采购及外包过程控制程序.docx

1、采购及外包过程控制程序采购及外包过程控制程序1目的对采购及外包过程进行控制，保证所采购及外包加工的产品满足生产及交付的需要。2范围适用于本公司生产主物料/辅助材料的采购、产品的托外加工过程的控制及运输服务采购。3权责采购项目申请部门提出方式采购部门采购单据验收部门生产用物料生管课请购单采购课采购单（采购合同）IQC产品托外加工生管课制令单采购课托工单IQC运输服务营业部电话传真营业部传真件营业部4 定义 生产材料：由顾客给定一个生产件编号，且直接装运给顾客的材料。 特准采购：由于供应商为数极少或在较偏远的地区，无法对供应商进行评估，而又必须向供应商进行采购的。 本公司所要采购的物料较急或单个的

2、外协件。5作业内容：5.1采购物料及加工服务的分类A类：直接形成产品的原料及配件，如：铁料、粉体、塑胶配件、铆钉等；B类：对产品质量影响较大的包装材料，如：彩盒、纸卡、真空罩等；C类：所有的产品外包加工，如：电镀、电著加工等；D类：其他对产品的最终质量影响不大的辅料及非生产材料，如包装袋、胶贴、化学药水等。5.2采购/外包的申请5.2.1生管课生管员根据“受订单” （见附件一）展开生产需求分析，并核对物料库存后，对需外购的物料以及按计划性采购的物料编制“生产物料需求计划表” （见附件二），对于需托外加工的产品编制“制令单” （见附件三）经部门主管审核后发给采购课实施。5.2.2生管主管负责对“

3、生产物料需求计划表”、“制令单”进行审核，如需修改，则退回申请人重新编制。5.2.3如涉及新物料种类的采购，由开发课进行物料编码。5.3供应商的选择5.3.1采购课应对供应商进行选择、评估，在合格供应商中采购。5.3.2有关供应商的选择参见供应商选择与管理程序。5.3.3如客户有要求采用其供应商名单时，则应从该名单的供应商采购有关材料、产品或服务，其它供应商只有经客户批准并列入名单后方可选用。5.3.4采用客户指定的供应商不能免除本公司确保供应商的产品、材料和服务质量的责任。5.3.5特准采购，需经总经理批准，并在“采购单”或“托工单”上加盖“特准采购”印章标识。5.4物料价格选择5.4.1采

4、购员在采购物料时应货比三家，选择质优价廉的供应商采购。5.4.2采购部门应将所采购或托工物料的单价填写在采购单/托工单上，以便采购主管及总经理审批。5.5采购及托工的实施5.5.1采购文件的编制5.5.1.1采购课收到批准后的 “生产物料需求计划表”或“制令单”并经核实后，编制“采购单”（见附件四）或“托工单”（见附件五），并结合受订单相关要求准备相应的采购文件。 5.5.1.2“采购单”或“托工单”中应清楚填写产品的品号、品名（规格）、数量、单价、交货时间、交货地点、交易条件等内容，采购单经采购主管审核、总经理（核准时限为1小时）批准生效。5.5.1.3对于较大项目或海外的采购，应签订采购合

5、同，“采购单”及采购合同经报关员确认后由营业部审核、总经理批准，并加盖公司合同章后生效。5.5.2采购必须与供应商之间签订产品的采购/加工协议提供明确的采购信息，内容可包括：供货材料不合格的处理、产品的包装及防护要求、产品的标识及可追溯性、采购产品的验证需求和准则及其他双方应遵循的权利和责任等。5.5.3提供给供应商的图纸及技术资料等采购文件，需经技术部门主管批准。5.5.4“采购单”或“托工单”经批准后发给供应商，同时联络供应商是否收到，并要求厂商确认后签章回传。5.6供应商交货能力的监督与管理5.6.1“采购单”或“托工单”发出后，具体采购项目负责人填写“供应商交货管理表”（见附件六）对供

6、应商的交付能力进行监督与管理，以确保100%按期交货（指：在规定的交货日期前3天至规定交货日期后1天时间段内的交货）。5.6.2采购课必须在交货前不定期的，确认供应商产品的生产完成情况和交货准备情况。5.6.3在监视过程中一旦发现供应商无法按期交货时，应与供应商商讨作出对策，同时，采购员将信息反馈生管课和相关部门。5.6.4生管课生管员和相关部门也应监督采购计划的执行情况，在交货前一周保持与采购课联系，以便及时了解物料的交付情况。5.6.5若在交货过程中产生任何的附加运费（包括组织及供应商两者支付的费用），采购课应在“运费监控记录表”（见附件七）中记录。5.6.6采购课必须每月对供应商的交付状

7、况进行统计分析，具体参见数据分析及应用程序。5.6.7因供应商不能按期交货，导致生产材料中断必须按照紧急应变管理程序执行。5.7外包加工过程的控制5.7.1当供应商样件制作评估合格后，试生产前供应商必须对本公司委托加工产品的制造过程进行规划并形成相应的文件，制程规划输出的文件包括：加工工艺流程、控制计划、相应的作业指导书等。5.7.2供应商正式试产前必须通知采购课，必要时由品管课安排人员对整个试产前的作业准备及试生产过程进行确认，确认结果记录于“外包过程确认记录表”（见附件八）。外包过程确认记录表同时适合供应商过程确认记录表。5.7.3 试产的数量由本公司确定，但至少为300件。5.7.4 量

8、产过程中有任何影响已批准文件的变更，实施前供应商必须主动通知本公司采购课并将变更后的文件根据本公司的需要提交品质部批准。5.7.5外包批量生产时，若有必要时由品管课安排人员到供应商现场对外包过程进行质量控制，包括首检、制程检验及成品检测，并将结果记录于“验货报告”（见附件九）。5.8采购/托工单的修改与作废5.8.1依生管课提供的生产需求分析，采购或托工数量需增加时，由采购课对追加数量下发“采购单”或“托工单”，按5.5执行。5.8.2采购的数量减少时，由采购员下发“采购退回单”（见附件十）到供应商，并要求供应商回签；托工数量减少时，由采购员重新下发“托工单”，之前发出的相应“托工单”随之作废

9、，并要求供应商签章回传。5.8.3当采购/托工的产品图纸、技术资料或品质要求修改时，采购应立即确认供应商生产的状况并将变更后的资料及时传给相应供应商，同时要求供应商确认回传，并作好记录。5.8.4采购计划的交货日期延期超过10个工作日后，采购单/托工单将自行作废，同时采购员必须开立“采购退回单”对此单结案。采购单/托工单作废后，采购课负责通知供应商，同时通知生管。5.8.5如果作废的“采购单”或“托工单”中相关的生产物料还需采购或托工，由生管课重新下发“生产物料需求计划表”或“制令单”，按5.2条款执行。5.9采购及托工产品的验证5.9.1采购/托工回厂的产品必须按照产品监测与测量程序进行验证

10、，以确保产品满足规定的采购及外包加工要求。5.9.2当需要到货源处对采购或托工产品进行验证时，应在采购文件中规定验证的安排以及产品的放行方式。 5.9.3当合同有规定时，公司的客户或其代表有权在本公司或供应商处对供应商的产品是否符合要求进行验证。但客户对供应商产品的验证不能免除本公司向客户提供可接收产品的责任，也不能排除其后客户的拒收。5.10 运输服务的采购由营业部按其内部文件运输服务采购管理规定进行。5.11生产设备、检测仪器、办公用品等零星采购参见零星采购管理规定进行。6相关文件6.1供应商选择与管理程序 6.2数据分析及应用程序6.3紧急应变管理程序 6.4产品监测与测量程序6.5运输

11、服务管理规定 6.6零星采购管理规定7.使用表单7.1受订单 7.2生产物料需求计划表 7.3制令单 7.4采购单 7.5托工单 7.6供应商交货管理表 7.7 运费监控记录表 7.8外包过程确认记录表 7.9验货报告 7.10采购退回单附件一受 订 单订单编号客户订单号制单日期预定交期序号客户编号品名/规格数量单位包装配件组装方式箱号总体积合计: 批准： 复核： 审核： 制单：附件二生 产 物 料 需 求 计 划 表订单号：客户订单号： 填表日期： 年 月 日序号名称型号/规格单位订单需求量可用库存量需采购量交货期备注生产管理部: 物料课: 生管课: 附件三制 令 单课别冲床课 烤漆课 橡胶

12、课 制单日期： 年 月 日序号机器设备订单号码品名规 格订单需求量单位可用库存量备品率指定生产量投产日完成日备注 核准： 生产管理部： 生管课：附件四 采 购 单订购单号码:订货日期:交货日期: 供应商 联络人 电话 传真 地址 付款方式交货地点界牌序号品名规格数量单价合计 备注 合计交易条件：备注：1.以上产品均需1%备品。2.供应商接到本公司订购单，确认后请立即副本、签单传回。3.所交货品之品质，规格必须与原样品相符，如有不符，概由贵公司负责。4.交货日期必须严格遵守，如不能按期交货，请立即以书面形式通知，本公司有权取消一部分或全部订单，如因贵公司未能及时通知而使本公司 遭受损失，概由贵公

13、司负责赔偿。5.订单或条件之任何更改必须以失书面为之，并经工厂经理或主管签章，否则无效。6.请款及送货请写订单号码，每月货款结算30日止。厂商签回批准：核准：审核：采购 ： 附件五托 工 单制单日期： 年 月 日Tel：Fax：供应厂商：联络电话： 联络人：联络传真：交货日期：送货地址：制令单号：单 价：托外货品：币 别；金 额：序号品号品名（规格）单位应发数量已提领数量订单号备注交易条件：备注： 厂商回签： 核准： 审核： 采购课： 附件六供 应 商 交 货 管 理 表NO下单日期订单号产品名称供应商名称要求纳期实际纳期确认结果备注 附件七运 费 监 控 记 录 表 供应商/组织 组织/客户

14、日期单号客户/供应商品名超额费用分担方式负责人原因金额核准： 审核： 制单：附件八 外包过程确认记录表供应商： 产品/过程名称：确认人： 确认日期：过程确认：确认项目确认结果记录/备注一、过程规划：1.是否有建立产品的生产过程流程图？2.是否有建立相应的控制计划及反应计划？3.是否有制订相应的作业指导书？4.是否建立过程能力指标？5.是否建立生产率指标？二、人员/素质1.对岗位人员的资格要求是否定义，并予以满足？三、机器设备/工装设施1.设备/工装的指导书是否完整并清楚易懂？2.设备工装是否完成预防性维护计划？3.使用的量测装置是否满足测量要求？4.量测装置是否经过校验并处于有效状态？四、材料

15、确认/产品的防护1.使用的材料是否经过验证，并合格？2.当公司有要求时，是否使用公司指定的材料？3.是否对加工的产品进行适当有效的防护、贮存？4.生产过程中的材料是否进行适当的标识？5.生产过程中发生的不合格品是否进行有效标识？6.整个物料的流动是否能确保防止混料、混批并实现可追溯性？五、过程控制方法1.是否按过程流程图进行生产？2.是否按控制计划的要求对过程特性进行监测？3.是否按作业指导书进行操作？六、环境控制1.生产现场是否保持清洁、有序？2.用于外观检测的工位是否有足够的照明？3.受温湿度影响的产品特性是否保持适当的储存条件和资源？过程结果验证：项目目标值/要求实际值可接收准则制程加工

16、不良率产能状况可靠性试验产品外观检测产品尺寸检测附件九 验 货 报 告供应商名称地址品质责任人订单号品号品名/规格采购单号订单号类别 原材料 外发加工品实施阶段已生产数量NO.检验项目检具SS检验结果单项判定OK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NGOK NG检验指导书编号/版本工程图纸编号/版本综合判定备注：批准： 审核： 验货专员：附件十 采 购 退 回 单订购单号码:订货日期:交货日期: 供应商 联络人 电话 传真 地址 付款方式交货地点界牌序号品名规格数量单价

17、合计 备注 合计交易条件：备注：1.以上产品均需1%备品。2.供应商接到本公司订购单，确认后请立即副本、签单传回。3.所交货品之品质，规格必须与原样品相符，如有不符，概由贵公司负责。4.交货日期必须严格遵守，如不能按期交货，请立即以书面形式通知，本公司有权取消一部分或全部订单，如因贵公司未能及时通知而使本公司 遭受损失，概由贵公司负责赔偿。5.订单或条件之任何更改必须以失书面为之，并经工厂经理或主管签章，否则无效。6.请款及送货请写订单号码，每月货款结算30日止。厂商签回批准：核准：审核：采购 ： 0. 采购过程控制流程图流程图权责单位相关文件使用表单生产部主管生管课追加采购单/托工单需采购/托工的物料NGNGOKOKNOYes进料检验/验证通知供应商数量增加数量减少其他要求采购/外包过程监控采购文件的编制供应商选择/询价提出申请生管课产品监测与测量程序数据分析及应用程序紧急应变管理程序供应商选择与管理程序采购课品管课生管课IQC采购课采购课采购主管总经理采购课采购课受订单生产物料需求计划表制令单供应商交货管理表运费监控记录表外包过程确认记录表验货报告采购单托工单采购退回单采购单/托工单