办公设施与工作环境控制程序.docx
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办公设施与工作环境控制程序
长沙万钛工程机械有限公司
办公设施和工作环境控制程序
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2016年12月15日
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2016年12月15日
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新版发行
2016.12.15
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1.目的
1.1对公司办公设施及环境及进行合理配置，确保为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。
1.2对办公设备设施的使用和维护进行控制，保证在生产及办公过程中处于最佳状态，以保证办公环境，提高工作效率。
1.3对工作环境中人、物等因素加以管理，保障员工工作的基本需求，完善企业形象。
2.适用范围
适用于长沙万钛工程机械有限公司办公设施及工作环境的管理。
本公司的基础设施包括：
建筑物、工作场所和相关设施；支持性服务（通讯或信息系统）。
本公司的工作环境与达到产品符合要求所需的条件有关，包括物理的、环境的和其他因素（如温度、湿度、照明等）。
3.职责
3.1行政人事部负责办公及生产场地提供、会议管理、办公秩序管理、办公用品管理、办公车辆管理、宿舍管理等一系列为实现实际办公及生产需求配置必要的资源。
3.2采购部负责办公设备设施的供应商选择和物资采购。
3.3财务部负责办公及生产场地租赁、办公设备设施的采购、办公环境的持续维护维修等费用的审核审批与支付。
3.3各部门负责本部门所用基础设施设备的日常维护和工作环境的日常管理。
4内容
4.1办公及生产场地的提供及办公设备设施的配备
4.1.1租赁湖南中基路桥产业科技有限责任公司厂房作为公司办公生产经营场地。
4.1.2厂房内配备生产车间及办公区域，办公区域设有综合办公区、研发办公室、会议室、设备工程办公室、仓库等办公用房。
4.1.3公司配备饮水机并安装美的净水器供水、每季度更换一次净水器滤芯，配备空调、办公桌椅、电脑、打复印机等办公设备设施。
4.1.4在园区内租赁员工宿舍，免费为员工提供住宿，水电费由员工自行承担。
4.1.5员工就餐在中基路桥食堂就餐公司补助每人每天10元，随工资一并发放。
4.1.6生产生活垃圾由中基路桥负责处理。
4.2会议管理
4.2.1会议种类
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会议分类
主题
主持人
召开时间
参会人员
组织部门
年度总结会议
总结上年度工作情况以及表彰先进部门和个人并为次年度工作计划的制定、讨论及布置；
总经理
每年春节放假前三天
公司全体员工
行政人事部
年度述职会议
总结各部门上年度工作情况，并为次年度工作计划制订方案
总经理
每年第一个月下旬
部门负责人及相关部门负责人、部门直接下属
行政人事部
月度经营计划例会
总结上月度工作并下达下月生产经营计划，解决存在的问题和困难
总经理
每月第一周PM18:
10
总经理、总监、各部长
行政人事部
周管理协调例会
总结上周工作进展及下月工作安排，解决存在的问题和困难
总经理
每周一
PM18:
10
总经理、总监、各部长（内外贸、售后除外）
行政人事部
专题会议
为某项工作或其他重要事宜作讨论、指示和决策
提出部门通知为准
提出部门通知为准
会议指定人员
会议提出部门
晨会
1.汇报上一日工作完成情况及当日工作计划；
2.主持人宣布重大决议或协调事项传达。
部长
每天8:
00
所属部门全体人员
各部门
4.2.2会议通知
4.2.2.1例会如无调整不再另行通知；
4.2.2.1会议通知期一般应提前1天进行通知，紧急会议应提前2小时以上。
4.2.3会议记录
4.2.3.1会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，会议记录人负责会议纪要的编写。
月度经营计划例会的会议纪要必须会议次日完成并交总经理签字后共享给参会人员，周工作协调会会议纪要必须在次日完成并共享给参会人员。
4.2.3.2会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。
4.2.4会议纪律和要求
4.2.4.1应准时到会，不得无故迟到、缺席，因个人原因不能出席会议的，应以短信形式向组织者报告具体原因。
无故迟到书面警告一次，并扣绩效工资20元；无故缺席书面警告一次，并扣绩效工资50元。
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4.2.4.2会议期间应将手机调到静音，不得玩手机，原则上不允许接听电话，如工作需要接听，请离开会场并尽快回到会议。
4.3办公秩序管理
4.3.1办公楼管理
4.3.1.1行政人事部为公司办公楼的管理部门，负责办公楼及办公楼设施的管理，包括办公室分配、调整、维修，办公设施的配置、调整、维修等。
4.3.1.2不得携带易燃、易爆、易腐蚀物品进入办公楼。
4.3.1.3使用会议室和培训室必须提前一天向行政人事部申请，使用完毕后要关闭各种电器设备。
4.3.2办公行为规范
4.3.2.1办公电话铃响三声内接听电话，接听电话统一用语：
“您好！
长沙百川”，语气亲切大方。
通话时要放低音量，以免影响他人。
4.3.2.2严禁在非吸烟区吸烟，每次吸烟时间不超过5分钟。
严禁在公共场所随地吐痰，吃槟榔、倒水、乱掷烟头、纸屑等杂物，违者书面警告并扣绩效工资50元/次。
4.3.2.3上班时间在网上看小说、看电影、玩游戏、购物、查看不健康网站，违者书面警告并扣绩效工资50元/次。
4.3.2.4不得随意串岗，工作时间不办私事，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。
4.3.2.5未经允许，不得擅自使用他人电脑，不得随意翻动他人桌上的文件及物品；员工离开座位超过五分钟，办公电脑自动进入屏保程序。
4.3.2.6注意仪容仪表，着装得体、大方、整洁。
不得打赤脚、穿拖鞋、短裤和背心等进入工作场所，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。
4.3.2.7下班后关闭自用电脑，最后离开办公室的人员应关好门窗，并检查各种电器关闭情况。
违者书面警告并扣除绩效工资50元/次。
4.3.3厂牌和一卡通管理
4.3.3.1厂牌是公司员工身份证明，一卡通用于员工考勤刷卡和食堂就餐刷卡。
4.3.3.2新员工入职统一在行政人事部缴纳现金50元办理厂牌和一卡通，其中40元为一卡通充值金额，10元为一卡通押金，厂牌和一卡通不得分离使用。
4.3.3.3员工上班时间必须佩戴厂牌，违者书面警告并扣绩效工资20元/次。
4.3.3.4因个人原因造成厂牌或IC卡损坏或遗失，应立即到行政人事部网络管理员处重新补办，并缴纳IC卡工本费10元；
4.3.3.5涂改、伪造厂牌或将厂牌转借他人者并对公司造成损失的，记小过并扣绩效工资100元/次并承担相应责任。
4.3.3.6严禁代打考勤卡，第一次代打卡的双方都将给予记大过处理，并扣双方绩效工资500元/人。
如果出现第二次代打考勤卡，双方都将给予辞退处理。
4.3.3.7一卡通日常充值在行政人事部网络管理员处办理。
日常充值不交现金，充值金额在当月工资里扣除。
4.3.3.8每周二、周五上班时间为固定充值时间，其余时间不办理充值。
单次充值金额10元起，月累计充值金额限额为500元。
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4.3.3.9员工离职时，厂牌和一卡通须归还行政人事部，由行政人事部注销后退还卡内余额及押金，如未上交，扣款50元。
4.3.4办公接待
4.3.4.1接待分类
4.3.4.1.1根据接待对象和内容的不同，分为重要接待、常规接待。
4.3.4.1.2重要接待对象为省、市、县、区级领导、公司重大客户、县区科局正职负责人；常规接待的对象主要为政府部门办事员、供应商、加工商或其他有业务往来的人员。
4.3.4.2接待流程
4.3.4.2.1重要接待流程
4.3.4.2.1.1部门的重要接待原则上提前三天申请，并详细填写“接待申请表”，经批准后由接待部门执行。
4.3.4.2.1.2接待部门接到申请后，应详细了解来访客人的姓名、身份、来访目的、停留时间，与申请部门商定客人行程，做好司机接送任务的安排。
4.3.4.2.1.3根据需要布置会场，包括花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌、邀请新闻媒体、草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。
4.3.4.2.1.4根据客人身份预定客人下榻的酒店，省、市级领导和公司重点客户的酒店标准为五星，县级领导和公司一般客户接待对象的酒店标准在四星及以下。
4.3.4.2.1.5如接待申请要求指定旅游项目或指定赠送礼品的，应提前按要求准备。
4.3.4.2.1.6按照接待申请的要求，及时通知指定陪同人员。
4.3.4.2.1.7接待工作结束后，申请部门负责对整个接待工作进行评价。
4.3.4.2.2常规接待流程
4.3.4.2.2.1常规接待按简易接待程序进行，由部门自行负责，总经理的日常接待由行政人事部负责。
如需用餐，可按公司客餐标准申请在食堂用餐。
需外出用餐时，原则上由行政人事部定餐，部门所需的烟、酒由部门填写“接待申请表”在行政人事部领取。
4.3.4.3接待要求
4.3.4.3.1对于来客，接待人员应根据来客来意和身份，妥善安排接待地点，以免客人在公司内随意走动，切忌让客人久候而无人问津。
4.3.4.3.2如遇被访者很忙一时难以抽身或不在时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；并根据来访者要求，做好来访记录，及时转达来访者信息。
4.3.4.3.3接待时注意保密原则。
向来访的客人介绍情况时，应注意保密，巧妙回避不宜回答的问题。
4.3.5名片管理
4.3.5.1名片是公司形象的标志之一。
4.3.5.2公司名片格式由公司行政人事部设计，名片格式包括版面设计、字体、字号、印刷的颜色、采用的纸张等。
4.3.5.3印制名片由申请部门填写《名片印刷申请单》，经部门领导审批后由行政人事部负责印制。
4.3.5.4员工不得擅自印刷名片。
4.4办公用品管理
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4.4.1办公用品分类
4.4.1.1办公用品分为固定资产、低值易耗品、劳保用品、办公信息系统四大类。
4.4.1.1.1本公司的固定资产指办公设备、办公家具、生活设施设备等。
4.4.1.1.2本公司的低值易耗品指除固定资产以外的办公用品，如办公文具用品、日杂用品、办公耗材、水电维修耗材等。
4.4.1.1.3劳保用品包括：
手套、口罩、鞋套、面具、安全帽、洗衣粉、防暑及备用药品等，用于保护劳动者在生产过程中的人身安全与健康所必备的一种防护性用品，公司劳保用品配备标准由安委会根据实际情况组织制定，每年调整一次。
4.4.1.1.4办公信息系统包括：
财务系统、网络系统、广播系统、公司网站等。
4.4.2办公用品预算
4.4.2.1财务部制定办公用品费用预算。
4.4.2.2行政人事部根据预算进行日常控制。
4.4.3办公用品申请
4.4.3.1每月25日，各部门提交办公用品《采购申请单》，如果为办公设备，则填写《设备采购申请单》，并注明品牌、规格、型号、数量，经部门领导签字后统一交行政人事部汇总，行政人事部根据各部门办公用品发放标准，对各部门《采购申请单》进行审核后，经财务总监审批后交采购部进行采购。
4.4.3.2采购部根据行政人事部提交的《采购申请单》汇总表进行采购。
4.4.3.3临时急用的办公用品，可以临时申请采购，临时采购500元以内由行政人事部长直接批准后交采购部执行采购；500元以上由财务总监批准后交采购部执行采购。
4.4.3.4行政人事部对于常用的办公用品配备最低库存量，以备个人临时领用。
4.4.4办公用品验收入库与领用
4.4.4.1收货人员根据供应商出库单进行验收，验收时必须核对品牌、规格、型号、数量、价格，无误后在供应商出库单上签字。
4.4.4.2办公用品由行政人事部入库，劳保用品由仓库入库。
4.4.4.3每月3日前发放办公用品，各部门指定专人领用，除临时急用品外其它时间不予发放。
4.4.4.4所有固定资产由行政人事部进行统一发放并进行编号、管理，张贴“办公用品管理卡”，卡上注明：
物品名称、规格型号、编号、使用部门、使用人、购买时间、配置（性能）、维修记录、流转记录等，并做好电子记账。
4.4.4.5公司公用固定资产由指定管理人员在“办公用品领用登记表”上登记领用；部门内部的固定资产由部长登记领用；员工个人使用的固定资产由使用人登记领用。
4.4.5办公用品的使用
4.4.5.1员工因工作需要将公用的办公设备如数码相机等带出公司以外使用时，应在行政人事部登记，并及时归还。
因个人原因遗失的，由借用人予以赔偿。
4.4.5.2办公信息系统由行政人事部网络管理员负责管理。
4.4.5.3员工必须对领用的物品进行妥善使用与保管，如有故障或非人为因素损坏，可以旧换新；如有遗失或人为损坏，由个人或部门自行赔偿。
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4.4.6办公用品的变更和移交
4.4.6.1办公固定资产因人员异动时需填写“固定资产异动申请表”，办理变更或移交手续。
4.4.6.2部门内或部门间变更时，变更人双方签字确认后，交行政人员审核、登记，更新标签与电脑帐，不得私自调整。
4.4.6.3离职移交时，使用人与接替人双方签字确认。
如没有接替人，由部门部长签收或调回至行政人事部办公用品待分配库。
4.4.6.4若在财产变更或移交过程中发生帐实不符，原使用人或保管人必须做出相应解释，若查明为该使用人或保管人责任时，缺少的财产由其照价赔偿，不明财产由行政人事部查明来处，并退回。
所有领用物品不得擅自带离办公室，个人领用的办公用品，转岗、离职时必须一并退还。
4.4.7办公用品的维修和保养
4.4.7.1办公固定资产及办公信息系统的维修由使用部门报行政人事部安排维修。
4.4.7.2行政人事部需对维修情况进行审核，在预算标准内进行维修，超过标准，需另行申请，批准后方可维修。
由于人为造成的损坏，由使用人自行承担维修费用。
4.4.7.3行政人员组织设备工程部维修人员对空调5月、11月份分别实施保养一次、饮水机一季度保养一次，并建立保养、维修台帐。
4.4.8办公用品的报废及处理
4.4.8.1办公易耗品不能使用的，在各部门规定的预算范围内到行政人事部以旧换新。
4.4.8.2办公固定资产不能再修复使用的，由使用部门填写“办公用品报废申请单”，经行政人事部和财务部审批后，方可进行报废。
4.4.8.3报废后行政人员需在实物帐上进行账务清理，并让财务进行账务调整。
4.4.8.4报废后的物品由行政人员进行处理，可回收变卖的每个月统一清理变卖一次，变卖后的现金交由财务部出纳处。
4.5工作服管理
4.5.1工作服类别
人员类别
夏装
春秋装
办公楼工作人员、各部长
短袖衬衣
工装夹克（黑色）
生产部、制造部、设备部员工
短袖工装上衣（蓝色）
工装夹克（蓝色）
售后服务部、品管部及后勤人员
短袖工装上衣（灰色）
工装夹克（灰色）
4.5.2工作服的订购与发放
4.5.2.1员工工作服由行政人事部统一定购。
当工作服总数量或部分尺码数量不足时，由行政人事部填写“工作服采购申请单”，经行政人事部长、财务总监审批后及时定购。
4.5.2.2工作服的发放由行政人事部行政管理人员组织，员工在“工作服领用签收表”中签字，行政管理人员建立工作服电子台帐，并根据领用情况及时更新台帐，每月底盘点，确保账物一致。
4.5.2.3入职一周后可凭厂牌到行政管理人员处领取工作服。
离职时已满一年的，工作服不计费用；离职时不足一年的，行政人事部按月扣除工作服费用，计算方法如下：
工作服定做总价÷12×（12－已工作的月
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数）。
4.5.2.4办公楼（含车间办公室）工作人员每两年可以领取两套夏装和两套春秋装，车间工作人员每年可以领取两套夏装和两套春秋装。
4.5.2.5因员工个人损坏或遗失工作服时，应及时向行政人事部申请购买，新购买的工作服全部费用由员工自行承担。
4.5.3工作着装管理
4.5.3.1每年5、6、7、8、9月为夏装固定着装时间，每年3、4、10、11月为春秋装固定着装时间，上班时间未按规定穿戴工作服，给予书面警告一次并扣绩效工资50元/次。
4.5.3.2任何人不得擅自改变工作服的样式，擅自更改者，给予书面警告一次并扣绩效工资50元/次。
4.6车辆管理
4.6.1车辆的日常管理
4.6.1.1行政人事部负责公司所有车辆的日常管理。
包括车辆档案的建立、证照管理、车辆保险、年检、使用调配、维修保养，费用预算和审核等。
4.6.1.2专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，做到机油、汽油、刹车油、冷却水备齐；轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光完好，确保行车安全。
4.6.1.3每车设置《行车记录表》，司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等。
4.6.2车辆的使用
4.6.2.1公车只能用于公事，禁止非公用车。
车辆的使用范围包括：
接送宾客、员工外出办事、专车专用。
4.6.2.2因公使用车辆必须提前一天填写“派车申请单”，经所在部门负责人审核，由车辆管理人员按照申请先后安排。
车辆管理人员暂定为驾驶员时，“派车申请单”必须经行政人事部部长签字核准方可生效。
4.6.3车辆维护保养
4.6.3.1除尚在保修期内或者需要维修车辆主体部件以及采购价格在20万元及以上车辆必须在车辆4S店进行定点维修外，其他情况的维修保养由公司就近指定维修厂家。
4.6.3.2司机发现所驾车辆有故障时，要立即报告车辆管理人员，由车辆管理人员根据故障大小安排到指定地点维修，维修费用超过500元的要事前电话请示行政人事部部长，事后以书面材料说明修理原因及部位，维修费用1000元以上的需经财务总监审批同意方可维修。
4.6.4车辆费用管理
4.6.4.1车辆费用包括油费、维修保养费、路桥费、保险费、年检费等车辆使用相关费用，其中油耗按《车辆油耗定额控制表》执行定额管理。
4.6.5违规与事故处理
4.6.5.1无证驾驶、酒后驾车、未经许可驾车外出或将车借予他人使用，由驾驶人负担全部责任。
4.6.5.2如因工作需要在行车过程中发生交通事故的，根据驾驶员在交通事故中应承担的责任，以交警部门判决为依据，分为全部责任、主要责任、同等责任、次要责任、无责任。
根据交警部门认定的责任大小，驾驶员应就交通事故承担赔偿责任，其赔偿比例如下：
全部责任，赔偿公司实际损失额的50％；主要责任赔偿公司实际损失额的30％；同等责任赔偿公司实际损失额的20％；次要责任赔偿公司实际损失额的5％；
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无责任不承担赔偿责任。
4.6.5.3公司车辆如在出车途中遇到不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，报警并立即通知公司车辆管理人员处理，如遇损失在200元以内的小刮擦事故，可在处理的同时向车辆管理人员报告。
4.7宿舍管理
4.7.1.员工需入住集体宿舍或因工作岗位调动需调整宿舍时，需在行政人事部提出申请，由行政人事部统一安排房间。
4.7.2所有员工入住宿舍必须严格服从行政人事部的安排和调整，不得私自调动房间，违者处书面警告一次并自发现之日扣绩效工资20元/天，直至搬回原宿舍为止。
4.7.3集体宿舍钥匙由行政人事部统一保管，入住员工在行政人事部登记领取，离职时予以归还。
钥匙遗失不能归还时，扣绩效工资20元。
4.7.4员工不得在集体宿舍留宿外来人员，一经发现，书面警告一次并扣绩效工资50元/次。
4.7.5严禁在宿舍内赌博、酗酒、打架、斗殴及其它违法活动。
一经发现，给予辞退处理。
4.7.6爱护宿舍内所有的公共设施，不得擅自在宿舍墙壁上打孔。
凡有公物损坏的宿舍，有明确责任者的除负责赔偿损失外，书面警告一次并扣绩效工资50元/次。
无明确责任者的，除全体宿舍员工赔偿损失外，书面警告一次并将扣绩效工资20元/人。
4.7.7宿舍水电费用由入住员工平均分摊。
行政人事部负责统计员工宿舍上月水电费用，并填写“月水电费用一览表”，并于每月8日进行公布，水电费用从工资中扣除。
4.7.8注意用电安全，所有宿舍的照明灯具、线路或其他用具损坏时需在行政人事部报修，由行政人事部安排设备维修人员予以安装、维修，维修费用由全体宿舍员工分摊。
员工不得私拉乱接电线，不得使用电磁炉、电炒锅、电饭煲、热得快、烤火炉等大功率电器，违者除没收电器外，记中过一次并扣绩效工资200元/次，造成线路烧损，照价赔偿。
4.7.9提高警惕，注意防火、防盗，严防事故的发生。
对于本室人员造成的火灾或偷窃事件，一经查实，由责任人承担全部经济损失。
5.表单
5.1《接待申请表》
5.2《名片印刷申请单》
5.3《设备采购申请单》
5.4《固定资产异动申请表》
5.5《办公用品报废申请单》
5.6《工作服申购表》
5.7《派车申请单》
接待申请表
RD/RZ011-03ANo.
申请部门
申请人
日期
接待性质
重要接待□常规接待□内部接待□
来访客人姓名
身份
单位名称
来访客人姓名
身份
单位名称
来访客人姓名
身份
单位名称
接待要求
接送要求
接：
车型：
时间：
地点：
人数：
送：
车型：
时间：
地点：
人数：
会场要求
鲜花□横幅□投影设备□摄影设备□茶水□咖啡□水果□
横幅内容：
酒店、饭店
要求
五星□五星以下三星以上□三星及以下□
接待用品要求
领用物品名称
规格
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