OA自动化办公自动化系统设计方案.docx
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OA自动化办公自动化系统设计方案
云南省广播电视厅办公大楼
办公自动化系统设计方案
云南省广播电视厅办公自动化系统
1.1项目设计方案综述
本方案在应用软件设计上注重逐步实施的策略，先由日常办公业务功能为主，不断增加各种信息的发布、整理基础上，增强包括辅助决策的建设，在数据库系统软件选型方面，在满足现有应用的基础上，注重以后对数据仓库方案的支持和避免重复投资，选择了SQLSERVER。
本方案选用LotusNotes作为内部网群件平台。
本方案最大的篇幅集中在应用系统的开发方案上，主要的技术路线是以分阶段扩展系统的思路展开设计，一期工程主要完成云南省广播电视厅办公业务处理自动化以及信息服务和后勤管理的部分内容；实现有限度的办公信息和业务数据共享。
1.1.1系统结构设计
云南省广播电视厅的办公自动化系统以Browser/Server作为整个系统的基本模式，Browser/Server结构是现代计算机系统中主流高效率的体系结构，也是一个低成本的体系结构，更重要的是它还是一个开放的体系结构。
在本系统结构设计中，应着重体现Browser/Server的服务模式，Browser/Server是目前Internet/Intranet所提供的基本服务模式，同时也是在本系统结构设计中所采用的模式。
由于在系统中采用了Intranet技术，因此整个系统对于网络用户来说是一个统一的整体，用户无需了解和安装各种网络应用软件子系统，就可以通过超链接查询网络上的所有资源（包括各种文本、数据库、多媒体数据等）。
1.1.2群件平台选型
群件平台是作为云南省广播电视厅办公自动化的平台，本方案选择LotusNotes为群件平台。
LotusNotes是Lotus公司推出的软件开发产品，该产品采用先进的技术，不仅能够对传统文档数据进行管理，而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。
LotusNotes是群件平台的软件系统,能够通过网络将位于各个的机构联合起来，组成一个紧密合作协调工作的环境。
LotusNotes作为先进的通信处理软件和群件产品，全面实现了对非结构化信息的管理和共享。
LotusNotes作为工作流平台和文档管理服务器具有如下优点：
1、LotusNotes是一个文档数据库管理系统，文档数据库的最基本元素就是文档，而Notes文档可以同时包含结构化的和非结构化的信息。
所以，LotusNotes能够存储和管理类似文档这样的非结构化数据。
群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息，LotusNotes的复制机制可使所有成员的信息保持同期更新，可以采用双向复制、客户端复制、选择复制和后端复制等.
Domino提供DominoConnect应用程序，通过HTTP、ODBC和SQL，可以直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的企业数据。
DominoConnect包括LotusNotesPump,提供与Sybase、Informix、Oracle以及与ODBC兼容的数据库之间进行大宗数据交换和同步的数据分布式服务。
2、Lotus提供的Component是一种ActiveX控件，可以将这些控件与Notes文档集成在一起使用，创建电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。
通过Notes客户机与办公室组件（如MicrosoftOffice、IE）的集成，可使用户在使用Notes文档安全性和传递特性时，可以同时使用熟悉的字处理软件工作。
3、LotusNotes平台包含一个集成的开发环境，为不同层次的用户提供了丰富的开发工具，以实现企业的战略级解决方案，具体通过：
Notes设计、Notes开发工具、DBMS集成、API接口实现；
Notes支持广泛的网络协议：
TCP/IP，HTTP，NetWare，IPX/SPX，AppleTalk，NetBIOS/NetBEUI，X.25，SNA，BanyanVINES；LotusNotes是独立于平台的群件平台，几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议；
LotusNotes的主要特点：
文档数据库系统
LotusNotes是一个分布式的多媒体文档数据库管理系统。
Notes数据库的基本元素就是文档，它可以同时包含结构化和非结构化信息，可以用于高效地存储、传播、分配和管理如表格（也许是从某个关系数据库或电子表软件中得到的）、文本、WWW的页面、图形、OLE对象，或者象扫描的图象以及传真件、声频或视频信号这样的多媒体信息。
这使得Notes可以成为企业信息管理的基本平台，成为企业的信息存取中心。
LotusNotes内置的全文搜索引擎，可以允许用户按自己设置的查询条件对文档进行索引和查找。
Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。
为记录不同用户对同一Notes文档所作的不同修改，Notes提供了版本管理功能。
自动的版本记录可以在同一表单中实现，每一个编辑或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。
这样，一个用户对文档的修改不至于被另一用户的修改所覆盖。
Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。
LotusNotes也是一个基于超文本的系统，所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的指针，后者可以位于任何一个Notes数据库中，甚至还可以位于WWW上。
用户操作时只需按一下鼠标就可以直接存取所链接的信息。
邮件和通信机制
作为工作流应用系统的关键成分和工作组日程规划和进度安排的平台，Notes邮件处理和通信机制具有重要的作用，它既可以用于个人之间的通讯，也可以用于支持工作组成员的协同工作。
LotusNotes给初学者提供了一个非常简单易学的邮件系统，它也可使熟练用户快速地调用邮件管理工具来处理和组织大量的邮件。
Notes邮件系统包含了有力的邮件编辑能力，支持创建格式文档，可以用字型、色彩和众多的格式属性修饰邮件。
LotusNotes还可以提供给用户以直观和高效的协同工作手段和工作流支持。
例如，创建了供评议的文档后，可以向所有的评阅者发一个邮件使之包含一个指向评议文档的文档指针。
评阅者收到邮件后，只需在文档指针上击鼠标就可调出该文档。
这样，每个人看到的都是同样的文档，并且是最新版本。
而且，假设24小时以后，某些文档未被处理，Notes将可以自动向主管或上一级领导发邮件告知此事。
复制
群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息。
工作组成员常常分布在不同的岗位，有时甚至跨越了省、市和国家。
为了支持本地成员方便、快捷和经济地访问数据，每一个工作地点通常都需要配置本地服务器。
群件平台利用复制技术将位于远程（例如北京）服务器上的数据库“拷贝”到本地（例如上海）服务器上。
无需上海的用户连接到位于北京的服务器上，复制技术即可使他们保持信息的同期更新。
在功能和效率方面，Notes的复制技术是无可比拟的，其特征表现在以下几个方面：
双向复制、高效、客户端复制、选择复制和后端复制。
安全机制
许多企业正在构建自己的包容企业各个部门乃至供应商和客户的群件应用系统。
尽管个人、部门和整个企业都已认识到信息的宝贵价值和专有性，但商业上的竞争环境迫使机构必须打破原有的界限，在企业内和企业之间共享更多的信息，只有这样，才能缩短处理问题的时间，并且在协同工作的环境中孕育出更多的革新和创造性。
这样，系统的安全性就显得尤为重要。
在这方面，LotusNotes提供了坚固的安全措施以保护关键的商业数据。
Notes通过提供四级安全措施：
验证、存取控制、字段级加密和电子签名来保障系统的安全性。
验证：
验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。
在Notes中，验证过程是双向进行的:
服务器要检验用户的身份，用户也要检验服务器的身份。
无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前，系统都需要进行验证。
存取控制：
存取控制表（ACL）规定了什么人可以以什么方式（例如，创建、读、写、删除等）访问什么样的资源。
ACL控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。
字段级加密：
有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户对这些字段的访问。
加密采用了编码技术使得非授权用户无法理解该文档相应字段的意义。
电子签名：
用户希望他们收到的邮件确为邮件上的作者所发出，电子签名可以确保这一点。
这是一种用户对用户的授权机制。
这种机制还保证了邮件在传输过程中未被篡改。
对Internet的支持
Notes同时也是一个完备的Internet应用平台。
Notes目前采用SMTP/MTA附加软件来提供与其它基于Internet的电子邮件系统互换信息。
这样就可以用Notes邮件系统直接接收或发送Internet邮件。
利用Lotus提供的InterNotesWebNavigator，Notes用户能够对Internet上存在的大量信息进行有效的访问。
作为群件产品，Notes和InterNotesWebNavigator自然而然地从群件的角度开发Web浏览器,把原本是属于单个产品的功能转换成群件的整体功能的一部分，比如提交和传送（通信），研讨数据库和资料数据库的共享（协作），以及客户代理与应用开发（协调）。
就象其它的Notes应用一样，InterNotesWebNavigator也充分支持无连接使用。
利用InterNotesWebPublisher，用户可以很方便地将Notes数据库中的数据发表到Internet上。
特别是随着NotesDomino的推出，Notes即可直接作为一个Web服务器，从而使得Notes与Internet能够更好地相结合。
跨平台的支持
在当今形形色色系统环境并存的情况下，LotusNotes的显著特征在于它对多平台的支持。
所有的NotesClient，无论其运行在什么环境下，均能访问所有的Notes服务器，与它们交换信息、发送或接受邮件、并使服务器完成其所有的功能。
这样，一个Notes应用程序不需任何修改即可在各种平台上同时运行。
Notes几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议。
可以运行NotesClient的操作系统包括：
Windows，Windows95，WindowsNT，OS／2，Macintosh，UNIX；可以运行NotesServer的操作系统有：
Windows95，WindowsNT，OS／2，NovellNetWare，UNIX；上述UNIX包括：
IBMAIX，SunSolaris，HP－UX。
Notes支持广泛的网络协议：
TCP／IP，HTTP，BanyanVINES，IPX／SPX，AppleTalk，NetBIOS／NetBEUI，X.25，SNA等。
1.1.3办公工作流程实现功能
办公工作流程系统完成如下的功能：
电子邮件及日程安排
事务处理
办公工作流程，如：
文件会签、会议管理、发送通知、办公室通知和签报。
人事管理
信息查询（包括专用信息和公共信息）
个人电子秘书
该系统的功能模块如下
电子邮件系统
办公工作流程系统提供了简单易学的收发电子邮件的环境。
用户间可相互传送任何类型和任意长度的信息（如文本、二进制、图形、图像及声音文件）。
可对邮件电子签名，加密发送，并带有内置的地址名录，可发送到一个或几个用户，也可以全网广播发送。
由于电子邮件系统是使用最为频繁的系统功能，因此所有有关办公流程部分的数据传送都在电子邮件系统体现出来。
例如，会议通知即可在会议管理中查询到，同时又可以在电子邮件系统中查询到。
电子邮件系统采用简便图形方式，邮件的收发不仅仅是局限在Intranet上，可以对联入国际Internet的任何用户收发邮件。
该子系统可极大地方便局域网内工作人员之间的通讯，它具有如下的一些特点：
可传送文字、图片、声音等各种信息。
图形化的界面简单、直观、易于操作。
采用了客户机服务器结构，确保了安全性。
广告牌功能使得信息共享更加方便。
可与其它基于SMTP/MIME的电子邮件系统交换信息。
签报
各部门传送到主管部门或领导等待审批的签报、请示、呈报、文件、合同，经各级主管部门转发审批，以发文的形式通知相关部门，并将审批结果通知呈报人。
拟稿：
单击“创建新签报文挡”按钮即可起草一份签报文件，编辑过程中只对拟稿人可视
提交：
拟稿人认为文件不需要再近一步修改，可通过按“提交”按钮来发送给审批人，系统自动给审批人发送邮件，通知他有签报文挡要处理
审批：
审批人可以通过邮箱打开该签报文挡，也可以通过进入签报库后打开该签报文挡。
打开该文挡之后，通过按下“审批”按钮，审批人可输入审批意见。
审批人可为一个或多个。
审批结束系统自动通知拟稿人。
归档：
审批结束，系统提示归档，可送档案室或本部门归档。
实际工作流程见下图：
文件会签
文件会签系统提供办公活动中的文件审批会签功能，即各部门联合签署一份文件。
申请部门只需按“创建新会签文件”按钮，填入所需会签的文件内容，然后选择会签部门，如部门B、部门C等，即起草完一份会签。
按“提交”按钮即可完成会签文件的发送工作，文件会自动发送到所需审批的部门。
另外，拟稿人可以改变审批。
审批部门立即会接收到一个电子邮件，通过双点图标便可直接进入待审批的文件。
这时该用户只需按同意或不同意按钮并输入其意见与建议就可完成工作。
当然，也可对所需审批的文件做修改，这时系统会自动对原始文件进行备份以供将来核查。
审批结束可归档，如需发文可通过“创建发文文挡”按钮来发文；如需增加阅读人员，可通过“增加可阅读该文挡的人员”来实现。
实际工作流程见下图：
发文
本模块主要用于银行内部往来文件管理。
拟稿：
由各部门创建一个发文文档，按照提示的格式输入相应的内容，如不提交拟稿人仍可修改。
申请文号：
文件拟定后，按“申请文号”按钮从办公室申请文号。
系统提示选择分配文号人员，然后自动以发送给相关人员。
如需领导审批的，则暂不分配文号而报领导批示，领导批阅后再分配文号。
发文：
文号申请到之后，按下“发文”按钮，系统自动通知所有人。
实际工作流程见下图：
日程安排
日程安排管理的数据来源主要是两个方面。
一个方面是人工手工输入。
另一个方面是从其它的管理系统自动获得，如会议安排发出后，相关人员的日程安排系统中会自动生成有关该会议的日程安排。
会议管理
会议管理系统提供一套自动化的会议通知安排及存档等管理功能，该系统包含会议申请、会议安排、会议通知、会议查询等模块。
该系统是基于多媒体应用进行开发的，可通过触摸屏进行查询，并能够记录重要领导讲话的录音供与会者查询。
组织者通过创建一个会议文档输入主持人、参加人、开会时间、地点、会议主题等提出一个会议申请，报请主管部门和人员批准。
然后按一个按钮系统就会给每一个相关人员发送一个电子邮件，通知本次会议情况，其中注明是否紧急。
收到会议通知的人员应发送回执给组织者，同意参加会议的人员名单自动转入会议安排模块。
会议安排模块对外地与会人员安排房间并登记返程时间，并提供查询功能。
会议纪要与查询模块会根据会议的情况，通过组织者将会议纪要发布，供与会者查询，或打印发给与会者。
会议结束后，整理成会议文档进行归档处理。
意见与建议
收集有建设性的意见和建议，供领导决策使用。
可就工作、休闲、娱乐等主题进行讨论
对感兴趣的主题可通过“答复“的按钮输入自己的意见
通知与布告
通知及布告系统是由行政或业务部门发给所有内部人员、会员或某几个部门或某类人员的信息公告。
通过“创建通知与布告”按钮来创建一份布告，填写相应的内容
编辑完成后，单击“通知”按钮即通知所有用户
人事管理
人事管理系统可记录职员的姓名、部门职务等方面的基本信息，还可记录职员的考勤、薪金状况以及发送各种通知。
具体分为以下内容：
职员人事状况表、职员考勤记录、薪金一览表、人事事务管理（发送各类通知）。
人事管理信息由主管人事的人员进行登记与修改维护。
人事信息除了常有的信息外，还可以放入每个人的照片及一段讲话录音，还可以将人员的照片、简历及各种证书扫描录入。
系统可通过按名称、按部门、按职务、职称、年龄、按学历排序等各种排序方式以方便人事部门的查询。
职员人事状况表
该数据库功能概要
根据《企业员工履历表》、《个人履历表》、《职员花名册》及《人事资料》合并而成。
考勤管理
该数据库功能概要
考勤系统可以帮助管理部门管理各部门人员的出勤情况。
该系统可以自动记录每名员工的上下班时间，并可以根据员工的姓名、部门、职工号、日期等条件进行查询。
该系统通过IC卡自动进行考勤登记，通过计算机的处理，可以按月把出勤情况通过网络自动报送给管理部门进行考核。
薪金一览表
该数据库功能概要：
记录职员的薪金概况。
人事事务管理
该数据库功能概要
根据《工资调整通知单》、《试用通知书》构成。
该库主要处理有关向职员发出通知方面的内容。
各通知包括：
《工资调整通知单》、《试用通知书》。
主管部门人员有权填写通知单，选择接受人后即可直接将通知发送给相关人员（部门、本人等）。
通知在主管部门存档以便日后的查询。
注：
有关职员的申请部分和其他形式的通知书（包括《离职申请书》、《职员请假书》、《职员出差单》、《聘用通知书》、《职员调动通知书》），因涉及到部门及主管领导的审批，所以在公共的工作流程部分作统一处理。
专用信息
办公工作流程系统每天从将数据取到信息数据库中，可以按日期，下属单位查询历史数据，并生成图表，供相关部门决策分析。
证券行情
可查询证券即时行情及历史行情数据。
下属单位信息
存放下属单位数据，由企业负责建立并维护，下属单位信息除了常规的如下属单位名称、地址等之外，还可以将下属单位的一些图像信息等证照扫描后以图像存储在数据库中。
相关部门可以按下属单位名称、地址、信用等级等进行查阅。
意见与建议
收集来自各部门职员和下属单位单位的意见和建议，广开言路，促进发展。
国家政策法规
存放本单位法规文件及国家相关的法规文件。
法规文件由单位法规部负责建立并管理。
单位的内部员工及下属单位可按法规名称、主题词和类别等进行查阅，并可进行全文检索以定位法规条款。
信息反馈
由下属单位直接录入或企业在听取了下属单位的意见后录入，相关部门可以按下属单位名称，意见类别，时间分别查阅，并可加上对反方意见的处理结果提交给下属单位。
公共信息
由相关部门从各种渠道收集信息录入，也可以从Internet上将相关信息直接取到该数据库中。
下属单位及相关部门可以按主题词，时间分类进行查询，也可以进行全文检索以直接定位查找的信息。
1.2开发工具
以LotusNotes、VisualBasic、VisualC++作为主要的开发平台和工具。
结合HTML语言、Java语言。
1．3功能模块简介
1．3．1个人办公功能
个人办公是办公人员处理个人事务的系统，是用户开始日常办公的工作平台。
基本功能包括：
电子邮件（包括收件、发件、邮件提醒等）
通讯录
日程安排
记事本
信息制作工具集成插件
1．3．2公共办公功能
公共办公支持用户进行公共事务的处理，包括参加各种讨论、发表公告、投稿、到各部门查找信息、填写各种办理单等等。
为了便于所有的用户参与，公共办公中的功能采用WWW浏览器实现。
公共办公页面也可以设计成具有企事业单位个性风格的主页。
（1）组织机构
组织机构模块利用树状结构描述用户的组织模型。
每个部门都可以建立自己的主页（介绍部门情况），在本系统内发布自己的部门信息（提供部门资料）、建立自己的WWW信息查询站点、连接到部门特有的业务系统、建立部门信息咨询窗口等等，包括各种与部门相关的应用。
例如：
财务部可以在自己的站点上提供财务报表、提供财务咨询服务、允许用户填写借款单等等。
用户可以利用本系统建立起一个网上虚拟组织，它与真实的用户组织机构一样。
每个部门都可以在自己的站点上提供部门特殊的信息和服务。
当其他用户需要查询某个部门的信息或要求某种服务时，他只需要沿着这个虚拟系统找到相应的部门，就可以查找相应的资料、或进行咨询、或进行业务操作（如填写借款单）。
由于本系统把管理权限交给了具体的部门，因此每个部门都可以在自己的权利范围内发布各种信息、而且用户可以通过超链接把具体的业务系统挂接到WWW上。
在系统运行的过程中，用户还可以随时连接上新开发的功能模块。
因此，系统具有良好的生长性、可扩充性、易用性。
组织机构中还包含人员信息，人员信息可以由管理员维护，也可以由用户个人维护。
人员信息管理除提供人员基本信息，如工作部门、职位、办公电话、邮件地址等的维护外，还提供个人Internet口令维护和短信息个性化服务设定等功能，同时，组织机构的人员信息还可以和服务器的注册用户同步。
（2）电子论坛
电子论坛用于大家通过计算机网络，对某一议题自由地发表见解、进行提问和解答、收集某一方面的意见等。
由于我国用户计算机的应用水平还不是很高，一般在单位内部很少能用起来，只有在计算机非常普及的情况下，用户才习惯于在网上讨论问题。
但电子论坛可以用来在单位内部收集各种意见，如意见箱、民意调查等，或用来做问题咨询、疑难解答等。
结合组织机构，每个部门还可以建立自己部门的电子论坛，用于在部门内部进行讨论。
（3）电子公告牌
公告牌是一个应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告等。
通过设置系统的权限，可以对特定的客户群发布各种社会、经济、金融信息等。
如果结合组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的公告牌系统，用于在部门内部发布公告。
例如：
新闻视点、广而告之、公告栏等。
（4）信息采编
信息采编用于采辑各种信息。
它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。
在信息采集系统中，各分支机构、横向平级单位、下级单位或其他作者，把要发表的信息通过网络（Lan、Wan）传送到信息采集数据库中，管理员对信息采集数据库中收集到的信息进行汇编整理，并对信息的发表和采纳情况进行登记，最后可以形成刊物在网上发表。
（5）电子刊物
电子刊物系统用于各种电子刊物的编辑、出版、发行。
它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。
在电子刊物系统中，信息的来源可以是信息采编系统、也可以是用户输入的各种信息、或者是从其他电子新闻中收集来的信息，最后形成一期刊物，在网络上公开发行。
结合组织机构系统，每个部门还可以建立自己部门的电子刊物，用于发表本部门的刊物。
例如：
项目管理部可以建立质量跟踪周报、财务部可以建立财务月报、市场部可以建立市场快讯等等。
（6）信息上报
在实际工作中，下级单位要经常向上级单位或领导报送资料，为此我们专门提供了一个信息上报模块，通过此模块可以实现信息在上下级部门或平级部门之间的流动，帮助领导简单快速地找到所需要的信息。
（7）资源管理
提供企事业内部各种共享资源（如会议室、汽车、房间等）的预定、审批、使用和统计。
避免共享资源的冲突，合理安排资源的使用。
（8）会议管理
无论在政府机关还是企事业单位，会议都是日常办公的一个重要组成部分。
会议管理模块可以帮助用户起草会议计划、安排会议、发放会议通知以及在会后整理会议记录等等，极大地方便了用户办公。
工作流系统
在日常工作中，工作流是无处不在的。
如收发文、会议纪要、设备申报、月度工作计划等。
我们对工作流的定义是，工作流是对企业（或政府）的功能和运行规则，通过与组织机构/岗位角色的对应关系，用图形化的方式，来描述企业（或政府）的运行过程，并对过程的运行提供办理、监督、控制和跟踪的手段，规范企业（或政府）的业务
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