公文知识与公文写作.docx
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公文知识与公文写作
公文知识与公文写作
一、什么是公文
公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种
收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。
公文的定义：
定义一：
公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。
定义二：
《中国共产党机关公文处理条例》中指出：
党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。
对这段定义的四点说明：
（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。
“各类机关与组织”别仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。
（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。
各类载体和传递形式的文书，基本上一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。
除了书面文字外，还实用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。
不管声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都别属于公务文书的范围，因为它们别具有公文的性质和特点。
有时可能作为公文的附件。
（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。
公文同普通文章、作品、新闻报道等有所别同，它有规定的体式，同时要经过一定的处理程序。
（四）公文是党和国家机关具体领导与治理政务，机关与组织处理工作的一种工具。
经过公文制定公布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作事情与经验，记载工作活动事情等。
二、公文的特点
（一）鲜亮的政治性。
内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。
（二）法定的权威性和效用。
来源和出处上与其它文章、作品别同，别是谁都能够写的。
必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，同时能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。
（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，基本上法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。
对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关给予它的作用。
这种效用具有一定的时刻性，但时刻长短别等。
（三）严格的程式性。
是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、办法、程度和格式。
公文普通具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门别能自行其是，更别允许随意“制造”，自搞一套。
（四）语言的简明性。
一是内容集中，力戒空话套话，幸免别必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。
明快算是开门见山，直叙其事，一目了然；幸免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也别宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞办法。
三、公文的作用
（一）制订政策与公布法规的作用
（二）治理与指导的作用
（三）联系公务的作用
（四）宣传教育的作用
（五）凭证与史料的作用四、公文的分类
（一）按性质和作用划分
1、指令性公文。
内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。
要紧文种有：
命令、指令、指令性的通知、通告等。
2、指示性公文。
指导下级机关工作，阐明工作原则、办法和措施，是下级机关开展工作的依据。
要紧文种有：
指示、批复、通知、函等。
3、呈请性公文。
下级向上级机关汇报工作，反映事情，请求批准答复时使用的文件。
要紧有报告、请示等。
4、决策性公文。
关于重大咨询题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。
要紧有决定和决议。
5、发布性公文。
向群众发布应当遵守的事项。
布告、公告、通告。
6、记录性公文。
会议纪要。
（二）按引文关系划分
1、下行公文。
是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。
如命令、指令、指示和批复等。
2、上行公文。
下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。
如请示、工作报告和上行函等。
3、平行公文。
同级机关或者别相隶属的机关之间来往的文件。
如公函、通知等。
（三）从文件的来源划分
两大类：
一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。
另一类是由本机关制成的文件，叫发文。
（包括内部使用的文件，如工作打算、总结、规章制度等）
（四）从文件的制发机关及其性质划分
三类：
法规文件、行政文件、党的文件
（五）从文件的阅读范围和机密程度划分
三类：
发布文件、机密文件、内部文件五、公文的格式
公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及罗列的规定。
包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。
书面格式，要紧包括：
文件头部分、正文部分和文件尾部分。
（一）文件头部分。
位于公文首页上端，普通约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、隐秘等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。
（二）正文部分
1、标题
标题是公文的基本组成部分。
普通由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。
如《国务院对于重组和加强农村工作的指示》。
从语法结构上看，公文标题是一具以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分普通是由介词“对于”组成的介词结构。
标题中别使用逗号，标题的最后也别加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。
另外按惯例，有些文种的标题结构惟独两部分或一部分。
例如：
《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，那个标题惟独事由和文种两部分。
发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也算是章程。
又如：
《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，那个标题惟独发文机关和文种。
公告普通别标出事由。
再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。
为了醒目，使人从远处即可看到。
撰写公文标题要注意以下几个咨询题：
（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和要紧目的。
特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，别宜过长，别需要面面俱到，更别能拖拖拉拉。
如《高青县粮食局对于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局对于增建粮食供应点需用资金的请示》。
（2）要幸免转发文件时文称重叠的现象。
公文文种名称虽已固定化、规范化，但别能一级一级地套用。
转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，别必再加上“通知”文称，尽量幸免“通知的通知”这类现象。
（3）标题罗列组合要美观、匀称。
尽量照应阅读时醒目，罗列整齐美观。
字体宜稍大些。
罗列格式有七种：
两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形
2、正文
正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。
正
文普通由开头、主体和结语三方面构成、但文种别同，写法各异。
3、附件
附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。
假如没有说明，其效用与正件相同。
要紧作用：
使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。
（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，别得随意简化，也别能标书名号，末尾普通别用标点符号。
如：
附件：
1、二○○五年各类产品出口打算
2、二○○六年技术改造安排
（2）正文已注明的附件名称，文尾可别标出。
（3）附件本件放在正文末页之后。
4、公文签发机关
即公文成文机关名称。
降款时要写机关全称，别得滥用简称。
如“山东省打算经济委员会”别能写成“山东计经委”。
几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次罗列。
如党政机关联合发文，党的机关在先。
有固定文件版头的事情下，正文之末可别写签发机关名称，直接降发文日期盖章即可。
5、发文日期
即成文的具体年月日。
不管哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一别可。
成文年月日一律用汉字书写，普通别用阿拉伯数字。
所降日期，凡普通性公文，以领导签发之日为准；会议经过的文件，以会议经过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一具机关的领导签发之日为准。
6、印章
公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。
印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。
联合发文的罗列顺序应与文件头上的罗列顺利一致，可别压年盖月。
7、附注
公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。
（三）文件尾部分
文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。
要紧包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。
1、主题词。
公文主题的核心内容，但又别是彻底为了表现主题而确立的，能够从全文的整体中筛选、提炼。
书写罗列普通别用思考语法结构，别一定表达完整的意思。
其位置在文件尾部分横线之上，由左向右罗列。
词与词之间空一格，别用标点符号。
普通由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。
如《对于调整<淄博市征收教育费附加暂行方法>中有关规定的通知》一文的主题词：
调整教育费附加通知
“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。
2、抄送机关。
抄送机关是送达的平行机关、下属机关。
3、印刷份数。
用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。
标准体式：
编号：
×××特急
国务院文件
国发〔2001〕×号〔绝密〕
国务院对于×××××××的决定
各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：
1、×××××
2、××××××××××中华人民共和国国务院
二○○一年三月二日
（此件别登报）
主题词：
××××××××××××××
抄送：
×××××××××××
国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）
六、公文写作
发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一具重要环节。
那个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。
它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过精密谨慎地考虑，针对具体工作咨询题提出处理方案。
尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰难细致的高水平脑力劳动。
发文的效果好与不行，别仅在于文字的表达是否清晰准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。
撰写文件的构思过程，要紧是关于工作咨询题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是关于文字表达方面的思考和挑选。
所以，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，并且也是一项特别严肃细致的文字工作。
（一）怎么样提高公文写作的能力
写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。
公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。
第一，要努力学习政管理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。
政管理论是指导实际工作的指南。
政管理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。
要有正确的政管理论作指导，有清醒的政治头脑，才干保证在起草公文时别迷失方向。
并且必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。
第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。
机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有别同。
毛泽东同志有段名言：
“别论做什么情况，疑惑得那件事的情形，它的性质，它和它以外的情况的关联，就疑惑那件情况的规律，就疑惑怎么去做，就别能做好那件事。
”这段话说得是做什么就要学什么，钻研什么。
一具对本部室业务生疏的外行，别可能写出指导工作的高质量的文件。
由于业务上似通非通，似知道非知道，写出来的文件很容易浮现如此或那样的毛病。
比如，写反映工作事情的报告，抓别着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重别分，废话连篇；写指导工作和解决咨询题的文件，抓别住症结和关键，提出的措施和方法行别通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。
所以，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。
第三，要研究文章（公文）写作知识，别断提高写作水平。
有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作事情，就能够研究解决咨询题的关键，明确需要制发的文件应该写什么内容。
但是，要把意图表达出来，还要靠一定的文字表达能力。
所以，要学习有关写作知识，包括形式逻辑、语法修辞，幸免文理别通，要知道得怎么确立观点、挑选材料、安排结构。
学习写作知识，关键在于可以熟练掌握运用，还要在多读常写上下功夫。
自己拟写的文稿经过别人修改的地点，一定要仔细总结经验。
要经常练习，可先从公函、通知等篇幅小的文件写起，再逐步写较长的重要文件。
文笔是磨炼出来的，必须在实践中别断总结，逐步提高撰写文件的技能。
（二）撰写公文的基本要求
公文的写作有一些特殊要求：
1、准确、实际
公文是办事的工具，要用它指导工作和处理咨询题，那个全然性质要求撰写公文必须实事求是，一算是一，二算是二，别能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。
否则，由于脱离实际，别是一纸空文难以实行，算是干扰工作，甚至会造成工作损失和妨碍。
要文字朴实，注意用词分寸。
引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须仔细核对，幸免差错和出入。
2、生动、及时
生动：
一是可以生动地指导实际工作。
运用文件指导和推动工作，既要坚定遵循上级精神，又要善于发觉和制造本单位典型经验，指导工作和创新局面。
别要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，别能因地制宜制造性地加以贯彻。
二是使用的语言和选用的材料也要生动爽朗，吸引人阅读并具有说服力。
文件的语言注重朴实、精确，别使用华丽的词藻，别运用过多的形容和描述。
但并别等于写得呆板枯燥。
特别是写工作简报、说话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。
使叙述的语言适当形象化，有感情、有味味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。
及时：
文件的时刻性很强，发文及时与否关系到文件的效用。
不管反映事情依然指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。
比如，当年的打算迟到第二季度才写出来；一份工作指示到了面上的工作差不多进入收尾时期才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等等。
行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。
3、简练、明确
公文便于阅读和处理，需写得简练。
比如一份工作报告别能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也别能象学述论文那样详细论证它的道理。
文件的篇幅要尽可能短些，语言要经济，用最简练的文字把发文意图表达清晰。
要把文件写得简炼、明确，首先要对工作事情、存在的咨询题、采取的措施和步骤等，有清晰的分析和概括能力。
假如认识含糊，抓别住症结和要紧咨询题，写起来就别能层次清楚、文字简练而又明确。
其次要在炼字、炼句上下功夫，学会用最简练的文字，准确说明咨询题。
初稿拟出后，要反复删改，毫别吝惜地去掉那些多余的、能够简缩的字句。
从写作办法说，要开门见山，如公文常用“依照……”、“为了……”、“对于……”、“目前……”等作开头语，直接提出咨询题。
文件的开头，别必写一大串普通化的形势、口号等套语。
正文的首段宜点明主题，以下分清段降或者列出条目，使全文层次清晰，眉目鲜亮，便于阅读。
4、符合规定体式
撰写公文必须符合统一规定的体式，别能随意出手，别伦别类。
（三）撰写公文的办法
1、明确发文的主题和目的
主题是作者在说明咨询题，经过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。
主题的形成大致有三：
一是主题在成文前确定。
即“主题先行”，这是公文有别于其它文体的要紧特征之一。
主题别是经过提炼产生的。
成文前，依照领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一具主题，然后再组织材料，实施写作。
二是主题在调研后产生。
在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论算是主题。
三是调研后主题的改变。
经过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。
弄清发文的主题和目的要紧包括以下几点：
（1）文件的中心内容写什么？
抓什么咨询题？
解决咨询题的要紧意见、措施是什么？
请示时拟请上级机关要紧解决什么咨询题？
（2）预备用什么文种？
文种别同，写法有所别同。
如向上级汇报工作，是写专题报告，依然事情简报？
（3）发送和阅读的对象是什么范围？
如写工作总结是上报领导机关，依然向下属单位介绍工作经验？
阅读对象别同，语气和详简程度有所区别。
（4）发文的具体要求是什么？
如要求对方了解，依然答复批转？
要求对方贯彻执行，依然供对方参照参考等。
2、收集有关材料，进行调查研究。
发文的目的和主题确定后，要环绕主题收集材料，进行一定的调研工作。
这一步工作，并别是对每个文种的写作要求。
比如，写一具通知、公函、请示等。
普通并别需要特意收集材料和调研。
而对较复杂的，往往需要收集材料和调研。
如工作打算、调查报告、工作总结、规章、条例等。
收集材料和调研是一具充分酝酿和构思的过程，别仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还能够收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。
3、拟出提纲，安排结构。
简短的文件别需要拟提纲就能够直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一具写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的要紧框架勾画出来，才有利于顺利进行写作，幸免半路返工。
提纲可依照篇幅大小确定，别太长的，可安排一下正文的结构，先写什么咨询题，依次再写什么咨询题，一共分为几段、几层意思等。
长的、特别重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分说几个咨询题，各咨询题的题目要点，哪一部分、哪一具咨询题预备使用什么具体材料说明等。
重要的领导指导文件，要紧执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。
几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。
4、起草正文
一是要注意观点鲜亮，观点和材料结合得好；二是文字要简练，交代的咨询题要清晰。
观点和材料结合得好，才干符合准确性、鲜亮性、生动性的要求。
惟独观点，没有材料，使人理解别深；堆积了些材料没有鲜亮的观点，则使人别了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。
交待咨询题要清晰，要紧是：
什么机关、什么时刻、什么地方、什么咨询题、什么事情、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。
5、反复检查，仔细修改
初稿拟定后，自己一定要反复看几遍，耐心地认真地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也别能马虎，修改可提高文件质量，也可从中提高写作能力，并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。
（四）常用公文的写作
1、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映事情、提出建议时使用的公文。
国家各级行政机关常用的报告有两大类：
（1）呈报性报告。
以汇报工作、反映有关事情为要紧内容，行文的目的是供上级机关了解掌握工作事情。
为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，因此别要求上级机关批转。
其正文通常分三部分：
第一，开头。
用来总述开展工作的要紧背景、要紧做法或存在的要紧咨询题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关事情报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。
这部分内容要降笔入题，向上承接标题中事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。
第二，主体。
阐述报告的具体内容，如内容复杂，可采纳分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。
假如侧重汇报工作事情，就要写出要紧做了哪些工作，发展到什么程度，采取了哪些措施和办法，收到了什么样的效果，还有哪些别脚等，能够按工作先后顺序来写，也可按工作性质、内容来安排层次段降。
假如侧重于反映有关咨询题，需阐述产生咨询题的原因、咨询题的危害性及解决咨询题的办法途径等。
假如侧重于总结经验体味，就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探究规律性的东西。
总之，要详略得当、重点突出，切忌冗长琐碎，象本流水帐。
第三，结尾。
常用“特此报告”、“以上报告如有别当，请指出”等惯用语收束全文。
也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排，但别易多，以免喧宾夺主。
例文1
对于××××公司承担土地税咨询题的报告公司：
××××公司于三月中旬召开承担土地税工作座谈会。
各有关部门对实行《淄博市城镇土地使用税暂行条例》提出了一些意见，认为土地税务负担过重，物业公司无力承担。
现将事情报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
解决的方法：
一是减免土地税；二是大幅度提高储存费用，否则物业公司无法生存下去；三是××××××。
特此报告
××××公司
二○○六年四月四日
简析
是份物业部门无力承担土地税咨询题的专题事情报告。
正文由三部分组成。
第一部分先概述事情背景，点明全文主题“物业公司负担过重，无力承担过多的土地税”，继续用“现将事情报告如下”一句自然过渡。
这是呈报性报告开头的惯用写法。
第二部分是行文重点，分两个层次阐述。
第三部分提出解决咨询题的方法及咨询题严峻性，其目的引起上级重视，为上级机关决策提供依据。
（2）呈转性报告。
是某些业务部门针对工作中存在的咨询题或需要安排的事项，向上级机关汇报并请求赋予批转的报告。
例文2
对于在我公司开展侨、台事情普查工作安排意见的报告
公司领导：
依照省市人民政府侨务办公室《对于做好侨台普查的通知》精神，为进一步做好我公司侨务工作的对台工作，促进我公司对外开放和外向型经济的进展，现确定在全公司开展侨、台事情普查工作。
普查工作的安排意见是：
一、普查对象和范围。
××××××××××××××××××××××××。
二、普查办法、步骤。
××××××××××××××××××××××××。
三、普查经费来源。
××××××。
四、组织领导。
××××××××××××××××××。
以上报告，如无别当，请予批转。
××××公司侨联
二○○六年×年×月
简析
是就侨、台事情普查工作提出安排意见的呈转性报告。
正文降笔入题，写明发文依据和目的，简洁扼要。
无一多余笔墨。
主体部分从四个方面阐述开展工作的安排意见、对象范围清楚明了，办法步骤翔实具体。
结尾用语简练利降。
（3）报告的写作要求
第一，事情要属实。
实事求是，别能弄虚作假。
第二，中心要明确。
主次分明，针对性强，环绕中心咨询题组织材料。
第三，条理要清楚。
哪些先写，哪些后写，分几个方面写，每个方面又分几个小层次等等。
2、请示
是下级机关向上级机关就有关咨询题请求指示和批准时使用的公文。
写请示要简明，一文一事，才干便于及时处理。
别要在一份请示中提出好几件事，免得送到上级机关后，由于这几件事需分别由几个部门办理，结果会使这份请示在各个有关部门辗转传递，迟延时刻，咨询题得别到及时解决。
请示的正文，要紧应写明请求上级赋予批转或指示的咨询题，并简要说明提出的理由及本机关对咨询题的处理意见。
两种以上处理方案和意见可并且提出，但应说明本机关倾向性意见和理由，供上级参考。
为使正文篇幅简短，中心咨询题明确和突出，可将详细说明的材料作为附件，供领导参阅。
请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请
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