡是实行独立核算、在银行开户、有经常性收入和支出的企业均应配备专职域兼职出纳人员。

对于规模不大、出纳工作量不多的企业，可以设一个专职出纳人员或兼职出纳人员。

对于企业规模较大，出纳业务量较多的企业，也可设多名出纳人员，负责现金收付业务，银行存款收付业务和货币资金的出纳。

   二、出纳人员应采用的会计核算方法

   会计核算方法是设置账户、复式记账、审核和填制凭证、登记账簿、财产清查、编制报表，出纳人员应采用的会计核算方法也应是依据出纳工作性质，选择会计核算方法。

如设置账户，出纳工作需要设置的账户有“现金日记账”、“银行存款日记账”、“长期股权投资”、“短期投资”账户，并根据复式记账方法对每一项经济业务同时在两个或两个以上的账户中按规定的记账方法同时登记，在登账过程中，对原始凭证或记账凭证进行复核，但出纳人员不得兼管费用报销的审核工作。

根据业务处理要求，出纳人员要逐日逐笔登记现金日记账，每日结出金额，与现金实有数进行核对，要逐日逐笔登记银行存款日记账，定期从银行打印对账单，进行银行存款的账实核对，对保管的有价证券要根据有价证券的种类登记明细账或备查账，定期进行账实核对。

   三、出纳业务的账务处理程序

   所谓账务处理程序，是指会计信息的记录、归类、汇总、编报的顺序和方法，即从凭证到账簿到会计报表的组织程序和方法，现有的会计账务处理程序有三种：

记账凭证账务处理程序，汇总记账凭证账务处理程序，科目汇总表账务处理程序。

它们的区别主要是登记总账的依据不同。

因为出纳工作毕竟不是一种全面业务核算工作，所以账务处理程序也有所不同，大致程序如下：

   ①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收付款凭证或直接登记现金日记账、银行存款日记账、投资明细账。

   ②根据收付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账和投资明细账。

   ③现金日记账每日和库存现金金额进行核对，定期与现金总账进行核对；银行存款日记账要定期与银行对账单进行账实核对，与银行存款总账进行核对；将库存有价证券明细账与库存有价证券进行核对。

   四、出纳的离职与交接手续

   《会计法》第四十一条规定：

“会计人员调动工作或离职”，必须与接管人员办清交接手续。

一般会计人员办理交接手续由会计机构负责人（会计主管人员）监交；会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。

出纳人员的交接也要按会计法规定进行，出纳人员在调动工作或者是离职时，要与接管人员办理交接手续，这是出纳人员对工作应尽的职责，也是分清移交人员和接管人员责任的重要措施。

办好交接工作，可使会计工作前后衔接，保证会计工作的顺利进行，也可以防止账目不清，财务混乱，给不法分子造成可乘之机。

   会计工作的交接强调两点：

一是会计人员调离工作岗位必须与接管人员办清手续，二是在交接过程中要有专人负责监交。

出纳的交接一般分三个阶段进行：

   第一阶段，交接准备。

   交接准备分六个方面：

   ①将已经受理的经济业务处理完毕；

   ②将尚未登记账目的登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖出纳人员名章；

   ③整理应该移交的各种资科，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料；

   ④编制移交清册，将要办理移交的账簿、印鉴、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他物品等内容列清；实行电算化的单位，移交人员还应在移交清册上列明会计软件及密码、数据盘磁带等内容；

   ⑤出纳账与现金和银行存款总账核对相符，现金日记账余额要与库存现金一致，银行存款日记账金额要与银行对账单一致；

   ⑥在现金和银行存款日记账扉页的启用表上填写移交日期，并加盖名章。

   第二个阶段，移交过程。

   出纳人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。

接替人员应认真按照移交清册逐项点收，具体要求是：

   ①库存现金要根据日记账余额当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条抵库”现象时，移交人员在规定的期限内负责查清；

   ②有价证券要根据备查簿余额进行点收，若出现有价证券面额与发行价不一致时，要按账面金额交接；

   ③出纳账和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。

如有短缺，须查明原因，并在移交清册上注明由移交人负责；

   ④银行存款账户要与银行对账单核对一致，出纳人员在办理交接前，须向银行申请打印对账单，如存在有未达账项，还需编制银行存放余额调节表，调整相符；

   ⑤接交人员按移交清册点收应由出纳人员保管的其他财产物资，如财务章、人名章、收据、空白支票、科目印章、支票专用章等；

   ⑥实行电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数据无误后，方可交接。

   第三阶段，交接后有关事宜。

   ①出纳工作交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章，要在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见等；

   ②接交人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整；

   ③移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，存档一份。

   五、其他相关业务

   在一些企业，出纳人员除了做我们上述所要求的必须做的工作之外，还要做一些其他相关工作，如填制原始凭证，登记会计账簿前对原始凭证进行复核，遗失凭证进行处理等，下面我们也介绍一下。

（一）填制原始凭证

   企业的原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证。

   自制原始凭证一般在业务发生时由业务负责人员填制，但有些也需要出纳人员填制，如现金送款单、进账单、支票、支票存根、收款收据、出纳报告单等自制原始凭证就是由出纳人员填制；对于外来原始凭征，主要是认证其真实性及其是否具有法律效力，就可以入账使用。

主要注意以下几点：

（1）从外单位取得的原始凭证，首先辨认是否属于具有法律效力，是否有税务局、财政局监制章，监制章是否符合要求，另外注意是否有出具原始凭证单位的发票专用章，财务章或公章；有无固定的特殊的公认标志，如车船票、飞机票等。

自制原始凭证不一定加盖公章，但一定要有完整的手续，符合财务报销要求。

（2）对外开出的原始凭证，须加盖本单位公章，对开出的一式几联的原始凭证，必须用双面复写纸复写，并连续编号，要求加盖财务章或人名章的原始凭证要盖齐，如汇款单位汇款凭证等。

   （3）购买实物的原始凭证，需持有实物验收单；支付款项的原始证明，需有收款单位的正式收款证明，不能用白条入账。

   （4）职工因公出差，需填写正式借款单，作为记账依据，且在出差回来报账时，不再退还给借款人，由借款人重新填制差旅费报鞘单，用以销账，若出现多借款项退回，由收款出纳员另开收据作为入账证明。

   （5）对重要的空白原始凭证，应指定专门人员保管，领用时，办理领用手续，注明用途、领用单位、领取人、领取凭证的起止日期，用完后，要用存根销号。

   （6）对于发生频率高、性质、内容相同，只是金额不同的原始凭证，可以编制原始凭证汇总表，如报销的出租车票、报销的药费、向个人开出的销货发票等。

原始凭证汇总表应具备以下内容：

汇总原始凭证编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、税金、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数等。

汇总表如同流水账账单，按经济业务发生的先后顺序登记，最后进行加计，这些原始凭证如果不多，可以附在汇总表后面，如果数量太多，应单独编号装订，妥善保管。

（二）原始凭证复核

   在企业里，出纳人员根据原始凭证执行报销手续，登记现金日记账和银行存款日记账时，应对执行手续的原始凭证进行复核，这就要求出纳人员在复核时执行制度、坚持原则，对内容不真实，不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算有差错的原始凭证按处理原始凭证的要求和程序进行处理。

若会计人员既不制止、纠正，也不向单位领导提出书面意见的，要承担法律责任；对严重违法、损害国家和社会公众利益的收支应向主管单位或财政、税务、审计机关报告，接到报告的机关应及时处理。

出纳人员在复核原始凭证时，需注意以下几个问题：

（1）真实性复核。

原始凭证上注明的业务内容是经济业务的本来面目，不得掩盖、歪曲和篡改原始情况，这就要求经济双方当事人和单位、时间、地点、内容、数量、金额都是真实的，除业务人员在原始凭证上签章之外，还要由了解该项业务的主管人员签章，由会计主管审核，才能作为据以入账的原始凭证。

（2）完整性复核。

根据原始凭证所必须具备的要素，检查原始凭证是否已填写完整，对于有些业务，需要有旁证才可作为报账依据，对于需要旁证的原始凭证，若原始凭证不齐，则视为手续不齐全，如购货发票要附有购货名称、规格、数量明细、销货单位的出库证明单或本单位入库单，不需入库的物品，发票上应有使用证明人的签名。

   （3）合法性复核。

是指符合会计制度和企业财务管理要求的原始凭证。

复核时要注意：

   ①假发票、假支票，往往表现在时间不吻合，如某人出差，回来报销发票，与之出差时间不吻合，说明是假发票；另外其他假发票也很多，如开具方非销货方或发票本身就是假发票等。

出纳人员应具备一些辨别假发票的基本能力，才能不会出现问题。

   ②还要注意那些虽然原始发票是真的，但按企业财务制度规定不属于报销范围。

如私人购置自用物品、个人消费物品等。

如果企业报销制度中允许报销私人消费品，但在会计处理时要注意这种情况视同于向个人支付劳务报酬，要代扣和代缴个人所得税，所以出纳人员一定要了解制度，掌握报销范围。

   ③另外还要注意有些费用虽能报销，但制度对报销的比例或金额有规定限制的，如大部分单位规定，对职工子女医药费报销应由父母双方单位分别负担，此时就要按比例执行报销手续。

另外在许多单位规定了不同的差旅费报销标准，如乘坐何种交通工具，每日补助标准等，职工报销差旅费时就要按标准执行。

   （三）对遗失原始凭证的处理

   如果当事人或原始凭证保管人员由于不慎，将原始凭证遗失，应当取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，才能代替遗失的原始凭证。

如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，则应由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后，代作原始凭证。

出纳与会计的关系

一、出纳与会计有什么关系

   出纳工作和会计是密不可分的，对于初次接触出纳的人来说，首先必须接受一点会计的基本理论，这样对今后的出纳工作是不无裨益。

在这里，我们首先以企业为例来阐明有关会计的基本理论。

   人类的实践活动都有一定的目的，会计工作也不例外。

会计工作的目的，简称会计目的，它是指在一定历史条件下，人们通过会计实践活动所期望达到的结果。

在会计实践中，会计目的决定了会计工作的具体程序与方法；在会计理论研究中，会计目的常常被当作会计理论的逻辑起点。

因此，做好出纳工作，首先要了解会计目的。

   会计目的受客观条件的影响与制约。

在不同的时空范围内，会计目的也往往不一样。

对于现代企业来说，会计工作是一项重要的管理工作，它必然要为实现企业的经营目标服务。

因此，可以认为，实现企业的经营目标是企业会计的根本目的。

然而，要真正发挥企业会计的作用，还必须明确会计的具体目的或直接目的。

人们通常所说的会计目的，也都是指会计的具体目的或直接目的。

   由于企业会计发挥作用的主要形式是提供对决策有用的会计信息，因此，分析企业会计的具体目的或直接目的，主要是明确企业会计为谁提供和怎样提供信息的问题；也可以说，这里讲的会计目的是指提供会计信息的目的。

为此，首先应明确有关方面对企业会计信息的需求。

   二、会计的基本前提

   1、会计主体

   会计主体是指会计所服务的特定单位，它明确了会计工作的空间范围。

   《企业会计准则》规定：

“本准则适用于设在中华人民共和国境内的所有企业。

”这实质上就是说，凡实行独立核算的企业是会计主体，对企业发生的各项财务收支及其他经济业务进行会计核算。

   2、持续经营

   《企业会计准则》规定：

“会计核算应当以企业持续、正常的生产经营活动为前提。

”而不考虑企业是否将破产清算。

它明确了会计工作的时间范围。

   3、会计期间

   企业经济活动的连续性决定了会计活动是连续不断的，如何将企业连续的经济活动以阶段成果形式反映出来，及时地为企业、政府及所有者提供企业经济和经营状况的信息，这就涉及到会计期间划分问题。

《企业会计准则》规定：

“会计核算应当划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

会计期间分为年度、季度和月份，年度、季度和月份的起讫日期采用公历日期。

”

   4、货币计量

   在会计核算中，可能涉及到多种货币，由于各种货币单位之间的汇兑率是不断变化的，这就要求企业会计必须确立一种货币单位为记账用的货币单位，其他所有的货币、实物、债权债务等，都可以通过它来度量、比较和稽核。

这一货币单位称之为“记账本位币”。

《企业会计准则》规定：

“会计核算以人民币为记账本位币，”同时还规定：

“业务收支以外币为主的企业，也可以选定某种外币作为记账本位币，但编制的会计报表应当折算为人民币反映。

”

   三、会计的一般原则

   我国会计核算的一般原则归纳为13项。

这13项会计核算的一般原则包括：

客观性原则、相关性原则、可比性原则、一贯性原则、及时性原则、明晰性原则、配比原则、权责发生制原则、谨慎原则、实际成本核算原则、划分收益性支出与资本性支出原则、重要性原则、实质重于形式原则。

   1、真实性原则

   《企业会计准则》规定，会计核算应当以实际发生的经济业务及证明经济业务发生的合法凭证为依据，如实反映财务状况和经营成果，做到内容真实，数字准确，项目完整，手续齐备，资料可靠。

   2、相关性原则

   是要求企业会计核算应当满足各有关方面对会计信息的需要。

《企业会计准则》规定，会计信息应当符合国家宏观经济管理的要求，满足有关各方了解企业财务状况和经营成果的需要，满足企业加强内部经营管理的需要。

   3、可比性原则

   是指企业应当按照规定的会计处理方法进行会计核算，会计指标应当口径一致，以便于会计信息相互可比。

   4、一贯性原则

   要求企业前后一致地采用相同的会计处理方法，不得随意变更。

如确有必要变更，应当将变更的情况、变更的原因及其对企业财务状况的经营成果的影响，在财务报告中说明。

   5、及时性原则

   要求会计核算应当及时进行。

   6、明晰性原则

   要求会计记录和会计报表清晰明了，便于理解和有效地运用。

   7、配比原则

   这是处理收入与成本、费用关系的原则。

《企业会计准则》规定，收入与其相关的成本、费用应当相互配比，一个会计期间内的各项营业收人与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间入账。

   8、权责发生制原则

   这是指在确定收入、费用的入账时间方面应当遵守的原则。

《企业会计准则》规定，应采用权责发生制作为记账基础。

凡是当期已经实现的收入和已经发生的费用，不论款项是否收付，都应作为当期的收入和费用处理；凡不属于当期的收入和费用，即使款项在当期收付，都不应作为当期的收入和费用。

   9、谨慎原则

   要求企业在会计核算时应当考虑企业风险，合理核算可能发生的损失和费用。

   10、实际成本原则

   这一原则也称为历史成本原则，是对材料、物资和资产进行估价时适用的一项重要原则，《企业会计准则》规定，各项财产物资应当按取得时的实际成本计价。

物价变动时，除国家另有规定者外，不得调整其账面价值。

   11、划分收益性支出与资本性支出原则

   这一原则要求企业正确区分计入当期损益的支出与计入资产价值的支出，正确反映企业的资产价值和损益情况。

   12、重要性原则

   这是企业在设置会计科目和设计会计报表时应当遵循的重要原则。

这一原则要求企业应当全面核算和反映财务状况和经济成果，对于重要的经济业务，要求进行单独核算反映。

   13、实质重于形式原则

   它要求企业按照交易或事项的经济实质进行会计核算，而不应当仅仅按照它们的法律形式作为会计核算的依据。

四、会计的基本要素

   会计要素准则是指企业在处理会计要素时必须遵循的标准和原则。

会计要素也称为会计对象要素，具体包括资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润。

它们是构成会计核算的基础和基本要素。

会计要素准则着重于对各会计要素界定及其分类，以指导会计账户的设置。

   1．资产

   资产是指企业所拥有或控制的能以货币计量的、能够为企业提供未来经济效益的经济资源。

包括各种财产、债权和其他权利。

在会计核算中，资产按照流动性质来分类，一般分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产、长期待摊费用和其他资产。

（1）流动资产

   流动资产是指可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者耗用的资产，包括现金及各种存款、短期投资、应收及预付款项、存货等。

   ①现金及银行存款。

包括库存现金、各种银行存款等。

《企业会计准则》规定，现金及各种存款按照实际收入和支出数记账。

现金的账面余额必须与库存数相符；银行存款的账面余额应当与银行对账单定期核对，并按月编制银行余额调节表调节相符。

   ②短期投资。

是指各种能够随时变现、持有时间不超过一年的有价证券以及不超过一年的其他投资。

《企业会计准则》规定，有价证券应按取得时的实际成本记账；当期的有价证券收益，以及有价证券转让所得的收入与账面成本的差额，计入当期损益；短期投资应当以账面余额在会计报表中列示。

   ③应收及预付款项。

包括应收票据、应收账款、其他应收款、预付货款、待摊费用等。

在核算中，应当将营业与非营业性应收及预付款项分开核算；对于营业性应收款项和应收票据、应收账款，可以按国家规定报经批准，提取坏账准备金，作为应收账款的减项，在会计报表中应当列示。

   应收及预付款项应当按实际发生额记账。

   各种应收及预付款应当及时清算、催收，定期与对方对账核实。

经确认无法收回的应收账款，已提坏账准备金的，应当冲销坏账准备金；未提坏账准备金的，应当作为坏账损失，计入当期损益。

待摊费用应当按期分摊，未摊销余额在会计报表中应当单独列示。

   ④存货。

是指企业在生产经营过程中为销售或者耗用而储存的各种资产，包括商品，产成品、半成品、在产品以及各类材料、燃料、包装物、低值易耗品等。

   各种存货应当按取得时的实际成本核算。

采用计划成本或者定额成本方法进行日常核算的，应当按期结转其成本差异，将计划成本或者定额成本调整为实际成本。

   各种存货发出时，企业可以根据实际情况，选择使用先进先出法、加权平均法、移动平均法，应当及时进行处理，开入当期损益。

各种存货在会计报表中应当以实际成本列示。

（2）长期投资

   长期投资是指不准备在一年内变现的投资，包括股票投资、债券投资和其他投资。

   股票投资和其他投资应当根据不同情况，分别采用成本法或权益法核算。

   债券投资应当按实际支付的款项记账。

实际支付的款项中包括应计利息的，应当将这部分利息单独记账。

   溢价或者折价购入的债券，其实际支付价款与债券面值的差额，应当在债券到期前分期摊销。

   债券投资存续期内的应计利息，以及出售时收回的本息与债券账面成本及尚未收回应计利息的差额，应当计入当期损益。

   长期投资应当在会计报表中分项列示。

   一年内到期的长期投资，应当在流动资产下单列项目反映。

   （3）固定资产

   固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。

   固定资产应当按取得时的实际成本记账。

在固定资产尚未交付使用或者已投入使用但尚未办理竣工决算之前发生的固定资产的借款利息和有关费用，以及外币借款的汇兑差额，应当计入固定资产价值：

在此之后发生的借款利息和有关费用以及外币借款的汇兑差额，应当计入当期损益。

   接受捐赠的固定资产应按照同类资产的市场价格或者有关凭据确定固定资产价值。

接受捐赠固定资产时发生的各项费用，应当计入固定资产价值。

   融资租入的固定资产应当比照自有固定资产核算，并在会计报表附注中说明。

   固定资产折旧应当根据固定资产原值、预计净残值、预计使用年限或预计工作量，采用年限平均法或者工作量（或产量）法计算，如符合有关规定，也可采用加速折旧法。

   固定资产的原值、累计折旧和净值，应当在会计报表中分别列示。

   为购建固定资产或者对固定资产进行更新改造发生的实际支出，应当在会计报表中单独列示。

   固定资产应当定期进行清查盘点．对于固定资产盘盈、盘亏的净值以及报废清理所发生的净损失应当计入当期损益。

   （4）无形资产

   无形资产是指企业长期使用而没有实物形态的资产，包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、商誉等。

   购入的无形资产，应当按实际成本记账；接受投资取得的无形资产，应当按照评估确认或者合同约定的价格汜账；白行开发的无形资产，应当按开发过程中实际发生的费用记账。

   各种无形资产应当在受益期内分期平均摊销，未摊销余额在会计报表中列示。

   （5）长期待摊费用

   它是指企业已经支出，但摊销期限在一年以上（不含一年）的各项费用，不能全部记入当年损益，应当在以后年度内分期摊销的各项费用，包括开办费，租入固定资产的改良支出固定资产修理支出等。

   企业在筹建期内实际发生的各项费用，除应计入有关财产物资价值者外，应当作为开办费入账。

开办费应当在企业开始生产经营以后的一定年限内分期平均摊销。

   租入固定资产改良支出应当在租赁期内平均摊销。

   各种未摊销余额应当在会计报表中列示。

   （6）其他资产

   其他资产是指除以上各项目以外的资产。

应在会计报表中分项列示。

   2．负债

   负债是指企业所承担的能以货币计量的可以用资产或劳务偿付的债务。

负债按照其流动性质分类，一般分为流动负债和长期负债。

（1）流动负债

   流动负债是指将在一年或者超过一年的一个营业周期内偿还的债务，包括短期借款、应付票据、应付账款、预收货款、应付工资、应交税金、应付利润、其他应付款、预提费用等。

   各项流动负债应当按实际发生数额记账。

负债已经发生而数额需要预计确定的，应当合理预计，待实际数额确定后，进行调整。

   流动负债的余额应当在会计报表中分项列示。

（2）长期负债

   长期负债是指偿还期在一年或者超过一年的一个营业周期以上的债务，包括长期借款、应付