武汉艺术学校.docx
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武汉艺术学校
武汉市艺术学校
依据GB/T19001-2008idtISO9001:
2008
版本号：
A/0
程序文件
受控文件
批准：
万娟
分发号：
2010年3月31日修订
序号
程序文件名
文件编号
对应标准条款
主控部门
编制
审核
起始页码
1
文件控制程序
WHYX/CX01-2009
4.2.3
办公室
华荔
万娟
2
2
记录控制程序
WHYX/CX02-2009
4.2.4
办公室
华荔
万娟
6
3
管理评审控制程序
WHYX/CX03-2009
5.6
办公室
华荔
万娟
8
4
人力资源控制程序
WHYX/CX04-2009
6.2
办公室
华荔
万娟
11
5
基础设施和工作环境控制程序
WHYX/CX05-2009
6.3，6.4
总务科
刘广平
陈晖
15
6
校园安全管理控制程序
WHYX/CX06-2009
6.4，7.5.5
总务科
鄂德京
万娟
17
7
招生控制程序
WHYX/CX07-2009
7.2
学生科
胡建纲
陈菁
19
8
教学过程管理控制程序
WHYX/CX08-2009
7.1，7.5.1，7.5.2
教务科
聂磊
杨菁
21
9
在校生管理控制程序
WHYX/CX09-2009
7.1，7.5.1，7.5.2
学生科
胡建纲
陈菁
26
10
学籍管理控制程序
WHYX/CX10-2009
7.1，7.5.1
学生科
胡建纲
陈菁
29
11
设计开发控制程序
WHYX/CX11-2009
7.3
教务科
聂磊
杨菁
31
12
毕业与就业控制程序
WHYX/CX12-2009
7.2
学生科
胡建纲
陈菁
35
13
采购（外包）过程控制程序
WHYX/CX13-2009
4.1，7.4
总务科
刘广平
陈晖
36
14
顾客满意度测量控制程序
WHYX/CX14-2009
7.2.3，8.2.1
办公室
华荔
万娟
39
15
内部审核控制程序
WHYX/CX15-2009
8.2.2
办公室
华荔
万娟
41
16
监视与测量控制程序
WHYX/CX16-2009
7.6，8.2.3，8.2.4
教务科
聂磊
杨菁
46
17
不合格控制程序
WHYX/CX17-2009
8.3
教务科
聂磊
杨菁
50
18
数据分析控制程序
WHYX/CX18-2009
8.4
办公室
华荔
万娟
54
19
纠正与预防控制程序
WHYX/CX19-2009
8.5
办公室
华荔
万娟
56
1目的
对与学校质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本。
2适用范围
适用于学校质量管理体系文件及资料（包括印刷版本和电子版本）的控制。
3职责
3.1办公室为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修正并监督实施。
3.2校长职责
校长负责批准、发布《质量手册》。
3.3管理者代表职责
管理者代表负责审核《质量手册》，批准、发布程序文件。
3.4分管校领导职责
分管校领导负责审核相关程序文件，批准相关作业指导书。
3.5办公室职责
负责本校质量管理体系文件的控制包括登记、发放与管理，管理与学校质量管理体系相关的法律、法规文件。
3.6办公室职责
负责组织《质量手册》和程序文件的编制。
3.7各部门职责
各部门负责本部门与质量管理体系有关文件包括作业文件的编制（含修改）、整理、收集和归档等；各部门主要负责人审核本部门作业指导书。
4工作程序
4.1文件分类及管理
4.1.1《质量手册》和程序文件由办公室管理。
4.1.2作业指导书中的规章制度、岗位说明书、操作规程，由各相关部门自行保管。
4.1.3外来文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由办公室统一发放和回收控制。
4.2文件的编号规则（标识方法）
4.2.1《质量手册》编号
WHYX/SC-2009
4.2.2程序文件编号
由办公室在编制《质量手册》时，统一编号，详见《质量手册》附录一：
《程序文件清单》。
文件编号格式如下：
WHYX/CX□□-2009
程序文件序号
4.2.3作业指导书编号
WHYX/××/ZY□□□
部门代码作业指导书序号
4.2.4记录编号
4.2.4.1程序文件产生的记录编号详见《记录控制程序》。
4.2.4.2其他记录编号详见《记录控制程序》。
4.2.5其他文件编号
其他文件编号，如公文按国家公文管理有关规定执行。
4.3文件的编写、审核、批准
文件发布前须得到批准，以确保文件是适宜的。
4.3.1《质量手册》由办公室组织编写，管理者代表审核，校长批准后由办公室负责登记、发放。
4.3.2程序文件由办公室组织相关部门编写，分管校领导审核，管理者代表批准后由办公室负责登记、发放。
4.3.3作业指导书由各部门组织编写，各部门负责人审核，分管校领导批准后由各部门登记、发放。
4.3.4要确保使用文件的各部门都得到相关文件的有效版本，文件的发放要填写《发文登记表》。
电子文件发放时，由各部门负责人填写收到的书面回执。
4.3.5学校公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院《国家行政机关公文处理办法》进行控制。
对承载媒体不是纸质文件的控制也应参照上述规定执行，电子文件的发放与管理，要注意制修改授权的控制，以确保文件的稳定性和唯一性。
4.4文件的受控状态
4.4.1文件分为受控和非受控两大类，凡与管理体系运行密切相关，并正在实施的文件均为受控文件，由各部门按规定执行。
4.4.2所有受控文件必须在该文件封面加受控文件字样，并注明发放编号。
4.4.3非受控文件经管理者代表批准后不再跟踪修改，发放时不填写发放编号。
4.5文件的更改与版号
4.5.1《质量手册》及程序文件由办公室组织更改，并填写《文件更改审批表》，经管理者代表批准后修改，修改后再次得到校长批准方能生效。
4.5.2作业指导书由各部门组织更改，经分管校领导批准后，办理《文件更改审批表》后修改，修改后再次得到相关责任人批准。
4.5.3所有被修改的原有文件必须由相应主管部门收回、销毁，以确保有效文件的唯一性。
4.5.4文件的版本
4.5.4.1版本采用大写英文字母A、B、C……表示，A表示第一版，B表示第二版，C表示第三版……；修改状态则用阿拉伯数字0、1、2……表示，0表示未修改，1表示第一次修改，2表示第二次修改……。
4.5.4.2版本与修改状态之间的关系为：
每版每个文件可允许修改3次，否则文件须换版，即由A版升为B版（依此类推）。
特殊情况下需要换版，由管理评审决定。
4.6文件的接收与转移
4.6.1所有进入本部门的文件首先交给本部门文件管理员，由文件管理员将文件按4.1进行分类，并建立相应清单，并按照《收文登记表》逐项填写。
4.6.2文件管理员建立《文件借阅登记表》，对被借阅的文件在《文件借阅登记表》上进行登记。
4.6.3文件的转移
4.6.3.1调离学校的人员所持有的学校文件应由办公室收回；
4.6.3.2在本校范围内调动的人员，所持有的文件应办理相应移交和转移手续。
具体按以下办理：
a）在原部门借阅的文件应归还，原部门文件管理员在相应的《文件借阅记录表》上予以注明；
b）由原部门发放的文件，如需要归还，原部门文件管理员在相应的收、发文台帐上注明归还原因及归还日期；
c）原部门发放的文件，在本校部门间调动时，被调出人员如需保留文件，原部门文件管理员在相应的发放台帐上注明文件去向及转移时间，接收部门文件管理员应在相应的收文台帐上进行登记，并注明时间和由来，文件编号和受控编号不变。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
4.7.1.1所有保存文件按《档案归档制度》的规定执行。
4.7.1.2各部门文件由本部门文件管理员保管，并建立《文件控制清单》，易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
4.7.2.1“受控”文件的作废与销毁
a）所有失效或作废的“受控”文件由办公室及时从所有发放或使用场所撤出，并加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用；
b）对需销毁的作废“受控”文件，由该文件持有部门填写《文件销毁申请审批表》，经管理者代表批准后，由办公室授权相关部门予以销毁。
同时填写本部门《文件销毁登记表》，并从《收文登记表》、《文件控制清单》中将所销毁文件加盖“注销”章予以注销，执行人签字；
c）确因某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当的标识；如有保存价值，应由办公室记录在《作废文件保留登记表》中统一集中保管存档，并在相应文件上加盖“作废保留”印章。
4.7.2.2“非受控”文件的作废与销毁
“非受控”文件不用收回，自然作废。
4.8学校公文的拟定、审批、标识和发放管理均按国务院《国家行政机关公文处理办法》进行控制。
对承载媒体不是纸质的文件的控制也应参照上述规定执行。
4.9作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
4.10文件的借阅与复制
4.10.1文件的借阅
各部门文件管理员对被借阅的文件在《文件借阅登记表》上进行登记并及时收回。
4.10.2文件的复制
a）质量管理体系的《质量手册》和程序文件不准复制；
b）其他文件和资料在复制前要对照《文件复制登记表》的要求逐项填写，由原保存部门负责人审批后，方可复制。
所有复制文件的受控按照本程序4.4有关规定执行，要注明复制字样及“序号/份数”式样。
4.11外来文件（法律、法规和其他要求）的控制
4.11.1办公室对适用的外来政策性文件编制《外来文件清单》并及时传达到有关部门。
4.11.2收到外来文件的相关部门，对其适用性识别后将正本转交办公室进行统一处理。
4.11.3各部门文件管理员接收上述外来文件时应填写本部门《收文登记表》、《文件控制清单》。
5相关文件
5.1国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）；
5.2《中国共产党机关公文处理条例》（中办1996年5月3日印发）；
5.3《记录控制程序》（WHYX/02-2009）；
5.4档案安全保密制度
5.5档案借阅制度
5.6文书档案归档制度
6记录
6.1《文件审批表》（记录编号：
QR/4.2.3-01）；
6.2《收文登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-02）；
6.3《发文登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-10-03）；
6.4《文件借阅登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-04）；
6.5《文件复制登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-05）；
6.6《文件更改通知单》（记录编号：
QR/4.2.3-06）；
6.7《作废文件保留登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-07）；
6.8《文件销毁登记表》（记录编号：
QR/4.2.3-08）；
6.9《文件销毁申请审批表》（记录编号：
QR/4.2.3-09）；
6.10《文件清单》（记录编号：
QR/4.2.3-10）；
6.11《外来文件清单》（记录编号：
QR/4.2.3-11）。
1目的
对质量管理体系所要求的记录进行控制，以提供符合要求的质量管理体系运行的有效证据。
2适用范围
适用于学校对记录的编制、标识、贮存、保护、检索、保留和处置等的控制。
3职责
3.1办公室为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修正并监督实施。
3.2办公室负责建立《记录清单》（包括程序文件产生的及作业指导书产生的两大类），并备案。
3.3各程序文件主控部门负责编制该程序产生的记录的格式，由办公室汇总，并备案。
3.4各部门负责编制作业指导书产生的记录的格式，由办公室汇总，并备案。
3.5各部门负责做好本部门记录的编制、标识、归档、贮存等工作，使之符合要求。
4工作程序
4.1记录的收集、整理和保存
各部门专人负责收集、整理和保存本部门的质量管理记录。
4.2记录形式：
记录可采用文字记录、磁盘、光盘、照片和胶片等形式。
4.3记录分类：
按学校《文书档案归档制度》规定执行。
4.4记录的编号规则（标识方法）
4.4.1程序文件所产生的记录编号规则：
QR/×.×.×-□□
记录代号主要条款号记录序号（01－99）
4.4.2其他地方产生的记录编号规则：
QR/××—□□（-□□）
QR/部门代码－记录序号（01－99）也可加入分类号后再加序号
4.5记录的填写
a）要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项目用斜线“/”表示；各相关栏目负责人签名与日期要完整，不允许省略或空白。
文字记录应使用黑色（蓝黑色）墨水钢笔或签字笔，需复写的记录应使用黑色单面复写纸。
b）如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用横线“—”划去原数据，在其上方写上更改的数据，签上更改人的印章或姓名及日期。
4.6记录的贮存和保护
4.6.1各部门必须由专人把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁、字迹清晰。
各部门按规定期限保存记录，对于保存一年以上的记录交学校档案室保存。
记录的保存期限一般为三年，特殊情况要长期保存。
4.6.2办公室编制学校的《记录清单》，将学校质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。
4.7记录发放、借阅
4.7.1各部门向办公室领取所需记录空白表。
4.7.2各部门保管的记录应便于检索，借阅者要经记录保管部门负责人批准并填写《文件借阅记录》方可借阅。
4.8记录的销毁处理
记录超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室填写《记录销毁审批表》，报管理者代表批准，由办公室执行销毁。
4.9记录格式
4.9.1程序文件产生的记录的格式由本程序文件主控部门负责编制,交办公室汇总，并备案。
4.9.2其他地方产生的记录的格式由各主控部门自行负责编制，交办公室汇总，并备案。
4.9.3各部门可根据工作需要提出更改记录格式，但要执行《文件控制程序》中有关文件更改的规定。
4.10记录的归档与管理
各部门按学校档案室的要求将记录分类收集、整理装订成册并移交归档，并按国家档案管理有关规定进行管理。
5相关文件
5.1《文件控制程序》（文件编号：
WHYX/CX01-2009）；
5.2适用的法律、法规及国家公文有关规定。
6记录
6.1《记录清单》（记录编号：
QR/4.2.4-01）；
6.2《记录销毁清单》（记录编号：
QR/4.2.4-02）；
6.3《记录查（借）阅登记表》（记录编号：
QR/4.2.4-03）；
1目的
评审学校质量管理体系的适用性、充分性和有效性，确保学校管理方针和目标的实现，以便于持续改进和完善质量管理体系，满足顾客日益增长的正当、合理、合情、合法的需求。
2适用范围
适用于学校质量管理体系的评审活动。
3职责
3.1办公室为本程序的主控部门，负责本程序的编制、修订并监督实施；负责准备管理评审所需要的材料，编制管理评审计划和管理评审报告并组织实施；负责管理评审会议记录、存档，并协调有关部门对评审后的纠正、预防措施进行跟踪验证。
3.2校长负责主持管理评审会议，审批管理评审计划和管理评审报告。
3.3管理者代表负责管理评审的组织、领导，审核管理评审计划，组织办公室编写管理评审报告，监督管理评审会议提出的各项决议和措施及验证工作的落实情况；负责向校长及最高管理层报告质量管理体系运行情况并提出改进建议。
3.4各部门负责收集有关信息，分别准备各自职责范围内的质量管理体系进行的汇报材料，并负责实施、落实管理评审会议决定的各项措施。
4工作程序
4.1管理评审计划和要求
4.1.1办公室于每次管理评审前编制《管理评审计划》，并报管理者代表审核，校长审批并予以下发。
计划内容包括：
a）评审时间、地点;
b）评审目的、范围及评审内容;
c）参加评审部门和人员;
d）评审依据等;
4.1.2学校质量管理评审每年至少进行一次，两次评审时间间隔不宜超过十二个月。
当出现下列情况时，可增加管理评审频次：
a）学校组织机构发生重大变动或内、外部环境和政策发生重大变化时;
b）学校质量管理体系发生或发现重大问题时;
c）学校发生重大教学质量事故或发生学生、家长和相关方对教学质量有重大或连续的投诉或抱怨时。
4.2管理评审输入
管理评审输入应包括以下方面有关信息：
a）审核的结果（包括第一方、第二方、第三方审核）;
b）学生、家长和相关方的反馈;
c）学校管理过程的业绩和所提供教学服务的符合性;
d）纠正和预防措施的情况;
e）以往管理评审跟踪措施的实施情况;
f）客观环境的变化以及可能影响质量管理体系的变更;
g）学校内部或外部合理化建议。
4.3管理评审准备
4.3.1办公室应提供的材料：
a）《管理评审会议通知》；
b）《管理评审计划》；
c）评审会议签到表及会议记录。
4.3.2各部门应提供的材料：
各部门接到通知后，应按照管理评审计划的要求准备本部门各职能范围内与质量管理体系有关的汇报材料。
包括：
a）质量管理体系运行报告；
b）相关方投诉资料、重大质量事故处理的记录。
在此基础上管理者代表根据情况起草《质量管理体系运行报告》
4.4管理评审会议
4.4.1校长主持管理评审会议，说明评审的目的、内容、依据和范围，管理者代表报告质量管理体系的运行情况和改进的建议，并听取各职能部门的汇报。
4.4.2与会人员对评审输入内容充分发表意见并做出评价，对存在或潜在的不合格、不符合提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间。
4.4.3校长对所涉及的评审内容做出结论。
4.4.4与会者必须签到，办公室做好并保存会议记录。
4.5管理评审输出
管理评审输出应包括以下内容：
a）学校质量管理体系及其过程有效性的评价和改进，包括对质量管理方针、目标、指标、管理方案、组织机构、过程控制等方面的评价;
b）对现有质量管理体系符合性的评价以及持续改进和不断满足学生、家长和社会相关方要求的决定和措施;
c）资源需求的相关决定和措施（包括对现有资源符合性的评价）;
d）学校质量管理体系的适宜性、充分性、有效性评审结论。
4.6管理评审后的后续工作
4.6.1管理者代表负责根据管理评审会议决定，领导办公室编写《管理评审报告》，并报校长批准下发。
4.6.2《管理评审报告》由学校办公室负责发至相关部门或人员。
4.6.3
对管理评审会议做出的决定和提出的改进措施，由管理者代表负责监督落实情况，办公室负责组织有关部门和人员对实施效果进行跟踪验证并填写纠正措施验证记录。
4.6.4管理评审会议涉及管理体系文件更改时，由办公室组织相关部门和人员对文件进行更改，具体执行《文件控制程序》。
4.6.5对验证时仍不合格的应进行局部评审。
4.6.6办公室应按《记录控制程序》的有关规定管理和保存管理评审形成的所有记录。
5相关文件
5.1《文件控制程序》（文件编号：
WHYX/CX01-2009）；
5.2《记录控制程序》（文件编号：
WHYX/CX02-2009）。
5.3《学校行政议事和决策制度》
6记录
《质量目标实现情况统计表》QR/5.4.1-01
《管理评审计划》QR/5.6-01
《管理会议通知单》QR/5.6-02
《管理评审输入材料》QR/5.6-03
《管理评审会议纪要》QR/5.6-04
《管理评审报告》QR/5.6-05
《纠正措施处理单》QR/8.5.2-01
附录：
管理评审控制流程图
校长负责教育教学质量管理体系的管理评审活动，每自然年末进行一次，评审现行质量管理体系的适宜性、充分性、有效性，并作出管理体系、教育教学服务、资源改进的需求。
管理评审的输入
办公室负责提供学生、家长、社会和上级接收学校满意率、投诉及重大的教育教学服务问题等原始资料。
管理者代表负责向校长报告质量管理体系的运行情况，收集管理评审所需的资料，负责管理评审计划的审定，组织实施评审中的协调，负责评审后的跟踪检查和报告工作。
Yes
No
Yes
管理者代表负责组织对整改要求的监督实施，并向校长汇报，作为下次内部审核的输入。
可能影响
教育教学质量管理
体系的变
更。
党政办负责编制管理评审计划，并在评审前七天向参加评审的处室或个人发出计划，要求做好相应准备。
管理者代表—起草前段质量管理体系运行报告和拟定评审中提出的主要问题。
教学业绩评价、数据分析结果、团、队活动总结等；
改进的建议
整改与跟踪
评审准备
管理评审的输出—质量管理体系及其过程有效性的改进；教育教学过程的改进；资源需求；对现有体系的评价结论及服务要求符合性的评价。
评审结果
评审实施
管理评审报告编制下发
管理者代表按评审内容作详细介绍，重点汇报内审结果；各处室负责人汇报有关工作情况及纠正措施实施情况；校长根据评审情况作相应评定，对存在的问题提出整改要求。
以往的管理评审的跟踪措施及其有效性。
预防和纠正措施的状况是否得以实施和验证。
顾客反馈：
顾客满意度测量及沟通结果。
审核结果：
内审、外审及其他各种审核的结果。
各处室负责其他如新教育教学过程、科研课题的开发以及教育教学质量等情况汇报资料的准备工作
1、目的
通过对人力资源的有效开发和管理，确保承担学校质量管理体系规定职责的所有教职员工具有完成规定职责的能力。
通过培训或采取其它措施，增强意识，提高能力，以满足教育服务的需要。
2、使用范围
适用于学校所有与质量管理体系有关的教职员工，包括外聘教师及临时工。
3、职责
3.1办公室职责
3.1.1负责制定《人力资源控制程序文件》，并组织实施；
3.1.2负责审核，汇编学校《岗位说明书》手册，发放到各部门并监督执行；
3.1.3负责建立并保管教职工的业务档案；
3.1.4负责编制学校《年度人员需求计划》，并组织实施；
3.1.5负责编制学校《年度人员培训计划》，并组织实施；
3.1.6负责招聘、培训、考核的组织实施；
3.1.7负责组织对新教师的入职培训；
3.1.8负责组织对培训效果进行评审；
3.1.9保存培训记录。
3.2各部门职责
3.2.1负责编制本部门员工《岗位说明书》；
3.2.2负责对本部门员工的岗位技能培训提出培训申请；
3.2.3负责对应聘本部门人员的技能操作考核工作；
3.2.4负责组织对本部门教职员工的绩效和技能考核；
3.2.5负责组织对应聘本部门教职员工的试讲考核工作；
3.2.6各部门负责人负责提出与本部门相关的《招聘计划》和《培训计划》。
3.3副校长职责
3.3.1负责编制所属各部门领导的《岗位说明书》；
3.3.2负责审批所属各部门教职员工的《岗位说明书》；
3.3.3负责对初选合适的应聘材料签署是否初试的意见；
3.3.4负责对初试考核合格的应聘人员签署是否试用
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