采购及外包过程控制程序.docx

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采购及外包过程控制程序

1目的

对采购及外包过程进行控制，保证所采购及外包加工的产品满足生产及交付的需要。

2范围

适用于本公司生产主物料/辅助材料的采购、产品的托外加工过程的控制及运输服务采购。

3权责

采购项目

申请部门

提出方式

采购部门

采购单据

验收部门

生产用物料

生管课

请购单

采购课

采购单

（采购合同）

IQC

产品托外加工

生管课

制令单

采购课

托工单

IQC

运输服务

营业部

电话／传真

营业部

传真件

营业部

4定义

生产材料：

由顾客给定一个生产件编号，且直接装运给顾客的材料。

特准采购：

①由于供应商为数极少或在较偏远的地区，无法对供应商进行评估，而又必须向供应商进行采购的。

②本公司所要采购的物料较急或单个的外协件。

5作业内容：

5.1采购物料及加工服务的分类

A类：

直接形成产品的原料及配件，如：

铁料、粉体、塑胶配件、铆钉等；

B类：

对产品质量影响较大的包装材料，如：

彩盒、纸卡、真空罩等；

C类：

所有的产品外包加工，如：

电镀、电著加工等；

D类：

其他对产品的最终质量影响不大的辅料及非生产材料，如包装袋、胶贴、化学药水等。

5.2采购/外包的申请

5.2.1生管课生管员根据“受订单”（见附件一）展开生产需求分析，并核对物料库存后，对需外购的物料以及按计划性采购的物料编制“生产物料需求计划表”（见附件二），对于需托外加工的产品编制“制令单”（见附件三）经部门主管审核后发给采购课实施。

5.2.2生管主管负责对“生产物料需求计划表”、“制令单”进行审核，如需修改，则退回申请人重新编制。

5.2.3如涉及新物料种类的采购，由开发课进行物料编码。

5.3供应商的选择

5.3.1采购课应对供应商进行选择、评估，在合格供应商中采购。

5.3.2有关供应商的选择参见《供应商选择与管理程序》。

5.3.3如客户有要求采用其供应商名单时，则应从该名单的供应商采购有关材料、产品或服务，其它供应商只有经客户批准并列入名单后方可选用。

5.3.4采用客户指定的供应商不能免除本公司确保供应商的产品、材料和服务质量的责任。

5.3.5特准采购，需经总经理批准，并在“采购单”或“托工单”上加盖“特准采购”印章标识。

5.4物料价格选择

5.4.1采购员在采购物料时应货比三家，选择质优价廉的供应商采购。

5.4.2采购部门应将所采购或托工物料的单价填写在采购单/托工单上，以便采购主管及总经理审批。

5.5采购及托工的实施

5.5.1采购文件的编制

5.5.1.1采购课收到批准后的“生产物料需求计划表”或“制令单”并经核实后，编制“采购单”（见附件四）或“托工单”（见附件五），并结合受订单相关要求准备相应的采购文件。

5.5.1.2“采购单”或“托工单”中应清楚填写产品的品号、品名（规格）、数量、单价、交货时间、交货地点、交易条件等内容，采购单经采购主管审核、总经理（核准时限为1小时）批准生效。

5.5.1.3对于较大项目或海外的采购，应签订采购合同，“采购单”及采购合同经报关员确认后由营业部审核、总经理批准，并加盖公司合同章后生效。

5.5.2采购必须与供应商之间签订产品的采购/加工协议提供明确的采购信息，内容可包括：

供货材料不合格的处理、产品的包装及防护要求、产品的标识及可追溯性、采购产品的验证需求和准则及其他双方应遵循的权利和责任等。

5.5.3提供给供应商的图纸及技术资料等采购文件，需经技术部门主管批准。

5.5.4“采购单”或“托工单”经批准后发给供应商，同时联络供应商是否收到，并要求厂商确认后签章回传。

5.6供应商交货能力的监督与管理

5.6.1“采购单”或“托工单”发出后，具体采购项目负责人填写“供应商交货管理表”（见附件六）对供应商的交付能力进行监督与管理，以确保100%按期交货（指：

在规定的交货日期前3天至规定交货日期后1天时间段内的交货）。

5.6.2采购课必须在交货前不定期的，确认供应商产品的生产完成情况和交货准备情况。

5.6.3在监视过程中一旦发现供应商无法按期交货时，应与供应商商讨作出对策，同时，采购员将信息反馈生管课和相关部门。

5.6.4生管课生管员和相关部门也应监督采购计划的执行情况，在交货前一周保持与采购课联系，以便及时了解物料的交付情况。

5.6.5若在交货过程中产生任何的附加运费（包括组织及供应商两者支付的费用），采购课应在“运费监控记录表”（见附件七）中记录。

5.6.6采购课必须每月对供应商的交付状况进行统计分析，具体参见《数据分析及应用程序》。

5.6.7因供应商不能按期交货，导致生产材料中断必须按照《紧急应变管理程序》执行。

5.7外包加工过程的控制

5.7.1当供应商样件制作评估合格后，试生产前供应商必须对本公司委托加工产品的制造过程进行规划并形成相应的文件，制程规划输出的文件包括：

加工工艺流程、控制计划、相应的作业指导书等。

5.7.2供应商正式试产前必须通知采购课，必要时由品管课安排人员对整个试产前的作业准备及试生产过程进行确认，确认结果记录于“外包过程确认记录表”（见附件八）。

外包过程确认记录表同时适合供应商过程确认记录表。

5.7.3试产的数量由本公司确定，但至少为300件。

5.7.4量产过程中有任何影响已批准文件的变更，实施前供应商必须主动通知本公司采购课并将变更后的文件根据本公司的需要提交品质部批准。

5.7.5外包批量生产时，若有必要时由品管课安排人员到供应商现场对外包过程进行质量控制，包括首检、制程检验及成品检测，并将结果记录于“验货报告”（见附件九）。

5.8采购/托工单的修改与作废

5.8.1依生管课提供的生产需求分析，采购或托工数量需增加时，由采购课对追加数量下发“采购单”或“托工单”，按5.5执行。

5.8.2采购的数量减少时，由采购员下发“采购退回单”（见附件十）到供应商，并要求供应商回签；托工数量减少时，由采购员重新下发“托工单”，之前发出的相应“托工单”随之作废，并要求供应商签章回传。

5.8.3当采购/托工的产品图纸、技术资料或品质要求修改时，采购应立即确认供应商生产的状况并将变更后的资料及时传给相应供应商，同时要求供应商确认回传，并作好记录。

5.8.4采购计划的交货日期延期超过10个工作日后，采购单/托工单将自行作废，同时采购员必须开立“采购退回单”对此单结案。

采购单/托工单作废后，采购课负责通知供应商，同时通知生管。

5.8.5如果作废的“采购单”或“托工单”中相关的生产物料还需采购或托工，由生管课重新下发“生产物料需求计划表”或“制令单”，按5.2条款执行。

5.9采购及托工产品的验证

5.9.1采购/托工回厂的产品必须按照《产品监测与测量程序》进行验证，以确保产品满足规定的采购及外包加工要求。

5.9.2当需要到货源处对采购或托工产品进行验证时，应在采购文件中规定验证的安排以及产品的放行方式。

5.9.3当合同有规定时，公司的客户或其代表有权在本公司或供应商处对供应商的产品是否符合要求进行验证。

但客户对供应商产品的验证不能免除本公司向客户提供可接收产品的责任，也不能排除其后客户的拒收。

5.10运输服务的采购由营业部按其内部文件《运输服务采购管理规定》进行。

5.11生产设备、检测仪器、办公用品等零星采购参见《零星采购管理规定》进行。

6相关文件

6.1《供应商选择与管理程序》

6.2《数据分析及应用程序》

6.3《紧急应变管理程序》

6.4《产品监测与测量程序》

6.5《运输服务管理规定》

6.6《零星采购管理规定》

7.使用表单

7.1受订单

7.2生产物料需求计划表

7.3制令单

7.4采购单

7.5托工单

7.6供应商交货管理表

7.7运费监控记录表

7.8外包过程确认记录表

7.9验货报告

7.10采购退回单

附件一

受订单

订单编号

客户订单号

制单日期

预定交期

序号

客户编号

品名/规格

数量

单位

包装

配件

组装方式

箱号

总体积

合计:

批准：

复核：

审核：

制单：

附件二

生产物料需求计划表

订单号：

客户订单号：

填表日期：

年月日

序号

名称

型号/规格

单位

订单需求量

可用库存量

需采购量

交货期

备注

生产管理部:

物料课:

生管课:

附件三

制令单

课别　□冲床课□烤漆课□橡胶课制单日期：

年月日

序号

机器设备

订单号码

品名规格

订单

需求量

单位

可用

库存量

备品率

指定

生产量

投产日

完成日

备注

核准：

生产管理部：

生管课：

附件四

采购单

订购单号码:

订货日期:

交货日期:

供应商

联络人

电话

传真

地址

付款方式

交货地点

界牌

序号

品名

规格

数量

单价

合计

备注

合计

交易条件：

备注：

1.以上产品均需1%备品。

2.供应商接到本公司订购单，确认后请立即副本、签单传回。

3.所交货品之品质，规格必须与原样品相符，如有不符，概由贵公司负责。

4.交货日期必须严格遵守，如不能按期交货，请立即以书面形式通知，本

公司有权取消一部分或全部订单，如因贵公司未能及时通知而使本公司遭

受损失，概由贵公司负责赔偿。

5.订单或条件之任何更改必须以失书面为之，并经工厂经理或主管签章，否则无效。

6.请款及送货请写订单号码，每月货款结算30日止。

厂商签回

批准：

核准：

审核：

采购：

附件五

托工单

制单日期：

年月日

Tel：

Fax：

供应厂商：

联络电话：

联络人：

联络传真：

交货日期：

送货地址：

制令单号：

单价：

托外货品：

币别；

金额：

序号

品号

品名（规格）

单位

应发数量

已提领数量

订单号

备注

交易条件：

备注：

厂商回签：

核准：

审核：

采购课：

附件六

供应商交货管理表

下单日期

订单号

产品名称

供应商名称

要求纳期

实际纳期

确认结果

备注

附件七

运费监控记录表

□供应商/组织□组织/客户

日期

单号

客户/供应商

品名

超额费用

分担方式

负责人

原因

金额

核准：

审核：

制单：

附件八

外包过程确认记录表

供应商：

产品/过程名称：

确认人：

确认日期：

㈠过程确认：

确认项目

确认结果

记录/备注

一、过程规划：

1.是否有建立产品的生产过程流程图？

2.是否有建立相应的控制计划及反应计划？

3.是否有制订相应的作业指导书？

4.是否建立过程能力指标？

5.是否建立生产率指标？

二、人员/素质

1.对岗位人员的资格要求是否定义，并予以满足？

三、机器设备/工装设施

1.设备/工装的指导书是否完整并清楚易懂？

2.设备工装是否完成预防性维护计划？

3.使用的量测装置是否满足测量要求？

4.量测装置是否经过校验并处于有效状态？

四、材料确认/产品的防护

1.使用的材料是否经过验证，并合格？

2.当公司有要求时，是否使用公司指定的材料？

3.是否对加工的产品进行适当有效的防护、贮存？

4.生产过程中的材料是否进行适当的标识？

5.生产过程中发生的不合格品是否进行有效标识？

6.整个物料的流动是否能确保防止混料、混批并实现可追溯性？

五、过程控制方法

1.是否按过程流程图进行生产？

2.是否按控制计划的要求对过程特性进行监测？

3.是否按作业指导书进行操作？

六、环境控制

1.生产现场是否保持清洁、有序？

2.用于外观检测的工位是否有足够的照明？

3.受温湿度影响的产品特性是否保持适当的储存条件和资源？

㈡过程结果验证：

项目

目标值/要求

实际值

可接收准则

制程加工不良率

产能状况

可靠性试验

产品外观检测

产品尺寸检测

附件九

验货报告

供应商名称

地址

品质责任人

订单号

品号

品名/规格

采购单号

订单号

类别

□原材料

□外发加工品

实施阶段

已生产数量

NO.

检验项目

检具

检验结果

单项判定

□OK□NG

检验指导书编号/版本

工程图纸编号/版本

综合判定

备注：

批准：

审核：

验货专员：

附件十

采购退回单

订购单号码:

订货日期:

交货日期:

供应商

联络人

电话

传真

地址

付款方式

交货地点

界牌

序号

品名

规格

数量

单价

合计

备注

合计

交易条件：

备注：

1.以上产品均需1%备品。

2.供应商接到本公司订购单，确认后请立即副本、签单传回。

3.所交货品之品质，规格必须与原样品相符，如有不符，概由贵公司负责。

4.交货日期必须严格遵守，如不能按期交货，请立即以书面形式通知，本

公司有权取消一部分或全部订单，如因贵公司未能及时通知而使本公司遭

受损失，概由贵公司负责赔偿。

5.订单或条件之任何更改必须以失书面为之，并经工厂经理或主管签章，否则无效。

6.请款及送货请写订单号码，每月货款结算30日止。

厂商签回

批准：

核准：

审核：

采购：

0.采购过程控制流程图

流程图

权责单位