BN002进销存财务说明书解析.docx
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BN002进销存财务说明书解析
安装前准备
（一）系统采用了SQLServer2000大型数据库，请预先安装SQLServer2000或者MSDE2000。
MSDE2000是SQLServer2000的内核，比较容易获得，安装MSDE2000是个不错的主意。
（二）财富行动进销存财系统适合WINXP操作系统。
配置数据库连接
进入本系统第一个界面是数据库连接界面，填写SQLServer2000的服务器名称和进入身份，如下图：
其中服务器名称，与下图SQLServer2000的服务器名称一致。
进入身份有两种，一种是默认的WINDOWSNT用户，另一种是指定用户名和密码。
如果是WINNT/2000/XP可以使用前者，WIN9X只能用后面的进入方式。
新增套帐
系统成功连接数据库，就会弹出如下窗口，鼠标点击‘新建’按钮，进入新帐套信息设定。
帐套代码：
只能使用英文字母或数字（第一位不能使数字），系统为每个帐套建立一个数据库，帐套代码是区别帐套的标志，也是该数据库的文件名。
帐套名称：
可以使用汉字。
删除套帐
删除确认后，需要验证管理员身份，只有管理员才能进行此项操作，删除后帐套数据丢失。
注意：
正在操作的帐套不能删除。
如何开始？
第一步:
建立基础资料
在《基础资料》菜单中,分别建立商品、往来单位等基本信息。
这些信息将长期保留在电脑里，供您日后直接选用。
第二步：
建立期初帐本
在《系统管理－期初建帐》菜单里，建立使用本系统前期初的各种台帐余额。
第三步：
录入日常业务
当您确认已经正确完成期初建帐后，您就可以在《进货销售》、《库存管理》菜单下录入您的业务单据。
基础资料录入
在进行系统初始数据建立之前，需要编写“库存商品”、“往来单位”、“员工资料”、“仓库信息”、“部门资料”、“分类资料”、“地区资料”等基础资料。
例如：
可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。
录单时，有时会出现录入的信息在“基础资料”里没有，为提高录单速度，可直接在弹出的菜单中添加新的信息（如图），而不用返回到“基础资料”菜单中添加。
◆ 部分基本信息分级编码
基础资料中，“部门资料”、“分类资料”、“地区资料”采用分级编码，每级2位，最多5级，一级编码2位，二级编码4位，以此类推五级编码为10位。
如：
“地区资料”编码
编码（一级）01：
定义名称为中原地区；
编码（二级）0101：
定义名称为郑州地区；
编码（二级）0102：
定义名称为洛阳地区；
编码（一级）02：
定义名称为华北地区；
◆基础资料的删除
基础资料的删除有一定限制。
如果基础资料的编码被期初数据或者某类单据引用，那么该编码只能修改不能删除。
◆其它注意事项
●库存商品的基础资料中，不能有两个商品编码完全相同。
系统以商品编码确定一个具体的商品。
商品条码也不允许相同。
●扫描枪的使用：
在录入基本信息时，可以通过扫描枪来录入条码。
扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据。
基础资料－商品资料
进入【基础资料－商品资料】，刚开始时库存商品是没有的，点击“增加”按钮跳出商品资料录入框：
商品编号：
为了录入快捷和便于查询，您可为商品定义编号，可以是数字，也可以是拼音字母；
预设售价：
预设售价主要是用于录销售单时自动跳出售价，您也可以在【系统管理－物价管理】中录入或修改。
成本算法：
系统提供二种成本核算方法，加权平均法和手工指定法，选用哪种成本算法可根据企业自身特性。
从长远角度看，企业的存货最终都将转化为销售成本，因此不管采用哪种成本核算方法，最终的结果都将是一致的。
注意：
成本核算方法一经确定，使用后是不允许修改的。
保质期：
保质期管理主要是用于采用手工指定法的商品，在涉及库存增加如进货单的单据格式配置中选上“生产日期”一项。
查询时，在【查询统计－库存查询－商品保质期查询】中可以查询将要到保质期的商品。
商品条码：
本系统支持扫描枪输入，你只需在基本信息中输入该商品的条码信息，录单时在商品编号处使用扫描枪扫入即可跳出该商品；
基础资料－存货仓库
在实际管理中，仓库不仅仅可以代表一个具体的仓库，也可以是库位，也可以是一个门市部，还可以是一个分公司，这需要根据你的管理来决定。
基础资料－地区
在建立“往来单位”基础资料前，可先建立“地区”资料。
“地区”主要是用于“往来单位”信息的，为“往来单位”选择了相应“地区”后，您可在以后进入【查询统计－销售统计－地区销售统计】里按地区进行销售查询。
基础资料－往来单位
进入【基础资料－往来单位】，刚开始时单位是没有的，点击“增加”按钮出现如下画
面：
收款期限：
用于与销售单上的收款期限对应，也与超期应收款查询对应。
受信额度：
即允许的该单位最高欠款额，超过这个额度就会在销售单中提示。
其它基础资料编码
基础资料－商品分类
在建立“商品资料”基础资料前，可先建立“商品分类”资料。
商品分类主要是用于“商品资料”信息的，为“商品资料”选择了相应“商品分类”后，您可在以后进入【查询统计－销售统计－分类销售统计】里按商品分类进行销售查询。
基础资料－员工资料
操作：
【基础资料－员工资料】。
员工资料登记的是业务员信息，单据录入时，如果录入了业务员，以后在查询中就可以查询业务员的业绩。
基础资料－部门资料
操作：
【基础资料－部门资料】。
部门编码与地区、商品分类一样，分级编码，每级二位。
基础资料－现金银行
操作：
【基础资料－现金银行】。
现金银行也称资金账户，给企业现金、各银行账户编码。
基础资料－费用项目
操作：
【基础资料－费用项目】。
基础资料－其它收入
操作：
【基础资料－其它收入】。
期初建账—库存商品
库存商品的期初建账是按仓库进行的，因此进入【系统管理－期初建账－库存商品（期初）】后，首先选择仓库，然后再修改期初。
如果你采用的是手工指定法，则需录入商品的批次。
直接双击商品，或点击期初修改按钮。
提示：
若期初有借进商品，那么在“库存商品”期初里也应反映。
如期初借进商品20个，不含借进的商品库存为100个，那么在录期初建账--库存商品时，则应建入120个。
期初建账—应收应付
进入【系统管理－期初建账－应收应付（期初）】，直接在窗口中录入期初应收应付。
一个往来单位不能同时输入“应收账款”和“应付账款”。
在实际财务中一个往来单位可能同时有应收和应付款，但在期初应收应付中只能输入其往来帐的累计值
期初建账—现金银行
进入【系统管理－期初建账－现金银行（期初）】，直接在窗口中录入账户期初。
期初建账－借出、借进商品
在系统中，可以对商品借进、借进还出、借出、借出还回进行处理。
若有期初，可在【系统管理－期初建账－借出商品（期初）】或【借进商品（期初）】中建立。
进入窗口后选择往来单位，进入下图所示界面，双击录入商品。
提示：
若期初有借进商品，那么在“库存商品”期初里也应反映。
如期初借进商品20个，不含借进的商品库存为100个，那么在录期初建账--库存商品时，则应建入120个。
期初建账－委托商品
若有期初，您可在【系统管理－期初建账】--【委托商品（期初）】中建立。
进入窗口后选择往来单位，选上要建立期初的商品，点击修改期初按钮，进入以下界面:
系统开账
期初建账完成后，就可以录入单据开账了。
开帐后，你发现期初有错误，随时按以上操作进行修改。
进货订单
进货订单可以帮助用户对订单进行管理，让用户查询出对某供应商的进货订货情况、某商品的进货订货情况以及订单完成情况，有助于企业对进货计划和库存的管理。
进入【进货销售－进货订单】—点击“新增订单”按钮，出现以下录入界面。
交货日期：
在进货订单上有订单的“交货日期”，是指进货订货的预计收货日期。
可以在订单查询中查询某订单的预计收货时间。
进货订单必须录入的项目：
订单必须录入供货单位、进货订货商品编码、数量、单价（金额）。
其它项目的录入有利于更方便、更全面的查询与统计，但不是必须项。
进货订单查询
在【进货销售－进货订单】里可以查询进货订货单的完成情况。
修改：
即调出此张订单，也可选中后双击该订单，允许修改不曾执行过的订单的全部内容，没有修改内容的限制。
新建订单：
新建一张订单。
执行中止：
有时，订单虽未完成，但已不需要其完成或已不可能完成，因此从统计上希望将来的“未完成订单”的内容不再包含此订单，如此便可将此张订单强制完成。
在进货单中选择订单时也不再显示此张单据。
操作：
选中后双击该订单，进入修改窗口，点击“执行中止”按钮。
过滤：
提供一个综合查询条件。
进货订单统计
在【查询统计－进货统计】－【商品进货订单统计】、【单位进货订单统计】、【业务员进货订单统计】里可以统计订单的订货数量、订货金额、到货数量、未到货数量等。
【商品进货订单统计】
可以查询各商品的订货数量金额、到货数量、未到货数量等。
在一个商品向多个供应商都有订货的情况下，可以进一步查询某商品在各供应商的订货详情。
【单位进货订单统计】
可以查询对各供应商的订货数量金额、到货数量、未到货数量等。
在对某供应商订货品种很多的情况下，可以进一步查询对某供应商各商品订货情况。
【业务员进货订单统计】
按经手人统计订货数量金额、到货数量、未到货数量。
说明统计时间是指录入订单的单据时间，不是指订单的完成时间。
进货单
操作【进货销售】--【进货单】或操作导航【进货管理】--【进货单】
选择订单：
在录进货单时，您也可以调用还未完成的订单。
具体方法是：
在进货单中录入供货单位后，点击“订单”按钮，可以调出对应此供应商的进货订单。
如果到货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未到货数量与已到货数量。
并标记订单是否完成。
票据类型：
本系统为进货单配置了增值税格式、收据格式、自定义格式三种票据类型。
在选择收据或增值税类型后，系统将自动切换单据格式。
其中，“自定义”格式，可以在“配置”中进行定义。
付款帐户：
在进货单中，若选择了付款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录付款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此供货单位的应付账款中。
付款过程：
在按单结算处理情况下，一笔进货业务可能是分几次付款完成的，用户可以在调出某张进货单的时候，直接点击“付款过程”按钮，查看此张单据的付款明细，也可以进一步查询某张付款单。
进货退货
操作同进货单
进货退货单录入与进货单相似。
您可以直接录入一张进货退货单，商品成本是按现在的库存成本计算的，也可以点击“原进货单”选择要退货的原进货单据，商品成本则是按照原来的进货价核算的。
选原进货单，则出现如下窗口，你可以选择出要退货的单据；
进货退货差价
发生进货退货业务时，一般都不是按原价退货，而是低于原价，这会产生一个差额。
系统将此差额自动记入“进货退货差价”里，您可以在【查询统计－经营情况统计】里查询进货退货差价情况。
付款单
进货付款时可以直接在进货单上进行付款，也可用付款单进行付款。
操作【进货销售】--【付款单】或操作导航【进货管理】--【付款单】
在付款单中，选择收款单位后，系统会按账龄顺序由远到近自动跳出对此单位未结算完成的进货单以及进货退货单。
用户即可以录入付款帐户及金额，也可以对跳出的进货单或进货退货单进行对勾，以达到分单结算的目。
分单结算时，可以点“自动分配”按钮，即在录入本次付款的账户与金额后，自动分配可以将此笔付款自动对应未结清的、账龄最长的几笔单据。
也可以手动在要结算的单据行输入要结算的金额,达到对单据的结算目的。
对于多付款或未进行按单结算分配的付款金额，请参照收款单进行重新结算再二次分配处理。
进货单统计
操作【查询统计】—【单据统计】--【进货单】
进货单统计是统计某段日期的所有进货单，不包括进货退货单。
明细是查询与该商品在这段日期里的所有进货单据。
单位进货统计
操作：
【查询统计】—【进货统计】－【单位进货统计】
在进入“单位进货统计”时可以选择要查询的日期段、库存商品、业务员、存货仓库，不选择系统自动显示全部。
排序功能：
在统计表中，您可以点击表头项目进行排序，如用鼠标点“进货数量”，则会按进货数量的降序排列，再点一下，则会按进货数据的升序排列。
商品进货统计
操作：
【查询统计】—【进货统计】－【商品进货统计】
同单位进货统计一样，在进入时可以选择要查询的日期段、往来单位、业务员、存货仓库，不选系统则显示全部。
商品进货统计也具有排序功能。
另外，【仓库进货统计】、【业务员进货统计】操作同上。
销售订单
销售订单可以帮助用户对订单进行管理，让用户查询出对某客户的销售订货情况、某商品的销售订货情况以及订单完成情况。
进入【进货销售－销售订单】—点击“新增订单”按钮，出现以下录入界面。
在销售订单上的“交货日期”，是指销售订货的预计发货日期。
可以在订单查询中查询某订单的预计发货时间。
订单上必须录入往来单位、商品编码、数量与金额，其它项目不是必须的，但为了查询统计，也应当录入。
销售订单查询
销售订单查询与进货订单查询相似，这里不再赘述。
销售单
操作【进货销售】－【销售单】或操作导航【进货管理】－【销售单】
选择定单：
在录销售单时，您也可以调用还未完成的订单。
具体方法是：
在销售单中选择购买单位后，点击“订单”按钮，可以调出对应此单位的销售订单。
如果发货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未发货数量与已发货数量。
并标记订单是否完成。
票据类型：
本系统为销售单配置了增值税格式、收据格式、自定义格式三种票据类型。
在选择收据或增值税类型后，系统将自动切换单据格式。
其中，“自定义”格式，可以在“配置”中进行定义。
收款期限：
该笔销售业务若没有收款，则可在收款期限里选择与客户协商的收款日期。
若到期未收款，可在【超期应收款】里查询。
这里的收款期限是与基础资料往来单位中收款期限（天数）对应的，如果基本信息往来单位中收款期限为10天，而录单日期为2004-07-16，则单据中收款期限就变为2004-07-26。
会员卡（F2）：
设置了会员卡，就可以在销售单中使用会员卡。
按F2会弹出会员卡号输入框，会员卡消费记入会员消费统计里。
收款帐户：
在销售单中，若选择了收款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录收款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此购买单位的应收账款中。
收款过程：
在按单结算处理情况下，一笔销售业务可能是分几次收款完成的，用户可以在调出某张销售单的时候，直接点击“收款过程”按钮，查看此张单据的收款情况,也可以进一步查询某张收款单。
选择预设售价：
【系统管理－管理工具－系统配置】中选择使用预设售价后，则在销售单中单价处双击弹出预设售价框。
收款单
销货收款时可以直接在销售上进行收款，也可用收款单进行收款。
操作【进货销售】－【收款单】
或操作导航【销售管理】--收款单
在收款单中，选择付款单位后，系统会自动跳出对此单位未结算完成的销售单以及销售退货单。
用户可以对销售单进行对勾，以达到分单结算的目。
也可点“自动分配”按钮，在录入本次收款的账户与金额后，自动分配可以将此笔收款自动对应未结清的、账龄最长的几笔单据。
关于多收款或预收款或未按单分配款的处理：
我们在操作中可能通过收款单收了某单位1500元钱，其中1000元本应该用于结算销售单，另500元是预收款，但我们没有进行按单结算处理。
怎么办呢？
在我们保存此收款单，从【业务单据查询】中重新调出此收款单时，点“重选单据”按钮，则针对该单位的未按单完成结算的单据又都显示出来，用户可以再次进行自动分配或手动分配，直到可分配金额为0。
销售退货
操作：
同销售单
销售退货单录入与进货退货单相似。
您可以直接录入一张销售退货单，但入库成本是当前库存成本，也可以点击“原销售单”按钮调出要发生退货的原销售单，入库成本则是原销售商品时的成本。
销售退货时若按原销售价退货，则商品销售收入回到销售前的状态，销售退货时若与原销售价不一样，差额直接记入“商品销售收入”。
销售退货时如果未付款，则冲减应收账款；如果付款，则直接减少银行存款或现金；若部分付款，则部分减少银行存款或现金，剩余的款项冲减应收款。
4.3.1零售单
操作【进货销售】－【销售（POS）】
◆设置修改权限
如果允许，则开单人有权对单价折扣进行修改；如果不允许，则开单人只能按系统自动跳出的价格折扣进行销售，也就是物价管理中的零售价。
◆设置默认往来单位、发货仓库、收款账户
设置好后，不需要录入往来单位、发货仓库、收款账户等一般不作改变的选项。
◆挂单
即由于客户的购买时，因为某种原因需要再次选购其它物品，而我们已经录入的商品信息不需要清除时，我们可以使用挂单，挂单后，信息保存在后台。
◆解挂
即客户返回收银台，我们可以提取出客户之前由于取其它商品而挂的单，其窗口如下：
选中要提取的单据，则返回零售单进行处理。
◆系统支持扫描枪快速录入
扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方使用扫描枪录入数据即可。
◆会员卡消费，使用与销售单一样，按F2弹出会员卡录入框。
售退货单（POS）
零售退货单录入与零售单相似。
零售退货时若按原零售价退货，则零售结存后商品销售收入回到销售前的状态，零售退货时若与原零售价不一样，差额直接记入商品销售收入。
商品销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【商品销售统计】
单位销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【单位销售统计】
仓库销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【仓库销售统计】
业务员销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【业务员销售统计】
销售折扣统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【销售折扣统计】
因为销售折扣是不计入系统数据进行运算的，如录销售单时折前金额是108，折后金额是100，则：
“商品销售收入”增加100
“现金”增加100
这8元的折扣在业务分析中并无反映，但是可以通过”销售折扣统计”分析折扣情况。
“销售折扣统计”可以统计各商品在一段时间内的销售数量、金额、折后金额、折扣额、税额、价税合计、成本、利润情况。
全年销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【全年销售统计】
销售排行榜
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【销售排名统计】
商品销售排名如下图
单位销售排名如下
业务员销售排名如下：
仓库销售排名如下：
地区销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【地区销售统计】
地区销售统计表是根据选择了地区的销售单和销售退货单来统计各地区的销售数量、销售金额、税额、价税合计、成本金额、利润金额。
也可以点“明细”按钮查询各地区内各客户的上述销售情况。
分类销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【分类销售统计】
分类销售统计表是根据选择了分类的销售单和销售退货单来统计各地区的销售数量、销售金额、税额、价税合计、成本金额、利润金额。
也可以点“明细”按钮查询各分类内各商品的上述销售情况。
部门销售统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【部门销售统计】
畅销/滞销商品查询表
在商品的销售中，会出现畅销商品，也会出现滞销商品。
对于畅销商品，若不能及时发现，当畅销商品卖完了，又得不到及时补充，就会产生缺货现象，贻误商机，因此及时掌握畅销商品情况及后备库存情况，显得尤为重要。
同样，对于滞销商品，也要分析其销售情况及库存状况，有利于减少企业的库存成本，提高企业的库存管理效率。
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【畅销商品查询】
如图所示窗口，本例是将销售基数设定为“期初库存+本期进货”,百分比为10%，因此上图的畅销商品表列示出的是某一日期段的销售数量/（上期库存+本期进货）大于或等于10%的商品。
只有销售比例大于设置比例的商品才算畅销。
本期进货=时间段内的进货数（进货数－进货退货数）
期初库存=相当于时间段开始日期之前一天时的库存
期末库存=相当于截止到时间段结束日期时的库存
本期入库=时间段内的实际入库商品数
滞销商品操作与畅销商品相同，不再赘述。
商品销售成本统计
操作：
【查询统计】－【销售统计】－【商品销售成本统计】
统计出每张销售单据销售成本，点“成本明细”按钮，查询该单据每种商品的成本详细情况，如下图，如果是个别指定法（批次）核算的商品，在这里可以数量拆分，同时，还可以重新指定商品批次。
对于加权平均商品不能进行上述修改。
账龄分析
在现代经济环境下，信用销售已成为多数企业增强市场竞争力，扩大市场份额的一种必不可少的方式。
但是，如果企业没有有效的销售信用管理，导致应收账款过多或回款期过长，则企业的资金循环和周转就不能顺畅地完成，经济效益就不能完全实现，从而形成“丰产不丰收”的局面，因此企业应加强对应收账款的管理，而对客户应收账款的评估和分析则是应收账款管理和控制的一项重要工作。
本系统的账龄分析可以按照配置的账龄区间显示一个或多个客户的应收账款的账龄。
操作：
【查询统计】－【应收应付】－【账龄分析】
超期应收款
超期应收款是分析超过收款期限仍未收款的单据。
操作：
【查询统计】－【应收应付】－【超期应收款】
点“查看单据”按钮可查看原始单据。
按单结算及查询
按单结算是指收款或付款时可以按照业务单据来进行结算。
如一笔销售业务，可能是通过几次才完成收款的，若不采用按单结算，则很难将收款与原销售业务挂钩，无法了解销售业务的收款情况。
如何使用？
例 1、8月1日销售商品给A公司10000元，款未收；
2、8月5日再次销售商品给A公司20000元，款未收；
3、8月10日收到A公司两次所欠货款15000元；
4、8月15日收到A公司余下货款15000元。
第1和第2项业务用销售单录入。
第3项业务发生时，用收款单，当“付款单位”选择了A公司后，在收款单下一栏会显示出与A公司发生的所有未完成收款的销售和销售退货单据。
在本例中设A公司在以前无欠款，则收款单下一栏则会显示第1和第2项业务发生的销售单据。
在收款金额里录入15000元，这时要注意，若直接过账，虽然对A公司的应收款减少了，但没有跟销售业务联系起来，这就没采用按单结算，所以要记住在下一栏里分配收款金额。
您可以自己手工录入分配金额，也可以点“自动分配”按钮进行自动分配，自动分配的原则的按账龄由大到小的顺序分配，在本例中即对第1项业务分配10000元，第2项业务分配5000元。
参考“4.2.1销售单”和“4.2.2收款单”。
第4项业务发生时，同样用收款单，这时在收款单下一栏里出现的单据只有第2项业务的销售单据了，操作方法方法同第3项业务。
如何查询？
在“业务单据查询”或在其它可以调出原销售单、销售退货单或进货单、进货退货单查阅原单据，点“收款过程”或“付款过程”按钮，即可查看该业务的收付款情况。
进入“数据查询――按单结算查询”
按单结算查询是用于查询日期段内与往来
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