活动策划执行一百件事.docx

活动策划执行一百件事.docx

《活动策划执行一百件事.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《活动策划执行一百件事.docx（5页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

活动策划执行一百件事

一、对甲方方面

1.达成合作意向，签定合同。

2.跟进合同在甲方的审批。

3.跟进合同在自己公司的审批。

4.跟进合同的首付款到账。

二、策划方面

5.选定时间、地点、形式、规模、参与人物等，与甲方反复协商并最终确认。

6.时间：

根据甲方推广节点，及主要人物档期，选择日期时间时长。

7.地点：

酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆，户外则需备室内B方案，连廊、灰空间或搭建大棚。

8.规模：

结合甲方需求，根据活动目标，设定人数规模。

9.形式：

发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。

10.创意亮点：

如服饰密码、入场密码等。

三、内容方面

11.选定演员名单（歌手、舞者、主持人、模特，其他）。

12.向演员发出邀请，确认档期、价格、支付方式。

13.明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。

14.论坛路演宣讲会类：

确认宣讲品牌、产品及宣讲人，经济学家或品牌代表，发出邀请，确认档期、价格、支付方式。

15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等，及上场时间、时长、出现方式等。

16.酒会宴会茶会类：

确认场地，地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。

17.确认餐单、酒水饮料单，确认桌型、餐具等细节要求。

18.商定价格，签定合同，支付预付款。

19.体育比赛类：

确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。

20.确认场地、布置、观众席、休息处等。

签定合同。

21.户外活动类：

确认场地及整体路线是否符合要求。

沿途所有布置的确认，比如跑步活动，确保全程通畅，沿途的供给站、起终点布置等。

22.大型活动有关政府部门审批：

公安、交警、消防、城管、文化等。

23.自驾游、体育、户外等活动，需与参与者签定安全免责协议。

四、客户方面

24.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等形式最大广度深度邀约。

25.活动前1周再次联系客户确认来否。

26.活动前3天再次联系客户确认来否。

27.活动前1天再次联系客户确认来否。

28.注意确认人数，1张邀请函仅含1位客户，以确保人数与计划基本一致。

29.编制和打印来宾名单，分为带电话和不带电话两个版本，主要工作人员持有带电话版本。

30.活动当天向来宾发送短信，提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。

五、场地、硬件方面

31.尽最早时间确认场地，签定场地租赁合同。

32.桌型：

确保桌椅数量、质量符合要求。

33.舞台：

确认尺寸和高度，地面材质，升降机等。

活动前1天完成搭建。

34.舞台背景：

确认LED屏幕或喷绘背景板，确认舞美设计稿，活动前1天完成制作和安装。

35.音响：

确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒（手持、鹅颈、头戴各需几个）、话筒架、电脑等设备。

活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。

36.灯光：

确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。

活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。

37.其他设备：

摇臂摄像机，无人机摄像机，干冰机，泡泡机，纸炮等。

38.大屏画面内容：

根据节目单确认内容、排序。

事先录入电脑。

39.音乐：

确认暖场、开场、上场音乐，所有伴奏音乐排序。

事先录入电脑。

40.确认宣讲材料。

事先录入电脑。

41.后台：

预备演员换装、化妆、候场空间，方便上下场。

42.化妆间要求：

照明充足。

考虑到化妆师长时间弯腰操作，尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。

如有水槽更佳。

43.造型间要求：

有充足电源插座，方便各类美发小电器。

44.更衣室要求：

设穿衣镜、挂钩等，如有钥匙柜更佳。

45.贵宾休息厅：

考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等。

46.外部布置：

签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。

活动前1天完成。

47.车辆：

确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。

48.大型物料的提前进场：

如展示板、展示柜等。

49.小型饰物：

气球、彩带、鲜花、席签等。

50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。

六、内容、软件方面

51.宣讲材料的撰写、制作、审核。

52.宣传视频的拍摄、制作、审核。

53.演出人员、节目的选定、审查。

54.主持人串词的撰写、审定，制作手卡。

55.领导讲话稿的撰写、审定，制作手卡。

56.制作并分发相关人员Rundown（执行台本），含内容、时间、时长、描述、音控、屏幕、灯控、道具等要素。

57.走台彩排：

测试声光电效果。

58.走台彩排：

演员、演讲者熟悉场地、走位等。

59.声光电的配合，按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等。

60.服化造：

事先准备好所有服装。

事先安排好化妆造型团队。

活动前4小时到位，活动前半小时造型完毕。

61.演员：

活动前1小时到位，活动前半小时造型完毕。

62.礼仪：

活动前2小时到位，交代要求。

活动前1小时造型完毕，就位。

七、执行方面

63.总控：

不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。

在正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置。

开始后，总控的位置在控台，确保按台本进行。

64.舞台监督：

务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任。

确保舞台上所有事按台本进行，而不是主持人报节目后人还没到。

65.总控及主要工作人员需随身携带文件：

客户名单（带电话）、执行台本。

66.开场前半小时，如客户到达人数仍较少，需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。

67.签约仪式：

桌椅、文本、签字笔，确认领导上台动线、座位，礼仪上台、传递物品动线。

68.颁奖/授牌仪式：

颁、受人员上台动线，礼仪上台、传递物品动线。

69.颁奖/授牌物品的事先放置，移动至舞台的时间和人员。

70.抽奖：

如电子形式，事先将人员名字或编号录入电脑，调试抽奖软件。

71.抽奖：

如传统形式，签到时分发一式二联的抽奖券。

确保每券入箱。

72.大量抽奖一般为至工作人员处领奖，少量大奖一般为上台领奖。

73.明确被抽中人如不在现场，中奖号是否有效。

74.费用的分发：

事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封装好写上名字，开场前分发。

也可事后以电子支付方式。

75.救场：

如出现突发状况，需主持人或有人执行主持人义务，确保舞台上不能空着。

76.如出现安全紧急事故，第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。

77.客户经理/销售人员在过程中，需做好迎宾、陪同、送客等，并随身携带足量名片，尽可能多的认识客户。

八、物料方面

78.提前1-2周设计主题视觉画面，按不同载体尺寸做好设计稿，包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函、节目单、议程表等。

79.注意甲方及其他赞助商在物料中露出的位置、程度，需沟通确认。

80.物料制作：

尤其注意错别字、大型喷绘的色彩精准度。

81.物料安装：

活动前1-3天完成。

82.奖品：

提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。

83.伴手礼：

提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。

宣传物料提前分装入袋。

84.食品酒水：

提前3-7天完成菜单选定，不论是使用酒店的还是外送茶歇，对餐单内容、品质都需严格把关。

活动前1-2小时就位。

85.餐具茶具：

包括但不限于：

Buffet台、咖啡机或壶、保温容器、大餐盘、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。

86.提供餐食或茶歇安排至少1人专人服务，保持整洁，协助客户拿取。

87.鲜冷食品食用前再从冰箱取出。

水果不要太早切。

所有食品尽量处理成小份，方便取用。

88.室内禁烟标识。

89.不得向未成年人提供含酒精饮料，并有标识。

90.标识出：

请勿酒后驾车。

91.其他小物料：

捧花，胸花，翻页笔，急救药箱等。

荧光棒、拍手器、儿童用小玩具等（如需）。

九、宣传推广方面

92.事先选定媒体名单，提前邀请媒体记者，编制签到表。

93.事先考虑视频媒体摄像机数量，安排拍摄机位。

94.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。

95.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。

96.内部媒体：

事先安排好摄影师、摄像师、文字记者等。

97.内部媒体：

网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。

98.催收活动尾款。

费用报销结算。

99.客户回访，跟进购买意向。

100.写好活动总结。