行政管理制度.docx
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行政管理制度
万裕集团
编号：
MAXYEE-XZ-01
版本：
1.0
生效日期：
行政管理体系文件
行政管理制度
密级：
发放编号：
编制：
审核：
批准：
版本修订记录
序号
修订日期
修订内容
修订人
版本
备注
第1节行政指令管理2
第2节会议管理3
第3节印章使用管理4
第4节公文、函件管理5
第5节档案管理7
第6节固定资产管理8
第7节名片管理11
第8节办公用品及低值易耗品管理11
第9节办公车辆管理12
第10节员工行为规范管理12
第11节出差管理14
第12节商务接待管理15
第13节保密管理16
附：
行政管理审批流程17
总则
1.为规范行政管理，提高工作效率，强化行政能力，特制定本制度；
2.该制度是根据集团相关规定，结合各地公司实际情况制定的，适用于集团公司、各区域公司及下属公司；
3.该制度包括行政指令管理、会议管理、印章使用管理、公文函件管理、档案管理、固定资产管理、名片管理、办公用品及低值易耗品管理、办公车辆管理、员工行为规范管理、出差管理、商务接待管理、保密管理等；
4.本制度未涉及内容均参照集团原制度执行，与原制度有不一致的，均以此制度为准；
5.本制度的解释和修改权归集团行政人力资源部所有。
第1节行政指令管理
1.行政指令的范畴
行政指令是指集团、各区域公司及下属公司以公司名义形成的各类行政文件，包括会议决定、各类通知。
2.行政指令的发布及下达
2.1集团公司、各区域公司及下属公司总经理是各项行政指令签发人；
2.2集团公司、各区域公司及下属公司行政部是行政指令发布、传递部门；
2.3行政部须在行政指令签发后1个工作日内，下达至相关业务部门或相关公司。
3.行政指令的执行
3.1受令部门总负责人是行政指令执行的最终责任人；
3.2受令部门分管领导是行政指令执行的第二责任人；
3.3受令公司和部门为行政指令实施部门；
3.4受令部门必须严格按照要求、时限完成指令。
4.行政指令的监督管控
集团公司、各区域公司及下属公司行政部负责对行政指令的执行情况进行跟踪和监督，将执行情况及时向最终负责人反馈。
第2节会议管理
1.会议准备
1.1集团公司、各区域公司及下属公司行政部根据会议召集部门要求，提前下发书面会议通知；
1.2会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、主题、议程以及参会人员需准备的材料等；
1.3视频会议，各地公司行政部须按要求在规定时间提前进行网络调试，确保会议效果；行政部做好日常视频会议系统监管维护，保证设备完好；
1.4重要会议要事先根据会议内容做好会场布置，如公司半年和年终总结会议、大规模专题会等。
2.会议要求
2.1集团召集的会议，与会人员须着深色西装、浅色衬衣，女员工着职业套装；
2.2与会人员须在开会前5分钟到达会场，手机保持静音状态；
2.3遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得泄露会议内容；
2.4由会议召集人或部门根据实际需要决定是否形成会议纪要，如有需要，综合性会议由行政部派专人负责纪录，形成会议纪要由总经理签发，由行政部备案；专业会议由相关业务部门派专人负责纪录，由分管副总经理签发，幷报行政部备案；
2.5行政部负责有关会议内容的报道。
3.会议室使用规定
3.1会议室由行政部负责管理，各部门使用前须提前一天提出申请；
3.2会议结束，要自觉整理会场，保持清洁并通知行政部门；
3.3参会人员应自觉保持会议室整洁、爱护设施；违反会议室管理相关规定的个人或部门，擅自使用造成设备损坏的，须承担赔偿责任。
第3节印章使用管理
1.印章保管
1.1印章包括公章、业务专用章和法人代表章；
1.2印章实行专人专柜保管制，各公司公章由行政部经理统一保管、财务专用章、
法人代表手章由财务部指定专人负责保管；
1.3公章、财务专用章、法人代表手章不得由同一人保管；
1.4印章平日必须入柜上锁；
1.5各公司公章、财务专用章、法人代表手章只允许刻制一套；
1.6各公司原则上不得刻制其他它印章。
如遇特殊情况，确需刻制上述印章以外
的其他印章，须报至集团总裁批准。
（见审批流程1-2）
支持表格\附件1：
印章刻制审批表.docx
2.印章使用审批
2.1集团公司各部室、各区域公司及下属公司使用集团公章，非经济合同类文件须报至分管业务副总裁批准，经济合同类文件须报至分管业务副总裁和分管财务副总裁批准；（见审批流程3-6）
2.2各公司公章使用，须报至公司总经理批准；涉及财务专用章、法人代表手章的，须经财务条线批准；（见审批流程7）
支持表格\附件2：
用印审批表.docx
2.3各公司总经理是印章使用审批第一责任人；
2.4印章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，集团公司将视情节追究保管人及领导责任，并按集团相关规定严肃处理；
2.5公司公章、财务专用章不得带到公司区域外使用；
2.6严禁在空白公文纸上加盖印章，严禁为公司外部人员出具加盖印章的证明及介绍信；
2.7凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。
3．其他
3.1对已明确停业或暂缓营业的公司，将公章移交集团行政部保存，财务专用章及法人章移交集团财务部保存；
3.2印章销毁要严格按照当地工商、公安部门规定办理；如无明确规定，则应在集团行政部监督下，上级公司与移交单位共同完成印章移交及切角作废。
支持表格\附件3：
印章移交、销毁登记表.docx
4.印章检查与罚则
4.1集团行政部每季度对各公司印章保管及使用情况进行抽查；
4.2对违反上述制度的行为，将视情节严重对责任人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系。
给公司造成损失的，将追究其法律责任。
第4节公文、函件管理
1.基本规定
1.1公文指集团、各区域公司及下属公司上报和下发的各类文书。
包括：
决定、通告、通知、通报、请示、报告、汇报、函、会议纪要等；
1.2公文需限时办理和批复，关联事项公文需共同会签；
支持表格\附件4：
公文会签单.docx
1.3根据公文种类不同，应使用统一的文件格式。
（参照党政机关公文格式GBT-9704-2012执行）
支持文件\党政机关公文格式GBT-9704-2012.pdf
2.公文机密程度
2.1绝密：
极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书；
2.2秘密：
次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书。
2.3机密：
不得向公司以外人员透露内容的文书；
2.4传阅：
在本公司内部传阅或传达的文书。
3.收文
3.1各部室由专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档；
3.2各公司由行政部专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档。
4.发文
4.1集团下发红头文件，由相关部室拟稿、核稿，分管业务副总裁审稿，总裁签发；文号、用印及归档由集团行政部管理；（见审批流程8）
支持表格\附件5：
红头文件拟稿纸.docx
4.2各部室、各公司不得下发超出制度规定的文件、通知等；
4.3各公司对外公文，由相关部门拟稿，公司总经理核稿，所属区域总经理审稿，集团分管业务副总裁签发；（见审批流程9）
支持表格\附件6：
文件拟稿纸.docx
4.4各部室、各公司对内发文，由相关部门拟稿，行政部核稿，分管业务副总审核，公司总经理签发。
（见审批流程10）
5.文件传递
5.1文件传递必须使用集团统一的OA办公系统；（目前正在建设中，暂使用即时通讯软件）
5.2各公司行政部负责文件分递，根据文件类别按专业依次分转给部门、分管副总经理、总经理审批；
5.3书面、传真文件应当在发送完毕后立即进行有效确认，并做好相关记录。
6.各地公司上报文件的程序要求
6.1各地公司上报重要文件必须由经办人、部门经理、分管副总经理、总经理签批后，按公司规定程序办理；
6.2发放公文一律加盖印章，公文如有附件，应在正文后注明附件的名称和顺序，在正文结束之后，注明发文的日期及时间；
6.3公文处理必须做到准确、及时、简便；公文由行政部统一收发、传递、用印、立卷、归档。
7.公文保密要求
7.1各地公司经营活动，所有涉及商业、技术机密的文件、文稿等，均应纳入保密范围；
7.2各地公司（部门）在日常工作过程中，应根据集团保密制度确定经办文件和记录所涉及的机密文件、保密级别、保密期限；
7.3确定的保密级别和保密期限必须严格遵守，如有泄密，集团公司将追究当事人及领导责任；视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。
第5节档案管理
1.基本规定
1.1集团行政部负责档案的收集、整理、保管，并对各区域公司、各下属公司的档案工作进行监督、指导、培训。
各区域公司负责本区域下属各公司档案工作；
1.2档案形式：
所有档案必须分别以案卷材料形式和电子文档形式进行存档，各公司设专人保管案卷材料，并将所建档案目录电子版和专管人员名单报集团公司行政部备案；
1.3各公司设专职档案管理员，各部室设兼职档案管理员。
2.档案范围
2.1公司设立、变更以及终止、清算文件资料；
2.2公司股东会、董事会、监事会形成的文件；
2.3各类合同、协议、公函等对外法律文件；
2.4企业各类文件、制度资料，如政府文件、集团下发文件、各类通知、请示、报告，以及对外行文、会议纪要、三标体系文件等；
2.5公司经营管理过程的具有利用、查考、凭证价值的年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料；
2.6与公司发生业务往来的业主、客户、合作伙伴资料。
3.档案归档与移交
3.1各公司行政部负责档案范围中所描述各类文件的管理和规范；
3.2归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处；
3.3进行档案移交时，必须由双方经办人、行政部经理及总经理签字确认。
支持表格\附件7：
档案移交清单.docx
4.档案借阅与利用
4.1档案分为普通档案和涉密档案两类。
涉密档案范围指本制度《保密管理》中列明的涉密文件；除涉密档案外的其它档案为普通档案；
4.2普通档案和涉密档案的借阅与利用：
支持表格\附件8：
档案借阅登记表.docx
序号
档案分类
事由
最终审批人
审批流程
1
普通档案
查阅、复印
登记即可
2
借出
总经理
见审批流程11
3
跨部室（公司）查阅、复印
总经理
见审批流程12
4
跨部室（公司）借出
档案所在单位总经理
见审批流程13
5
涉密档案
查阅、复印、借出
总经理
见审批流程14
6
跨部室（公司）查阅、复印
档案所在单位总经理
见审批流程15
7
跨部室（公司）借出
分管行政副总裁
见审批流程16
备注：
档案借出应在5个工作日内归还，特殊情况需事先约定归还日期
支持表格\附件9：
档案借阅审批表.docx
5.档案销毁
档案销毁需提交“档案销毁审批表”并编制销毁清册，报集团分管业务副总裁、分管行政副总裁批准。
档案销毁需采用焚烧、粉碎或化浆的方式由两人以上共同执行。
销毁电子档案，应将存储载体格式化或粉碎处理。
（见审批流程17）
支持表格\附件10：
档案销毁审批表.docx
6.奖惩
6.1集团每年对档案工作进行评比，对成绩突出公司或个人予以表彰。
对工作不达标公司和个人通报批评；
6.2对下列行为，公司将视情节轻重对责任人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系：
6.2.1档案管理混乱，造成文件材料损毁、丢失；
6.2.2对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿；
6.2.3未经许可擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案；
6.2.4其他严重违反档案管理制度的行为。
第6节固定资产管理
1.总则
固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的并且使用寿命超过一个会计年度的有形资产。
固定资产单价大于等于2000元；
2.固定资产管理职责
2.1各公司总经理负责领导本公司固定资产管理工作；
2.2各公司行政部负责固定资产的实物、卡片录入、台账登记、维保、相关权证资料的管理以及相关保险工作；
2.3各公司财务部负责固定资产的会计核算工作；
2.4各公司行政部和财务部须参与固定资产的验收工作；
2.5各公司行政部和财务部负责固定资产的盘点清查工作；
2.6各公司行政部负责办理固定资产的盘盈、盘亏、报废审批手续；
2.7对有专人使用的固定资产，实行“谁使用，谁保管，谁负责”的办法，落实责任部门和责任人；对于公用固定资产，由行政部负责并将责任落实到人。
3.固定资产购置
3.1固定资产的购置实行“预算审批制”，由使用部门编制“固定资产需求计划”，报行政部审批；行政部根据汇总后的“固定资产需求计划”，结合本公司固定资产使用、闲置情况，编制“固定资产购置预算”，并上报集团，遵守集团规定的审批程序和审批权限；（见审批流程18-23）
支持表格\附件11：
固定资产购置预算审批表.docx
3.2购置预算审批后，由行政部组织相关部门进行采购；
3.3固定资产验收实行“会签制”，填写“固定资产验收单”。
对不需安装的固定资产，行政部、财务部和使用部门进行联合验收；对需要安装的固定资产，必须首先由供货单位、安装单位、公司行政部、财务部和使用部门负责人，以及相关技术人员进行联合验收，然后才能进行安装。
安装调试运转正常达到规定标准后，由上述验收人员在“固定资产验收单”上签字确认；（见审批流程25-26）
支持表格\附件12：
固定资产验收单.docx
3.4固定资产验收合格后，由采购人员将固定资产发票及“固定资产验收单”、“固定资产购置预算审批表”、“购置合同”一同作为报销凭证办理报销手续，并由财务部建立固定资产明细账，进行账务管理；由行政部建立固定资产台账，确定责任部门和责任人，进行实物管理。
4.固定资产日常使用
4.1新购置固定资产的合格证、使用说明书、各种出厂证明、技术资料、保修证等相关资料由行政部负责保管；
4.2本公司内部固定资产调拨时，由行政部提交“固定资产调拨单”，经财务部复核、总经理审批后，由行政部实施；（见审批流程24）
支持表格\附件13：
固定资产调拨审批表.docx
4.3公司间固定资产调拨的审批权限，按集团相关审批规定办理；（见审批流程18-21）
4.4固定资产使用单位或使用责任人领用时，须在固定资产管理台账上签字；
4.5固定资产使用人应当按照正确的方式使用资产，并具有保管、保养、维护的责任；
4.6当使用人发生工作变动等情况时，需要履行固产资产移交手续，并在行政部管理台账上进行相应的变更。
5.固定资产维修
5.1责任部门根据固定资产状况填写“固定资产维修、报废审批表”；
支持表格\附件14：
固定资产维修、报废审批表.docx
5.2固定资产维修审批权限，按集团相关审批规定办理。
（见审批流程27-30）
6.固定资产盘点清查
6.1固定资产盘点清查工作由各公司总经理领导，行政部、财务部会同有关责任部门共同完成；
6.2盘点前，行政部、使用部门和财务部应进行固定资产账簿核对，保证账账相符；
6.3各公司每年十二月十五日至十二月三十一日对固定资产进行盘点清查，并形成“固定资产盘点明细表”和“固定资产盘盈、盘亏报告”，由各公司总经理签字确认；
6.4次年一月十五日前，各地商管公司需将经总经理确认的“固定资产盘点明细表”和“固定资产盘盈、盘亏报告”上报到集团商管公司行政部、财务部。
7.固定资产的盘盈、盘亏、报废
7.1原则上车辆达到办公用车管理制度规定的行驶里程后，可申请报废，但车辆保养行驶状况良好，经集团审批后，可适当延迟报废时间；
7.2固定资产折旧使用分类折旧率，采用“年限平均法”计提折旧。
预计净残值率按5％计算；
7.3固定资产分类折旧率，按照附表中的规定执行；
支持表格\附件15：
固定资产分类折旧年限表.docx
7.4固定资产盘盈、盘亏、报废处理的审批权限，按集团相关审批规定办理。
（见审批流程27-30）
8.低值易耗品
8.1低值易耗品应单独设立台账，并参照固定资产的管理方式进行管理；
8.2低值易耗品摊销采用一次摊销法。
第7节名片管理
1.印制范围
1.1集团高管及各公司行政职务在部门副经理（含）以上人员；
1.2因工作需要印制名片的员工。
2.印制要求
2.1名片按集团VI要求的版式、规格、字体、颜色印制；
2.2名片上印制公司全称、部门、工作职务、办公地址、电话传真、邮编、公司网址、电子邮箱。
3.印制审批
3.1各公司行政部负责名片审核及印制；
3.2印制名片，须经部门负责人、行政部负责人、总经理签字批准后制作。
（见审批流程31-32）
支持表格\附件16：
名片印制申请单.docx
第8节办公用品及低值易耗品管理
1.办公用品
1.1办公用品指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品，例如笔、文件夹、胶水、打印纸等；
1.2根据年度预算，办公用品按需购买，适量库存，按月发放；各部室根据需要在每月25日之前将所需办公用品采购计划，经部门经理签字，报行政部审核后，经总经理批准后采买；（见审批流程33-34）
支持表格\附件17：
办公用品、低值易耗品采买需求表.docx
1.3办公用品采购和保管由行政部两人分别负责，库房每半年盘点一次。
2.低值易耗品
2.1低值易耗品指单价低于2000元、使用期限在两年内的办公用品，如计算器、录音笔、移动存储器等；
2.2低值易耗品单独设立台账并参照固定资产管理方式管理，使用者负责保管。
第9节办公车辆管理
1．车辆配置
1.1配置办公车辆需按固定资产购置审批流程办理；（见审批流程18-23）
1.2办公车辆行驶里程超过25万公里可重新配置，原车申请报废，如变卖必须办理过户。
（见审批流程29）
2．车辆管理
2.1各公司行政部为办公用车的管理和调度部门；
2.2用车需事先申请，经行政部门负责人批准后，司机方可出车；（见审批流程35）
支持表格\附件18：
公务用车使用申请表.docx
2.3严格控制车辆费用支出。
定点修车，统一结算，行政部制定相关台帐；控制油量消耗，行政部统计每次出车的行程、公里数，并对过路费、过桥费进行备案；
支持表格\附件19：
车辆行驶记录表.docx
支持表格\附件20：
车辆加油记录表.docx
2.4驾驶员应认真做好车辆的日常保养工作；
2.5车辆维修、报废参照固定资产维修、报废审批权限办理；（见审批流程27-30）
2.6车辆使用完毕必须停放在公司，如有特殊情况，需公司总经理批准；
2.7驾驶员应做到不出私车、不酒后驾车，遵章守纪，安全驾驶；车辆专人驾驶；严禁非驾驶人员驾车，如因驾驶员失职（酒后驾车、违规行车）造成的违规罚款应由驾驶员本人承担责任。
第10节员工行为规范管理
1.基本规定
1.1各公司行政部为员工行为规范管理监督部门；
1.2如违反员工行为规范管理规定，按集团奖惩制度执行。
2.着装规范
2.1员工在工作日参加庆典、接待等商务活动时，需着正装，仪容仪表整洁得体，服饰搭配美观大方；
2.2男员工不准留胡须，严禁穿黑、红、黄、绿等色系的衬衣、休闲西装和休闲裤；
2.3女员工不得染彩色头发，严禁穿超短裙、低胸装、无袖衬衣、七分裤、紧身裤、休闲鞋、网眼丝袜等服饰；
2.4春、秋、冬季（每年“十·一”后至次年“五·一”前），男员工穿深色西服套装、浅色衬衣、黑皮鞋、系领带；女员工穿深色套装、浅色衬衣、黑皮鞋；
2.5夏季（每年“五·一”后至“十·一”前），男员工穿浅色衬衣、深色西裤、黑皮鞋、系领带；女员工穿浅色衬衣、套裙（或裤）、黑皮鞋；
2.6夏季着装，长江以南公司的员工可提前至四月一日，延长至十月三十一日；
2.7在工作日，员工（含各公司出差人员）出入集团办公楼，需按集团规定着装。
3.工牌佩戴
员工工作期间必须佩带工作牌。
4.文明礼貌
4.1对待客人态度要自然热情，面带微笑，恰当地用敬语；
4.2与客人相遇时，要主动让路；与客人同行时，应让客人先行；
4.3接听外线电话，先要说：
“您好，万裕集团，XX部”，或“您好，XX（城市名称）万裕”，接听内线电话可说“你好，××部”声音温和，使用普通话；
5.办公环境纪律要求
5.1办公台上应保持清洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物；
5.2不随地吐痰、丢弃纸屑、果皮、烟头及杂物，不乱涂乱画，保持环境的清洁；
5.3创造优美的办公环境，不得损坏公司配置的各种器具、设施；不得随意乱堆乱挂各种物品；
5.4保持办公环境的肃静，不得在办公区域喧哗、聊天或随意制造噪音；
5.5办公区域严禁吸烟，吸烟须到指定区域。
6.廉洁自律
6.1严禁利用职务之便侵吞、窃取、骗取或以其他手段贪污公司财物；
6.2严禁将应由本人支付的费用到公司报销；
6.3严禁私自占用公物归个人使用；
6.4严禁占用公物进行个人营利活动或非法活动；
6.5严禁收受、索取贿赂；
6.6严禁在经济活动中收受回扣；
6.7严禁接收经营工作中的礼品馈赠；
6.8严禁采取各种手段虚报冒领、骗取公司钱款；
6.9严禁以任何理由挪用公款；
6.10严禁为达到个人目的用公款请客、送礼；
6.11对于违反上述规定的员工，对其解除劳动关系。
第11节出差管理
1.基本规定
1.1员工出差按不同层级办理相关审批手续；（见审批流程36-40）
支持表格\附件21：
出差申请表.docx
1.2副总裁（含）以上人员机票和差旅费由集团行政部统一预定和结算；其他人员出差自行订票并办理差旅费报销手续；
1.3差旅费报销内容仅限于：
交通费（飞机、高铁、轮船、长途汽车、机场大巴、城市轨道交通）、住宿费（房费、电话、洗衣、上网、传真、复印、打印）、工作餐费；
1.4员工出差（含因公招待费用）只能在其任职公司报销；
1.5报销标准：
级别
火车
轮船
飞机
报销限额
（含住宿、工作餐）
副经理
（不含）以下
硬卧高铁二等座
三等舱
经济舱
400元/天
副经理（含）以上
副总经理（不含）以下
软卧高铁二等座
二等舱
经济舱
500元/天
副总经理、总经理级
软卧高铁一等座
一等舱
公务舱、头等舱（国内）；经济舱（国际）
600元/天
总裁助理
软卧高铁一等座
一等舱
公务舱、头等舱（国内）；经济舱（国际）
600元/天
副总裁（含）以上
软卧高铁一等座
一等舱
头等舱（国内、国际）
据实报销
2.报销标准说明
2.1工作餐费每人每餐标准不超过100元；
2.2在北京、上海等一线城市出差，住宿、工作餐报销
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