KSOA用户手册.docx
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KSOA用户手册
用友时空KSOA供应链管理系统
主要业务操作手册
武汉时空超越科技有限公司长沙分公司
2013年12月
目录
第一部分通用操作说明4
第一章操作员进入系统4
第二章操作桌面和功能菜单5
第三章业务单据操作说明5
1单据菜单项6
1.1“存盘”或“记账”6
1.2打印7
1.3系统服务8
1.4辅助功能11
1.5退出14
2业务单据抬头项14
3业务单据明细项15
3.1单据明细项填写15
4单据合计项17
5单据操作属性项18
第四章查询分析功能操作说明18
1菜单项19
1.1运行19
1.2打印19
1.3分类汇总20
2抬头项21
3明细项22
3.1页面查询22
3.2使用鼠标右键功能辅助查询23
4操作属性项29
第二部分常用业务流程30
第一章质量管理30
1首营品种管理30
2首营企业管理32
3存储与养护33
第二章购进入库业务35
1采购入库业务描述35
2采购入库流程描述35
3采购入库作业规范及注意事项36
3.1采购订单36
3.2进货入库38
3.3进货商品入库确认39
3.4进货往来确认40
3.5采购结算41
第三章采购退出业务42
1采购退出业务描述42
2进货退出业务流程43
3采购退出作业规范及注意事项43
3.1进货退出票单44
3.2采购退出出库确认45
3.3采购往来确认45
3.4采购结算46
第四章采购退补价业务46
1采购退补价业务描述46
2采购退补价业务流程47
3采购退出作业规范及注意事项47
3.1采购退补价开票单47
3.2采购退补价执行48
第五章采购发票管理49
1采购发票业务描述49
2采购发票勾兑流程50
3采购发票操作规范及注意事项50
3.1开具发票管理50
第六章销售出库业务51
1销售出库业务描述51
2销售出库流程51
3销售出库作业规范及注意事项52
3.1销售开票单52
3.2财务销售往来确认53
3.3销售出库确认54
3.4销售结算55
第七章销售退补价业务56
1销售退补价流程描述56
2销售退补价流程57
3销售退补价单作业规范及注意事项57
3.1销售退补价开票57
3.2销售退补价执行58
第八章销售退回业务59
1销售退回业务描述59
2销售退回业务流程59
3销售退回单规范及注意事项60
岗位作业规范：
60
3.1销售退回收货单60
3.2销售退回往来确认61
3.3销售退回入库确认62
第九章仓储管理62
1货位移库62
2存货盘点63
3临时盘点66
第十章财务管理67
1损溢调整67
通用操作说明
操作员进入系统
每个操作人员在进入系统工作以前，由系统管理员在【系统控制台】定义好该人员的进入系统工作的“用户代码”和“口令”，通知每个操作人员记住个人“用户代码”和“口令”，每个操作人员应该注意对“口令”保密。
操作人员开启计算机后，在WINDOWS桌面上找到并用鼠标双击“KSOA快捷键图标”，弹出对话窗口询问操作人员“用户代码”和“口令”。
操作人员将正确的个人“用户代码”和“口令”填写好，鼠标单击“登录”按钮，系统检查通过，即可进入该操作人员所属操作角色对应的操作桌面进行工作。
操作桌面和功能菜单
在KSOA中，可以按照业务流程中不同的岗位角色的操作需要，指定各个岗位角色操作的应用功能菜单集合。
由系统管理员在【系统控制台】定义岗位角色、岗位角色操作应用功能菜单集合以及操作人员所属岗位角色，这个定义过程就是操作授权过程。
每个操作人员使用个人“用户代码”和“口令”进入系统时可见、可操作的功能菜单集合、图标等共同组成了该岗位角色专属的操作桌面，不同岗位角色专属操作桌面涵盖功能菜单集合不同。
业务单据操作说明
KSOA平台中数据流转的载体是各种业务单据，用户通过各种单据的填制、处理、打印、查询等操作完成业务数据输入、存储、输出的功能。
KSOA中一般单据格式按照功能区域分为五部分：
单据菜单项、单据抬头项、单据明细项、单据合计项、单据操作属性项。
单据菜单项
在KSOA平台中，每张单据都有标准的的菜单栏，但不同业务单据在辅助功能上存在差异，这些菜单提供了对单据操作的一些基本功能菜单。
“存盘”或“记账”
单据数据填写完成，鼠标点击或者利用快捷键（ALT+‘S’）“存盘”或“记账”菜单，数据提交到数据库表，系统提示：
【打印】：
用户可以用鼠标单击“预览打印”和“打印单据”功能实现单据打印。
【新开单据】：
进入一张同类型空白单据进行填制。
【退出单据】：
退出该类型单据，回到主菜单操作桌面。
打印
鼠标单击【打印】菜单，弹出【万能预览】、【万能打印】两个子菜单。
【万能预览】：
鼠标单击该菜单，弹出万能打印方案列表共用户选择，鼠标双击目标方案，系统按照用户选定的万能打印方案显示打印效果，用户认可后可以在预览窗口执行【缩放】和【打印】功能。
【万能设计】：
如果用户认为需要在打印方案列表以外新制定打印方案，应该使用鼠标单击【万能设计】子菜单，用户【万能设计】工具的使用需要一定的培训才能完成，请用户阅读相关专项文档。
建议该功能不要向普通用户开放，可以在系统控制台【业务单据制定】中调整该菜单的使用权。
系统服务
鼠标单击【系统服务】菜单，子菜单随即展现。
【新增一张单据】：
在填写一张单据的过程中，如果需要新填制一张单据，鼠标单击【新增一张单据】菜单，弹出【当前单据处理选择】对话框，要求用户选择对当前单据中数据的处理方式－【将当前数据清空】或者【将当前数据挂账】（【按当前操作员挂账】）。
【将当前数据清空】：
删除当前单据中所有数据，包括抬头项数据和明细项数据。
用户可以在空白的单据中重新填写数据。
【将当前单据进行挂账】：
自动生成“挂账ID”、“挂账时间”，用户可以根据需要，填写、修改“挂账描述”，填写完成鼠标单击“确认”按钮完成当前单据数据的保存。
用户需要调出挂账的数据时，鼠标单击【系统功能】－【选择未处理单据】菜单提取数据即可。
单据数据挂账保存的数据不会因为退出单据而消失，下次进入该类型单据时，鼠标单击【系统功能】－【选择未处理单据】可以提取保存的数据。
【清空当前数据】：
用户希望清空当前正在填写的单据内容时，鼠标单击【系统功能】－【清空当前数据】菜单，弹出提示窗口“是否清空当前单据？
”，用户确定要清空单据，用鼠标单击“确定”按钮即可。
【选择未处理单据】：
用户提取挂账单据数据时，执行【系统功能】－【选择未处理单据】，弹出【挂账单据选择】窗口，鼠标单击需要提取的挂账单据，单击“确定”按钮，系统自动将挂账数据填到空白单据中，应该说明的是，如果当前单据中已经填有数据，系统会弹出上述“当前数据处理选择”窗口，用户处理当前数据后进入“挂账单据选择”对话窗口，用户提取挂账单据数据时，系统将先行删除当前单据中的所有数据，将提取到的数据填入空白单据中。
【清除所有未处理单据】：
鼠标单击【系统功能】－【清除所有未处理单据】，删除所有挂账数据，用户应该慎重操作此功能，一旦删除，挂账数据不能恢复。
辅助功能
鼠标单击【辅助功能】菜单，弹出辅助功能子菜单集合，根据不同单据功能需要设置不同的子功能，下图是“进货票单”的辅助功能子功能菜单集合。
每个类型单据【辅助功能】的子功能由系统管理员根据业务需要在【系统控制台】－【业务单据制定】中定义完成，基本包括草稿存取、单据数据提取、单据修改、单据冲红、数据查询、结算勾兑方式、商品定位等几类。
单据数据提取
用户在填制一张单据时，希望直接提取使用业务流程上一环节单据已经保存的数据，由系统管理员在【系统控制台】－【业务单据提取方案】功能中设置相应“提取方案”，授权给需要的用户使用。
不同的单据中可以提取使用的单据数据不同，提取方案不同。
鼠标单击【辅助功能】－提取方案对应菜单，弹出数据选择对话框，以下以“进货票单”提取“采购订单”为例，接受操作方法。
鼠标单击【辅助功能】－【提取采购订单】菜单，弹出“选择单据”对话窗口，显示所有可提取的采购订单，鼠标单击目标记录，单击“确定”按钮，系统将选中订单数据填入“进货票单”中，应该注意的是，提取数据填入当前单据时，当前单据中已经存在的数据将被删除。
在“单号”栏中直接填写目标单据编号，可以帮助用户快速检索到目标单据。
单据修改
用户希望修改未记账票单，由系统管理员在【系统控制台】－【业务单据修改方案】功能中设置相应“单据修改方案”，授权给需要的用户使用。
单据修改必须在同一类型单据中执行。
以下以“进货票单”修改为例，介绍操作方式。
业务单据中只保存数据不记账的票单数据在未审核前使用【辅助功能】－【进货票单修改】功能可以修改。
鼠标单击【辅助功能】－【进货票单修改】菜单，弹出“选择单据”对话窗口，显示所有可修改单据列表。
鼠标单击目标记录，单击“确认”按钮，系统将目标单据数据填入当前单据，同时删除当前单据中已有数据，用户在当前单据中修改单据数据，修改完成单击【存盘】菜单，系统提示“修改单据将删除原单据中所有数据，将当前数据存储到原单据中”，单据编号保持原单据编号不变，用户确定保存完成单据修改。
勾兑结算方式
在KSOA平台中，进、销结算使用【辅助功能】中不同的结算勾兑方式可以将结算金额对应到出、入库商品明细。
结算勾兑方式由系统管理员根据用户需求在【系统控制台】－【结算勾兑方式】中建立和修改，并授权相关操作人员使用。
下面以进货结算为例，介绍结算勾兑方式操作。
在操作界面鼠标单击【采购结算】菜单进入“采购商品勾兑结算”，在单据界面可以看到【按单据勾兑】这一菜单项：
【按单据勾兑】
第1步用鼠标双击填写“单位编号”或“单位名称”空白栏，来确定结算单位，否则系统会提示“请先确定结算单位，再选择辅助结算方法”。
第2步鼠标单击“按单据勾对”按钮，单据抬头右侧编辑框显示“按单据勾对”字样。
第3步系统自动弹出显示单据指定供货单位所有未完成结算的单据的窗口，操作员可以根据窗口中显示的“单据编号”、“日期”、“开票金额”和“已结算金额”中的内容填写需要结算单据的“结算金额”；
第4步如果需要将某单据的应收余额结清，可以使用鼠标双击在“结清”栏打上“√”标志，同时系统将相应单据的未结余额填写在“结算金额”栏内；如果需要取消某单据结清选择，用鼠标再次双击“结清”栏，取消“√”即可。
第5步结算金额填写完毕，用鼠标单击窗口右下方的“确定”按钮，完成按单据勾对明细退出窗口。
如果希望放弃填写退出窗口，用鼠标单击窗口右下方的“放弃”按钮，确定放弃即可。
第6步按单据勾对完成，系统会自动将勾对总额填写在单据中的“冲减应收应付款”、“实际收支款”两栏，操作员应该填写“结算方式编号”、“结算方式名称”、“摘要”各栏，确定结算扣率，完成结算单据填写可以保存。
退出
用户需要退出单据时，在表单击【退出】菜单，如果当前单据没有数据，直接退回操作桌面，如果当前单据有数据，系统会弹出“当前数据处理选择”窗口，提醒用户清空数据或者挂账。
业务单据抬头项
一般业务单据抬头项包括单据名称、制单日期、单据编号、单位或机构编号、单位和机构名称、部门、业务员等栏目，由系统管理员根据业务需求在【系统控制台】－【业务单据制定】功能中制定，并授权相应用户使用。
用户应该全面填写单据抬头信息，不能为空的栏目如果不填写，在单据存盘或记账的时候，系统会提示操作员进行填写。
用户填写单据抬头数据的操作包括鼠标双击、填写栏下拉菜单、选择框打勾、直接填写数据等方式。
鼠标双击选择：
用户用鼠标双击“单位编号”等填写栏，系统会弹出相应的选择窗口，在窗口中列出可选择数据列表，用户在列表中鼠标单击目标记录，单击“确定”按钮，系统自动将所选数据填写在填写栏中。
例如：
在“单位编号”栏内鼠标双击，系统弹出可选的单位列表供用户选择。
下拉菜单选择：
由系统管理员在【系统控制台】－【资料字典管理】、【系统控制台】－【业务单据制定】功能中定义下拉菜单内容和使用位置。
用户在使用时，鼠标单击下拉菜单按钮，在系统显示的下拉菜单数据中单击目标数据，系统自动填在在填写栏中。
选择框打勾：
部分选项前面带有选择框，鼠标单击选择框，打勾或者取消打勾是对该选项是否选择的方式。
直接填写数据：
需要手工在填写栏内输入数据，例如：
“备注”等。
业务单据明细项
单据明细项填写
业务单据明细项中包括多个单据字段，字段的设置由系统管理员在【系统控制台】－【业务单据制定】功能中定义。
操作用户应该根据单据明细项填写要求填写数据，不能为空的字段如果未填写数据，存盘或记账时，系统会提示操作员。
单据明细填写方式包括鼠标双击利用检索方案选择数据、利用提取方案提取数据、利用鼠标右键菜单选择数据填写、手工填写等几中方式。
鼠标双击利用检索方案选择数据：
检索方案由系统管理员在【系统控制台】－【资料检索方案】中建立和维护。
鼠标双击字段填写栏，系统弹出资料检索方案选择窗口，用户在窗口中鼠标双击单选或者多选目标记录，然后单击“确定”按钮，系统将选中数据填写在单据中。
例如：
“商品编号”、“商品名称”等字段。
利用提取方案提取数据：
上述“单据菜单”章节介绍的利用提取单据数据菜单可以帮助用户填写单据明细。
明细填写鼠标右键功能：
在单据明细填写过程中，单击鼠标右键明细记录排序
用户填写单据明细记录需要排序时，可以使用鼠标右键菜单中【记录排序】功能，系统弹出“集合排序选择”窗口，鼠标双击窗口左侧字段列表中目标排序字段，该字段会出现在窗口右侧列表中，明细记录按照用户挑选的排序字段排序，在字段前方框中鼠标单击打勾表示明细记录按照该字段降续排列。
单据明细删除
利用快捷键CTRL+DELETE组合快捷键对单据明细进行删除；利用鼠标右键《记录删除》对选择记录进行删除。
部分单据明细无删除功能。
记录复制
记录复制功能不仅体现在单据菜单上，也可通过鼠标右键进行记录的复制，该操作可将明细数据行进行复制。
单据合计项
单据中显示整张单据合计数据的部分。
单据合计项中的内容是系统管理员在【系统控制平台】－【业务单据指定】功能中根据业务需求定义的。
填写完单据明细项，系统会将指定的合计数据显示在该区域内。
单据操作属性项
在KSOA平台中，所有操作人员对于系统内功能的操作将被如实严格记录在系统数据中，当前单据操作员信息、操作日期、单据功能运行号、软件版本、执行操作的机构名称等信息显示在单据操作属性项区域内。
关于单据操作方法的备注：
系统中单据操作方法大同小异，不同单据上有不同的辅助功能，在不同单据上有不同的应用，单据菜单上可以自定义很多辅助功能，多数的辅助功能是查询功能。
查询分析功能操作说明
KSOA平台中对于数据输入、处理是为了用户能够利用经营数据进行业务沟通、辅助业务决策。
经营数据利用的载体是查询分析表格。
KSOA中一般查询分析表格格式按照功能区域分为四部分：
菜单项、抬头项、明细项、操作属性项。
菜单项
查询分析菜单项主要包括【运行】、【打印】、【计算器】、【万能打印设计】、【分类汇总】、【退出】菜单，下面着重介绍【运行】、【打印】、【分类汇总】功能操作方式。
运行
用户在操作桌面，鼠标单击目标查询分析菜单，进入查询分析功能，根据查询需求，填写查询分体抬头项的筛选条件后，鼠标单击【运行】菜单，系统执行该查询，组织数据集合并呈现在查询分析表格中。
打印
查询分析打印格式是由系统管理员在【系统控制台】－【万能打印设计】功能中设计定义的。
用户用鼠标单击【打印】菜单，系统弹出打印方案列表供用户选择，鼠标单击目标打印方案，单击“确定”按钮，进入预览窗口预览打印效果，使用鼠标单击“预览”窗口中“打印报表”图标
，可以按照预制的打印方案打印出查询分析中的数据。
鼠标单击打印窗口中“保存报表”图标
，系统将查询分析结果保存到用户指定的文件存储路径，需要读取时，鼠标单击“打开报表”图标
，从存储路径找到目标文件，即可读取数据。
分类汇总
该功能用户将查询分析中明细数据按照“分类方案”按类分级汇总，“分类方案”由系统管理员在系统初装时定义，根据分类分级汇总需求修改维护，求和字段在【系统控制台】－【查询方案制定】功能中定义，“分类方案”根据用户需求不同通常包括商品分类汇总方案、往来单位分类汇总方案和货位分类汇总方案等。
在包含分类字段（商品编号、单位编号、货位号）的明细数据中，用户用鼠标单击【分类汇总】菜单，在其子菜单中选择单击目标功能，系统弹出对话框询问“是否包含明细”，不包含明细的分类汇总结果只包括各类各级汇总数据，包含明细的汇总结果包含明细列表。
例：
商品分类汇总不包含明细汇总窗口
例：
商品分类汇总包含明细汇总窗口
抬头项
查询分析抬头项主要由查询分析标题、数据筛选条件组成，用户填写数据筛选条件时操作方式与“单据抬头项”填写方式基本相同，请用户参阅相关章节说明。
明细项
查询分析明细项是显示查询数据结果的区域，其具体显示内容、格式由系统管理员在【系统控制台】－【查询方案制】功能中定义，根据定义不同，查询分析明细项中可能显示一个或一个以上查询页面，每个页面名称不同，显示数据集合不同。
在同一个查询页面那，根据设计定义不同，可能存在两个明细数据窗口，上下或左右排列，其中一个窗口中的数据是另一个窗口数据的子查询，子查询中显示的数据是其上级查询数据的明细。
下面以“进货票单查询”明细项为例介绍查询操作方式。
页面查询
鼠标单击标有查询页面名称的页签，上图中页签名称是“进货单汇总”、“进货单明细”，记入页面可见按照与定义查询方案显示的数据。
上图中，当用户鼠标单击到每条记录时，位于下方的子查询中显示该记录的明细数据。
使用鼠标右键功能辅助查询
用户在查询分析明细项数据中，单击鼠标右键，可见右键功能菜单，使用这些功能可以帮助用户更快捷地了解数据详情。
【默认状态】：
使当前查询分析界面从排序、汇总等状态恢复到查询方案设定的数据显示状态。
【记录查找】：
根据条件来查找某一条记录。
鼠标单击该功能菜单，系统弹出条件输入窗口，在窗口中针对目标字段选择运算符、填写字段值，单击“查找”按钮，系统将按照条件查找并将鼠标光标定位到符合条件的第一条记录。
【查找下一个】：
用记录查找到某一条记录，再查找下一条满足条件的记录
【记录定位】：
用户录入记录行数将鼠标光标定位在该记录上。
【记录过滤】：
根据条件来过滤满足此条件所有的记录，条件填写方式与“记录”查找相同。
【记录汇总】：
根据条件设置按照记录汇总求和。
鼠标单击该功能菜单，在“分类统计设置”中设置分类字段、汇总字段和求平均值字段，选中字段前面打勾，鼠标单击“确定”按钮，弹出“数据分类统计”窗口，显示用户需要的加工好的数据结果。
【记录排序】：
使当前查询分析明细项数据按照用户指定字段及排序方式进行升序或降序排列。
鼠标单击该功能菜单，在“按条件对记录排序”窗口中指定排序字段，鼠标单击“排序字段”栏，填写大写字母“Y”，系统默认明细数据升序排列，如果用户希望按照该字段进行降序排列，鼠标单击“降序”选项前方框打勾即可。
指定好排序字段和排序方式，鼠标单击“排序”按钮，在查询分析明细项区域显示排序完成的数据记录。
【隐藏当前字段】：
在查询分析数据中，用户将鼠标光标放在目标字段上，单击右键“隐藏当前字段”功能菜单，指定字段列被隐藏。
【释放所有隐藏字段】：
释放所有已经隐藏的字段。
【记录集合打印】：
用户在查询分析数据记录行间拖动鼠标，选中部分标出阴影，单击右键【记录集合打印】功能菜单，系统弹出打印预览窗口，可见被选中的数据打印效果。
在打印预览窗口中鼠标单击【打印】菜单可以实现向打印机输出数据打印。
【统计图形】：
根据查询分析的数据显示统计图形：
直方图、直线图、圆饼图。
鼠标单击该功能菜单，系统弹出“图形分析”窗口，选择“横坐标字段”和“纵坐标字段”，选择“横坐标字段”时用鼠标在下拉菜单中单击目标字段，选择“纵坐标字段”时在目标字段前方框内打勾。
随着横纵坐标选定，窗口中会显示出统计图象，鼠标单击三个“图形种类”前面的圆圈，在选中的图形种类前圆圈内打点，更换图形种类窗口中会显示不同图形。
鼠标单击【打印图形】、【图形导出】菜单可以将图形分别打印和导出到文件，用户可指定存储路径保存图形文件。
【数据集合导出】：
将查询分析数据导出到EXECL表格、文本文件、DBF数据库或PARADOX数据库。
用户单击鼠标右键【数据集合导出】功能菜单，系统弹出“导出当前数据”窗口，用户在窗口中鼠标单击目标选项前的圆圈，在选中的选项圆圈内打点，单击“数据导出”按钮，根据用户选择的数据导出方式，系统将数据分别导出到“DBF数据库”、“PARADOX数据库”、“文本文件”、“Excel表格”。
操作属性项
在查询操作属性项区域中，显示操作员信息、操作日期、功能运行号、操作机构、软件版本名称等信息。
常用业务流程
质量管理
首营品种管理
首营品种管理流程：
首营品种登记→业务审批（首营品种登记）→质管审批（首营品种登记）→企业负责人审批（首营品种登记）
系统对应功能图如下：
功能描述:
对首次经营品种进行登记，经过相关部门人员审核后，方可进行业务操作。
首营品种登记界面：
操作规范及注意事项：
1）首营品种登记时*处为必填项；
2）首营品种登记修改：
通过【辅助功能】下的【首营品种登记修改】可以实现。
3）首营品种登记作废：
对未审核的首营品种登记表，可通过首营品种登记作废功能来实现，先查询出要作废的登记表，再进行作废即可。
首营品种申请人员作业跟踪如下图：
操作规范及注意事项：
通过首营品种申请人员作业跟踪表可以查询出登记表的业务流向，具体表单上已进行详细说明。
首营品种审批表（业务、质管、企业负责人）
操作规范及注意事项：
1）待办事项：
查询到当前部门未审核的审批登记表
2）跟踪事项：
查询到当前部门已审核的登记表流向，以及其他部门审核的状况
3）已完成事项：
登记表已经审批完成。
4）通过菜单处的【审批】进行审批操作。
首营企业管理
首营企业管理流程：
首营企业资料登记→业务审批（登记表）→质管审批（登记表）→总经理审批（登记表）
系统对应功能图如下：
功能描述:
对首次经营往来进行登记，经过相关部门人员审核后，方可进行业务操作。
首营企业登记表界面如下：
注意事项：
首营企业登记的注意事项和处理流程同首营品种登记，在此处不做说明。
存储与养护
库存养护（重点养护商品品种确定表、重点养护商品品种审核、商品在库养护记、中药材饮片在库养护记录、商品停售通知单、解除停售通知单、抽检环节等）：
如需重点养护的品种：
重点养护品种确定表→重点养护品种确定表审核→养护记录，普通养护的品种则直接通过商品在库养护记录进行维护。
首先质管登记需要重点养护的品种信息：
审核确定后进行商品养护：
注意事项：
1）数量"栏填库存实数；
2）"养护措施"一栏根据所采取的措施相应位置上打"√"或作具体说明；
3）如库存检查药品
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