公司印章使用管理制度(试运行).doc
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企业制度
印章管理制度
一、总则
公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。
为规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本管理制度。
二、公司印章的刻制
（一）各部门根据业务需要提出印章（不论是否需到公安部门申请备案）刻制申请，填写“印章刻制申请表”（附件1）。
（二）“印章刻制申请表”由办公室报公司总经理审核、批准。
（三）印章刻制程序：
需要在公安部门备案的印章，按国家规定程序办理印章备案手续，并到公安部门指定的印章刻制单位刻制。
除需要在公安部门备案的其他印章，由办公室指定的单位刻制。
（四）刻制好的印章由办公室统一备案发放。
（五）公司各部门的专用章，由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。
（六）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
三、公司印章的启用
（一）印章刻制完毕，填制“印章样式备案表”（附件2）,由办公室统一留存印鉴样式备案。
（二）申请使用部门印章保管责任人在办公室登记、完善“印章刻制申请表”（附件1），注明启用日期、发放单位和使用范围，方可领取印章。
四、公司印章的使用范围
公司的印章主要包括公司公章、专项业务章（合同章、财务章、）、（法人）专用个人名章。
公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。
（一）公司公章的使用范围主要为：
1、公司对外签发的文件。
2、公司与相关单位联合签发的文件。
3、由公司出具的证明及有关材料。
4、公司对外提供的财务报告。
5、公司章程、协议。
6、员工调动。
7、员工的任免聘用。
8、协议（合同）资金担保承诺书。
（二）公司合同专用章的使用范围主要为：
1、对外投资、合资、合作协议。
2、各类经济合同等。
（三）公司（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。
（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。
（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。
1、公司公章
五、公司印章的管理职责
（一）公司总经理
负责公司公章的使用审批工作。
（二）综合管理部经理
负责授权范围内的印章使用审批工作。
（三）各部门负责人
负责各职能部门专用章的审批工作。
（四）印章管理员
1、负责印章的保管。
2、负责设立印章使用登记台帐。
3、负责印章使用的审核工作。
4、负责制定所保管印章的使用程序。
六、公司印章的管理、使用及保管
（一）印章的管理
1、公司公章、合同专用章、法人个人名章由综合管理部专人负责管理。
2、专项业务章（财务章、人事章等）由各中心指定专人负责管理。
3、各部门须将部门印章管理员名单报综合管理部备案。
5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。
如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续。
6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。
（二）印章的使用
1、公司公章：
使用公司公章必须填写“印章使用审批单”（附件3）。
2、公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。
3、财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。
4、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要，确需将印章带出使用，按照以下程序操作：
1）、公司公章使用部门填写“印章使用审批表”备注是否外带，先后报经办部门分管领导及总经理批准后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
2）、原则上公司公章须由办公室公章保管人员携带，与公章使用部门人员共同外出办理盖章手续。
3）、携带公章外出人员在归还公章后，印章管理员应在“印章使用情况登记表”（附表4）上登记备查，以保证使用登记的完整性。
4）、“印章使用审批单”（附表3）和“印章使用情况登记表”（附表5）作为公司档案永久保存，由办公室存档。
5、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。
（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。
）
6、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由综合管理部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。
8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。
9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经综合管理部经理审批后，方可盖章。
（三）印章的保管
1、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。
3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。
4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。
5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向综合管理部经理报告，并备案，配合查处。
七、公司印章的停用
（一）有下列情况，印章须停用：
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃，声明作废。
（二）印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送综合管理部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
（附件4《印章停用申请表》）
八、本制度由总经理审批通过后，自发布之日起施行，由综合管理部解释并修改。
九、附件
《印章刻制申请表》
《印章样式备案表》
《印章使用审批单》
《印章停用申请表》
《印章使用情况登记表》
附件一：
《印章刻制申请表》
刻制印章申请表
日期
部门
经办人
申请印章种类
名称
材质
形式
申请理由：
使用范围：
管理权限：
管理人：
部门负责人：
年月日
综合管理部：
年月日
总经理：
年月日
备注：
附件二：
印章备案表
企业公章
财务专用章
发票专用章
仅供存档
仅供存档
仅供存档
法人章
合同专用章
财务专用章
仅供存档
仅供存档
仅供存档
附件三：
印章使用审批单
印章使用审批单
时间
使用部门
印章名称
备注
使用事项
是否外带：
□是
□否
涉及单位
申请人
审核人
批准人
附件四：
印章停用申请表
印章停用申请表
申请部门
印鉴样
停用原因
综合管理部意见：
_____________________________日期：
________________
总经理意见：
_________________________________日期：
________________
执行董事意见：
_______________________________日期：
________________
以下由印章保管部门填写
停用印章处理意见：
□封存，移交综合管理部保管。
封存期：
__________________________。
期满后由综合管理部到有关部门办理封存或销毁手续。
□销毁，移交综合管理部，到有关部门办理封存或销毁手续。
综合管理部意见：
________________________________日期：
_________________
总经理意见：
__________________________________日期：
_________________
注：
印章办理销毁手续后，把销毁回执原件交综合管理部存档。
附件五：
公司印章使用登记表
序号
印章名称
日
期
申请人
部门
使用说明
是否外带
确认领导
审批领导
经办人
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
填表说明：
1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”到综合管理部填写后方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。
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